Setelah Anda selesai mengikat offer letter dengan kandidat Anda, apa yang biasanya Anda lakukan? Mulai menyiapkan kontrak kerja dan persiapan perlengkapan baru bagi karyawan mungkin adalah hal biasa yang dilakukan oleh HR.
Hal di atas bisa digolongkan ke dalam salah satu proses onboarding karyawan, atau biasa dikenal sebagai momen untuk memperkenalkan tentang perusahaan kepada karyawan. Proses onboarding karyawan bisa memberikan manfaat kepada perusahaan, jika dilakukan dengan baik.
Seberapa pentingkah onboarding di dalam proses rekrutmen, dan bagaimana memaksimalkan prosesnya untuk mendapatkan manfaat onboarding terbaik, mari simak ulasannya di bawah.
Apa yang Dimaksud dengan Proses Onboarding Karyawan?
Onboarding adalah suatu proses yang memungkinkan seorang karyawan menyesuaikan diri dengan peran barunya di perusahaan dengan cepat dan berjalan lancar.
Ini adalah proses di mana karyawan mempelajari sikap, pengetahuan, keterampilan, dan perilaku yang dibutuhkan agar mereka dapat berperan secara efektif dalam organisasi. Yang tidak kalah penting, pada kesempatan inilah karyawan diberikan pengertian dan pengarahan terhadap job description-nya.
Meskipun pada prosesnya dirancang untuk membuat karyawan nyaman dan siap bekerja di tempat atau posisi baru, sebenarnya perusahaanlah yang paling diuntungkan dengan proses onboarding yang strategis.
Proses onboarding dapat dikatakan berhasil jika dalam kurun waktu tiga, enam, hingga dua belas bulan, karyawan masih bekerja di perusahaan yang sama. Bahkan mampu menampilkan performa yang baik.
Karena banyak sekali karyawan yang tidak mampu bertahan hingga dua belas bulan sejak diterima masuk. Salah satu alasannya bisa jadi karena karyawan merasa tidak sepenuhnya mengerti value perusahaan atau job desc-nya.
Lho, apakah proses memperkenalkan perusahaan dan job desc karyawan membutuhkan waktu selama itu?
Beberapa praktisi HR professional menyarankan proses onboarding dilakukan lebih dari tiga bulan sejak karyawan menandatangani offer letter, dan programnya tidak sekadar memperkenalkan visi, misi, value perusahaan, atau lingkungan kantor saja.
Onboarding adalah suatu program yang diciptakan agar membuat karyawan merasakan engagement dalam waktu yang relatif singkat setelah bergabung ke dalam suatu perusahaan, dengan harapan karyawan mampu beradaptasi dan memberikan performa baik sesuai harapan perusahaan.
Tujuan akhirnya adalah untuk mempertahankan karyawan yang sudah berhasil di-hire, khususnya jika karyawan tersebut memiliki potensi yang tinggi. Sayang bukan, jika kita kehilangan karyawan berharga karena kita tidak mampu mempersiapkan yang terbaik untuknya di awal?
Onboarding dan Orientasi adalah Praktik yang Berbeda
Selain onboarding, mungkin pembaca juga familiar dengan istilah orientasi karyawan.
Orientasi karyawan merupakan bagian dari proses onboarding. Onboarding adalah sebuah goal besar, sedangkan orientasi adalah salah satu cara agar berhasil. Jika diibaratkan dengan makanan, onboarding adalah satu loyang pizza, dan orientasi adalah satu potong dari pizza tersebut.
Orientasi karyawan adalah proses di mana karyawan baru diperkenalkan ke lingkungan kantor, mulai dari rekan satu tim atau divisi, cara penggunaan peralatan kantor, informasi mengenai peraturan perusahaan, hingga penyerahan alat kerja seperti laptop, working space, dsb.
Proses orientasi tidak boleh juga dianggap remeh. HRD harus memastikan lingkungan kantor kooperatif dalam menyambut karyawan baru. Tujuannya adalah untuk memberikan rasa nyaman dan diterima bagi karyawan. Dengan begitu, ia akan lebih siap dalam menjalani peran barunya di tempat baru.
- Onboarding adalah bentuk engagement yang diberikan perusahaan, untuk menciptakan engagement dari karyawan terhadap peran barunya agar dapat melaksanakan tugas dan kewajibannya sesuai dengan tujuan perusahaan. Onboarding lebih dari sekadar memperkenalkan perusahaan dan membuat karyawan merasa nyaman.
- Orientasi adalah salah satu proses di dalam onboarding dimana perannya adalah untuk mengenalkan lingkungan perusahaan kepada karyawan dan membuat karyawan merasa diterima di tempat kerja baru.
Manfaat Proses Onboarding Karyawan
Mungkin masih ada beberapa perusahaan yang menganggap bahwa proses onboarding tidak begitu penting, kadang di-skip, dan hanya sebatas melakukan orientasi karyawan. Ada pula beberapa perusahaan yang memiliki budaya untuk membiasakan karyawannya mandiri sejak pertama kali join.
