Meminta surat keterangan kerja kepada kandidat di proses rekrutmen adalah hal biasa bagi HR. Permintaan surat tersebut bertujuan untuk memverifikasi data kandidat sekaligus melihat referensi perusahaan lama kepada mantan karyawannya.

Namun bagaimana dengan meminta slip gaji? Apakah HR harus meminta kandidat untuk menunjukkan slip gaji dari perusahaan sebelumnya?

Seberapa penting informasi dari slip gaji berguna bagi perusahaan Anda? Apakah untuk memvalidasi data atau menyesuaikan besaran gaji yang akan diberikan atau hanya untuk mensurvei gaji secara “cuma-cuma”?

Kali ini, HRNote akan mengulas mengenai permintaan slip gaji dari HR kepada kandidat.

Definisi Slip Gaji

Slip gaji merupakan bukti dan informasi resmi penerimaan gaji dari pemberi kerja kepada karyawan. Biasanya, perusahaan memberikan slip gaji setiap bulan kepada karyawan.

Pemberian slip gaji dari perusahaan ke karyawan terdapat tiga cara, yakni:

• Perusahaan memberikan slip gaji bersamaan dengan gaji.
• Slip gaji diberikan setelah perusahaan mentransfer gaji. Pemberian slip berupa bukti fisik (kertas) maupun e-statement (melalui HRIS). 
• Slip gaji diberikan berdasarkan permintaan karyawan.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan, pasal 17 ayat (2) tertulis bahwa pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.

Bagi perusahaan, tujuan pemberian slip gaji adalah bukti tertulis tentang hak yang telah dibayarkan oleh pemberi kerja kepada pekerja, anggaran gaji karyawan, pencatatan keuangan, dan menciptakan kredibilitas positif.

Bagi karyawan, hal ini bertujuan sebagai bukti rinci gaji dan kepentingan pribadi, khususnya untuk mengajukan kredit perbankan.

Komponen slip gaji

Slip gaji tak hanya tertulis keseluruhan upah karyawan. Namun gaji memiliki sejumlah komponen dan hal itu akan ditulis di slip. Berikut ini, komponen-komponennya:

Gaji pokok

Gaji pokok adalah imbalan dasar yang dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan. Perhitungan gaji pokok berdasarkan jabatan, pengalaman kerja, dan/atau pendidikan.

Tunjangan

Tunjangan adalah upah tambahan di luar gaji pokok, bersifat sosial atau insentif. Ada dua tipe tunjangan, yakni tetap dan tidak tetap. Misal tunjangan jabatan, tunjangan komunikasi, dan lainnya.

Potongan

Biasanya, potongan berupa pajak penghasilan (PPh), asuransi kesehatan, pengurangan karena pinjaman, dan sebagainya.

Bonus 

Perusahaan yang memiliki kinerja positif, biasanya akan memberikan bonus kepada karyawan, minimal satu kali dalam setahun. Bonus juga akan tercantum di slip gaji.

Informasi yang tercantum

Selain komponen gaji, slip gaji juga mencantumkan beberapa informasi. Baik dari sisi perusahaan maupun karyawan. Informasi yang tercantum adalah:

• Nama perusahaan.
• Identitas karyawan. Mulai dari nama, nomor NPWP, nomor karyawan, dan jabatan.
• Informasi gaji, tunjangan, potongan, dan lain-lain.
• Tanggal perhitungan dan tanggal gaji.

Pada umumnya, slip gaji akan tertulis ‘Rahasia’ atau ‘Confidential’. Karena termasuk dokumen penting yang dikeluarkan oleh perusahaan dan hanya disampaikan kepada karyawan.

Haruskah Meminta Slip Gaji Kandidat dari Perusahaan Sebelumnya?

Dalam rekrutmen, ketika user telah menentukan kandidat untuk bergabung ke timnya, ia akan meminta HR untuk memproses penerimaan yang bersangkutan. Kemudian HR akan menghubungi calon karyawan dan meminta beberapa dokumen untuk verifikasi.

Salah satu permintaan dokumennya adalah slip gaji dari tempat kerja calon karyawan sebelumnya. Meskipun tidak semua HR melakukannya.

Namun haruskah HR meminta slip gaji kandidat dari perusahaan sebelumnya? Bukankah slip gaji itu bersifat rahasia? Bukankah perusahaan wajib memiliki Struktur dan Skala Upah (SSU)?

Tidak harus, karena…

“Saya pernah minta slip gaji ke calon karyawan. Tapi lebih sering saya tanya ke dia tentang posisi dan gaji dia di perusahaan sebelumnya dan ekspektasi gaji dia sekarang. Dari situ, kita tahu informasinya benar atau tidak,” ujar Dian Vitha, HR Manager di perusahaan FMCG, kepada HR Note pada Jumat (03/12/2021).

Kalau ekspektasi gaji kandidat di atas rata-rata, maka HR akan meminta penjelasan tentang rincian gaji dari perusahaan sebelumnya. Mulai dari gaji pokok, tunjangan, fasilitas, dan lainnya. Karena seorang manajer HR mengetahui rentang gaji masing-masing posisi.

