Orientasi Karyawan Beda Dengan Onboarding, Ini Penjelasannya | | HR NOTE Indonesia

Orientasi Karyawan Beda Dengan Onboarding, Ini Penjelasannya

Orientasi karyawan adalah pengenalan yang direncanakan untuk karyawan baru agar dapat mengenal pekerjaan mereka, rekan kerja, dan perusahaan. Setelah orientasi, karyawan dapat bekerja dengan nyaman.

Orientasi karyawan dapat memberikan ide, filosofi, dan informasi tentang perusahaan kepada karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan perusahaan.

Orientasi dapat membantu dengan asimilasi karyawan baru dan bagian dari proses sosialisasi berkelanjutan dalam perusahaan.

 Pengertian Orientasi Karyawan

Orientasi karyawan adalah proses memperkenalkan karyawan baru ke tempat kerja mereka. Proses ini bertujuan untuk memberikan informasi perusahaan dasar yang dibutuhkan karyawan untuk merasa siap dalam tim, departemen, dan peran baru mereka.

Orientasi karyawan yang efektif membuat karyawan sadar akan kebijakan dan harapan perusahaan, menangani dokumen penting, dan menjawab pertanyaan atau kekhawatiran apapun yang mungkin mereka miliki sebelum bergabung.

Menurut Gary Dessler, orientasi karyawan adalah prosedur untuk memberikan informasi latar belakang dasar kepada karyawan baru tentang perusahaan.

Sementara menurut Biswanath Ghosh, seorang penulis dan jurnalis terkenal di India, mengatakan, orientasi karyawan adalah proses di mana karyawan baru diperkenalkan dengan praktik, kebijakan, dan tujuan organisasi.

Secara sederhana, orientasi karyawan memerlukan sistematis untuk memperkenalkan karyawan baru ke budaya perusahaan, rekan kerja, tanggungjawab pekerjaan, hierarki, fasilitas kerja, dan harapan perusahaan pada masa orientasi.

Menurut Decenzo dan SP Robbins dalam bukunya Human Resources Management, orientasi karyawan baru adalah bagian dari proses orientasi yang memperkenalkan karyawan kepada perusahaan dan individu dalam unit kerjanya.

Ini dilakukan untuk mengembangkan informasi yang diterima selama tahap rekrutmen dan seleksi dan membantu mengurangi kecemasan awal yang biasanya dirasakan karyawan saat memulai pekerjaan baru.

Mereka juga menambahkan orientasi harus membiasakan anggota baru dengan tujuan, sejarah, filosofi, prosedur, dan aturan organisasi, mengomunikasikan kebijakan anggota yang relevan seperti jam kerja, prosedur gajian, tunjangan, dan lain-lain.

Pengenalan seorang karyawan juga dikenal dengan istilah induksi. Induksi sendiri mengikut penempatan dan terdiri dari tugas mengorientasikan atau memperkenalkan karyawan baru kepada perusahaan.

Orientasi karyawan dapat dilakukan oleh supervisor, staff HRD, atau dikombinasikan antara supervisor dan staff HRD.

Orientasi karyawan dapat berlaku formal atau informal, sesuai dengan ukuran perusahaan. Namun, beberapa hal penting harus diterapkan selama orientasi berlangsung, seperti :

Budaya organisasi mencakup aturan lama yang seringkali tidak tertulis, biasanya berisi tentang sikap dan perilaku yang pantas saat bersosialisasi.

Karyawan baru yang mendapatkan orientasi akan tahu apa yang harus dilakukan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, dan perilaku serta perspektif mana yang dapat diterima dalam ruang lingkup sosialisasi perusahaan.

Perbedaan Orientasi Karyawan dan Onboarding Karyawan

Banyak perusahaan yang beranggapan bahwa setelah melakukan onboarding karyawan, mereka tidak perlu melakukan orientasi karyawan atau sebaliknya. Bahkan 88% perusahaan tidak membuat program onboarding dengan baik.

Padahal kedua hal ini tidak bisa dipisahkan. Onboarding karyawan dan orientasi karyawan saling melengkapi dan memiliki nilai serta manfaat bagi keduanya.

Apa perbedaan onboarding karyawan dan orientasi karyawan?

