Beberapa dari kita mungkin sudah tidak asing dengan istilah exit interview. Umumnya HRD akan menjalankan proses ini kepada karyawan yang hendak resign dari perusahaan. Exit interview sendiri merupakan salah satu bagian dari proses offboarding.

Tahap offboarding dapat dilihat sebagai titik akhir dari karier seseorang karyawan di sebuah perusahaan. Sebaliknya, ada juga proses onboarding yang maksud dan tujuannya berkebalikan dengan offboarding.

Pada artikel ini, kami akan membahas lebih dalam apa itu offboarding, perbedaannya dengan onboarding, serta langkah-langkah yang perlu diwaspadai HRD dalam prosesnya.

Simak pembahasannya berikut ini!

Offboarding Karyawan, Proses Apakah Itu?

Offboarding adalah sebuah proses perpisahan antara karyawan dengan perusahaan secara formal, baik itu melalui resignation (pengunduran diri), termination (pemecatan) ataupun retirement (pensiun).

Terlepas dari langkah apa yang ditempuh oleh karyawan untuk proses ini, ada baiknya bagi HRD untuk memastikan bahwa proses ini efisien dan telah mengikuti dasar hukum yang berlaku.

Karyawan pun harus memenuhi semua kewajiban serta memastikan bahwa hak-hak yang didapatkannya sudah sesuai sebelum meninggalkan perusahaan.

Proses offboarding membutuhkan peran dua belah pihak, baik itu karyawan maupun HRD perusahaan, untuk secara aktif mengawal prosesnya hingga akhir.

Hal ini bertujuan agar ke depannya baik karyawan maupun perusahaan tetap dapat menjalin hubungan baik meskipun sudah tidak ada ikatan kerja lagi.

Perbedaan Offboarding dan Onboarding Karyawan

Dari penjelasan di atas, kita telah mengetahui apa itu proses offboarding di sebuah perusahaan.

Jika offboarding adalah proses terakhir di perjalanan karier karyawan di sebuah perusahaan, maka ada proses yang menjadi bagian paling awalnya. Proses paling awal itulah yang disebut sebagai onboarding.

Kebalikan dari offboarding, onboarding adalah sebuah proses bergabungnya seorang karyawan ke perusahaan, baik itu melalui pemindahan (transfer) maupun perekrutan (recruitment).

Dengan proses ini, diharapkan karyawan baru dapat lebih mengenal seluk-beluk perusahaan dan kondisi lingkungan kerjanya.

Berbeda dengan proses offboarding, proses onboarding umumnya membutuhkan effort lebih dari HRD. Mereka harus memastikan bahwa karyawan baru nantinya dapat beradaptasi dengan baik di lingkungan kerja perusahaan.

Terlepas dari perbedaan tersebut, baik proses offboarding maupun onboarding hendaknya dilakukan sesuai ketentuan hukum yang berlaku dan tidak terburu-buru.

Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman ataupun konflik yang bisa saja terjadi di antara karyawan dan perusahaan di kemudian hari.

Pentingnya Offboarding Karyawan

Setelah mengetahui perbedaan onboarding dan offboarding, wajib bagi HRD untuk mengetahui mengapa proses offboarding yang baik dan benar sangat penting untuk dilakukan.

Berikut adalah beberapa alasannya.

1. Mantan Karyawan bisa Menjadi Karyawan Lagi di Masa Depan

Tidak semua karyawan yang resign memiliki masalah dengan perusahaan atau lingkungan kerjanya. Beberapa dari mereka mengundurkan diri karena alasan-alasan yang lebih pribadi, misalnya ingin lokasi kerja yang dekat dengan keluarga ataupun ingin mendapatkan pengalaman di industri yang berbeda.

Alasan-alasan seperti ini sebaiknya dapat dimaknai secara positif oleh HRD. Dengan memberikan pengalaman dan kesan offboarding yang baik, mantan karyawan bisa saja tertarik untuk bergabung kembali di masa depan jika situasi dan kondisinya sudah sesuai dengan yang mereka harapkan.

