Job Description: Penjelasan dan Cara Membuatnya

Tentu pembaca sudah sering mendengar istilah Job Description di lingkungan pekerjaan, bukan? Terlepas apakah Anda karyawan atau pemberi kerja, pastilah sudah tahu arti daripada job description. Meski lebih dikenal dalam bahasa Inggris, tetapi rasanya kita semua sepakat dengan maknanya. Namun, meski sudah terbiasa mendengar atau membacanya, apakah semua orang memahami tujuan dari pembuatan job description?

Artikel kali ini akan ditujukan untuk divisi HR yang ingin mendapatkan kandidat/karyawan berkualitas dengan cara membuat job description yang baik.

Pengertian&Tujuan Job Description

Job description atau uraian pekerjaan adalah sebuah catatan/daftar yang memuat tugas, peran dan tanggung jawab daripada sebuah posisi di dalam perusahaan. Ketika seorang pemberi kerja hendak membuat job description, pada esensinya gambaran daripada posisi tersebut sudah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan. Sebagai contoh, job description dari posisi sales staff adalah memperkenalkan dan menjual produk perusahaan kepada customer dan mempertahankan hubungan relasi bisnis yang baik.

Lalu, sepenting apa pembuatan job description dalam proses rekrutmen? Jawabannya tentu saja penting! Selain untuk memberikan kemudahan kandidat dalam memahami posisi yang kita butuhkan, nantinya job description juga akan berguna agar HR mendapatkan karyawan yang memahami tanggung jawabnya dan dapat memberikan kinerja yang optimal dan sesuai harapan perusahaan.

Apa yang Harus Diperhatikan dalam Membuat JD?

Dalam pembuatan job description, pertama-tama perekrut harus memahami apa yang diinginkan perusahaan dari calon karyawan. Perekrut harus dapat menggambarkannya dalam bahasa yang mudah dimengerti dan apa adanya untuk menghindari salah persepsi dari calon pekerja. Berikut adalah poin-poin penting yang harus dicantumkan pada sebuah job description:

1.Identitas Pekerjaan (Job Identity)

Identitas pekerjaan memuat nama jabatan yang ditawarkan, seperti Senior Manajer Produksi atau Sales Executive.

2.Ringkasan Pekerjaan (Job Summary)

Merupakan ringkasan umum tentang tanggung jawab utama dan komponen-komponen yang membedakan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya. Disarankan untuk membuatnya dalam bahasa yang mudah dipahami.

3.Hubungan Kerja (Work Relation)

Poin ini menunjukkan terhadap apa pekerjaan tersebut terhubung satu sama lain di dalam arus dan prosedur pekerjaan. Contohnya level staff harus mengirimkan laporan harian kepada kepala bagian.

4.Kewenangan (Authority)

Kewenangan adalah hak dan kekuasaan untuk memutuskan/melakukan sesuatu. Dalam sebuah organisasi, setiap bagian dan posisi memiliki porsian wewenangnya masing-masing. Pada dasarnya, besar wewenang harus sama dengan tanggung jawab.

5.Kewajiban dan Tanggung Jawab

Kedua poin ini adalah esensi daripada job description. Dalam kewajiban, akan diuraikan pekerjaan apa yang akan dilakukan, bagaimana cara melakukannya, dan sasaran dari pekerjaan tersebut. Sedangkan tanggung jawab juga harus diuraikan secara gamblang dengan memperhatikan hal-hal seperti proporsi dengan kemampuan karyawan, dsb.

6.Kondisi Kerja

Poin ini memberikan informasi mengenai kondisi pekerjaan yang akan dihadapi oleh karyawan. Dengan memberikan informasi ini di awal, diharapkan dapat lebih memudahkan proses rekrutmen pada saat penyaringan kandidat.

Untuk memudahkan pembaca sekalian, mari kita lihat contoh job description di bawah!

JOB DESCRIPTION

Posisi: Sales Executive (permanen setelah 3 bulan masa probation)

Departemen: Sales

  • Tugas utama dari sales executive adalah untuk mengejar target penjualan dan mempertahankan kepuasan pelanggan.
  • Detail pekerjaan:
  • Mengunjungi pelanggan potensial untuk bisnis baru
  • Bernegosiasi tentang detail agreement dan close sales
  • Mengumpulkan informasi pasar dan pelanggan, serta memberikan feedback pada tren pembelian
  • Mewakili organisasi berbagai pameran, acara dan demonstrasi
  • Mengidentifikasi pasar baru dan peluang bisnis
  • Mencatat penjualan dan mengirim salinan ke kantor penjualan
  • Meninjau kinerja penjualan sendiri
  • Mencapai target penjualan berkala
  • lingkup kewenangan: target individu, target tim
  • report line: ketua tim, manajer sales

 

  • Informasi lain:
  • bekerja sebagai tim
  • memungkinkan mobile working dengan menyesuai kesepakatan tim

 

 

Keuntungan Membuat Job Description

Seperti disinggung di awal, terdapat keuntungan dalam membuat job description yang baik dalam proses perekrutan. Bayangkan jika perekrut tidak dapat menggambarkan keinginan perusahaan ketika menyebarkan job description dari posisi yang diinginkan, dan mengakibatkan hasil kerja yang tidak optimal dan tidak sesuai harapan perusahaan.

Dengan mengetahui poin penting ketika menulis sebuah job description, tidak hanya akan membuat proses rekrutmen mudah, tetapi juga akan membantu HR dalam proses evaluasi karyawan di kemudian hari.

Kesimpulan

Setelah membaca artikel di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa penyusunan job description sangat berpengaruh pada proses rekrutmen selanjutnya. Jika isinya meleset dari tujuan rekrutmen bisa mengakitbatkan kita mempekerjakan tenaga kerja yang kurang cocok dengan kebutuhan perusahaan, sehingga proses rekrutmen menjadi tidak efektif.

Setelah ini, rekan-rekan perekrut diharapkan mampu dalam membuat job description yang baik agar dapat meningkatkan kualitas rekrtument.