Siklus rekrutmen di akhir tahun sedang terjadi. Kondisi ini ditandai ketika karyawan sibuk mencari pekerjaan baru atau menjalani tahap wawancara di akhir tahun.

Di sisi lain, perusahaan sibuk memperoleh kandidat terbaik yang sesuai kebutuhan. Kebutuhan ini berkaitan dengan mengisi kekosongan jabatan maupun perusahaan tengah mengembangkan bisnisnya sehingga memerlukan tenaga kerja baru.

Meski demikian tim HR dapat memprediksi kebutuhan terhadap tenaga kerja dengan memanfaatkan data-data yang ada. Hal itu untuk mengantisipasi jika tiba-tiba ada karyawan yang mengundurkan diri dan Anda harus mencari penggantinya. Merekrut kandidat baru tidak mudah, kan?

Apa Itu Siklus Rekrutmen?

Sebuah perusahaan tak hanya memikirkan target bisnis saja. Untuk bisa mengoperasikan bisnis, perusahaan membutuhkan sekelompok orang dengan kemampuan dan/atau keterampilan tertentu.

Bagaimana memperoleh orang-orang tersebut? Rekrutmen.

Di suatu perusahaan, rekrutmen  bisa dilakukan berkali-kali. Karena karyawan resign dan posisinya harus segera diisi atau perusahaan memerlukan karyawan baru untuk meningkatkan bisnis. Kondisi tersebut bisa dikatakan dengan siklus rekrutmen.

Siklus rekrutmen merupakan proses untuk memperoleh karyawan baru. Siklus ini dimulai dari merekrut hingga mempekerjakan seseorang.

Dalam rekrutmen atau end-to-end recruitment, perusahaan akan melalui enam tahapan. Tahapan tersebut adalah preparation, sourcing, screening, selecting, hiring, dan onboarding.

Di Amerika, siklus rekrutmen dilihat berdasarkan musim, yakni:

• Musim dingin

Sebelum musim dingin di akhir tahun, perusahaan retail, transportasi, dan pergudangan mulai membutuhkan karyawan baru untuk mengantisipasi penjualan yang membludak dan mengisi kekosongan posisi karena karyawan resign.

Pengisian posisi juga akan berlanjut hingga Januari di tahun berikutnya. Hal itu berkaitan dengan anggaran baru dan/atau pengembangan sayap bisnis perusahaan.

• Musim semi

Perusahaan konstruksi, pariwisata, dan perumahan yang mengharapkan lonjakan bisnis pada musim panas, biasanya akan merekrut karyawan di musim semi. Sehingga perekrutan di musim ini terlihat meningkat.

Musim semi juga dianggap waktu yang tepat merekrut karyawan entry-level atau musiman. Karena berbagai universitas meluluskan mahasiswa di musim semi.

• Musim panas

Banyak perusahaan mengalami perlambatan bisnis selama musim panas. Hal itu disebabkan para karyawan mengambil liburan. Namun tidak bagi industri pariwisata dan layanan berlibur yang masih membutuhkan tenaga kerja baru atau musiman.

• Musim gugur

Di Musim gugur, karyawan mendekati performance appraisal. Jadi banyak yang melihat job market atau menerima tawaran pekerjaan dari perusahaan lain. Alhasil tak sedikit perusahaan yang membuka lowongan pekerjaan.

Seperti di Negara Paman Sam, Indonesia pun memiliki siklus rekrutmen. Situasi tersebut tidak mutlak terjadi, tetapi sering kali berulang dari tahun ke tahun. Siklus rekrutmen di Indonesia ada tiga “musim” dalam setahun, yaitu:

Akhir tahun

Rekrutmen dan pengunduran diri karyawan mewarnai dinamika perusahaan di akhir tahun. Pasalnya, perusahaan sedang menyiapkan rencana bisnis untuk tahun depan, termasuk manpower planning, dan/atau restrukturisasi.

“Biasanya manpower planning akan align dengan strategi dan rencana perusahaan ke depannya. Misalnya kalau perusahaan berencana mau expand business, mereka akan mengatur siapa saja yang bisa mengembangkan bisnis. Bisa berasal dari karyawan lama atau cari karyawan baru, skill yang dibutuhkan, kapan implementasi bisnis, dan lain-lain,” kata Ayu Marita, business development di perusahaan rekrutmen, kepada HRNote, Kamis (02/12/2021).

Awal tahun 

Kondisi awal tahun hampir mirip akhir tahun. Masih terlihat karyawan mengundurkan diri dan pindah bekerja ke perusahaan lain. Sebaliknya, perusahaan di luar sana memenuhi kebutuhan tenaga kerja.

Hal ini bisa terjadi karena rencana bisnis perusahaan yang memerlukan tambahan karyawan dan/atau perusahaan ingin menambah kapasitas produksi sehingga membutuhkan sejumlah pekerja.

