Sering kali, melepaskan kandidat terjadi begitu saja.

Kondisi itu tidak mempedulikan Anda dan user yang sudah merasa cocok dengan kandidat, tetapi ia memutuskan untuk tidak bergabung ke perusahaan Anda. 

Sebaliknya, Anda bisa menghabiskan waktu berhari-hari memproses satu kandidat, tetapi setelah menilai, ia tidak cocok untuk posisi maupun tidak culture fit.

Ya, proses rekrutmen itu mirip seperti perjalanan cinta. Kita harus tahu, apakah dia adalah orang yang tepat, kapan harus bergerak maju, atau kapan harus mengakhiri hubungan.

Meski harus melepaskan kandidat, tetapi Anda –selaku representasi perusahaan– tetap bisa melakukannya tanpa proses menyakitkan. Bagaimana caranya?

Apa Itu Melepaskan Kandidat?

Secara harfiah, melepaskan ialah menjadikan lepas. Lepas dapat diartikan bebas dari ikatan.

Jadi, definisi melepaskan kandidat adalah tidak terikat dengan kandidat atau berpisah dari kandidat. 

Dalam hal rekrutmen, hubungan perusahaan dan kandidat harus berakhir karena alasan tertentu. Entah alasan dari kandidat atau perusahaan.

Melepas kandidat terjadi di semua perusahaan. Meski demikian, setiap proses rekrutmen suatu posisi, HR menjalankan setiap tahap dengan serius. 

Anda akan memulai membuat job description berdasarkan diskusi dengan user, mengunggah informasi lowongan di job portal, mencocokkan antara job description dan curriculum vitae, melakukan interview awal, skill test, interview lanjutan antara user dan kandidat, dan menilai keterampilan kandidat apakah sudah sesuai dengan kriteria perusahaan atau belum.

Di sisi kandidat pun demikian. Mereka juga menginvestasikan waktu untuk mengikuti proses rekrutmen. Sayangnya, proses tersebut tak selalu mulus. 

Tanda-tanda Perusahaan Harus Melepaskan Kandidat

Dalam proses rekrutmen, perusahaan sering menemukan kandidat sesuai kriteria dengan cepat. 

Ada pula yang harus melepaskan kandidat dan hal ini menciptakan kondisi tak nyaman, terutama dari sisi kandidat. Namun, Anda bisa melakukan hal itu tanpa menyakitinya.

Dengan kata lain, meski perusahaan tidak menerima kandidat sebagai karyawan, tetapi Anda bisa memperlakukan mereka dengan hormat.

Bagaimana tanda-tanda perusahaan harus melepaskan kandidat?

Kandidat tidak responsif

Ketika perekrut menghubungi kandidat untuk interview awal hingga lanjutan, tetapi kandidat tidak responsif membalas telepon maupun email, maka Anda harus waspada.

Bisa jadi, ia sedang sibuk dengan pekerjaannya. Bisa juga ia hanya iseng mengirimkan aplikasi kerja.

Kondisi itu bukan tanda bahaya, tetapi jika seseorang menginginkan pekerjaan, mereka akan melakukan segala upaya untuk merespons secepat mungkin.

Kandidat tidak sepakat dengan sistem kerja

Tom Mutaffis, perekrut senior recruiter di LinkedIn, mengatakan ia akan memberitahukan kandidat pada interview awal bahwa perusahaan telah menerapkan sistem kerja work from office (WFO).

Jika kandidat tidak bersedia WFO dan perusahaan tidak memiliki opsi work from home (WFO), maka Anda harus melepaskannya. Meskipun, terkadang, ada perusahaan yang memberikan pilihan WFH dengan pengurangan kompensasi kepada kandidat.

Kandidat ingin peran lebih tinggi

Tanda ini jelas, bahwa Anda harus bersiap melepaskan kandidat. Terutama jika ia meminta peran lebih tinggi dan perusahaan tak memilikinya. 

Misalnya, perusahaan membutuhkan software engineer, tetapi ia menginginkan menjadi senior software engineer. Jika perusahaan tak memenuhinya, ia tidak mau melanjutkan proses interview. Kalau sudah begitu, apa boleh buat?

Kandidat punya banyak tawaran

Berdasarkan informasi Nwamaka Ofodu, perekrut di Lyra Health, tanda lain melepaskan kandidat, bila ia memiliki banyak tawaran atau sedang proses rekrutmen di perusahaan lain.

Kondisi itu bisa mengindikasikan bahwa ia adalah the most wanted candidate atau itu hanya alasan kandidat agar Anda mempercepat rekrutmen dan memberikan hasil secepatnya.

Kalau proses rekrutmen di perusahaan Anda terlalu lama, bukan tak mungkin Anda harus melepaskan kandidat berpotensi. Karena saat kandidat menunggu proses di perusahaan Anda, ia dapat menerima tawaran dari perusahaan lain. Lebih-lebih, tawaran itu jauh lebih baik dari perusahaan Anda.

Kandidat terlalu lama menimbang-nimbang penawaran

Kondisi khas yang perlu ditandai oleh perekrut adalah kandidat terlalu lama menimbang-nimbang job offering.

Tom menjelaskan ada kandidat yang mendapatkan tawaran dari perusahaan dengan budaya perusahaan yang hebat serta gaji dan tunjangan kompetitif. Di sisi lain, ia juga memperoleh tawaran di perusahaan terkenal tetapi jam kerja panjang dan tidak ada work-life balance, tetapi gajinya jauh lebih tinggi.

