Langkah Pembuatan Manpower Planning yang Baik

Ketersediaan SDM merupakan unsur penting dalam bergeraknya sebuah organisasi atau perusahaan. Meski begitu, SDM atau tenaga kerja itu sendiri bisa dibilang merupakan pengeluaran terbesar dari sebuah operasional perusahaan, sehingga setiap perusahaan ingin mengoptimalkan SDM yang ada namun dengan biaya yang dapat ditekan sedemikian rupa. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka dibutuhkan perencanaan yang matang dalam hal SDM.

Merencanakan kebutuhan, atau jumlah pekerja yang diperlukan untuk mengembangkan bisnis tentu menjadi salah satu tugas dan tanggung jawab setiap divisi HR. Maka dari itu, penting bagi semua praktisi HR untuk memahami bagaimana manpower planning dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan pertumbuhannya dan bagaimana langkah menyusun manpower planning.

Simak ulasan HR NOTE mengenai pengertian, tujuan, hingga poin penting apa yang harus diperhatikan dalam pembuatan perencanaan SDM.

Pengertian Manpower Planning

Manpower planning atau perencanaan tenaga kerja adalah sebuah proses dalam memperkirakan atau merencanakan kebutuhan tenaga kerja di sebuah perusahaan. Manpower planning diartikan juga oleh John B. Miner dan Mary Green Miner dalam bukunya Personnel and Industrial Relation sebagai suatu proses yang berusaha menjamin jumlah dan jenis pegawai yang tepat tersedia pada tempat yang tepat pada waktu yang tepat untuk waktu yang akan datang mampu melakukan hal-hal yang diperlukan agar organisasi dapat terus mencapai tujuannya.

Sementara, menurut Andrew E. Sikula (1981:145) perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berintegrasi dengan rencana organisasi.

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, maka perencanaan tenaga kerja (manpower planning) adalah proses memperkirakan jumlah optimal orang yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dalam waktu tertentu sehingga dapat mencapai goals perusahaan. Perencanaan tenaga kerja mencakup parameter seperti jumlah personil, berbagai jenis keterampilan, jangka waktu dsb. Ini adalah proses berkesinambungan untuk memastikan bahwa bisnis memiliki sumber daya yang efektif dan efisien.

Mengapa Perusahaan Perlu Merencanakan Kebutuhan SDM?

Sebagaimana SDM adalah sumber yang berharga bagi berjalannya operasional perusahaan, dalam hal menempatkannya juga kita tidaklah boleh sembarang. Jika salah menempatkan seseorang di posisi yang penting atau jika salah perhitungan jumlah kebutuhan karyawan, maka kendala atau masalah bisa terjadi dan memberi pengaruh buruk terhadap pertumbuhan perusahaan. Perencanaan tenaga kerja merupakan persyaratan penting untuk bentuk bisnis apa pun, karena akan ada banyak manfaat yang didapatkan jika perusahaan melakukan perencanaan tenaga kerja.

Berikut hal-hal yang menjadi manfaat melakukan perencanaan tenaga kerja:

1. Terhindar dari Vacant Position

Proses rekrutmen adalah proses yang bisa saja memakan waktu yang cukup lama. Dengan memiliki perencanaan, diharapkan perusahaan tidak akan menemukan momen dimana terdapat posisi kosong yang berakibat terjadinya delay dalam kelangsungan operasional sehari-hari. Suatu posisi di perusahaan direncanakan untuk dapat bertanggung jawab melaksanakan atau menyelesaikan tugas. Sehingga ketika ada posisi yang kosong, dapat memengaruhi proses operasional perusahaan, apalagi jika posisi kosong tersebut terjadi dalam waktu yang lama.

2. Produktivitas Meningkat

Perencanaan tenaga kerja yang baik tentunya akan meningkatkan produktivitas. Karena artinya perusahaan mampu mengelola modal SDM yang dimiliki dengan baik. Jumlah SDM yang tepat dengan kompetensi yang tepat akan mengarah pada peningkatan produktivitas. Dengan perencanaan yang baik, setiap orang dan divisi dapat menggunakan waktu yang ada untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih urgen dan penting.

3. Menjaga Anggaran Rekrutmen dan Penggajian

Sudah bukan rahasia lagi, bahwa mengeluarkan anggaran seminimal mungkin dan mendapatkan hasil semaksimal mungkin adalah tujuan perusahaan. Salah satu cara untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan melakukan perencanaan tenaga kerja. Menjaga anggaran rekrutmen adalah tujuan utama dari pembentukan manpower planning. Dengan mengetahui kapan dan berapa uang perusahaan harus diposkan, tentu membuat manajemen dapat menggunakan dana yang ada sesuai dengan kebutuhan.

4. Meningkatkan Efektifitas dan Efisiensi Perusahaan

Melakukan perencanaan tenaga kerja tentunya akan mengarah pada pelaksanaan kegiatan perusahan yang lebih efektif dan efisien. Karena dengan adanya perencanaan dapat meminimalisir pemborosan penggunaan biaya, tenaga, dan waktu.

5. Karyawan lebih kompeten

Merencanakan SDM akan membantu perusahaan untuk menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat juga. Hal ini juga membantu perusahaan untuk mendapatkan karyawan dengan keterampilan sesuai yang dibutuhkan perusahaan. Sehingga perusahaan hanya diisi oleh tenaga kerja ahli dan tenaga kerja yang kompeten. Karena berada di tempat yang tepat, hal ini juga dapat meningkatkan motivasi karyawan dalam bekerja.

