Manfaat&Contoh Job Description | | HR NOTE Indonesia

Manfaat&Contoh Job Description

Tentu pembaca sudah sering mendengar istilah Job Description di lingkungan pekerjaan, bukan? Terlepas apakah Anda karyawan atau pemberi kerja, pastilah sudah tahu arti daripada job description. Namun, meski sudah terbiasa mendengar atau membacanya, apakah semua orang memahami manfaat dari pembuatan job description?

Artikel kali ini akan ditujukan untuk divisi HR yang ingin mendapatkan kandidat/karyawan berkualitas dengan cara membuat job description yang baik.

Pengertian Job Description

Job description atau uraian pekerjaan adalah sebuah catatan/daftar yang memuat tugas, peran dan tanggung jawab daripada sebuah posisi di dalam perusahaan. Ketika seorang pemberi kerja hendak membuat job description, pada esensinya gambaran daripada posisi tersebut sudah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan. Sebagai contoh, job description dari posisi sales staff adalah memperkenalkan dan menjual produk perusahaan kepada customer dan mempertahankan hubungan relasi bisnis yang baik.

Selain itu, sebelum membuat job description, alangkah baiknya jika HRD melakukan job analisis terlebih dahulu agar mendapatkan uraian yang lebih baik dan mendatangkan kandidat yang lebih sesuai harapan.

Struktur Job Description Pada Umumnya

Dalam pembuatan job description, penting sekali diingat pentingnya kesederhanaan dan kejelasan uraian pekerjaan yang dibutuhkan. Isi dari uraian pekerjaan memang beragam tergantung jenis pekerjaannya. Namun ada beberapa poin yang umumnya harus dicantumkan demi membuat job description yang baik.

Identitas Pekerjaan

Dalam setiap job description, perusahaan harus memberi judul nama posisi yang jelas dan mudah dimengerti orang awam. Apabila sasarannya memang spesifik, ada baiknya tetap memberikan deskripsi singkat mengenai posisi yang dimaksud.

Tidak hanya judul, tetapi sangat bijak jika perusahaan juga mencantumkan ringkasan singkat tentang pekerjaan yang dimaksud.

Lokasi Kerja

Informasi mengenai lokasi kerja akan sangat bermanfaat bagi kandidat yang melamar. Perlu diingat, terkadang lokasi perusahaan dengan lokasi penempatan kerja bisa berbeda. HRD dan perekrut haruslah berhati-hati dalam menyampaikan informasi ini. Jika meletakkan informasi yang benar, maka probabilitas pelamar yang sesuai pun akan meningkat juga.

Objective dari Pekerjaan yang Dimaksud

Mencantumkan tujuan yang diharapkan dari dibukanya posisi ini juga berperan penting dalam memberikan gambaran jelas kepada pelamar, sehingga mereka lebih memiliki pertimbangan matang sebelum mengirimkan lamaran mereka. Cukup berikan dalam satu-dua baris di awal deskripsi. Proses screening Anda mungkin akan membaik setelahnya.

Tugas dan Kewajiban (mendetail)

Inilah bagian yang paling penting dari sebuah job description. Uraian tugas dan kewajiban haruslah ditulis secara detail dengan bahasa yang mudah dimengerti. Tugas dan kewajiban yang diuraikan dengan lengkap akan membantu karyawan memahami 

Report Line

Terkadang informasi ini yang masih suka terlewatkan oleh perekrut. Dengan memberikan informasi report line yang harus dihadapi oleh pelamar, mereka bisa membuat bayangan lebih jelas tentang pekerjaan yang dimaksud. Pelamar kerja bisa mengukur kemampuan dan/atau peluang lain, yang mungkin akan berimbas pada kualitas hasil rekrutmen.

Kriteria yang Esensial 

Meski tidak menyampaikan seluruh kriteria yang diperlukan, cantumkanlah kriteria-kriteria yang menurut Anda krusial. Hal ini akan semakin membantu Anda dalam melakukan penyaringan kandidat.

Gambaran Perusahaan

Seperti halnya mencantumkan alamat tempat kerja, berikanlah deskripsi tentang perusahaan Anda secara garis besar. Berikan informasi industri yang Anda jalani, tahun berdiri, jumlah karyawan aktif, informasi cabang jika ada. Anda juga bisa mencantumkan apa pun yang sifatnya branding di sini.

Informasi Lamaran

Terakhir yang tidak kalah penting, informasikan dengan jelas bagaimana kandidat harus memproses lamarannya. Jika ada tahap-tahap yang diperlukan, atau dokumen pendukung lain yang dibutuhkan, informasikanlah di dalam job description Anda. Hal ini tentu akan memperlancar proses rekrutmen selanjutnya.

Untuk memudahkan pembaca sekalian, mari kita lihat contoh job description di bawah!