Jika kandidat berusaha menggabungkan penawaran itu ke salah satu perusahaan, menurut Tom, hal itu tidak realistis. Bila ia terlalu menimbang-nimbang, pertimbangkan untuk melepaskannya.

Kandidat tidak sopan

Lepaskan kandidat jika ia tidak sopan di awal pertemuan. Misalnya bersikap kasar, bermusuhan, sulit diajak bekerja sama.

Jika keterampilannya sesuai dengan peran yang dibutuhkan, cek lagi, apakah ia sesuai dengan budaya perusahaan? Di samping itu, melepaskan kandidat yang tidak sopan adalah upaya menjaga hubungan dan komunikasi sehat di organisasi

Tidak sesuai kriteria atau culture fit

Hal ini jelas, perusahaan akan merekrut kandidat terbaik sesuai kriteria dan culture fit untuk mendukung bisnis. Jika tidak, ada harga yang harus dibayar oleh perusahaan.

Bagaimana Cara Melepaskan Kandidat Tanpa Menyakitkan?

Ketika dua insan manusia sudah tidak cocok, sebaiknya, jangan melangkah ke tahap selanjutnya. Begitu pula hubungan perusahaan dan kandidat.

Proses rekrutmen tak selalu berhasil. Anda harus bisa melepaskan kandidat, betapa hebatnya yang bersangkutan.

Seperti lagu Hati-hati di Jalan dari Tulus, “Kau melanjutkan perjalananmu, ku melanjutkan perjalananku”. 

Namun sebelum melanjutkan perjalanan dengan kandidat lain, Anda perlu memberitahukan kepada kandidat saat ini. Upaya tersebut akan memberikan candidate experience positif.

Segera menghubungi kandidat

Jika user menilai kandidat tidak sesuai kualifikasi, maka perekrut harus segera menghubungi kandidat melalui email. Jangan buat mereka menunggu.

Email adalah senjata rahasia yang membantu perekrut melepaskan kandidat. Email rejection letter, ucapkan terima kasih karena ia telah meluangkan waktu untuk mengikuti proses rekrutmen di perusahaan. 

Jika memungkinkan berikan alasan penolakan dan mengajaknya untuk saling terhubung di Linkedin. Sampaikan pula, harapan Anda tentang kesuksesan kandidat.

Berikan umpan balik

Meski perusahaan telah menolak kandidat, tetapi berikan dukungan kepadanya. 

Caranya, Anda dapat memberikan umpan balik tentang keterampilan atau kompetensi yang bisa mendukung kariernya ke depan. Hal itu akan memberikan candidate experience yang positif. 

Tawarkan kesempatan lain

Anda dapat menawarkan kesempatan lain ke kandidat.

Misalnya, memasukkan nama kandidat ke dalam talent pool. Jadi, bila suatu saat perusahaan membutuhkan karyawan baru, Anda akan menghubungi yang bersangkutan.

Melepaskan Kandidat Dengan Segmentasi Komunikasi 

Tim Sackett, CEO HRUTech.com dan Senior Faculty Member di Josh Bersin Academy, memberitahukan bahwa HR harus menggunakan segmentasi di komunikasi perekrutan.

Maksudnya, perekrut perlu memahami perbedaan berkomunikasi–termasuk rejection letter– kepada masing-masing kandidat. Mengingat waktu dan usaha yang mereka investasikan dalam rekrutmen Anda juga berbeda.

Kandidat yang mencapai tahap interview lanjutan akan mendapatkan umpan balik lebih banyak dibanding mereka yang hanya sampai di interview awal. Meskipun, tak sedikit perusahaan telah memiliki sistem email automasi ke semua kandidat yang ditolak.

Adapun segmentasi menurut Sackett adalah:

Level 1

Bagi kandidat yang telah mengirimkan aplikasi pekerjaan, tetapi setelah Anda cek, ia tidak masuk kualifikasi, maka kirimkan email automasi.

Level 2

Aplikasi kandidat telah di-screening dan diteruskan ke manajer HRD, tetapi ia tidak mau melakukan interview. 

Maka kirimkan email automasi dengan sedikit personalisasi, bahwa perusahaan belum bisa memproses kandidat saat ini. Namun, perusahaan terbuka jika kandidat mengirimkan aplikasi ke posisi lain, yang sekiranya sesuai dengan keterampilannya.

Level 3

Kandidat telah melalui interview awal dengan manajer HRD dan interview lanjutan dengan user, tetapi hasilnya tidak dinyatakan lolos. 

Anda bisa mengirimkan email automasi dengan beberapa tambahan pernyataan bahwa proses rekrutmen sangat ketat, berikan umpan balik, dan tawarkan talent pool.

Level 4

Ini adalah kondisi di mana kandidat mengikuti interview lanjutan dan skill test, lalu ia dinyatakan lolos, tetapi karena suatu hal ia menolak tawaran perusahaan Anda.

Lepaskan. Sampaikan ucapan terima kasih dan harapan besar perusahaan ingin bekerja sama dengan kandidat. Katakan bahwa perusahaan masih membuka kesempatan untuknya, jika memungkinkan.

Penutup

Bagi Sackett, cara memperlakukan kandidat saat ini akan menjadi indikator terbaik apakah mereka ingin menjalin hubungan dengan perusahaan di masa depan atau tidak. 

Jika perusahaan memberikan candidate experience positif, maka ia akan menjadi pelanggan produk atau jasa perusahaan plus merekomendasikan saudara dan temannya untuk bekerja di perusahaan Anda.