Job Specification: Contoh dan Tips Pembuatan

Tidak sedikit perekrut yang mengeluhkan bahwa dari sekian banyaknya kandidat yang melamar, hanya sedikit yang cocok atau mendekati kriteria pada job description dan specification yang sudah dibuat. 

Jika melihat dari sisi perekrut, bisa saja mereka mengalami kendala menemukan kandidat yang cocok, mulai dari screening yang memakan waktu hingga seleksi saat tahap interview, diakibatkan kurangnya perhatian pada pembuatan job specification.

Melalui artikel kali ini, mari simak tips menulis job spesifikasi yang strategis untuk proses rekrutmen yang lebih lancar!

Apa Yang Dimaksud Dengan Job Specification?

Job specification adalah penjelasan tentang kualifikasi minimal yang harus dimiliki di dalam sebuah pekerjaan, sesuai apa yang digambarkan dalam job description. Jika job description menjelaskan tentang bagaimana gambaran pekerjaan pekerjaan dan tugas yang akan dilakukan dalam pekerjaan. 

Maka job specification berisi dengan persyaratan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut. Job specification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan atau pengetahuan, keterampilan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki untuk mengisi jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif. 

Job specification adalah alat penting di dalam proses rekrutmen, seleksi, dan penempatan. Job specification yang jelas akan membantu HRD dalam menyeleksi kandidat yang tepat, mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Manfaat Penulisan Job Specification yang Jelas

Menentukan job specification sangat penting, karena dengan adanya job specification di awal memberikan beberapa manfaat baik bagi pencari kerja maupun perusahaan. Berikut beberapa manfaat dari job specification bagi perekrut:

1. Syarat Pekerjaan Menjadi Jelas

Dengan adanya job specification maka syarat dari tenaga kerja yang diinginkan oleh suatu perusahaan bisa menjadi lebih jelas. Pentingnya job specification adalah untuk memahami secara menyeluruh dari detail sebuah gambaran pekerjaan. Sebuah perusahaan mungkin saja membutuhkan karyawan atau tenaga kerja dengan kualifikasi tertentu. Jadi dalam masa pencarian tenaga kerja maka perusahaan bisa memberikan beberapa syarat atau ketentuan tertentu. 

Untuk HRD, job specification adalah dasar petunjuk dalam melakukan rekrutmen juga dalam menyeleksi kandidat yang paling cocok dengan kebutuhan. Selain itu, job specification bisa juga menjadi alat screening CV dan menentukan mana yang paling cocok dengan pekerjaan yang dibutuhkan. Dengan kata lain spesifikasi kerja dapat membantu proses penerimaan karyawan dengan cara memberikan batasan mengenai kualifikasi karyawan yang diperlukan oleh perusahaan. 

2. Dasar untuk Melakukan Seleksi Awal

Adanya spesifikasi kerja yang turut dicantumkan dalam mencari karyawan akan menjadi sebuah proses seleksi awal bagi calon pelamar kerja. Sebelum melamar tentunya seseorang akan menyeleksi dirinya sendiri apakah kira-kira ia bisa mendapatkan posisi kerja yang sedang ditawarkan di suatu perusahaan ataukah tidak. 

Tentunya kandidat yang ingin melamar pekerjaan di perusahaan akan melakukan peninjauan kembali pada dirinya sendiri apakah mereka telah memenuhi kriteria yang diinginkan oleh perusahaan atau tidak sama sekali. Hal ini biasanya terjadi di luar perusahaan dan merupakan tahap awal bagi seseorang yang ingin melamar posisi kerja tertentu di perusahaan. Sehingga dengan adanya job specification ini, dapat membantu HRD melakukan seleksi awal.

3. Mendukung Perusahaan Mencapai Tujuan

Job specification memberikan detail penting terkait pekerjaan seperti pendidikan, keterampilan, pengalaman sebelumnya, sifat, dsb. yang nantinya akan membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan dan mencapai tujuan perusahaan. Karyawan yang memiliki keahlian dan kemampuan sesuai spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan akan bekerja sesuai dengan keahliannya tersebut, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaannya dengan sangat baik. Bagaimanapun adanya spesifikasi kerja akan membuat perusahaan bisa dengan lebih mudah mencapai tujuannya. 

4. Membantu Peningkatan Kualitas SDM

Job specification juga membantu HRD dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia, atau meningkatkan keterampilan karyawan. Adanya job specification membantu HRD mengetahui pengetahuan atau kemampuan apa yang perlu diberikan kepada karyawan guna menunjang pekerjaannya. Dalam hal ini karyawan akan terus mengembangkan kemampuan dan keahliannya selama ia bekerja di perusahaan. Kompetensinya akan terus dikembangkan sehingga semakin hari ia akan menjadi tenaga kerja ahli. Disinilah terjadi proses peningkatan kualitas tenaga kerja atau kualitas SDM yang sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan.

