Onboarding Karyawan Baru, Tanggung Jawab Siapa? | | HR NOTE Indonesia

Onboarding Karyawan Baru, Tanggung Jawab Siapa?

Setelah kandidat dinyatakan lolos dalam proses rekrutmen, tim HR akan menjalankan onboarding karyawan baru. Biasanya, onboarding diikuti oleh probation atau masa percobaan. 

Kedua hal tersebut sangat penting bagi kesuksesan perusahaan. Di onboarding, HR membantu karyawan baru untuk lebih mengenal budaya perusahaan, membuat yang bersangkutan terlibat dengan rekan setim, hingga ia dinyatakan lolos menjadi karyawan permanen pada akhir probation.

Meski demikian onboarding karyawan baru tidak bisa dibebankan kepada tim HR saja. Karena manajer dan rekan kerja juga ikut bertanggung jawab terhadap kesuksesan proses tersebut.

Onboarding Karyawan Baru, Tanggung Jawab Siapa?

Onboarding merupakan proses karyawan baru mengintegrasikan diri ke dalam organisasi

Dalam proses onboarding, karyawan baru berkesempatan belajar mengenal perusahaan dan strukturnya, budaya, visi, misi, serta nilai-nilainya. Onboarding juga memiliki serangkaian kegiatan yang wajib diikuti oleh karyawan baru, sehingga mereka bisa lebih mengenal perusahaan serta menyesuaikan diri terhadap perannya di tim.

Durasi onboarding beragam, tergantung jenis pekerjaan dan industrinya. Karena ada yang berlangsung dalam hitungan hari hingga minggu.

Dampak onboarding terhadap karyawan baru

Berdasarkan survei Careerbuilder dan Silkroad Technology, 1 dari 10 karyawan mengundurkan diri dari perusahaan karena pengalaman onboarding yang buruk. 

Survei lain dari perusahaan yang sama, sejumlah 37% persen karyawan mengatakan manajer tidak berperan penting dalam mendukung pengalaman onboarding mereka.

Sedangkan perusahaan yang memiliki onboarding karyawan baru yang bagus cenderung menghasilkan karyawan (69 persen) yang bertahan setidaknya selama tiga tahun.

Hal di atas menunjukkan bahwa onboarding karyawan baru merupakan hal penting. Meski demikian proses tersebut harus dilakukan perusahaan dengan tepat. Tujuannya agar perusahaan tidak mengalami peningkatan pergantian karyawan dan hilangnya produktivitas terjadi.

Di sisi karyawan, onboarding akan memberinya kesempatan untuk mempelajari sudut pandang perusahaan dan memahami apa yang ditawarkannya. Hal tersebut cenderung membuat mereka lebih engage atau terlibat.

Karyawan yang terlibat adalah individu yang berkomitmen pada perusahaan. Mereka benar-benar peduli terhadap perusahaan mereka dan ingin tempat kerjanya memenuhi tujuan organisasi.

Siapa yang bertanggung jawab menjalankan onboarding?

Onboarding dapat dikatakan sebagai proses mendapatkan pengalaman. Namun siapa yang bertanggung jawab menjalankan onboarding karyawan baru?

Biasanya, tim HR yang bertanggung jawab pada wilayah ini. Meski demikian user –dalam hal ini tim leader, supervisor, atau manajer–, HR, dan rekan setim berkontribusi terhadap onboarding. Mereka mempunyai andil untuk memperkenalkan karyawan baru ke berbagai aspek di perusahaan.

Dengan melibatkan semua orang, maka memudahkan proses belajar karyawan baru. Sehingga kehadiran anggota baru menciptakan kenyamanan di lingkungan kerja bagi yang bersangkutan maupun seluruh karyawan.

4 bagian onboarding

Talya N. Bauer, PhD., membagi onboarding menjadi empat bagian dengan The Four C, yaitu:

  • Compliance: Mengajarkan karyawan baru tentang peraturan dan regulasi dasar yang terkait dengan hukum dan kebijakan.
  • Clarification: Memastikan karyawan memahami pekerjaan baru dan semua hal-hal yang terkait.
  • Culture: Memberikan pemahaman kepada karyawan tentang norma organisasi, baik formal maupun informal.
  • Connection: Membantu karyawan membangun hubungan interpersonal yang vital dan jaringan informasi.