2. Mantan Karyawan bisa Menjadi Ambassador

Pengalaman yang berkesan biasanya membekas di benak seseorang dalam waktu yang cukup lama. Salah satu pengalaman berkesan dalam karier seseorang bisa saja dialami ketika proses offboarding.

Proses offboarding yang baik bisa meninggalkan kesan positif dan kenangan yang menyenangkan bagi mantan karyawan.

Pengalaman berkesan inilah yang bisa jadi akan dibagikan oleh mantan karyawan ke LinkedIn mereka, ataupun diceritakan ke teman-teman mereka.

Dari sinilah secara tidak langsung mantan karyawan bisa menjadi ambassador dari perusahaan.

3. Mantan Karyawan bisa Menjadi Client

Salah satu alasan resign yang cukup umum adalah ingin mengembangkan bisnis sendiri.

Ketika bisnis mantan karyawan sudah berkembang, tentunya mereka akan membutuhkan partner bisnis. Dari sinilah, bisa jadi mantan karyawan kembali ke perusahaan sebagai klien.

Proses offboarding yang baik oleh HRD mampu menciptakan hubungan yang baik pula dengan mantan karyawan.

Sentimen positif yang dibangun oleh kedua belah pihak bisa menjadi jalan pembuka bagi perusahaan kedepannya untuk menjalin kerjasama bisnis dengan mantan karyawan tersebut.

4. Keamanan

Perjalanan karier karyawan di perusahaan bisa berakhir dengan berbagai cara, salah satunya adalah dengan pemecatan atau pemberhentian oleh perusahaan.

Dalam kasus ini, bisa saja beberapa oknum melampiaskan kekecewaannya dengan melakukan tindakan yang dapat merugikan perusahaan.

Untuk itu, perlu dilakukan proses offboarding sebagai langkah preventif akan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan tersebut.

Cara yang dapat dilakukan misalnya dengan memastikan bahwa semua akses mantan karyawan ke data-data penting telah dimatikan ketika proses offboarding dilakukan.

5. Kepastian Hukum

Melalui proses offboarding, karyawan akan dijelaskan kembali oleh HRD terkait apa saja hak dan kewajiban yang harus dijalankan ketika berpisah dari perusahaan, sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak kerja.

Salah satu contoh klausul yang cukup umum ada di kontrak kerja untuk mantan karyawan adalah non-competition clause. Klausul ini mengatur bahwa mantan karyawan tidak dapat bekerja pada perusahaan kompetitor dalam jangka waktu tertentu.

Dengan klausul ini, perusahaan akan mendapatkan kepastian hukum jika suatu saat kompetitor melakukan hijack karyawan. Selain itu, mantan karyawan juga akan mendapatkan kepastian hukum mengenai seberapa lama mereka tidak boleh bekerja untuk kompetitor.

Langkah Menjalankan Proses Offboarding

Proses offboarding satu perusahaan dengan yang lain bisa saja berbeda. Namun, secara umum HRD dapat mengikuti beberapa langkah berikut ini ketika menjalankan proses offboarding.

1. Menyiapkan Proses Offboarding

Langkah paling awal dari proses offboarding adalah persiapan. Setelah mendapatkan notifikasi dari karyawan, HRD dapat mulai mempersiapkan proses offboarding, seperti menjadwalkan pelaksanaan exit interview karyawan dengan manajer atau petinggi perusahaan terkait.

2. Menangani Dokumen Penting

Setelah sesi exit interview selesai, HRD perlu menangani dokumen-dokumen yang penting dalam proses offboarding. Dokumen-dokumen penting ini umumnya erat hubungannya dengan peraturan dan hukum.

Contohnya adalah kontrak kerja, Non Disclosure Agreement (NDA), dokumen pajak, bukti bayar BPJS, dan masih banyak lagi.

3. Mengatur Proses Handover Pekerjaan

Karyawan yang mengundurkan diri tentunya akan meninggalkan beberapa pekerjaan ataupun tanggung jawab di perusahaan.