Bagi karyawan baru, orientasi karyawan adalah acara satu kali yang menyambut karyawan baru di perusahaan Anda. Biasanya acaranya bersifat umum dibanding khusus.

Namun sebaliknya, onboarding karyawan adalah serangkaian acara dan pelatihan (termasuk orientasi) yang dapat membantu karyawan baru berkembang menjadi karyawan yang sukses.

Biasanya acara lebih bersifat spesifik untuk pekerjaan dan departemen tempat karyawan baru bekerja.

Untuk lebih lengkap, Anda bisa melihat perbedaan orientasi karyawan dan onboarding karyawan dalam tabel berikut yang dirangkum oleh insperity :

  Orientasi Karyawan Onboarding Karyawan
Fokus Peran karyawan di perusahaan Peran karyawan di departemen atau tim yang lebih kecil
Durasi Acara dilakukan satu kali Acara dilakukan dalam periode waktu yang lebih lama
Setup acara Konferensi video grup Di tempat kerja (secara langsung atau jarak jauh)
Isi Gambaran besar tentang perusahaan Pekerjaan individual dengan tim yang lebih kecil
Hasil Siap untuk pelatihan Karyawan berkontribusi secara aktif untuk perusahaan
Nilai Membuat karyawan memahami misi, visi, nilai, kebijakan, dan persyaratan umum perusahaan Anda. Hal ini memungkinkan karyawan baru untuk merasa diterima, termasuk ke dalam organisasi yang besar dan berkomitmen untuk perusahaan secara keseluruhan. Karyawan bisa mendapatkan kejelasan tentang peran mereka dan diinvestasikan dalam pekerjaan dan tujuan mereka sehari-hari. Mereka juga akan diberi pemahaman tentang bagaimana mereka dan tim berkontribusi ke perusahaan dalam gambaran yang besar.

Mereka juga akan merasa terintegrasi dalam tim dan dikembangkan hingga sukses.

Ini adalah langkah awal yang penting untuk mendorong keterlibatan karyawan dalam jangka panjang, sambil mengurangi pergantian karyawan yang kerap dialami perusahaan.

 

Onboarding dan orientasi karyawan masing-masing memiliki komponen penting dalam pengenalan karyawan ke lingkungan kerja baru.

Mereka tidak bisa ditukar karena saling melengkapi satu sama lain untuk tujuan keseluruhan dalam meningkatkan keterlibatan karyawan. Keduanya juga membantu karyawan baru merasa siap untuk bekerja.

Orientasi karyawan dilakukan satu kali untuk menyambut karyawan baru, kemudian mereka diberikan daftar wajib yang harus diselesaikan.

Sementara onboarding adalah serangkaian pelatihan selama waktu yang lebih lama yang membantu karyawan untuk belajar lebih banyak tentang posisi mereka, tim mereka, dan pekerjaan yang terkait dengan tujuan perusahaan.

Kedua program ini akan membuat kantor menjadi tempat yang menyenangkan.

Tujuan Orientasi Karyawan

Perusahaan harus menyadari bahwa orientasi karyawan bukan hanya sebatas sikap baik yang dilakukan oleh perusahaan. Padahal orientasi ini berfungsi sebagai elemen penting dari proses rekrutmen dan retensi.

Beberapa tujuan utama dari orientasi karyawan adalah untuk membantu karyawan mendapatkan ‘kecepatan’ dalam memahami perusahaan.

Namun, masih ada banyak tujuan orientasi karyawan yang dapat Anda ketahui. Berikut beberapa penjelasannya.

Mengurangi kecemasan setiap karyawan

Ketika berada dalam situasi yang baru pasti Anda akan merasa aneh dan mengalami kecemasan. Hal ini biasanya akan menghambat kemampuan Anda untuk belajar dalam melakukan pekerjaan baru.

Orientasi yang tepat akan membantu mengurangi kecemasan akibat memasuki situasi yang tidak diketahui dan membantu memberikan pedoman perilaku.

Sehingga, karyawan tidak perlu mengalami stres karena pekerjaan.

Mengurangi perputaran karyawan

Perputaran karyawan meningkat karena karyawan merasa mereka tidak dihargai. Namun bisa juga terjadi karena mereka ditempatkan pada posisi yang membuat mereka bisa bekerja.