Hal ini biasanya memicu tingginya tingkat turnover karyawan pada enam bulan hingga dua belas bulan pertama karyawan bekerja, sebagaimana dikemukakan oleh SHRM Foundation.
Berikut adalah alasan mengapa onboarding itu penting:
- Kesempatan dalam memberikan pengertian tentang visi, misi, dan value perusahaan.Tidak hanya sekadar mengenalkan, tetapi juga sampai memastikan karyawan mengerti betul ketiga poin tersebut.
- Masa yang tepat untuk memastikan setiap karyawan baru memahami job desc, tanggung jawab, hak, hingga report line.
- Bagi karyawan, onboarding merupakan masa krusial yang bisa membuatnya memutuskan untuk melanjutkan masa kerjanya di tempat baru atau tidak. Motivasi kerja, produktivitas, hingga kinerja yang baik bisa ditentukan dari bagaimana ia melewati kesempatan tersebut.
- Menumbuhkan sikap engage dari karyawan kepada perusahaan dengan tujuan menurunkan tingkat turnover karyawan.
Selain itu, onboarding dapat digunakan HR untuk lebih mendekatkan diri kepada karyawan. Tak ada salahnya, membangun keterbukaan dan ruang aman untuk mereka.
Jika mereka memiliki masalah terkait pekerjaan, mereka tahu ke mana perginya. Dengan demikian mereka tak sungkan berbagi cerita kepada HR. Karena terkadang seseorang yang sedang memiliki masalah perlu mendapatkan dukungan, yakni ceritanya didengarkan oleh orang terdekat.
3 Tips Onboarding Karyawan yang Efektif
Apa saja yang harus dilakukan HRD demi kelancaran proses onboarding?
Tidak ada rumus pasti untuk hal tersebut, karena kebutuhan dan kapasitas tiap perusahaan berbeda-beda. Namun, tujuan onboarding bisa dikatakan sama di setiap perusahaan, yaitu untuk memastikan karyawan baru mengenal peran barunya dengan baik dan mampu berkontribusi di lingkungan yang berbeda dengan tempat kerja sebelumnya.
1. Proses Onboarding Dilakukan Sejak Offer Letter Ditandatangani
Persiapan matang dari perusahaan menandakan bahwa perusahaan menghargai keputusan kandidat untuk join dengan mereka. Persiapan matang juga bisa diartikan sebagai bentuk antusiasme perusahaan kepada kandidat.
Karyawan baru akan merasa tenang jika hari pertamanya masuk meja kerja, perlengkapan kantor, hingga proses administrasi sudah disiapkan. Hal positif seperti itu tentunya bisa meningkatkan citra manajemen juga motivasi kerja karyawan.
2. Buatlah Program Onboarding Online
Onboarding adalah proses yang bisa dan cukup direkomendasikan untuk dilakukan segera setelah kandidat menandatangi offer letter. Selain menyiapkan administrasi dan alat kantor, Anda bisa memberikan informasi seputar perusahaan atau new hire booklet dalam bentuk ppt file.
Beberapa kandidat bisa saja memanfaatkan waktu sebelum join untuk mengetahui lebih lanjut mengenai lingkungan barunya. Hal tersebut tentu akan meningkatkan motivasi untuk segera bergabung.
Jika perusahaan mampu, maksimalkan proses onboarding dengan menambahkan new hire booklet dan informasi bermanfaat lainnya yang dapat membantu karyawan baru dalam beradaptasi pada situs perusahaan.
3. Jangan Berlebihan Dalam Merancang Checklist Onboarding
Hari pertama karyawan masuk, pasti Anda langsung mengajaknya dalam sesi orientasi. Berhati-hatilah dalam merancang jadwal kegiatan dan materi informasi yang akan diberikan ke karyawan baru.
Jika Anda memaksakan memberikan semua informasi dalam satu hari, bisa jadi karyawan overwhelmed dan akhirnya hanya ‘iya iya’ saja tanpa benar-benar mengerti poin yang Anda sampaikan.
Diskusikan dengan pihak manajer untuk optimalisasi proses orientasi agar memperlancar strategi onboarding Anda.
Kesimpulan
Proses onboarding adalah proses yang penting dan termasuk ke dalam unsur rekrutmen.
Onboarding karyawan tidak selesai sampai di pengenalan perusahaan dan job desc, tetapi merupakan rangkaian proses untuk memastikan karyawan mengerti peran barunya di dalam perusahaan, hingga bagaimana karyawan tersebut bisa mengeluarkan performa yang baik selama bekerja.
Jika dilakukan dengan baik, proses ini dapat mengurangi tingkat turnover yang biasa terjadi dalam kurun kurang dari dua belas bulan sejak karyawan bergabung. Onboarding juga bertujuan untuk membentuk engagement pada karyawan.
Ingatlah untuk jangan berhenti pada proses orientasi. Yang paling penting adalah setelah orientasi, bagaimana HRD, leader, dan/atau manajer memastikan new hires memahami betul tugas dan tanggung jawabnya. Lakukan asesmen ringan (bisa bekerja sama dengan leader atau manajer) satu bulan sekali untuk memastikan program onboarding Anda berjalan baik.
Comment