Screening Calon Karyawan Dengan 7 Langkah Ini | | HR NOTE Indonesia

Screening Calon Karyawan Dengan 7 Langkah Ini

Setelah menyiapkan job description, piramida 3S yang dikenal sebagai sourcing, screening, selection akan menjadi proses rekrutmen Anda selanjutnya. Dengan banyaknya website job portal dan jaringan media sosial, mencari kandidat mungkin telah menjadi proses yang simple, tetapi di waktu yang sama mengundang banyaknya application yang masuk ke HRD. Hal tersebut otomatis menimbulkan problematika baru yang pastinya dirasakan oleh perekrut; bagaimana cara efisien memilih kandidat yang bisa dipanggil interview?

Sayangnya, proses screening adalah salah satu proses yang memakan waktu perekrut. Pada artikel kali ini, HR Note akan membagikan informasi dan tips mengenai cara-cara dalam melakukan screening kandidat dengan efisien agar memudahkan perekrut melanjutkan proses rekrutmen.

Apa Yang Dimaksud Dengan Screening Kandidat?

Penyaringan kandidat, atau lebih dikenal dengan istilah screening, adalah proses peninjauan lamaran kerja. Dilansir dari The Balance Careers, screening karyawan adalah proses yang dilakukan oleh perekrut untuk memverifikasi informasi yang diberikan oleh karyawan melalui CV. Proses ini dilakukan tepat setelah pencarian kandidat dan melibatkan proses membaca sekilas CV dan surat lamaran kerja untuk menemukan kecocokan deskripsi pekerjaan pelamar terdekat dengan mengingat kualifikasi, pengalaman, keahlian, dan kecocokan organisasi kandidat yang diproyeksikan. 

Screening merupakan tahap yang penting dalam proses rekrutmen, karena screening adalah strategi perekrutan yang dilakukan oleh perusahaan agar bisa mendapatkan orang yang tepat dan sesuai kategori yang dibutuhkan perusahaan. Hal tersebut bukanlah hal yang mudah karena harus berdasarkan pertimbangan pada beberapa hal, seperti skill dan kepribadian karyawan. 

Saat ini, screening kandidat dapat dilakukan dengan bantuan teknologi maupun secara manual. Walaupun dengan bantuan teknologi HRD tetap perlu memiliki trik agar proses screening berjalan efisien. Karena meskipun ada kemajuan besar dalam teknologi, penyaringan masih menjadi aspek perekrutan yang paling memakan waktu dengan rata-rata keputusan perekrutan yang memakan waktu sekitar 23 jam untuk screening saja.

4 Tips Agar Proses Screening Kandidat Berjalan Efisien

1. Buat Daftar Basic Requirements yang Wajib Dimiliki Kandidat

Ini adalah langkah untuk memastikan syarat wajib yang harus dimiliki oleh kandidat, atau disebut juga basic requirements. Sehingga jika sudah memiliki list persyaratan tersebut, Anda dapat melakukan screening berdasarkan hal-hal dasar yang bersifat teknis dan menjadi keharusan.

Ketentuan dasar ini bisa berupa penamaan file, CV yang tidak boleh lebih dari dua halaman, pas foto yang harus menggunakan background dengan warna tertentu, hingga kelengkapan dokumen seperti ijazah dan transkrip nilai semasa kuliah, apa pun yang memudahkan Anda dalam memilah nantinya

Meskipun terlihat sangat mendasar dan mudah, hal ini sangat penting diperhatikan karena bisa memberi sedikit gambaran tentang calon karyawan baru. Idealnya, calon karyawan baru yang memenuhi seluruh persyaratan dasar menandakan bahwa ia termasuk orang yang teliti dan perhatian terhadap detail.

2. Memindai Kualifikasi yang Cocok dengan Kebutuhan

Setelah mengecek kelengkapan persyaratan dasar, langkah selanjutnya melibatkan melihat resume yang memenuhi persyaratan dasar sedikit lebih dalam untuk mencari atribut kualitatif yang mungkin dibawa oleh kandidat tersebut. tahap ini, perekrut harus sangat hati-hati dalam memindai kualitas kandidat. Beberapa kriteria yang dapat Anda persiapkan adalah dengan menuliskan hal-hal berikut:

  • Must have skills: Tulis daftar berisi skills atau kemampuan apa saja yang harus dimiliki kandidat pelamar kerja. Pastikan bahwa setiap skills memang diperlukan untuk posisi yang sedang dicari. Daftar ini akan membantu Anda mencoret nama kandidat yang tidak memiliki keterampilan tersebut.
  • Must have experience: Buatlah daftar berisi pengalaman yang harus dimiliki kandidat pelamar kerja, baik itu pengalaman memimpin tim, menulis konten digital selama beberapa tahun, terlibat dalam proyek khusus, dan sebagainya.
  • Advantages: Susun daftar berisi skills, pengalaman, dan hal-hal lain yang menurut Anda dapat menjadi nilai tambahan bagi para kandidat pelamar kerja.

Hal-hal ini dapat Anda lihat dan pelajari dari pengalaman-pengalaman yang dicantumkan di CV kandidat pelamar kerja, karena bisa saja pelamar tidak mencantumkan skills tersebut secara langsung. Sehingga Anda perlu sangat jeli memeriksa isi CV kandidat.