Orientasi menunjukkan bahwa organisasi menghargai karyawan dan membantu menyediakan alat yang diperlukan supaya sukses dalam pekerjaan.

Memperkenalkan kebijakan dan prosedur karyawan

Setiap organisasi memiliki kode etik yang harus dilakukan karyawan. Adanya orientasi akan memperkenalkan karyawan dengan kebijakan dan prosedur.

Kebijakan perusahaan dapat mencakup beberapa hal seperti :

  • Aturan pakaian
  • Etika bekerja
  • Pembatasan bagi karyawan yang merokok
  • Prosedur darurat yang lainnya

Para karyawan baru tentu harus mengikuti kebijakan dan prosedur agar dapat menjaga disiplin dan kesopanan di tempat kerja.

Mengembangkan tujuan kerja yang realistis

Sikap yang positif dan kepuasan kerja adalah penting. Bahwa karyawan belajar sesegera mungkin tentang apa yang diharapkan dari mereka dan apa yang diharapkan dari orang lain.

Tentunya sikap dan kepuasan ini perlu dipelajari selain belajar tentang nilai dan sikap perusahaan.

Orientasi akan membantu karyawan baru dalam memahami tujuan utama dan pekerjaan yang harus dilakukan. Hal ini memungkinkan mereka untuk memahami apa sebenarnya harapan perusahaan dalam jangka panjang.

Sehingga dapat memberikan mereka motivasi untuk berprestasi dan aktif dalam pekerjaan.

Membangun Hubungan

Program orientasi juga akan fokus pada membangun hubungan di tempat kerja. Ketika seorang karyawan baru bergabung, mereka akan merasa terisolasi dengan lingkungan kerja yang baru.

Inilah sebuah panggilan untuk melakukan perkenalan di tempat kerja di mana karyawan baru diperkenalkan kepada anggota tim dan rekan kerja mereka.

Orientasi karyawan yang tepat membantu mereka untuk menyesuaikan diri dengan anggota tim. Sehingga hasil kerja akan lebih efisien dan dapat menuju tujuan bersama.

Contoh Kegiatan Orientasi Karyawan

Jenis kegiatan orientasi karyawan akan bervariasi dari satu perusahaan dengan perusahaan lain. Sebagian besar tergantung pada kebijakan dan proses yang dimiliki dan berapa banyak waktu yang dimiliki.

Jika perusahaan bergerak di bisnis kecil atau startup, biasanya waktunya akan terbatas dan memiliki aturan yang sedikit. Prosedurnya juga formal. Mungkin perusahaan hanya memiliki waktu satu hari untuk bertemu seluruh anggota tim baru.

Jika Anda bekerja di perusahaan yang lebih mapan, maka akan melibatkan banyak kegiatan lagi.

Apa saja contoh kegiatan orientasi karyawan yang dapat dilakukan sebuah perusahaan?

Pertemuan one-on-one

Kegiatan orientasi yang satu ini jadi bagian penting dalam mengembangkan dan membina hubungan yang positif antara Anda dengan anggota tim.

Anda dapat menggunakan pertemuan one-on-one Anda untuk meninjau agenda program orientasi, membuat perjanjian, dan membahas deskripsi pekerjaan mereka.

Cara ini juga dapat digunakan untuk menenangkan anggota tim baru Anda dan membuat mereka lebih bersemangat.

Terhubung dengan rekan kerja baru

Mungkin sulit menjadi seorang anak baru di sebuah tempat. Ada banyak cara bagi Anda untuk mendukung karyawan baru agar terhubung dengan anggota tim mereka.

Anda bisa melakukan kreasi untuk melakukan hal ini. Salah satunya adalah Anda dapat mengumpulkan beberapa fakta tentang anggota tim, seperti makanan favorit karyawan.

Hal ini akan membantu karyawan baru dalam mengenal kepribadian rekan kerja baru mereka.

Pasangkan dengan teman atau mentor

Menurut Greenhouse, salah satu cara membantu karyawan baru merasa lebih nyaman adalah memasangkan anggota baru dengan karyawan lama di perusahaan.

