Interview Kerja: 10 Cara HR Membuat Kandidat Nyaman | | HR NOTE Indonesia

Interview Kerja: 10 Cara HR Membuat Kandidat Nyaman

Interview kerja merupakan langkah penting dalam rekrutmen karyawan baru. Namun terkadang hasil interview tak seperti yang diharapkan.

Bukan karena kandidat gugup, tetapi juga HR kurang mampu menciptakan kenyamanan saat proses interview. Hal tersebut disebabkan banyak hal. Salah satunya tekanan pekerjaan, seperti kebutuhan mendesak terhadap kandidat terbaik.

Bagi kandidat, interview kerja bisa membuatnya merasa tertekan. Karena ia menghadapi orang baru, stress menemukan pekerjaan baru, ditambah lagi gugup ketika menjawab pertanyaan HR dan/atau user.

Jika HR tak bisa membuat kandidat nyaman, kandidat pun demikian. Sehingga ia tak mampu menunjukkan performa terbaiknya.

4 Langkah HR Menyiapkan Interview Kerja

Ketika HR melakukan interview kepada kandidat, Anda ingin menemukan individu yang sesuai kebutuhan perusahaan, apa saja keterampilannya terkait posisi yang dilamar maupun yang tidak terkait, bagaimana kemampuan interpersonalnya, dan masih banyak lagi.

Untuk mendukung tujuan di atas, HR harus mempersiapkan interview kerja secara tepat. Berikut ini langkah-langkah interview kerja:

1. Mempelajari CV kandidat 

Sebelum mewawancarai kandidat, pastikan Anda telah membaca seluruh curriculum vitae (CV) dan portofolio-nya dengan baik. Dari hal itu, HR dapat membuat pertanyaan untuk menggali potensi kandidat hingga menyiapkan daftar pertanyaan.

2. Menyiapkan daftar pertanyaan

Selanjutnya, siapkan daftar pertanyaan. Siapkan pertanyaan yang ingin Anda sampaikan ke kandidat.

Hati-hati, jangan sampai pertanyaan Anda menyinggung kandidat. Seperti pertanyaan mengenai status (lajang atau menikah), agama, orientasi diri, dan lainnya.

Stefanie Frenking, Head of Recruiting di Spreadshirt, mengatakan pertanyaan yang terlalu jauh pada kehidupan pribadi kandidat dapat menyebabkan ketidaknyamanan atau kecanggungan.

Hati-hati juga, lanjut Frenking, terhadap pertanyaan mengenai perusahaan sebelumnya. Sebagai interviewer, sebaiknya hindari pertanyaan yang kemungkinan memicu komentar negatif kandidat tentang mantan bos, rekan kerja, atau manajemen perusahaan.

“Alasan meninggalkan perusahaan sebelumnya beragam. Mendengarkan kandidat tentang pengalaman dan proses berpikirnya adalah cara terbaik untuk mendapatkan insight riwayat pekerjaan dan perjalanan profesionalnya,” kata Frenking.

David DeRam, Co-founder dan CEO of Greenlight Guru, menambahkan pertanyaan tentang pengalaman adalah indikator yang baik untuk mengetahui soft skill kandidat. Misal bagaimana mereka terlambat menyelesaikan tugas, bagaimana mengatasi konflik dengan supervisor, menghadapi klien, dan lainnya.

3. Memahami job description 

Setelah menyusun pertanyaan, ada baiknya memilah pertanyaan sesuai job description. Lalu pahami deskripsi pekerjaan milik perusahaan Anda dengan pekerjaan serta keterampilan kandidat saat ini. Langkah ini dapat membantu Anda bila menghadapi kandidat yang canggung ketika interview.

4. Mengatur jadwal interview

Saatnya mengatur jadwal interview kerja dengan kandidat. Biasanya HR akan menghubungi kandidat lewat telepon dan menyampaikan informasi undangan interview kerja (datang ke kantor maupun video call).

Selanjutnya kirimkan detail waktu dan lokasi akan dikirim HR melalui email. Berikan pula nomor telepon yang bisa dihubungi, jika kandidat ingin bertanya hal-hal yang kurang jelas kepada HR.

Tak ada salahnya untuk menawarkan waktu kepada kandidat. Sehingga ia bisa mempersiapkan diri menghadapi interview. Pertimbangkan pula jarak tempuh lokasi kandidat dengan perusahaan Anda.

Interview Kerja: 10 Cara HR Membuat Kandidat Nyaman

Membuat kandidat merasa nyaman merupakan langkah penting dalam proses rekrutmen. Salah satunya kandidat merasa nyaman saat interview kerja.