JOB DESCRIPTION

Posisi: Sales Executive (permanen setelah 3 bulan masa probation)

Penempatan: Kantor pusat, DKI Jakarta

Departemen: Sales

Tujuan umum: mengejar target penjualan dan mempertahankan kepuasan pelanggan

Tugas dan Kewajiban:

  1. Mengunjungi pelanggan potensial untuk bisnis baru
  2. Bernegosiasi tentang detail agreement dan close sales
  3. Mengumpulkan informasi pasar dan pelanggan, serta memberikan feedback tren pembelian
  4. Mewakili organisasi berbagai pameran, acara dan demonstrasi
  5. Mengidentifikasi pasar baru dan peluang bisnis
  6. Mencatat penjualan dan mengirim salinan ke kantor penjualan
  7. Meninjau kinerja penjualan sendiri
  8. Mencapai target penjualan berkala

Lingkup kewenangan: tanggung jawab kepada target individu dan tim

Report line: ketua tim dan manajer departemen sales

Informasi lainnya:

  • Bekerja sebagai tim
  • Memungkinkan mobile working/work from home dengan menyesuai kesepakatan tim

Manfaat Job Description bagi Praktisi HR dan Perusahaan

Job description memiliki peran yang sangat penting, tidak hanya bagi perekrut, tetapi juga untuk departemen HR. tidak hanya untuk proses rekrutmen, adanya job description yang jelas akan membantu HRD dalam proses evaluasi kinerja.

Berikut, mari kita simak tujuan dan manfaat lain dari job description.

Memperjelas dan Mengoptimalkan Tanggung Jawab Setiap Pekerja

Dengan adanya job description yang jelas, maka karyawan bisa menyelesaikan tugasnya dengan penuh presisi. Meskipun saat proses rekrutmen pun, adanya uraian yang jelas akan membuat karyawan lebih siap bekerja saat diterima. Hasil kerja pun bisa keluar lebih cepat karena karyawan sudah memiliki bayangan jelas tentang tugas-tugas yang akan ia kerjakan.

Tentunya ini berbeda dengan job description yang ditulis secara asal, atau yang tidak dijelaskan dengan detail saat proses onboarding.

Membuat Karyawan Lebih Fokus Bekerja

Dengan tugas-tugas yang jelas, karyawan lebih bisa membuat skala prioritas. Hal ini tentunya akan berefek kepada fokus kerja maksimal dan produktivitas yang tinggi. Sama seperti poin sebelumnya, hasil kinerja bisa jadi akan terlihat dalam waktu yang relatif singkat.

Membantu dalam Evaluasi Kinerja Karyawan

Adanya job description yang tertata rapi dan konsisten akan membantu HRD juga manajer saat mengevaluasi kinerja karyawan. Job description akan menjadi alat penilaian kinerja karyawan untuk melihat seberapa jauh seorang karyawan telah menyelesaikan tugasnya dengan baik.

Merencanakan dan Mengelola SDM Lebih Terarah Lagi

Job description bisa membantu Anda dalam mengalokasikan SDM lebih terarah lagi. Mari ambil contoh, terdapat karyawan yang ternyata tidak mampu menyelesaikan job description-nya. Daripada memaksakan keadaan, sebagai HRD Anda bisa memperbaiki keadaan tersebut dengan memetakan masalah dan mengarahkannya ke solusi. Jika seseorang ditempatkan di posisi yang tepat juga, maka tentu akan meningkatkan produktivitas kerja.

Perbedaan Job Description dengan Job Analysis dan Job Specification

Job description sering kali disangkutpautkan dengan job analysis dan job specification. Meski saling berkaitan, kedua istilah tersebut memiliki definisinya sendiri-sendiri. Berikut adalah penjelasan singkatnya.

Job Analysis/Analisis Pekerjaan

Job analysis, atau analisis pekerjaan adalah proses mengidentifikasi dan menganalisis sebuah peran/pekerjaan untuk menentukan:

  1. kegiatan dan tanggung jawab mana yang termasuk kepentingan relatifnya terhadap pekerjaan lain,
  2. kualifikasi yang diperlukan untuk kinerja pekerjaan dan kondisi di mana pekerjaan itu dilakukan. 

Analisis Pekerjaan adalah alat utama untuk mengumpulkan data terkait pekerjaan. Analisis pekerjaan sering kali disalahartikan sebagai evaluasi pekerjaan, tetapi kedua aktivitas tersebut sangat berbeda. Evaluasi pekerjaan adalah proses membandingkan pekerjaan dengan pekerjaan lain dalam organisasi untuk menentukan tingkat gaji yang sesuai.

Job Specification/Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang kualifikasi pendidikan, kualitas pribadi/kerja yang spesifik, pengalaman, keterampilan fisik/emosional/teknis/dan komunikasi yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan dan/atau tanggung jawab yang terlibat dalam sebuah pekerjaan.

Ini membantu tim rekrutmen untuk memahami tingkat kualifikasi, kualitas, dan rangkaian karakteristik apa yang harus ada pada seorang kandidat untuk membuatnya memenuhi syarat untuk lowongan pekerjaan. Job specification juga membantu dalam memilih kandidat yang paling sesuai untuk pekerjaan tertentu.

Perbedaan Job Description, Job Analysis & Job Specification

● Job description : uraian tugas dan tanggung jawab yang diperlukan di dalam sebuah posisi

Job analysis : perangkat untuk mengidentifikasi kebutuhan pekerjaan

● Job specification : pernyataan tertulis yang menjadi syarat pendukung job description

Kesimpulan

Setelah membaca artikel di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa penyusunan job description sangat berpengaruh pada proses rekrutmen selanjutnya. Jika isinya ‘meleset’ dari tujuan rekrutmen bisa mengakibatkan kita mempekerjakan tenaga kerja yang kurang cocok dengan kebutuhan perusahaan, sehingga proses rekrutmen menjadi tidak efektif.

Setelah ini, rekan-rekan perekrut diharapkan mampu dalam membuat job description yang baik agar dapat meningkatkan kualitas rekrutmen.

Semoga bermanfaat!

Comment