Jelang hari raya

Jelang hingga setelah hari raya, tak sedikit perusahaan kehilangan karyawan atau sebaliknya, ada juga yang kebanjiran karyawan baru. Biasanya, kondisi ini terjadi pada hari raya Idul Fitri.

“Ada kecenderungan employee resign setelah terima THR atau nunggu dapat bonus tahunan,” tambah info Ayu.

Kompas menulis kecenderungan karyawan resign pasca menerima tunjangan hari raya (THR) karena ia tak ingin kehilangan haknya sekaligus untuk “dana darurat” sebelum mendapatkan pekerjaan atau sebagai biaya operasional sambil menunggu gaji pertama dari perusahaan baru.

Berdasarkan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 6 Tahun 2016 tentang THR Keagamaan, perusahaan wajib memberikan THR kepada pekerja atau buruh selambat-lambatnya tujuh hari sebelum hari raya.

Penyebab Karyawan Resign di Akhir Tahun

Ada beragam alasan karyawan resign. Mulai dari tidak ada pengembangan karier, hasil kerja tidak diapresiasi, hingga budaya kerja hustle culture yang membuat kehidupan karyawan tidak seimbang.

Namun berkaitan dengan siklus rekrutmen, sedikit disinggung di atas, penyebab karyawan mengundurkan diri adalah manpower planning dan tawaran baru.

Manpower planning

Manpower planning atau perencanaan tenaga kerja merupakan proses merancang atau merencanakan kebutuhan tenaga kerja di sebuah perusahaan.

Ayu yang telah berkecimpung selama tujuh tahun di recruitment agency mengatakan, “Karena company udah menyiapkan manpower planning untuk awal tahun, jadi di situ lah si employee di-approach oleh perusahaan dan ada kemungkinan pindah kerja.”

Tawaran baru

Ketika perusahaan sedang membuat strategi maupun pengembangan bisnis untuk tahun depan, mereka akan mengidentifikasi kebutuhan karyawan. Jika masih membutuhkan tenaga kerja, maka mereka mencari atau menawarkan posisi kosong ke seseorang.

Seorang karyawan yang menerima tawaran tersebut, ia akan resign dari tempat kerja saat ini. Pada umumnya, pemberitahuan dan pelaksanaan undur diri memerlukan satu bulan. Selama waktu tersebut, kantor yang “kehilangan” karyawan akan mencari karyawan baru.

Memprediksi Karyawan Yang Akan Resign

Pengunduran diri karyawan tak hanya soal tawaran baru dengan gaji lebih tinggi.

Gaji memang penting, tetapi alasan karyawan berhenti dari pekerjaan adalah lingkungan kerja yang beracun serta tak ruang untuk berkembang. Ironisnya, alasan itu diketahui saat exit interview. Jadi Anda terlambat jika ingin mempertahankannya.

Meski demikian para peneliti telah mengembangkan algoritma yang dapat menjadi prediktor lebih baik ketika seorang pekerja berisiko berhenti. Dengan algoritma, HR dan leader bisa mengetahui alasan karyawan resign dan memprediksi kebutuhan tenaga kerja baru.

Algoritma big data

Profesor Brooks Holtom dari Universitas Georgetown dan David Allen dari Texas Christian University menjelaskan algoritma big data dan machine learning telah mengembangkan indikator secara real time. Algoritma akan mencatat indikator:

• Turnover shocks

Ini adalah kondisi karyawan mempertimbangkan untuk meninggalkan organisasi. Penyebabnya adalah perubahan kepemimpinan atau akuisisi besar (kondisi perusahaan, perubahan nilai saham, dan perusahaan menghadapi masalah hukum).

• Keterikatan pekerjaan 

Para peneliti juga mengukur keterikatan pekerjaan atau seberapa dalam perasaan karyawan terikat terhadap organisasi. Pengukuran berasal dari data jumlah pekerjaan sebelumnya, ulang tahun dan masa kerja, keterampilan, pendidikan, gender, dan geografi.

Saat pengujian, algoritma mengidentifikasi bahwa karyawan yang kemungkinan besar menerima peluang baru, kenyataannya 63% karyawan justru lebih mungkin berada di pekerjaan baru pada akhir masa studi tiga bulan.

Analisis AI

Menurut Michelle Armer, Chief People Officer di CareerBuilder, cara kerja AI semakin berkembang.

Jadi perusahaan yang berinvestasi dalam teknologi dapat menggunakan analisis AI untuk merampingkan proses sekaligus menciptakan pengalaman lebih baik bagi pemberi maupun pencari kerja.

Selain itu, perusahaan yang mengumpulkan dan menganalisis data AI akan mendapatkan hasil lebih baik dibanding mengumpulkan jawaban melalui survei. Karena survei “memakan” waktu, ada kemungkinan perusahaan tidak mengajukan pertanyaan yang tepat, atau karyawan enggan memberikan umpan balik. Kekurangan cara ini adalah kemungkinan ada pelanggaran privasi.