Proses ini sangat memungkinkan HR maupun user memperoleh informasi tentang keterampilan dan kekurangan hingga kepribadian kandidat. Dengan demikian HR membantu user dalam menemukan kandidat yang tepat.

1. Memberikan informasi memadai tentang interview kerja

Saat menghubungi kandidat untuk mengatur jadwal interview, jangan hanya menginformasikan tentang hari, waktu, dan barang yang harus dibawa (alat tulis dan CV).

Berikan informasi memadai tentang nama interviewer, durasi interview, bahasa yang digunakan, jenis wawancara (standar, panel, perilaku, dan lainnya), dan tak ada salahnya menginformasikan latar belakang dan bisnis perusahaan untuk bekal kandidat saat hari-H.

2. Menyediakan ruang yang nyaman

Bagi sebagian orang, baik HR maupun kandidat, interview adalah proses yang “mengintimidasi”. Sediakan ruang yang nyaman baginya sembari menunggu kesiapan user.

Kriteria ruang nyaman adalah bersih, pencahayaan terang, suhu ruang sejuk, dan menyediakan hand sanitizer.

Biasanya HR akan memilih ruang rapat untuk dijadikan tempat interview. Karena menggunakan ruang kerja (tumpukan berkas, laptop, alat tulis, dan barang-barang di meja) dan jika ruangan ditempati oleh rekan kerja lain dapat mengganggu fokus dan membuat tidak nyaman kandidat.

3. Usahakan tidak terlambat memulai interview

Memang, interview diselenggarakan di perusahaan Anda. Namun bukan berarti kandidat harus menunggu berjam-jam, kan? Sementara Anda masih sibuk dengan hal lain.

Jika terpaksa harus mundur, meski beberapa menit, HR wajib memberitahu kandidat dan mengucapkan permintaan maaf. Hal tersebut upaya menghargai kandidat karena ia telah menyediakan waktu untuk menyambangi kantor Anda.

4. Memperhatikan bahasa tubuh

Terkadang HR seperti cenayang. Ia mampu “membaca” bahasa tubuh kandidat. Perhatikan bahasa tubuh kandidat, seperti tanda-tanda bosan, duduknya gelisah, berkali-kali melihat jam tangan, dan lainnya.

Dari sisi HR pun demikian. Sebisa mungkin jaga bahasa tubuh agar terlihat positif. Misal tetap menjaga kontak mata untuk menunjukkan keterlibatan Anda pada pembicaraan kandidat. 

5. Menawarkan bantuan sebelum interview 

Masih berhubungan dengan hal di atas, bila Anda melihat kandidat gelisah, tawarkan bantuan sebelum interview dimulai. Seperti memberikan air mineral atau permen, memberikan waktu ke toilet, atau meminjamkan alat tulis.

Langkah tersebut membuat kandidat merasa diterima di lingkungan baru. Sehingga menciptakan kenyamanan selama proses interview.

6. Memperkenalkan diri dan mulai interview

Ketika mengawali wawancara kerja, perkenalkan diri Anda. Sebutkan dari nama, jabatan, dan tujuan interview. Mulailah bertanya kepada kandidat untuk menggali keterampilan, kinerja, hingga kelemahannya.

Perhatikan pula gerak tubuhnya saat menjawab pertanyaan. Misal tidak kontak mata, tangan menggenggam tisu, atau terbata-bata ketika berbicara.

7. Memberikan waktu kepada kandidat untuk menjawab

Berikan kandidat cukup waktu untuk menjawab pertanyaan secara detail dan tanpa harus terburu-buru.

Begitu pula dengan cara Anda bertanya. Perhatikan intonasi, jangan sampai nada bicara Anda seperti orang yang sedang menginterogasi pelaku kejahatan serta pilih pertanyaan yang tidak menyudutkan kandidat.

8. Memiliki pertanyaan lanjutan untuk membantu kandidat menjawab pertanyaan

Jika Anda merasa jawaban kandidat kurang memuaskan, bantulah dengan pertanyaan lanjutan. Misal bertanya lebih spesifik tentang keterampilan atau pengalaman kerja.

Hal ini membantunya untuk memahami dan menjawab dengan detail. Sedangkan HR akan mendapatkan informasi lebih dalam.

Namun jika kandidat sudah “keluar jalur”, HR harus mengembalikan topik pembicaraan. Misal ketika kandidat menceritakan pengalaman kerja dan telah keluar jalur, HR bisa bertanya tentang pelatihan yang diikuti atau proyek yang sedang dijalankannya.

