Tips Melakukan Pengecekan Referensi Kandidat | | HR NOTE Indonesia

Tips Melakukan Pengecekan Referensi Kandidat

Bagi para perekrut, sudah sewajarnya kita melakukan pengecekan latar belakang kandidat yang sedang diproses. Dalam proses ini, terdapat tahapan pengecekan referensi kandidat, yang biasanya dilakukan dengan menghubungi tempat kandidat bekerja sebelumnya.

Bagi perekrut pemula, mungkin belum terbiasa dengan cara menggali informasi apa saja yang harus diambil dari tahapan ini, agar memastikan hasil rekrutmen kita ke depannya. 

Sebelum mengetahui cara pengecekan referensi kandidat, mari simak dulu pengertian dan manfaatnya berikut ini!

Apa yang Dimaksud dengan Pengecekan Referensi Kandidat?

Pengecekan referensi kandidat adalah langkah umum yang biasanya ada di setiap akhir proses perekrutan. Proses ini adalah salah satu dari pengecekan background kandidat yang perlu dilakukan perusahaan sebelum memberikan offer kerja. 

Pengecekan referensi adalah salah satu tahapan dalam proses rekrutmen untuk memeriksa dan memastikan, apakah informasi yang diberikan oleh kandidat dalam surat lamaran berisi informasi yang benar atau tidak. 

Pengecekan referensi dilakukan dengan menghubungi pihak yang dapat memverifikasi skill, pengalaman, serta pendidikan kandidat.

Pentingnya Mengecek Referensi Kandidat

Padahal perekrut dan user sudah mereviu CV kandidat, bahkan menginterview mereka. Masihkah perlu melakukan pengecekan referensi?

Jawabannya, ya. Pentingnya pengecekan referensi kandidat adalah referensi/pihak yang Anda hubungi dapat memberikan Anda indikasi yang bagus tentang orang yang sedang diwawancarai, atau sedang dalam pertimbangan offer

Referensi tersebut dapat membantu Anda menentukan apakah mereka adalah kandidat yang cocok untuk Anda atau bukan. Sangat penting bagi sebuah perusahaan didukung oleh karyawan yang berpengalaman, kompeten dan memiliki track record yang baik

Tentunya pengecekan referensi harus sesuai dan proporsional dengan posisi yang dituju calon karyawan serta tidak boleh mendiskriminasikan.

Manfaat Pengecekan Referensi Kandidat:
1. Memastikan HRD bahwa kandidat adalah orang yang cocok untuk perusahaan, dan
2. Memastikan kandidat memiliki track record yang baik.

6 Cara HRD Mengecek Referensi Kandidat

Setelah mengetahui maksud dan manfaat pengecekan referensi kandidat, tentu pembaca penasaran, bagaimana biasanya pengecekan referensi kandidat dilakukan?

Berikutnya adalah bagaimana biasanya HRD melakukan pengecekan referensi kandidat, tetapi tidak terbatas dengan cara-cara di bawah ini, ya.

1. Dapatkan Informasi Referensi Ke Kandidat

Hal pertama yang perlu dilakukan tentunya adalah mendapatkan informasi tentang orang/pihak perujuk. Kita bisa menanyakan informasi tersebut kepada kandidat. Yang terbaik adalah mendapatkan referensi dari atasan langsung kandidat selama ia bekerja di perusahaan tersebut.

Pastikan kandidat memberikan informasi terkini dari pemberi referensi, seperti nomor telepon yang bisa dihubungi atau alamat e-mail yang aktif.

2. Perkenalan Diri Secara Profesional

Sebelum menghubungi, jangan lupa siapkan apa yang ingin Anda tanyakan ke pihak referensi. Persiapan matang adalah bagian dari profesionalitas.

Cek waktu menelepon, pastikan Anda tidak menghubungi pihak referensi saat mereka sibuk. Tanyakan jadwal mereka terlebih dahulu jika perlu. Jelaskan siapa Anda dan maksud tujuan Anda menghubungi mereka. Akan semakin baik jika pihak pemberi referensi sudah mengetahui terlebih dahulu bahwa Anda akan menghubungi mereka.