Di Greenhouse, mereka akan memasangkan karyawan baru dengan seseorang di departemen yang berbeda. Teman dari masing-masing karyawan baru ini akan melakukan tur kantor setelah sesi orientasi pertama.

Kemudian, mereka bisa pergi makan siang bersama di hari pertama bekerja. Ini dapat memastikan perusahaan memiliki wajah ramah sehingga karyawan dapat nyaman dengan lingkungannya.

Buku pegangan karyawan dan kebijakan perusahaan

Buku pegangan karyawan adalah alat penting untuk penerimaan karyawan baru dan harus ditinjau bersama karyawan dan Anda sebagai HRD atau karyawan lama. Hal ini menjadi bagian dari proses orientasi.

Buku pegangan ini digunakan untuk mendidik karyawan baru tentang aturan dan proses yang mengatur hubungan kerja, hak, tanggungjawab, dan perilaku yang diharapkan pemberi kerja dan karyawan.

Penting untuk mengirimkan buku pegangan sebagai paket sambutan karyawan sebelum hari pertama mereka.

Ikuti tur fasilitas kantor

Hal ini dilakukan sesuai dengan ukuran perusahaan Anda. Anda mungkin memiliki ruang kantor yang kecil.

Namun, penting untuk Anda membawa anggota baru dalam berkeliling di lingkungan kerja agar membiasakan mereka dengan berbagai fasilitas yang ada.

Ini juga jadi kesempatan yang bagus untuk bertemu dengan rekan kerja baru. Namun, ingat, jangan membanjiri mereka dengan wajah dan nama.

Tips Orientasi Karyawan yang Efektif

Melakukan orientasi karyawan yang benar sangatlah penting dilakukan. Jika perusahaan berhasil melakukannya, maka akan meningkatkan retensi karyawan hingga 25%.

Namun, jika tidak, perusahaan harus mengeluarkan biaya hingga setengah gaji dari gaji tahunan karyawan.

Jadi, inilah tips melakukan orientasi karyawan yang efektif.

Libatkan karyawan baru sebelum hari pertama mereka

Orientasi yang efektif dimulai sebelum hari pertama mereka bekerja. Anda bisa melakukan beberapa hal seperti :

  • Mengirim email selamat datang

Kirimlah email selamat datang kepada karyawan baru. Isi email dapat berupa ucapan selamat dan betapa senangnya perusahaan menerima mereka.

Berikan juga informasi yang penting seperti akses email, sumber daya yang tersedia, bagan organisasi, alat komunikasi, dan lainnya.

  • Membuat panggilan telepon

Perusahaan bisa melakukan perkenalan melalui telepon atau panggilan video untuk menyambut mereka. Di sini, perusahaan bisa menjelaskan proses orientasi karyawan.

Jangan lupa beritahu mereka bahwa Anda bisa dihubungi selama proses orientasi berjalan. Berikanlah instruksi yang jelas dan ringkas.

Jangan berikan informasi yang berlebihan

Ada banyak informasi yang harus diberikan. Namun, jangan berikan semuanya dalam satu hari karena akan mempersulit karyawan baru untuk menyerap semua informasi tersebut.

Maka dari itu, penting untuk menjadwalkan sesi informasi orientasi selama beberapa hari atau beberapa minggu. Perusahan bisa memecah orientasi karyawan menjadi beberapa bagian/

Jangan lupa lakukan follow-up

Setelah melakukan begitu banyak perusahaan dan memberikan banyak informasi, perusahaan bisa menganggap proses orientasi selesai. Namun, perusahaan jangan membiarkan karyawan begitu saja.

Perusahaan harus memberikan kesempatan kepada karyawan dalam memberikan feedback dan follow up tentang pekerjaan mereka. Hal ni memberikan kesempatan kepada karyawan baru untuk mengetahui apakah Anda puas dengan kemajuan sejauh ini.

Penutup

Orientasi karyawan kerap disamakan dengan onboarding karyawan. Padahal fokus kedua program ini sangat berbeda dan memberikan dampak yang signifikan.

Penjelasan singkat di atas dapat membantu para perekrut dalam mengenali perbedaan keduanya.

Dengan penjelasan di atas, perusahaan bisa mencapai tujuan dengan maksimal.

Comment