5 Tahapan Onboarding Karyawan Baru

Salah satu tantangan onboarding saat ini bekerja jarak jauh. Jadi ketika perusahaan menerima karyawan baru, mereka menerapkan remote onboarding.

Meski demikian teknologi membantu kita untuk menjalin koneksi antar anggota tim dan menjalankan tugas dengan baik. Maka apapun jenis onboarding-nya, remote maupun langsung, tak ada salahnya HR mengadopsi lima tahapan onboarding di bawah ini.

1. Sebelum hari pertama onboarding

Langkah pertama sebelum onboarding adalah HR menyiapkan kontrak kerja untuk ditandatangani oleh karyawan. Jika remote onboarding, Anda bisa membuatnya versi digital

Siapkan pula peralatan penunjang pekerjaan, produk atau handout perusahaan, akses kehadiran hingga hal-hal administratif di HRIS, tautan rapat jika onboarding diadakan secara jarak jauh.

2. Onboarding hari pertama

Di hari pertama onboarding –jarak jauh atau langsung–, HR akan menyambut kehadiran anggota baru di perusahaan

Ketika onboarding langsung, HR menyerahkan dokumen yang harus ditandatangani oleh karyawan, mengenalkannya ke seluruh karyawan, lalu disusul sesi perkenalan tentang perusahaan. Berikan produk atau handout tentang perusahaan dan jelaskan budaya, visi, misi, peraturan perusahaan, serta mengenalkan manajer dan buddy.

3. Onboarding selama minggu pertama

Minggu pertama onboarding adalah masa penyesuaian karyawan terhadap tim dan budaya perusahaan. Di masa ini, HR masih menjelaskan peraturan perusahaan mengenai keamanan data serta alat kerja yang dibutuhkan oleh karyawan.

Manajer akan memberikan tugas atau proyek pertama yang harus ditangani oleh karyawan baru. Sedangkan buddy akan mengenalkan ke karyawan lain, menjawab pertanyaan, dan membantu yang bersangkutan menyelesaikan tugasnya dengan lancar.

4. Setelah minggu pertama

Setelah minggu pertama, HR dan/atau manajer mengajak karyawan baru bertukar pikiran tentang onboarding, seperti kesan-kesannya, kendala yang dihadapi, solusi yang diharapkan, dan lainnya. Berikan kesempatan kepada karyawan untuk menanyakan kembali tentang peraturan perusahaan agar ia lebih paham.

5. Setelah empat minggu

Durasi onboarding karyawan baru bisa berbeda setiap perusahaan.

Jika perusahaan menjalankan proses ini selama empat minggu, Anda tak tak bisa mengharapkan karyawan baru memahami dengan penuh budaya, visi, dan misi perusahaan. Terlebih ia masih berada dalam probation, yang biasanya berlangsung tiga hingga enam bulan atau lebih.

Setelah empat minggu, HR dapat memberikan umpan balik dan mendapatkan kesan dari karyawan tersebut. Pastikan pula, karyawan baru mampu beradaptasi dengan budaya perusahaan dan melihat perkembangan terhadap pekerjaan yang dilakukannya.

Mereka yang Berperan Dalam Onboarding Karyawan Baru

HR, manajer, rekan setim, serta pemimpin sangat berperan besar dalam onboarding karyawan baru. Mereka akan menemani karyawan baru dalam masa onboarding dan/atau probation

Meski demikian peran mereka tidak sama. Karena hal itu berhubungan dengan cakupan pekerjaan dan tugas masing-masing.

HR

Tak dipungkiri, HR memegang kemudi menjaga kepatuhan dan administrasi karyawan hingga menyebarluaskan kebijakan perusahaan. Bicara tentang onboarding, proses ini ada dalam ruang lingkup HR.

Biasanya, pada hari pertama onboarding, HR akan mendampingi karyawan baru untuk mengenalkan budaya, visi, misi, dan peraturan perusahaan. Selanjutnya, HR mengenalkan anggota baru ke karyawan lain, menyediakan alat kerja, akses teknologi, serta memberikan produk atau mengenalkan jasa bisnis yang dimiliki oleh perusahaan.