3. Mencocokkan Keseluruhan Gambaran Kandidat dengan Perannya

Ini mungkin pertama kalinya selama penyaringan perekrut melihat kandidat lebih dari sekedar CV dan mencoba mencocokkan persona karyawan secara keseluruhan (dengan kualifikasi yang harus dimiliki dan memang benar-benar dimiliki) dengan deskripsi pekerjaan. 

Anda dapat menuliskan deskripsi pekerjaan secara jelas dan mencocokan dengan kualifikasi yang dimiliki kandidat apakah secara holistik kandidat sesuai dengan deskripsi pekerjaan. Jika sesuai maka, di sinilah kandidat dipilih untuk melanjutkan ke tahap wawancara dan seleksi.

4. Menggunakan Recruitment Management System atau Applicant Tracking System

Dewasa ini, penggunaan software dan sistem berbasis cloud penunjang rekrutmen semakin berkembang. Recruitment Management System (RMS) dan Applicant Tracking System (ATS) adalah jenis sistem yang mampu membantu perekrut dalam mencari, menyeleksi, mengatur jadwal wawancara, hingga pengaturan onboarding.

Dengan teknologi kecerdasan intelijen, perekrut bisa mendapatkan hasil yang lebih cepat dan cukup akurat dalam proses screening lamaran. Penggunaan salah satu sistem ini bisa menjadi alternatif dan penolong bagi perekrut yang sangat mengutamakan kecepatan dan efisiensi.

7 Langkah Efektif dalam Proses Screening Kandidat

1. Buat Job Description yang Jelas

Mulailah dari job description yang akurat dan ketahuilah persyaratan kerja mendasar. Buat iklan lowongan pekerjaan Anda lebih spesifik Agar hanya kandidat yang cocok dan memenuhi kualifikasi yang akan mengirim lamaran.

 2. Cari Di Lingkungan Internal Terlebih Dulu

Tidak ada salahnya memulai dari lingkungan dalam perusahaan. Selain bisa meningkatkan motivasi pekerja, rekrutmen internal bisa menyingkat waktu Anda. Anda juga sudah mengetahui bagaimana kualifikasi karyawan dan track record mereka ketika bekerja. Tentunya hal ini akan sangat membantu Anda dalam proses screening.

3. Sistem Eliminasi dengan Membuat Kategori Screening

Reviu semua aplikasi yang masuk lalu buat kategori yang dibutuhkan, seperti ‘tertarik’ dan ‘tidak tertarik’. Stop kegiatan screening dan langsung berganti ke CV lain jika:

  • Kandidat mengosongkan informasi penting;
  • Ada kekurangan dari kualifikasi pekerjaan yang diiklankan;
  • Sertifikat atau lisensi lainnya kadaluarsa;
  • Persyaratan dokumen tidak lengkap;
  • dan syarat lain sesuai kebutuhan rekrutmen.

4. Lakukan Screening CV Lebih Detail

Setelah melakukan screening berdasarkan persyaratan yang dibutuhkan, lakukan screening pada pengalaman dan skill yang dibutuhkan. Oleh karena itu, pada proses ini perlu dilakukan screening CV secara lebih detail dan mungkin membutuhkan banyak komunikasi dengan user.

5. Mengecek Latar Belakang atau Aktivitas Terkini dari Kandidat

Background check juga menjadi cara dalam melakukan screening kandidat. Anda dapat melakukan background check melalui media sosial kandidat, referensi kandidat, atau dengan langsung menghubungi perusahaan sebelumnya.

Saat ini, menggunakan media sosial sebagai alat untuk melihat gambaran karakter kandidat adalah cara yang paling sering digunakan perekrut.

6. Buat Guideline atau Standar Screening Kandidat

Untuk membantu dalam proses screening, Anda dapat membuat guideline. Guideline tersebut dapat berisi skala wawancara, daftar atau bagan dengan persyaratan pekerjaan dan skala penomoran atau ruang untuk catatan. Gunakanlah panduan ini untuk screening setiap pelamar, atau bagi berdasarkan posisi penting seperti c-level, manajer, dan asisten manajer.

Dengan memiliki guideline atau standar screening, proses rekrutmen bisa berjalan lebih teratur dan lancar.

7. Wawancara via Telepon

Melakukan wawancara melalui telepon untuk menghemat waktu dapat membantu dalam proses screening. Percakapan sepuluh menit akan membantu Anda menyaring pelamar yang tidak benar-benar memenuhi syarat, tidak mengetahui pengalaman yang dibutuhkan, atau tidak dapat berkomunikasi dengan jelas.

Penutup

Dapat disimpulkan bahwa proses screening kandidat ini merupakan proses awal dari rekrutmen yang akan menentukan apakah calon kandidat dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya, yaitu wawancara dan tes kemampuan atau tidak. 

Proses screening ini sangat penting, namun perlu dilakukan dengan cepat. Oleh karena itu diperlukan langkah-langkah yang tepat dalam melakukan screening kandidat, persiapkan dengan baik seperti job description yang jelas hingga daftar skill yang benar-benar dibutuhkan untuk pekerjaan. Sehingga proses screening kandidat ini dapat dilakukan secara efisien.

Comment