3. Konfirmasi Informasi Mengenai Kandidat

Akhirnya, Anda sampai pada proses verifikasi. Pertama, Anda perlu mengonfirmasi beberapa informasi dasar tentang kandidat seperti nama lengkap kandidat. Selanjutnya, pengecekan referensi Anda bisa dimulai dengan menanyakan riwayat pekerjaan kandidat di perusahaan tersebut, contohnya apakah benar ia bekerja di PT X, divisi Y, selama O tahun.

4. Tanya Hal yang Membuat Kandidat Dinilai Positif

Saat Anda memverifikasi kandidat, jelaskan job description yang pernah ia emban ke pihak referensi. Tanyakan kepada mereka apakah mereka yakin kandidat akan berkembang dalam posisi tersebut dan apa alasannya.

5. Buat Ranking Penilaian dari Jawaban Pemberi Referensi

Anda harus memiliki berbagai pertanyaan yang disiapkan saat menghubungi referensi kandidat. Beberapa di antaranya mungkin termasuk pertanyaan terbuka, pertanyaan jawaban pendek, dan pertanyaan pilihan ganda yang menggunakan skala peringkat 1-10.

Meminta pihak referensi untuk memeringkat kandidat dapat memberi Anda cara mudah untuk mendapatkan jawaban yang jujur. Dengan pertanyaan peringkat, pihak referensi tidak harus memikirkan alasan mereka karena mereka hanya memberikan angka.

6. Temukan Kekuatan dan Kelemahan Kandidat

Salah satu tujuan utama pemeriksaan referensi pekerjaan Anda adalah untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan kandidat. 

Bersamaan dengan rangkaian pertanyaan Anda yang lain, pastikan untuk secara khusus menanyakan kepada pemberi referensi apa kekuatan dan kelemahan kandidat. Misalnya, Anda bisa meminta referensi untuk memberitahu Anda dua kekuatan dan dua kelemahan atau peluang tumbuh bagi kandidat.

Ini akan membantu Anda mendapatkan ide bagus tentang di mana kandidat perlu meningkatkan dan di mana mereka paling unggul. Belum lagi, berterus terang tentang kekuatan dan kelemahan juga dapat memberitahu Anda apakah kandidat tersebut cocok dengan persyaratan pekerjaan dan keterampilan yang diperlukan.

7. Tanyakan Bagaimana Sikap Kandidat

Mengetahui perilaku dan sikap kandidat dapat membantu Anda memprediksi bagaimana mereka akan bertindak di lingkungan kerja Anda. 

Jika Anda menghubungi atasan sebelumnya, pastikan Anda mengetahui perilaku kandidat. Tanyakan apakah mereka cocok dengan rekan kerja lainnya? Apakah mereka pernah menimbulkan konflik di tempat kerja? Mengapa mereka meninggalkan posisi tersebut? 

Semua pertanyaan tersebut akan membantu Anda memahami dengan baik kebiasaan dan perilaku kandidat di tempat kerja.

4 Tips untuk Pengecekan Referensi Kandidat

Itu tadi adalah bagaimana Anda melakukan pengecekan referensi kandidat yang biasanya ditujukan ke tempat kerja sebelumnya.

Kali ini, HR NOTE akan membagikan tips agar cara-cara di atas bisa memberi hasil yang lebih efektif lagi dalam proses rekrutmen Anda. simak 4 tips berikut!

1. Jadikan ini sebagai proses final

Biasanya perusahaan melakukan pemeriksaan referensi sampai mereka siap untuk mengajukan penawaran kepada kandidat. Tahap ini menghemat waktu dan menunjukkan rasa hormat kepada kandidat. Karena bisa jadi tidak semua orang mengetahui bahwa kandidat sedang mencari posisi baru.

2. Bicaralah dengan atasan langsung

Jika memungkinkan, yang terbaik dari tahap ini adalah jika Anda dapat berbicara dengan orang yang secara langsung mengawasi kandidat. Mereka lebih cenderung memiliki informasi yang akurat

Mereka yang tidak bekerja langsung dengan kandidat akan sering memberikan perkiraan, dan bukan detail yang konkret. Anda dapat menarik lebih banyak hal dari percakapan dengan supervisor langsung.