Komponen Penting Di Dalam Job Specification

Ada banyak poin yang dijadikan parameter dalam menentukan job specification, tergantung profil kandidat seperti apa yang dicari dan dibutuhkan oleh perusahaan. Namun pada dasarnya job specification terdiri dari KSAO, yaitu:

  • Knowledge, pengetahuan utama yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas
  • Skill, keterampilan untuk mengerjakan tugas. Merupakan keterampilan yang bersifat dapat dipelajari.
  • Ability, kemampuan dasar atau bawaan untuk mengerjakan beragam tugas, memperoleh pengetahuan, atau mengembangkan skill/keahlian.
  • Other characteristic atau karakteristik lain merupakan faktor personal

Jika dijabarkan lebih lanjut, maka akan menjadi seperti berikut:

Knowledge

Biasanya terdiri dari latar belakang pendidikan atau pengetahuan yang harus dikuasai sebagai dasar untuk menunjang pekerjaan. Parameter ini memberikan pengetahuan tentang kualifikasi kandidat dari background pendidikannya, baik pendidikan formal non-formal.

Skill

biasanya terdiri dari requirement keterampilan yang dibutuhkan secara spesifik, seperti skill mengoperasikan suatu mesin atau seperti skill leadership, komunikasi, manajemen waktu, orang, dll. Termasuk juga di dalamnya pengalaman bekerja sebelumnya yang menunjang skill tersebut.

Ability

Bisa terdiri dari kemampuan penglihatan, karakteristik fisik, atau kemampuan bawaan lainnya.

Other Characteristic

Biasanya seperti kepribadian, sikap, kemauan, minat, dan motivasi, serta faktor terukur seperti perizinan, gelar, pengalaman industri, posisi, lama pengalaman, dll.

5 Tips dalam Membuat Job Specification yang Baik

Seperti disinggung di atas, berikut adalah tips startegis yang bisa dipraktikkan ketika rekan-rekan perekrut meletakkan spesifikasi pekerjaan pada job description. 

  1. Buat sespesifik mungkin tentang tanggung jawab pekerjaan, termasuk tenggat waktu pengiriman dan pengukuran keberhasilan.
  2. Berikan ruang untuk fleksibilitas dalam spesifikasi pekerjaan, dan jelaskan apakah peran tersebut kemungkinan besar akan berubah atau tumbuh dalam waktu dekat. Ini membantu untuk menghindari karyawan kesal karena mengambil tanggung jawab tidak dalam deskripsi pekerjaan aslinya.
  3. Berhati-hatilah dengan kata-kata Anda, misalnya apakah suatu kualifikasi benar-benar diperlukan atau apakah seseorang yang memiliki Kualifikasi oleh Pengalaman (QBE) masih cocok?
  4. Sangat penting untuk tidak melakukan diskriminasi atas dasar jenis kelamin, usia, etnis, seksualitas atau kesehatan, jadi hindari persyaratan yang tidak tepat, misalnya “harus memiliki pengalaman x tahun” atau kata-kata seperti “dinamis” atau “dewasa”. Baca informasi lebih lanjut tentang menghindari diskriminasi di sini.
  5. Jika peran tersebut terkait dengan pemberian layanan, Anda mungkin ingin menanyakan kepada klien pilihan tentang pendapat mereka tentang tipe orang yang ingin mereka ajak kerja sama.

Contoh Sederhana Job Specification yang Bisa Dibuat Siapa Saja

Berikut adalah contoh dari sebuah job specification yang mencari kandidat untuk posisi marketing manager di sebuah perusahaan telekomunikasi.

Pendidikan
Lulusan sarjana jurusan teknik, magister jurusan marketing dari universitas terbaik.
Working Experience
Memiliki pengalaman kerja di posisi marketing & sales minimal selama 1 tahun (preferably dari industri Telekomunikasi atau FMCG)
Keterampilan dan Pengetahuan
  1. Harus menjadi komunikator yang baik dan harus mampu memimpin tim.
  2. Pengalaman sebelumnya dalam menangani kegiatan ATL-BTL dan mengelola acara promosi.
  3. Harus mampu menangani media sosial seperti Facebook, Twitter dan membantu membangun brand online
  4. Pengalaman dalam mengelola PR dan media
  5. Keterampilan analitis yang kuat dan keterampilan pemecahan masalah
  6. Harus memahami bisnis, menghasilkan produk inovatif dan meluncurkannya 
Kepribadian dan Sikap
  1. Berpenampilan rapi dan orator yang baik
  2. Harus tenang dalam situasi kompleks dan menunjukkan keterampilan kepemimpinan dalam mengelola banyak tim
  3. Harus kuat secara emosional dan harus memberikan hasil yang tepat waktu

Daftar di atas adalah contoh spesifikasi pekerjaan. Detail yang lebih spesifik juga dapat diberikan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang pekerjaan tersebut.

Penutup

Dapat kita simpulkan bahwa job specification ini berbeda dengan job description. Job specification lebih menjelaskan kriteria atau kualifikasi seseorang yang dibutuhkan dalam suatu jabatan tertentu. Job specification ini juga penting karena memiliki banyak manfaat dalam pengelolaan sdm baik dalam rekrutmen maupun dalam pengembangan sdm. Sehingga dalam penyusunan job specification ini perlu diperhatikan komponen-komponen dasar yang harus ada didalamnya yaitu, knowledge, skill, ability, dan karakteristik lainnya.

Comment