Tidak sedikit perekrut yang mengeluhkan bahwa dari sekian banyaknya kandidat yang melamar, hanya sedikit yang cocok atau mendekati kriteria pada job description dan specification yang sudah dibuat. 

Jika melihat dari sisi perekrut, bisa saja mereka mengalami kendala menemukan kandidat yang cocok, mulai dari screening yang memakan waktu hingga seleksi saat tahap interview, diakibatkan kurangnya perhatian pada pembuatan job specification.

Melalui artikel kali ini, mari simak tips menulis job spesifikasi yang strategis untuk proses rekrutmen yang lebih lancar!

Apa Yang Dimaksud Dengan Job Specification?

Job specification adalah penjelasan tentang kualifikasi minimal yang harus dimiliki di dalam sebuah pekerjaan, sesuai apa yang digambarkan dalam job description.

Jika job description menjelaskan tentang bagaimana gambaran pekerjaan pekerjaan dan tugas yang akan dilakukan dalam pekerjaan, maka job specification berisi dengan persyaratan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.

Job specification adalah uraian tertulis tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, keterampilan dan kompetensi, atau hal lain terkait sebuah pekerjaan yang harus dimiliki seseorang dalam sebuah proses rekrutmen. 

Job specification adalah elemen penting di dalam proses rekrutmen, seleksi, dan penempatan.

Job specification yang jelas akan membantu HRD dalam menyeleksi kandidat yang tepat, mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Manfaat Penulisan Job Specification yang Jelas

Menentukan job specification sangat penting, karena dengan adanya job specification di awal memberikan beberapa manfaat baik bagi pencari kerja maupun perusahaan.

Berikut beberapa manfaat dari job specification bagi perekrut:

1. Syarat Pekerjaan Menjadi Jelas

Pentingnya job specification adalah untuk memahami secara menyeluruh dari detail sebuah gambaran pekerjaan.

Selain itu, job specification bisa juga menjadi alat screening CV dan menentukan mana yang paling cocok dengan pekerjaan yang dibutuhkan.

Dengan kata lain, ini dapat membantu proses penerimaan karyawan dengan cara memberikan batasan mengenai kualifikasi karyawan yang diperlukan oleh perusahaan. 

2. Dasar untuk Melakukan Seleksi Awal

Tentunya, kandidat yang ingin melamar pekerjaan di perusahaan akan melakukan peninjauan kembali pada dirinya sendiri apakah mereka telah memenuhi kriteria yang diinginkan oleh perusahaan atau tidak sama sekali.

Secara tidak langsung, adanya job specification yang jelas dapat membantu HRD dalam melakukan proses seleksi awal.

3. Mendukung Perusahaan Mencapai Tujuan

Job specification memberikan detail penting terkait pekerjaan yang nantinya akan membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan dan mencapai tujuan perusahaan.

Karyawan yang memiliki keahlian dan kemampuan sesuai spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan akan bekerja sesuai dengan keahliannya tersebut, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaannya dengan sangat baik.

Ini membuat perusahan memiliki SDM berkompeten sehingga memudahkan mereka untuk mencapai tujuan bisnisnya. 

4. Membantu Peningkatan Kualitas SDM

Job specification juga membantu HRD dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia, atau meningkatkan keterampilan karyawan.

Adanya job specification membantu HRD mengetahui pengetahuan atau kemampuan apa yang perlu diberikan kepada karyawan guna menunjang pekerjaannya.

Dalam hal ini, karyawan akan terus mengembangkan kemampuan dan keahliannya selama ia bekerja di perusahaan. Kompetensinya akan terus dikembangkan sehingga semakin hari ia akan menjadi tenaga kerja ahli.

Komponen Penting Di Dalam Job Specification

Ada banyak poin yang dijadikan parameter dalam menentukan job specification, tergantung profil kandidat seperti apa yang dicari dan dibutuhkan oleh perusahaan.

Namun, pada dasarnya job specification terdiri dari KSAO, yaitu:

Jika dijabarkan lebih lanjut, maka akan menjadi seperti berikut:

• Knowledge

Biasanya terdiri dari latar belakang pendidikan atau pengetahuan yang harus dikuasai sebagai dasar untuk menunjang pekerjaan, baik pendidikan formal atau non-formal.

• Skill

Biasanya terdiri dari keterampilan yang dibutuhkan secara spesifik, seperti skill mengoperasikan suatu mesin, leadership skill, komunikasi, manajemen waktu, orang, dll. Termasuk juga di dalamnya pengalaman bekerja sebelumnya yang menunjang skill tersebut.

• Ability

Bisa terdiri dari kemampuan penglihatan, karakteristik fisik, atau kemampuan bawaan lainnya.

• Other Characteristic

Biasanya seperti kepribadian, sikap, kemauan, minat, dan motivasi, serta faktor terukur seperti perizinan, gelar, pengalaman industri, posisi, lama pengalaman, dll.

5 Tips dalam Membuat Job Specification yang Baik

Seperti disinggung di atas, berikut adalah tips startegis yang bisa dipraktikkan ketika rekan-rekan perekrut meletakkan spesifikasi pekerjaan pada job description. 

1. Buat sespesifik mungkin tentang tanggung jawab pekerjaan, termasuk tenggat waktu pengiriman dan pengukuran keberhasilan.
2. Berikan ruang untuk fleksibilitas dalam spesifikasi pekerjaan, dan jelaskan apakah peran tersebut kemungkinan besar akan berubah atau tumbuh dalam waktu dekat. Ini membantu untuk menghindari karyawan kesal karena mengambil tanggung jawab tidak dalam deskripsi pekerjaan aslinya.
3. Berhati-hatilah dengan kata-kata Anda, misalnya apakah suatu kualifikasi benar-benar diperlukan atau apakah seseorang yang memiliki Kualifikasi oleh Pengalaman (QBE) masih cocok?
4. Sangat penting untuk tidak melakukan diskriminasi atas dasar jenis kelamin, usia, etnis, seksualitas atau kesehatan, jadi hindari persyaratan yang tidak tepat, misalnya “harus memiliki pengalaman x tahun” atau kata-kata seperti “dinamis” atau “dewasa”.
5. Jika peran tersebut terkait dengan pemberian layanan, Anda mungkin ingin menanyakan kepada klien pilihan tentang pendapat mereka tentang tipe orang yang ingin mereka ajak kerja sama.

Contoh Sederhana Job Specification yang Bisa Dibuat Siapa Saja

Berikut adalah contoh dari sebuah job specification yang mencari kandidat untuk posisi marketing manager di sebuah perusahaan telekomunikasi.

Daftar di atas adalah contoh spesifikasi pekerjaan. Detail yang lebih spesifik juga dapat diberikan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang pekerjaan tersebut.

Penutup

Dapat kita simpulkan bahwa job specification ini berbeda dengan job description.

Job specification lebih menjelaskan kriteria atau kualifikasi seseorang yang dibutuhkan dalam suatu jabatan tertentu.

Job specification ini juga penting karena memiliki banyak manfaat dalam pengelolaan sdm baik dalam rekrutmen maupun dalam pengembangan sdm.

Sehingga dalam penyusunan job specification ini perlu diperhatikan komponen-komponen dasar yang harus ada didalamnya yaitu, knowledge, skill, ability, dan karakteristik lainnya.