Suatu hari, salah satu karyawan Anda mengajukan resign tanpa sebelumnya berdiskusi perihal masalah yang mungkin dihadapi karyawan tersebut. Terkejut? Pastinya. Anda mungkin bingung, apa yang salah dengannya? Apa yang salah dengan timnya? Apa yang salah dengan perusahaan?

Semua jawaban itu bisa Anda tanyakan langsung kepada karyawan bersangkutan. Jika ini berkaitan dengan performa perusahaan, tentu sebagai HRD Anda ingin melakukan perbaikan. Melakukan Exit Interview bisa menjadi pilihan Anda.

Apa itu exit interview, dan bagaimana melakukannya, simak dalam ulasan kali ini!

Mengenal Apa Itu Exit Interview

Exit Interview adalah sebuah wawancara yang dilakukan oleh perusahaan sebelum karyawan mengundurkan diri atau resign dari perusahaan. Berbeda dengan wawancara kerja yang menentukan diterima atau tidaknya karyawan dalam bekerja, exit interview atau wawancara dilakukan namun tidak berpengaruh terhadap boleh atau tidaknya karyawan mengundurkan diri dari perusahaan.

Wawancara sebelum resign adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan feedback bagi perkembangan perusahaan. Karena inilah kesempatan bagi karyawan untuk mengungkapkan pikiran mereka tanpa mengkhawatirkan dampak negatif pada tinjauan kinerja. Karena itu, HRD pun harus mendengarkan dengan pikiran terbuka. Setelah wawancara selesai, HRD juga harus mengucapkan terimakasih atas kontribusi karyawan selama ini kepada perusahaan.

Jika jumlah orang yang meninggalkan perusahaan terus meningkat, maka tentunya HRD perlu mencari tahu mengapa hal itu terjadi. Dan alat yang paling berguna untuk melakukannya adalah exit interview.

Menurut penelitian, banyak perusahaan yang tidak melakukan wawancara ini. Beberapa mengumpulkan data exit interview tetapi tidak menganalisisnya. Beberapa menganalisisnya tetapi tidak membagikannya dengan pemimpin lini senior yang dapat menindaklanjutinya. Hanya sedikit yang mengumpulkan, menganalisis, membagikan data dan menindaklanjutinya dengan tindakan.

Seperti yang kita tahu saat ini, karyawan yang terampil adalah aset yang mendorong kesuksesan perusahaan. Jadi, perusahaan harus belajar dari karyawan, mengapa mereka bertahan, mengapa mereka pergi, dan bagaimana perusahaan perlu berubah ke arah yang lebih baik. Proses exit interview yang bijaksana dapat menciptakan aliran umpan balik yang konstan di ketiga bidang tersebut.

Pentingnya Exit Interview Bagi Perusahaan

Seperti disebutkan sebelumnya, exit interview akan membantu Anda untuk mengungkapkan apa yang mungkin menjadi kekurangan di dalam perusahaan. Tidak sebatas itu saja. Berikut penjelasan pentingnya exit interview bagi perusahaan.

1. Mengungkap masalah yang berkaitan dengan SDM

Perusahaan yang melakukan exit interview hampir selalu mengejar tujuan ini, tetapi seringkali terlalu fokus pada gaji dan tunjangan.

Memang orang membutuhkan tingkat kompensasi finansial tertentu untuk tetap berada di suatu perusahaan, tetapi jika gaji mereka masih sesuai dengan rekan-rekan mereka, uang biasanya tidak membuat seorang karyawan keluar dari perusahaan.

Banyak praktik SDM lainnya yang dapat berperan dalam keputusan karyawan untuk pergi. Sehingga melalui exit interview, HRD dapat mengungkap masalah yang berkaitan dengan pengelolaan SDM.

2. Memahami persepsi karyawan tentang pekerjaannya

Wawancara ini termasuk desain pekerjaan, kondisi kerja, budaya, dan rekan kerja. Exit interview dapat membantu manajer meningkatkan motivasi, efisiensi, koordinasi, dan efektivitas karyawan. Hasil dari exit interview juga bisa dijadikan bahan analisis beban pekerjaan.

3. Mendapatkan wawasan tentang gaya dan efektivitas kepemimpinan manajer

Melalui exit interview dapat melengkapi perusahaan untuk membangun manajemen yang lebih positif. Bahkan wawancara ini dapat menghasilkan inisiatif pelatihan dan pengembangan untuk menciptakan manajer yang lebih baik.

4. Mempelajari tolak ukur comben di organisasi pesaing

Exit interview dapat digunakan untuk melihat seberapa kompetitif perusahaan terhadap perusahaan lainnya, misalnya dari segi waktu istirahat, kemampuan untuk maju, manfaat yang berbeda, serta gaji dan tunjangan.