Cara tersebut cukup ampuh untuk melihat kejujuran kandidat, tanpa HR meminda slip gajinya. Namun sebenarnya, HR tidak harus meminta slip gaji. Karena selain HR mempunyai data gaji terkini, biasanya perusahaan memiliki Struktur dan Skala Upah (SSU). Begitu pula dengan tempat kerja Dian.

Dengan SSU, HR menginformasikan kepada kandidat mengenai standar gaji perusahaan. Jika kandidat telah mengetahuinya, Anda dapat melakukan negosiasi gaji hingga tercapai kesepakatan.

Harus, jika….

Ada pula HR yang mengharuskan calon karyawan menyerahkan slip gaji dari tempat kerja sebelumnya. Hal itu berkaitan dengan prosedur perusahaan dalam rangka melengkapi data dan memastikan kejujuran kandidat.

Biasanya, permintaan slip gaji terakhir dilakukan oleh HR, jika user dan pengambil keputusan sepakat untuk menerima kandidat sebagai karyawan baru.

Satu hal yang perlu diperhatikan oleh HR, permintaan slip gaji harus melibatkan consent dari calon karyawan. Ketika meminta slip gaji, sebaiknya Anda tidak memaksa. 

Mengingat slip gaji adalah dokumen bersifat rahasia, maka calon karyawan berhak menolaknya. Selanjutnya, HR akan menghubungi HR di kantor sebelumnya dan menanyakan tentang informasi yang diberikan oleh kandidat.

Jika informasi yang disampaikan kandidat sesuai dengan informasi HR dari perusahaan tersebut, maka proses penerimaan kanyawan baru akan dilanjutkan. Bila informasinya tidak sesuai, maka HR akan berkomunikasi dengan user. Karena keputusan terakhir ada di tangan user.

“Misalnya kandidat enggak mau kasih slip gaji dengan alasan masuk akal. Saya enggak maksa, karena saya bisa menghubungi kantor sebelumnya. Kalau dia jujur, perusahaan akan menerimanya. Kalau kandidat berbohong, saya akan berdiskusi dengan user. Biasanya, user menolak untuk melanjutkan proses berikutnya,” informasi tambahan dari Dian.

Struktur dan Skala Upah

Idealnya, setiap perusahaan memiliki SSU. Penyusunan tersebut untuk menetapkan upah pekerja atau buruh di perusahaan. Berikut ini sedikit informasi mengenai SSU. 

Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 49 Tahun 2004, definisi struktur dan skala upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai yang tertinggi atau dari yang tertinggi sampai yang terendah dan kisaran nilai nominal upah untuk setiap kelompok jabatan.

Penyusunan SSU dilakukan melalui analisis, uraian, dan evaluasi jabatan. Sedangkan dasar pertimbangan SSU adalah:

1. struktur organisasi; 
2. rasio perbedaan bobot pekerjaan antar jabatan; 
3. kemampuan perusahaan; 
4. biaya keseluruhan tenaga kerja; 
5. upah minimum; 
6. kondisi pasar.

Di dalam Kepmenakertrans, juga terdapat contoh pedoman penyusunan SSU, yaitu:

Metode sederhana

Seperti namanya, penyusunan SSU ini menggunakan metode sederhana, yakni menetapkan rangking terendah dan tertinggi dari upah.

Metode regresi

Metode ini memiliki dua pendekatan, pertama, pendekatan dengan menitik-beratkan pada kesetaraan internal. Kedua, pendekatan dengan menitik-beratkan pada tingkat persaingan pasar tenaga kerja.

Di poin kedua, pendekatan pada pasar bisa dikombinasikan sesuai dengan kondisi masing-masing perusahaan. Ada beberapa perusahaan yang memiliki jasa survei penggajian.

Sementara itu, PP 78/2015 pasal 14 ayat (2) menyebutkan pengusaha wajib menyusun SSU dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. 

Perusahaan yang tidak menyusun SSU dan tidak memberitahukan kepada seluruh pekerja akan menerima sanksi administratif. Sanksi bisa berupa teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, penghentian sementara atau semua alat produksi, dan pembekuan kegiatan usaha.

Untuk menetapkan upah, pemerintah menggunakan formula perhitungan upah minimum:

Penutup

Pembahasan mengenai gaji terkadang begitu rumit dalam rekrutmen. Di satu sisi, HR bertanya mengenai ekspektasi gaji dan tunjangan kandidat. Jika ekspektasi sesuai SSU perusahaan, HR tak perlu melakukan negosiasi atau meminta bukti slip gaji sebelumnya.

Namun bila ekspektasi gaji di luar SSU, hal itu membuat HR bertanya-tanya dan meminta penjelasan kepada kandidat, termasuk meminta slip gaji terakhir. Boleh saja meminta slip haji, selama tidak ada paksaan dan digunakan dengan baik.

Dengan kata lain, gunakan info tersebut untuk memberikan gaji berdasarkan tugas kerja, pengalaman kerja, dan pendidikan kandidat, serta kondisi perusahaan. Pada akhirnya, memastikan user dan kandidat puas terhadap proses rekrutmen merupakan salah satu tugas HR.