3. Formulasikan pertanyaan efektif

Anda perlu bersiap saat mewawancarai kandidat. Demikian pula, Anda harus sama siapnya saat memeriksa referensi kandidat Anda. Sebelum Anda menghubungi referensi kandidat, persiapkan pertanyaan Anda.

Sebisa mungkin buatlah pertanyaan terbuka, jauhi pertanyaan jenis “ya” atau “tidak”. Lakukan riset untuk menemukan pertanyaan yang bagus untuk diajukan kepada pemberi referensi. Pertanyaan Anda harus memberi Anda wawasan tentang perilaku kandidat di tempat kerja, pengalaman masa lalu, dan keahlian.

4. Jangan buang waktu untuk referensi personal

Referensi personal adalah pemberi referensi merupakan kenalan personal kandidat, bukan berasal dari tempat kerja sebelumnya. Referensi personal terlalu sulit untuk memberikan gambaran yang nyata dan obyektif tentang kandidat. Cara terbaik adalah dengan hanya meminta referensi dari perusahaan sebelumnya.

Pemeriksaan referensi tidak harus menjadi proses yang membuat frustrasi dan memakan waktu. Seperti kebanyakan proses lainnya, ketika Anda mendesainnya dengan konsistensi dan efisiensi, penghematan waktu dan kemudahan akan mengikuti. Dengan menerapkan saran-saran ini ke dalam proses pemeriksaan referensi Anda, pekerjaan Anda akan menjadi sedikit lebih mudah.

Contoh Pertanyaan Pengecekan Referensi Kandidat

Seperti yang diuraikan di atas, kami menyarankan Anda menyesuaikan setiap referensi dengan kebutuhan atau masalah organisasi Anda untuk kandidat tertentu. Dengan pemikiran tersebut, akan berguna bagi Anda untuk memiliki template untuk semua calon perekrutan.

Berikut adalah daftar pertanyaan cek referensi umum untuk disertakan dalam template Anda:

  • Dapatkah Anda memverifikasi pekerjaan, jabatan, gaji, dan tanggung jawab kandidat? Mengapa mereka berhenti dari pekerjaan itu?
  • Bagaimana Anda mengenal kandidat?
  • Apa yang membuat kandidat cocok untuk pekerjaan sebelumnya?
  • Jika Anda memiliki kesempatan, apakah Anda akan mempekerjakan kembali kandidat ini? Mengapa?
  • Apa kekuatan dan kelemahan terbesar kandidat?
  • Apakah kandidat cocok dengan rekan kerja dan manajemen mereka?
  • Bagaimana ia menangani konflik? Bagaimana ia menangani tekanan?
  • Apa saran Anda agar kami bisa bekerja sama dengan baik dengan kandidat?
  • Apa lagi yang perlu saya ketahui tentang kandidat yang belum saya tanyakan?
  • Siapa lagi yang harus saya ajak bicara tentang kandidat yang dapat memberikan pandangan berbeda?
  • Menentukan kemajuan kandidat di perusahaan. Apakah mereka menerima promosi atau penurunan pangkat, atau apakah mereka tetap dalam peran yang sama selama masa jabatan mereka?
  • Apakah ada hal lain yang harus saya pertimbangkan sebelum saya mempekerjakan kandidat ini?
  • Pada skala 1-10, bagaimana Anda menilai keterampilan komunikasi kandidat (atau keterampilan lainnya)?

Penutup

Pengecekan referensi adalah salah satu tahapan dalam proses rekrutmen untuk memeriksa apakah informasi yang diberikan oleh kandidat dalam surat lamaran berisi informasi yang benar atau tidak. 

Pengecekan referensi dapat membantu menentukan apakah kandidat cocok dengan pekerjaan tersebut, karena sebuah perusahaan harus didukung oleh karyawan yang berpengalaman, kompeten dan memiliki track record yang baik. 

Tentunya pengecekan referensi harus sesuai dan proporsional dengan posisi yang dituju kandidat sehingga HRD perlu mempersiapkan pertanyaan dalam melakukan pengecekan referensi.

Comment