5. Mendorong inovasi dengan mengumpulkan ide-ide untuk meningkatkan perusahaan

Exit interview harus juga membahas pengalaman langsung individu untuk mencakup area yang lebih luas, seperti strategi perusahaan, pemasaran, operasi, sistem, persaingan, dan struktur divisinya. Cobalah cari tahu perbaikan-perbaikan apa yang dapat dilakukan oleh perusahaan.

6. Buat kesan yang baik ketika karyawan meninggalkan perusahaan

Exit interview bisa menjadi momen berpisah sekaligus menjadi penentu kelangsungan hubungan baik antara perusahaan dengan mantan karyawan.

Perlakukan karyawan yang pergi dengan hormat dan terima kasih. Itu dapat mendorong mereka untuk merekomendasikan perusahaan kepada calon karyawan lain, untuk menggunakan dan merekomendasikan produk dan layanan perusahaan, atau untuk menciptakan aliansi bisnis antara mantan perusahaan dengan perusahaan baru mereka.

10 Contoh Pertanyaan Exit Interview

Bingung apa saja yang perlu ditanyakan pada saat exit interview agar perusahaan bisa mendapat feedback yang optimal? Berikut kami rangkum sepuluh contoh pertanyaan exit interview beserta penjelasannya.

1. Mengapa Anda Meninggalkan Posisi Anda Saat Ini?

Ini merupakan pertanyaan kunci dari exit interview. Apa sih yang menyebabkan karyawan ingin berkemas dan pergi?

Perusahaan menanyakan ini karena beberapa alasan berbeda. Pertama, perusahaan ingin mengidentifikasi apakah ada satu peristiwa yang memicu kepergian karyawan atau tidak, seperti perselisihan dengan manajer atau rekan kerja. Kedua, perusahaan berharap untuk menentukan apakah ada kekurangan dengan posisi yang perlu diselesaikan sebelum membawa pengganti.

2. Apakah Anda pikir Anda cukup difasilitasi untuk melakukan pekerjaan Anda dengan baik?

Perusahaan juga perlu mendapatkan beberapa wawasan tentang bagaimana perasaan karyawan mengenai fasilitas yang disediakan, dan pertanyaan ini adalah cara yang bagus untuk menentukannya.

Pertanyaan ini akan mengungkapkan semuanya secara terbuka dan akan benar-benar membantu perusahaan berkembang dalam jangka panjang.

3. Seperti Apa Hubungan Anda Dengan Manajer Anda?

Hubungan kerja karyawan dengan atasannya mungkin yang paling berpengaruh dalam kehidupan kerja karyawan sehari-hari, sehingga perusahaan perlu mengetahui, apa yang dilakukan atasan dengan baik? Bagaimana perasaan karyawan tentang gaya manajemennya secara keseluruhan?

Melalui pertanyaan ini, sangat mungkin karyawan akan memberikan beberapa saran tentang cara-cara yang dapat ditingkatkan, sehingga HRD perlu terbuka dan tetap bijak menanggapi wawancara ini.

4. Apa Faktor Terbesar yang Membuat Anda Menerima Pekerjaan Baru?

Perusahaan perlu mendapatkan gambaran tentang bagaimana karyawan cocok dengan perusahaan lain di industri yang sama.

Mungkin gaji di pekerjaan baru jauh lebih baik, dan perusahaan perlu mengevaluasi kembali struktur gaji. Atau, mungkin sesuatu tentang budaya perusahaan yang benar-benar menarik bagi karyawan.

Apa pun itu, pertanyaan ini akan memberikan informasi kepada perusahaan untuk tetap berada di jalur yang tepat dengan para pesaingnya.

5. Apa yang Paling Anda Sukai dari Pekerjaan Anda?

Meskipun tujuan utama exit interview adalah untuk mendapatkan umpan balik yang konstruktif, bukan berarti karyawan tidak memiliki kesempatan untuk menyoroti hal positif apa pun dari perusahaan.

Dalam exit interview, Anda juga dapat menanyakan aspek apa dari posisi karyawan yang paling ia sukai. Apakah itu tugas pekerjaan tertentu, anggota tim, atau happy hour mingguan, perusahaan perlu tahu apa yang membuat karyawan bersemangat untuk datang setiap hari.

Pengetahuan ini membantu perusahaan tidak hanya untuk terus memperluas atribut positif ini, tetapi juga dapat mencantumkan hal-hal tersebut ketika membuka lowongan pekerjaan.

6. Apa yang Paling Anda Tidak Sukai Tentang Pekerjaan Anda?

Ini dia sisi lain dari koin. Saatnya untuk membagikan aspek-aspek yang tidak terlalu bagus dari posisi karyawan. Mungkin karyawan Anda benci harus mengkoordinasikan rapat dewan bulanan. Mungkin terdapat kendala dengan manajer mikro yang suka campur tangan. Atau, mungkin karyawan berpikir seluruh departemen perlu direstrukturisasi agar dapat bekerja lebih efisien dan efektif.

