Tentu pembaca sudah sering mendengar istilah Job Description di lingkungan pekerjaan, bukan?

Terlepas apakah Anda karyawan atau pemberi kerja, pastilah sudah tahu arti daripada job description. Namun, meski sudah terbiasa mendengar atau membacanya, apakah semua orang memahami manfaat dari pembuatan job description?

Artikel kali ini akan ditujukan untuk divisi HR yang ingin mendapatkan kandidat/karyawan berkualitas dengan cara membuat job description yang baik.

Pengertian Job Description

Job description atau uraian pekerjaan adalah sebuah catatan/daftar yang memuat tugas, peran dan tanggung jawab daripada sebuah posisi di dalam perusahaan.

Ketika seorang pemberi kerja hendak membuat job description, pada esensinya gambaran daripada posisi tersebut sudah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan.

Sebagai contoh, job description dari posisi sales staff adalah memperkenalkan dan menjual produk perusahaan kepada customer dan mempertahankan hubungan relasi bisnis yang baik.

Selain itu, sebelum membuat job description, alangkah baiknya jika HRD melakukan job analisis terlebih dahulu agar mendapatkan uraian yang lebih baik dan mendatangkan kandidat yang lebih sesuai harapan.

Struktur Job Description Pada Umumnya

Dalam pembuatan job description, penting sekali diingat pentingnya kesederhanaan dan kejelasan uraian pekerjaan yang dibutuhkan.

Isi dari uraian pekerjaan memang beragam tergantung jenis pekerjaannya. Namun ada beberapa poin yang umumnya harus dicantumkan demi membuat job description yang baik.

Identitas Pekerjaan

Dalam setiap job description, perusahaan harus memberi judul nama posisi yang jelas dan mudah dimengerti orang awam.

Apabila sasarannya memang spesifik, ada baiknya tetap memberikan deskripsi singkat mengenai posisi yang dimaksud.

Tidak hanya judul, tetapi sangat bijak jika perusahaan juga mencantumkan ringkasan singkat tentang pekerjaan yang dimaksud.

Lokasi Kerja

Informasi mengenai lokasi kerja akan sangat bermanfaat bagi kandidat yang melamar. Perlu diingat, terkadang lokasi perusahaan dengan lokasi penempatan kerja bisa berbeda.

HRD dan perekrut haruslah berhati-hati dalam menyampaikan informasi ini. Jika meletakkan informasi yang benar, maka probabilitas pelamar yang sesuai pun akan meningkat juga.

Objective dari Pekerjaan yang Dimaksud

Mencantumkan tujuan yang diharapkan dari dibukanya posisi ini juga berperan penting dalam memberikan gambaran jelas kepada pelamar, sehingga mereka lebih memiliki pertimbangan matang sebelum mengirimkan lamaran mereka.

Cukup berikan dalam satu-dua baris di awal deskripsi. Proses screening Anda mungkin akan membaik setelahnya.

Tugas dan Kewajiban (mendetail)

Inilah bagian yang paling penting dari sebuah job description. Uraian tugas dan kewajiban haruslah ditulis secara detail dengan bahasa yang mudah dimengerti.

Tugas dan kewajiban yang diuraikan dengan lengkap akan membantu karyawan memahami 

Report Line

Terkadang informasi ini yang masih suka terlewatkan oleh perekrut. Dengan memberikan informasi report line yang harus dihadapi oleh pelamar, mereka bisa membuat bayangan lebih jelas tentang pekerjaan yang dimaksud.

Pelamar kerja bisa mengukur kemampuan dan/atau peluang lain, yang mungkin akan berimbas pada kualitas hasil rekrutmen.

Kriteria yang Esensial 

Meski tidak menyampaikan seluruh kriteria yang diperlukan, cantumkanlah kriteria-kriteria yang menurut Anda krusial. Hal ini akan semakin membantu Anda dalam melakukan penyaringan kandidat.

Gambaran Perusahaan

Seperti halnya mencantumkan alamat tempat kerja, berikanlah deskripsi tentang perusahaan Anda secara garis besar.

Berikan informasi industri yang Anda jalani, tahun berdiri, jumlah karyawan aktif, informasi cabang jika ada. Anda juga bisa mencantumkan apa pun yang sifatnya branding di sini.

Informasi Lamaran

Terakhir yang tidak kalah penting, informasikan dengan jelas bagaimana kandidat harus memproses lamarannya.

Jika ada tahap-tahap yang diperlukan, atau dokumen pendukung lain yang dibutuhkan, informasikanlah di dalam job description Anda. Hal ini tentu akan memperlancar proses rekrutmen selanjutnya.

Tips Menulis Job Description yang Lebih Efektif

Di atas tadi adalah gambaran umum tentang apa saja yang dicantumkan dalam satu job description.

Tapi, kalau hanya melakukannya, Anda mungkin akan kalah saing dengan kompetitor Anda dan kehilangan kesempatan mendapatkan SDM berpotensi. Kita tidak ingin itu terjadi.