“Ketika kita merekrut seseorang untuk menjadi bagian dari perusahaan kita, tugas kita belum selesai. Kita harus bisa memastikan juga bahwa karyawan tersebut bisa menjalankan tugas dan tanggung jawab serta berprestasi,” tulis Westley Siaw, Head of Human Resources and Services Asia Pulp & Paper, dalam unggahannya di LinkedIn.

Sebagai HR, pria lulusan Universitas Sumatera Utara ini bertanggung jawab dalam setiap proses rekrutmen. Mulai dari wawancara, penerimaan, onboarding, probation, hingga karyawan dinyatakan lulus menjadi karyawan tetap.

“Jika kita ragu terhadap kemampuan kandidat, ya jangan diterima. Jangan pakai istilah coba dulu demi mengejar target rekrutmen. Bad recruitment decisions lead to high turnover,” lanjutnya.

Manajer 

Tim leader, atasan, atau manajer langsung berperan penting dalam onboarding. Ia bertugas memastikan tugas, peran, dan target yang harus dicapai oleh karyawan.

Selain itu, manajer menyelaraskan tujuan karyawan dengan strategi organisasi sekaligus membuka jalan keberhasilan untuk anggota barunya. Untuk mendukung hal tersebut manajer bisa:

  • Membangun komunikasi aktif dengan karyawan baru.
  • Memberikan umpan balik langsung dan teratur.
  • Mereviu secara berkelanjutan tentang kemajuan kinerja.
  • Melakukan coaching dan mentoring mulai dari hari pertama.
  • Menggunakan fitur onboarding melalui HRIS.

Rekan setim

Manajer perlu menugaskan rekan setim atau buddy untuk karyawan baru. Karena ia yang akan memfasilitasi sosialisasi dan menjawab pertanyaan karyawan baru, yang mungkin enggan diajukan kepada manajer.

Misal menanyakan lokasi membeli makan siang, menggunakan piranti lunak sebagai alat komunikasi internal, apakah memungkinkan menikmati kudapan di luar jam makan siang, seberapa larut mereka meninggalkan kantor, dan lainnya.

Manajer dapat menginstruksikan kepada si buddy untuk:

  • Mengajak karyawan baru berkeliling kantor atau lingkungan sekitar.
  • Memperkenalkan kepada anggota tim atau tim lain.
  • Mengajak makan siang bersama karyawan lain.

Manajer juga bisa memilih rekan setim dengan kriteria, ia telah bekerja minimal dua tahun, sehingga ia telah memahami budaya perusahaan, kebiasaan kerja di kantor, mengenal karyawan lintas divisi dan kolega, dan mengetahui lingkungan sekitar kantor.

Pemimpin 

Pemimpin perusahaan adalah salah satu orang paling sibuk di organisasi. Namun hal itu tergantung ukuran dan ruang lingkung organisasi.

Tak ada salahnya, HR mendorong salah satu C-level untuk berpartisipasi dalam proses onboarding. Misal menyapa anggota baru atau berbagi cerita tentang proses menjalankan perusahaan kepada sekumpulan karyawan baru. Sehingga karyawan merasa terhubung dengan perusahaan secara keseluruhan (strategi, visi, misi, dan budaya).

“Kita melakukan onboarding dengan baik. Ketika karyawan masuk hari pertama, mereka akan disambut oleh management level. Kita berikan employee facilities, produk Sasa, membagikan pengalaman mereka di social media dan kita reshare cerita tersebut,” kata Agus Sudarmoko, GM Human Resource & Government Relation PT Sasa Inti, kepada HRNote.

Penutup

Onboarding bukan hanya tanggung jawab HR. Namun manajer, rekan setim, serta pimpinan juga ikut berperan dalam kesuksesan onboarding karyawan baru.

Hemalee Sisodraker, Direktur People and Culture di Endy, mengatakan perusahaan dapat memberikan kebebasan kepada karyawan baru, sehingga mereka membuat keputusan dan bertanggung jawab terhadap tugasnya. Langkah tersebut sangat penting karena membuat mereka merasa diberdayakan dan mendapatkan dukungan.

“Lihat kinerja mereka jauh lebih baik ketika mereka mendapat dukungan dari manajer,” ujar Sisodraker.

Comment