7. Keterampilan dan Kualifikasi Apa yang Menurut Anda Perlu Kami Cari untuk Pengganti Anda?

Siapa yang memiliki wawasan yang lebih baik tentang apa yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan, kalau bukan karyawan yang sudah terjun langsung mengerjakan pekerjaan tersebut?

Perusahaan perlu tahu kualitas apa yang harus diperhatikan saat menggantikan karyawan.

Misalnya, deskripsi pekerjaan asli menekankan bahwa karyawan harus hebat dengan manajemen basis data. Tapi, begitu karyawan berada di sana, karyawan menyadari bahwa database jarang disentuh oleh siapa pun di kantor. Ternyata hal itu adalah pekerjaan lama yang terus ditempel dari jobdesc ke jobdesc.

Sebaliknya, mungkin saja karyawan berpikir bahwa mencari seseorang dengan keterampilan organisasi dan multi-tasking yang kuat adalah aspek yang jauh lebih penting untuk ditekankan.

8. Bagaimana Anda menggambarkan budaya perusahaan kami?

Pertanyaan ini tidak menyelidiki contoh spesifik tetapi akan membantu Anda mengidentifikasi tren. Saat Anda melakukan exit interview karyawan, perhatikan tren untuk membantu Anda mengidentifikasi masalah nyata. Mengidentifikasi tren juga dapat membantu Anda memisahkan kekhawatiran dari pendapat pribadi karyawan yang emosional atau merasa negatif tentang perusahaan.

9. Jika Anda dapat mengubah sesuatu tentang pekerjaan atau perusahaan, apa yang akan Anda ubah?

Meskipun Anda mungkin akan mendapatkan banyak insight selama exit interview, pertanyaan ini akan membantu karyawan untuk fokus pada alasan terbesar atau terpenting mereka meninggalkan perusahaan Anda.

Ini juga merupakan cara non-konfrontatif untuk mendorong mereka mengungkapkan alasan sebenarnya kenapa mereka pergi. Ini mengubah jawaban mereka dari keluhan menjadi saran, yang menurut banyak orang lebih nyaman diberikan.

10. Apakah Anda akan mempertimbangkan untuk kembali bekerja di sini di masa mendatang? Di bidang atau fungsi apa?

Cari tahu apakah karyawan akan mempertimbangkan untuk kembali. Bisa jadi mereka hanya ingin mendapatkan pengalaman dalam peran tertentu, atau mungkin menginginkan peningkatan kompensasi.

Terlepas dari itu, ini adalah informasi yang bagus untuk dimiliki jika terdapat lowongan yang berbeda terbuka, apalagi jika karyawan tersebut dinilai memiliki potensi bagus demi pertumbuhan perusahaan.

Bagaimana Merangkum dan Menganalisa Exit Interview?

Mengumpulkan data hanyalah awal dari upaya untuk mengungkap cara meningkatkan tempat kerja Anda. Terlalu sering perusahaan memiliki wawasan tetapi gagal untuk menindaklanjuti apa yang mereka ketahui tentang kebutuhan perusahaan mereka.

Gallup merekomendasikan memiliki tim aksi yang akan bertanggung jawab untuk membuat perubahan terjadi. Selain itu, Anda harus menggabungkan data exit interview dengan indikator kinerja utama dan titik data lainnya untuk memberikan gambaran yang lebih komprehensif. Ini membutuhkan keahlian data survei.

Berikut adalah beberapa cara untuk memanfaatkan data exit interview:

• Pantau dan tindak lanjuti alasan pergantian karyawan. Identifikasi akar penyebab pergantian untuk segmen karyawan yang berbeda dari angkatan kerja dan buat rencana retensi yang ditargetkan.
• Tinjau kembali data keluar untuk perekrutan ulang. Gunakan exit interview yang telah diselesaikan sebelumnya untuk karyawan baru mengatasi hambatan masa lalu.
• Tambahkan intelijen pasar ke strategi rekrutmen Anda. Pahami pemberi kerja mana yang merupakan pesaing rekrutmen utama Anda dan aspek mana dari pemberi kerja tersebut yang paling menarik bagi karyawan yang keluar.
• Gunakan informasi tersebut untuk melatih manajer. Untuk manajer yang memiliki tingkat turnover yang luar biasa tinggi, data exit interview dapat digunakan sebagai umpan balik untuk melatih manajer tentang gaya manajemen mereka.

Penutup

Exit interview merupakan salah satu aspek penting dalam pengelolaan SDM yang kadang terlupakan oleh perusahaan, jika pun dilakukan seringkali data yang didapat tidak ditindaklanjuti untuk meningkatkan kualitas perusahaan. Padahal melalui exit interview ini ada banyak hal yang akan didapat oleh perusahaan.

Perlu diperhatikan juga bahwa, dalam melakukan exit interview ini HRD harus bijak dan netral. Karena tidak semua orang meninggalkan perusahaan dengan suasana yang tenang dan baik, dalam melakukan wawancara pun harus ditangani dengan ekstra hati-hati agar tidak menyinggung pihak manapun.