Maka dari itu, Anda butuh booster dalam hal ini. Cek beberapa tips berikut untuk membuat job description Anda lebih baik lagi:

Riset dan analisis posisi yang akan dibuka

Sebelum membuat job description, PIC rekrutmen perlu melakukan riset dan analisis terhadap pekerjaan yang akan dibuka. Anda bisa mengumpulkan informasi di bawah:

• Apa alasan posisi tersebut menjadi kebutuhan saat ini?
• Keterampilan apa yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut?
• Adakah perbedaan informasi mengenai job specification dari data yang telah Anda kumpulkan dengan milik perusahaan lain? Bandingkan.
• Dan sebagainya

Free download:

Membentuk ‘kepribadian’ dalam job description

Anda harus memiliki persona yang mewakili perusahaan dan dapat berkomunikasi dengan kandidat lewat job description. Job description jangan dibuat dari template saja.

Visualisasikan kepribadian tersebut ke dalam deskripsi agar dapat membuat job description lebih menarik perhatian kandidat.

Menyesuaikan dengan target kandidat

Lagi-lagi, kita perlu sedikit daya imajinasi. Jika target Anda berasal dari kalangan Gen Z, mungkin Anda ingin menulis job description dengan gaya penulisan lebih santai dan friendly.

Jika target Anda generasi yang lebih lama, atau kalangan profesional lainnya, Anda perlu penyesuaian nuansa dalam penulisan Anda.

Namun, ingatlah untuk selalu memprioritaskan kejelasan dari kriteria yang dibutuhkan posisi tersebut, ya!

Rapi & terstruktur tapi tidak kaku

Menulis job description yang rapi, jelas, dan terstruktur akan membuat perusahaan terlihat profesional. Di satu sisi memang betul, tapi kami khawatir itu akan membuat hasilnya terlalu kaku.

Zaman sekarang, banyak sekali cara unik dan kreatif dalam menuliskan job description, apalagi jika Anda menggunakan media sosial sebagai tempat menyebarkan iklan lowongan pekerjaan.

Kuncinya adalah tetap rapi dan terstruktur, namun beri sentuhan kekinian.

Menuliskan kriteria penting dengan spesifik

Anda sudah melakukan analisis pekerjaan, jadi seharusnya Anda tahu kunci dari job description yang Anda buat.

Jadi, hindari menuliskan bagian penting dengan menggunakan ungkapan seperti “sewaktu-waktu”, “kapan saja”, “tergantung ….”, dan sebagainya.

Contoh Job Description

Kuncinya adalah Anda perlu up to date dengan gaya komunikasi masa kini. Bukan hanya dari segi bahasa, tapi juga bagaimana orang-orang menggunakan media untuk komunikasi tersebut.

Untuk memudahkan pembaca sekalian, mari kita lihat contoh job description di bawah!

Manfaat Job Description bagi Praktisi HR dan Perusahaan

Job description memiliki peran yang sangat penting, tidak hanya bagi perekrut, tetapi juga untuk departemen HR.

Tidak hanya untuk proses rekrutmen, adanya job description yang jelas akan membantu HRD dalam proses evaluasi kinerja.

Berikut, mari kita simak tujuan dan manfaat lain dari job description.

Memperjelas dan Mengoptimalkan Tanggung Jawab Setiap Pekerja

Dengan adanya job description yang jelas, maka karyawan bisa menyelesaikan tugasnya dengan penuh presisi.

Meskipun saat proses rekrutmen pun, adanya uraian yang jelas akan membuat karyawan lebih siap bekerja saat diterima.

Hasil kerja pun bisa keluar lebih cepat karena karyawan sudah memiliki bayangan jelas tentang tugas-tugas yang akan ia kerjakan.

Tentunya ini berbeda dengan job description yang ditulis secara asal, atau yang tidak dijelaskan dengan detail saat proses onboarding.

Membuat Karyawan Lebih Fokus Bekerja

Dengan tugas-tugas yang jelas, karyawan lebih bisa membuat skala prioritas. Hal ini tentunya akan berefek kepada fokus kerja maksimal dan produktivitas yang tinggi.

Sama seperti poin sebelumnya, hasil kinerja bisa jadi akan terlihat dalam waktu yang relatif singkat.

Membantu dalam Evaluasi Kinerja Karyawan

Adanya job description yang tertata rapi dan konsisten akan membantu HRD juga manajer saat mengevaluasi kinerja karyawan.

Job description akan menjadi alat penilaian kinerja karyawan untuk melihat seberapa jauh seorang karyawan telah menyelesaikan tugasnya dengan baik.

Merencanakan dan Mengelola SDM Lebih Terarah Lagi

Job description bisa membantu Anda dalam mengalokasikan SDM lebih terarah lagi.

Mari ambil contoh, terdapat karyawan yang ternyata tidak mampu menyelesaikan job description-nya. Daripada memaksakan keadaan, sebagai HRD Anda bisa memperbaiki keadaan tersebut dengan memetakan masalah dan mengarahkannya ke solusi.

Jika seseorang ditempatkan di posisi yang tepat juga, maka tentu akan meningkatkan produktivitas kerja.

Kesimpulan

Setelah membaca artikel di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa penyusunan job description sangat berpengaruh pada proses rekrutmen selanjutnya.

Jika isinya ‘meleset’ dari tujuan rekrutmen bisa mengakibatkan kita mempekerjakan tenaga kerja yang kurang cocok dengan kebutuhan perusahaan, sehingga proses rekrutmen menjadi tidak efektif.

Setelah ini, rekan-rekan perekrut diharapkan mampu dalam membuat job description yang baik agar dapat meningkatkan kualitas rekrutmen.

Semoga bermanfaat!