Untuk itu, HRD perlu mengatur handover tugas dan tanggung jawab sementara kepada karyawan lain yang pekerjaannya masih saling terkait agar proses bisnis perusahaan yang berjalan tidak terganggu.

4. Memastikan Semua Kewajiban Telah Dijalankan

Selain HRD, karyawan juga perlu menjalankan beberapa kewajiban pada proses offboarding. Umumnya, kewajiban ini berupa pengembalian aset-aset perusahaan, seperti laptop, ID card, kartu asuransi, dokumen-dokumen penting bisnis dan masih banyak lagi.

5. Mitigasi Segala Bentuk Resiko Keamanan

HRD wajib memutus semua akses karyawan ke sistem setelah ia meninggalkan perusahaan. Contohnya adalah akses masuk ke gedung, akses ke email kantor maupun akses ke software yang sebelumnya pernah digunakan oleh karyawan tersebut selama bekerja.

Hal ini bertujuan untuk meminimalisir resiko keamanan data yang kerap terjadi.

6. Akhiri dengan Hubungan yang Baik

Dalam proses offboarding, HRD wajib memperlakukan karyawan yang resign dengan baik dan terhormat.

Mengakhiri hubungan kerja dengan baik bisa membuka kesempatan untuk bekerjasama lagi di masa depan. Selain itu, perlakuan yang baik akan berdampak pada reputasi yang baik pula bagi perusahaan.

Hati-hati Terhadap Kesalahan Offboarding

Selain langkah-langkah di atas, HRD juga patut berhati-hati dalam melakukan proses offboarding. Agar, terhindar dari kesalahan-kesalahan yang kerap kali terjadi dalam proses ini. Berikut adalah beberapa kesalahan offboarding yang patut diwaspadai.

1. Kehilangan Data

Jika hubungan perusahaan dan mantan karyawan berakhir tidak baik, maka HRD patut waspada untuk kemungkinan terburuk.

Salah satunya adalah kehilangan data akibat sabotase, perusakan, hingga penghilangan secara sengaja oleh mantan orang dalam. Hilangnya data-data penting perusahaan bisa menimbulkan kerugian yang sangat besar.

2. Kebocoran Informasi Sensitif

Mantan karyawan yang memegang banyak informasi sensitif bisa saja memakainya untuk kepentingan pribadi.

Dalam sebuah survey oleh Brooke L. French, terungkap lebih dari 50% responden mengambil informasi sensitif dari perusahaan lama mereka, dan 40% mengaku menggunakannya untuk pekerjaan di perusahaan baru mereka.

3. Kerugian Finansial

Masih berkaitan dengan 2 poin di atas, kehilangan data dan kebocoran privasi dapat berujung pada kerugian finansial bagi perusahaan.

Misalnya salah satu studi dari IBM di tahun 2020 menyatakan satu insiden siber yang dilakukan oleh orang dalam perusahaan dapat memberikan kerugian finansial hingga $750.000.

Penutup

Dari pembahasan di atas, tentunya kini pembaca telah mengetahui apa itu proses offboarding dan beberapa alasan mengapa proses ini penting untuk dilaksanakan oleh HRD di perusahaan.

Misalnya adalah untuk alasan keamanan dan kepastian hukum baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Selain itu, kami merekomendasikan beberapa langkah menjalankan proses offboarding kepada pembaca, khususnya yang bergerak di bidang HRD agar proses perpisahan antara karyawan dengan perusahaan ini dapat berjalan dengan baik.

Untuk mencegah hal-hal yang tidak diingingkan pasca proses offboarding, wajib bagi HRD untuk berhati-hati dan berusaha memitigasi beberapa kesalahan seperti kehilangan data, kebocoran informasi, hingga kerugian finansial bagi perusahaan.

Semoga artikel ini dapat menjadi pengetahuan dan referensi bagi pembaca, khususnya di dunia HRD agar dapat menjalankan proses offboarding yang baik dan berkesan untuk dikenang.