Melibatkan tim leader 

Memprediksi karyawan yang berpotensi resign juga harus melibatkan tim leader. Bila telah melihat data bahwa karyawan terbaik ingin resign, apa yang harus Anda lakukan?

“Organisasi terbaik mengembangkan budaya mendengarkan. Mereka ingin mendengarkan karyawan tentang apa yang berjalan baik dan yang tidak. Mereka ingin mengerahkan upaya untuk mempertahankan karyawan sekaligus menghemat biaya perekrutan,” ujar Holtom.

Perlukah Menahan Karyawan yang Ingin Resign?

Sebagai HR, bagaimana sikap Anda jika seorang karyawan dengan kemampuan mumpuni atau selalu memperbarui pengetahuan terkini dan ia berkontribusi cukup signifikan terhadap perusahaan mengajukan resign?

Apa yang akan dilakukan oleh leader jika salah satu anggota tim terbaiknya menyatakan pengunduran diri dan pindah ke perusahaan rival? Apakah Anda akan menahannya? 

• Bicara empat mata

Anda perlu melakukan bicara empat mata, misalnya baik karyawan dan manajer atau pekerja dan HR. Tanyakan mengenai alasannya resign serta meminta ulasan karyawan tentang plus dan minus perusahaan dalam memperlakukan karyawannya.

Terkadang kejujuran tak selalu enak didengar, tetapi Anda dan tim membutuhkannya untuk mengoreksi diri. Karena ulasan karyawan tersebut bisa digunakan untuk memperbaiki budaya atau cara kerja yang diterapkan selama ini.

• Menahan karyawan

Kalau Anda ingin dia tetap berada di tim kerja, pertahankan. Pasalnya, kontribusinya terhadap tim dan dampak kinerja tim ke perusahaan cukup signifikan.

Sebaiknya Anda tetap mempertimbangkan alasan pengunduran dirinya. Jika alasannya karena gaji dan manfaat diterima, lalu apa yang akan Anda berikan ke yang bersangkutan? Jika masalahnya di lingkungan kerja, apakah perusahaan akan pindah lokasi kantor?

“Misalnya, alasan resign karena enggak cocok dengan teman setim, ada kemungkinan atasan coba mengatur ulang komposisi tim. Karena itu juga bentuk retention karyawan,” kata Gabriella Moningka, HR Generalist Lead PT Reeracoen Indonesia.

• Melepaskan karyawan

Kalau melepaskan adalah jalan terbaik bagi kedua belah pihak, kenapa tak dilakukan?

Karena seseorang yang tidak bahagia dengan pekerjaan atau perusahaan sulit dipertahankan. Jika tetap mempertahankannya, Anda akan menghadapi kondisi di mana kinerja tim akan terganggu dan pada akhirnya dia tetap resign.

Ketika karyawan mengajukan resign, lakukan exit interview untuk mengidentifikasi area masalah dan menganalisis tren serta pola berulang karyawan resign, sehingga manajemen dapat melakukan perbaikan di masa mendatang.

Penutup

Perekrutan dipengaruhi oleh beberapa variabel, mulai dari kondisi pasar, industri, pengisian posisi tak terduga, dan lainnya, sehingga rekrutmen bisa dibuka kapan saja. Untuk menghadapi karyawan resign di akhir tahun, tim HR dapat mengaplikasikan hal ini:

• Mempertajam pengamatan 

Sering kali karyawan yang ingin resign menunjukkan tanda-tanda, seperti kinerja menurun, kerap mengajukan izin, pekerjaan melampaui tenggat waktu, sering terlambat, hingga terlihat tidak seperti biasanya.

Jika HR rutin meluangkan waktu untuk karyawan yang ingin curhat atau berkeluh kesah, Anda akan mudah mengamati perubahan pada diri mereka. Jadi kalau ada perubahan sikap karyawan, Anda dapat berbicara dengan yang bersangkutan untuk mengatasi masalahnya.

• Networking 

Sebaiknya HR selalu melakukan networking, jangan hiraukan masalah siklus rekrutmen. Misal networking dengan berbagai karyawan hingga ahli lintas industri di LinkedIn atau mengikuti webinar. 

Hal ini mempermudah Anda jika user membutuhkan kandidat dengan keterampilan khusus dan cepat. Ada kemungkinan kriteria yang dicari user telah menjadi teman Anda di Linkedin, kan?

• Mempersiapkan proses rekrutmen

Untuk mengisi kekosongan, mau tak mau, Anda harus mempersiapkan proses rekrutmen. Anda dapat memanfaatkan talent pool atau employee reference untuk memperoleh kandidat terampil sesuai kebutuhan.