6. Menjaga fungsi-fungsi manajerial

Perusahaan tentu memiliki fungsi-fungsi manajerial, fungsi-fungsi ini terdiri dari fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pengarahan, dan juga fungsi pengawasan. Jika perusahaan melakukan perencanaan tenaga kerja dengan baik, maka perusahaan memiliki SDM yang terlibat aktif dalam 4 fungsi manajerial ini. Sehingga operasional perusahaan pun dapat berjalan dengan baik.

Cara Membuat Manpower Planning

Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat manpower planning yang baik.

Analisa ketersediaan SDM yang ada saat ini

Melakukan analisa kondisi Sumber Daya Manusia yang sudah ada sangat diperlukan. Data SDM yang ada dapat meliputi jumlah karyawan yang ada saat ini, jenis kelamin, umur, skill, pengalaman kerja, dan info lain yang dibutuhkan dari seriap individu yang ada. Data ini dapat membantu dalam pengembangan karyawan serta untuk melihat kelebihan atau kekurangan dari SDM yang ada.

Analisa Kebutuhan

Contoh : Analisa kebutuhan tidak hanya datang dari HR, tetapi juga dari manajer lini setiap divisi. Berikut contoh teknik yang bisa diikuti:

  • Prakiraan ahli (Expert Forecast): contohnya melalui informal judgement, survei formal dan teknik Delphi
  • Analisis Trend (Trend Analysis): kebutuhan Tenaga Kerja dapat diproyeksikan melalui ekstrapolasi (memproyeksikan tren masa lalu), indeksasi (menggunakan tahun sebelumnya sebagai dasar), dan analisis statistik (pengukuran tendensi sentral)
  • Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis): analisis ini dapat dilakukan dengan menghitung beban kerja di departemen, di cabang atau di divisi.
  • Analisis Tenaga Kerja (Work Foce Analysis): analisa ini terdiri dari jumlah, kompisis, dan kualitas tenaga kerja.
  • Metode lain: Selain itu, beberapa model matematika dan statistik, dengan bantuan komputer digunakan untuk meramalkan kebutuhan tenaga kerja, seperti anggaran dan analisis perencanaan, regresi, analisis usaha baru.

Perumusan Kesepakatan

Setelah selesai dianalisis tim pembuatan manpower planning bisa mulai dibuat perumusan dan kesepakatan kebutuhan SDM. Berdasarkan “productivity index” atas produktivitas tahun sebelumnya ditentukan indeks tahun ini kemudian dihitung jumlah manpower berdasarkan rasio pertumbuhan dan target sales yang ditetapkan. Sehingga didapatkan kesepakatan mengenai jumlah SDM yang dibutuhkan dan perlu disediakan oleh HRD.

Mengembangkan program kerja

Kemudian, setelah dibuat kesepakan mengenai jumlah SDM yang dibutuhkan perusahaan, maka Anda harus mengembangkan atau menyusun program kerja dalam rangka pemenuhan kebutuhan tenaga kerja tersebut. Program kerja ini dapat dalam bentuk rekrutmen, seleksi, rencana penempatan atau bisa juga program pensiun dini jika setelah dianalisis terjadi kelebihan tenaga kerja.

Desain program pelatihan

HRD juga perlu melakukan program pelatihan untuk karyawan. Sangat diperlukan bagi karyawan untuk meningkatkan keterampilan, kemampuan dan pengetahuan yang menunjang setiap pekerjaan yang dijalani. Pelatihan juga dikembangkan untuk menyiapkan kompetensi SDM untuk rencana pengembangan di masa yang akan datang.

Menyesuaikan Budget

Jika perusahaan sudah memiliki budget tertentu untuk rekrutmen karyawan dan upah karyawan baru, maka budget ini perlu Anda perhatikan ketika menyusun manpower planning.

Evaluasi

Setelah melakukan semua tahapan sebelumnya Anda harus melakukan evaluasi efektivitas perencanaan sumber daya manusia yang sudah dijalankan. Sehingga didapatkan hasil apakah perencanaan sudah baik atau perlu ditingkatkan lagi.

Perhatikan juga: Manpower Gap!

Saat membuat perencanaan, tentu ada kemungkinan hasilnya bisa berbeda dengan yang sudah direncanakan dan menimbulkan gap. Perhatikan kondisi yang menjadi ciri-ciri adanya manpower gap ini:

  • Vacant position
  • Cost membengkak
  • Produktivitas menurun

Saat terjadi manpower gap, maka diperlukan analisis dan pencarian solusi. Jika terjadi manpower gap yang signifikan maka perlu dilihat apakah perusahaan mengalami kelebihan SDM atau kekurangan SDM. Jika ternyata berlebihan, maka perlu dilakukan efisiensi. Sebaliknya, jika terjadi kekurangan SDM maka perusahaan perlu menambah SDM.

Tetapi, jika manpower gap yang terjadi tidak terlalu signifikan maka perusahaan harus meningkatkan efektivitas dan produktivitas pegawai. Caranya dengan meninjau ulang dan menyusun ulang penempatan pegawai sesuai dengan pos-pos yang membutuhkan. Selain itu, perusahaan juga dapat memberikan pelatihan, upgrading, atau program-program lain yang dapat meningkatkan kualitas kerja pegawai.

Simpulan

Berdasarkan penjelasan mengenai manpower planning, maka dapat disimpulkan bahwa dalam menyusun manpower planning, Anda harus melakukan berbagai analisa komprehensif yang juga melibatkan setiap lini perusahaan. Sehingga, hasil perencanaan benar-benar dapat sesuai dengan kebutuhan dan dapat meminimalisir terjadinya manpower gap.

 

Comment