9. Mempersilakan kandidat bertanya kepada HR

Sebelum mengakhiri interview kerja, persilakan kandidat untuk bertanya kepada HR dan/atau user. HR akan menilai pertanyaan dari kandidatMisal apakah ia telah mempersiapkan wawancara secara matang dan tertarik dengan produk serta nilai-nilai perusahaan atau sebaliknya.

10. Berterima kasih

Untuk mengakhiri proses interview, ucapkan terima kasih atas waktu dan ketertarikan kandidat terhadap posisi di perusahaan Anda.

Kemudian beritahukan mengenai langkah berikutnya dan pastikan ia mengikuti proses selanjutnya. Berikan kandidat kesempatan untuk menghubungi Anda, jika tak ada kabar dari HR perusahaan lebih dari tujuh hari kerja.

Contoh Pertanyaan Interview Kerja

HR bisa menanyakan semua hal kepada kandidat. Namun pertanyaan harus sesuai dengan posisi yang dilamar dan job description. Berikut ini contoh pertanyaan interview kerja:

“Silakan cerita tentang diri Anda”

HR akan menyesuaikan jawaban kandidat pada CV-nya dan hal-hal yang tak disebutkan. Misal mengenai latar belakang pendidikan, pekerjaan saat ini, proyek yang sedang ditangani, serta tugas-tugas yang dilakukan.

“Kenapa Anda melamar sebagai … (posisi atau jabatan)?”

HR dapat mengeksplorasi pertanyaan tersebut. Apalagi jika kandidat melamar posisi berbeda dari pekerjaan sekarang, misal “Kenapa Anda mengubah karier?” atau “Bagaimana Anda menyelesaikan masalah pekerjaan?” jika posisi yang dilamar sama.

“Sebutkan kekuatan dan kelemahan Anda?”

HR dan user menilai jawaban kandidat. Biasanya ada pertanyaan lanjutan seperti, “Bagaimana mengatasi kelemahan Anda?”.

“Apa prestasi terbesar Anda?”

Memiliki prestasi adalah nilai plus di mata HR. Namun jika kandidat berbohong tentang hal ini, HR tak segan untuk tidak meneruskan proses rekrutmen.

“Kenapa tertarik melamar di perusahaan ini?”

HR akan menilai jawaban kandidat tentang gambaran perusahaan sebelumnya dan perusahaan tujuan.

Lingkungan kerja seperti apa yang Anda inginkan?”

Dengan pertanyaan tersebut, HR dapat menggali informasi tentang gaya dan interaksi dengan rekan kerja.

“Kenapa Anda ingin keluar dari perusahaan lama?”

Ini adalah pertanyaan tersulit bagi kandidat. Karena kandidat ragu mengatakan hal sebenarnya. Namun HR akan menghargai jika kandidat mengatakan alasan sejujurnya tanpa menjelek-jelekkan perusahaan atau manajer sebelumnya sekaligus menilai kandidat dalam menghadapi konflik.

“Apa rencana Anda dalam lima tahun ke depan?”

Pertanyaan juga bisa “Anda ingin menjadi apa lima tahun lagi?”. Tak sedikit kandidat yang menganggap pertanyaan tersebut tidak relevan. Namun HR akan menilai ambisi atau ketertarikan kandidat terhadap pekerjaan.

“Berapa ekspektasi gaji yang Anda inginkan?”

Untuk nominal gaji, HR akan berdiskusi dengan user atau manajemen sebelum menyetujuinya. Mereka akan memprtimbangkan gaji sebelumnya, keterampilan, beban kerja, dan bujet perusahaan.

“Apakah ada yang ingin Anda tanyakan?”

Jawaban dari pertanyaan ini akan dinilai HR tentang seberapa besar kandidat tertarik terhadap perusahaan atau seberapa tertarik ia dengan posisi yang dilamar.

Penutup

Untuk memperoleh kandidat yang sesuai kebutuhan serta nilai-nilai perusahaan, HR perlu menciptakan suasana nyaman saat interview kerja. Susana tersebut akan membuat kandidat rileks dan merasa diterima.

Tak ada salahnya, jika HR menunjukkan selera humor atau membahas kegiatan sehari-hari. Hal tersebut berguna untuk memecah ketegangan atau kecanggungan antara HR dan kandidat. Misal cuaca hari ini atau perjalanan kandidat menuju lokasi interview.

Comment