Siapa yang tidak ingin mendapatkan SDM terbaik bagi perusahaannya?

Sebagai perekrut, tentu kita tahu ada berbagai metode dalam menjalankan rekrutmen. Salah satu cara yang bisa dicoba adalah dengan employee referral, atau melalui kenalan karyawan. Cara ini cukup sering dipraktikkan banyak organisasi karena beberapa keuntungannya.

Employee referral tidak semudah seperti kedengarannya, lho. Ada langkah-langkah yang harus diperhatikan agar cara ini dapat memberikan kesuksesan pada proses rekrutmen. Mari ketahui lebih lanjut dalam ulasan kali ini.

Mengenal Employee Referral dalam Rekrutmen

Employee referral terjadi ketika karyawan organisasi ikut terlibat dalam proses rekrutmen (mencarikan kandidat) dari orang yang mereka kenal. Employee referral adalah sebuah program terstruktur yang digunakan oleh perusahaan dalam mencari karyawan terbaik yang bersumber dari referral/rujukan. 

Program employee referral sudah sejak lama diterapkan oleh banyak perusahaan, karena memiliki banyak manfaat seperti proses rekrutmen menjadi lebih cepat, masa kerja yang biasanya bertahan lebih lama, dan kualitas pekerjaan yang juga lebih baik.

Sebuah Riset yang dirangkum HBR menunjukkan rekrutmen dari employee referral menghasilkan kualitas yang lebih baik di saat kandidat dan perujuk saling kenal satu sama lain dengan baik, jika dibandingkan mereka yang memiliki koneksi yang lebih lemah.

Manfaat Program Employee Referral

Umumnya, manfaat dari perekrutan dari referensi karyawan akan meningkatkan kualitas kandidat yang melamar dan mengurangi waktu serta biaya perekrutan. Lebih jelasnya, mari simak uraian di bawah!

1. Proses Rekrutmen Lebih Cepat dan Hemat Biaya

Program ini cukup efektif dalam mengefisiensikan waktu dalam melakukan proses rekrutmen. Karena HRD tidak perlu melakukan pencarian kandidat atau memasang iklan di portal kerja. Ketika proses rekrutmen dapat dilakukan dengan lebih cepat, maka biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan pun relatif lebih sedikit.

2. Kualitas Rekrutmen Meningkat

Proses hiring dengan program referral memiliki potensi yang lebih besar untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dibandingkan dengan proses rekrutmen biasa. Karena sebelumnya, karyawan yang memberikan rekomendasi sudah memiliki pengetahuan yang lebih dalam mengenai kinerja dan kemampuan kandidat yang direkomendasikan.

3. Mengurangi Turnover & Meningkatkan Retensi Karyawan

Hal ini dikarenakan kecocokan telah timbul sejak awal perekrutan oleh kandidat, perekrut dan yang memberikan rekomendasi. Sangat mungkin karyawan akan tinggal dan bekerja lebih lama di perusahaan Anda jika mereka sudah ‘merasa diperkenalkan dan merasa cocok’ dengan calon lingkungan baru, bahkan sebelum ke tahap penawaran kerja.

6 Langkah Membentuk Program Employee Referral yang Efektif

Jadi, bagaimana saya membentuk program employee referral yang efektif? Apakah cukup dengan mengirim e-mail pemberitahuan ke semua karyawan bahwa perusahaan sedang membuka posisi dan meminta kerja sama mereka dalam mencarikan kandidat?

Tentu tidak semudah itu. Agar bisa merasakan manfaat dari program ini, berikut beberapa langkah yang bisa dicoba:

1. Insentif & Rewards 

Buat program insentif berjenjang untuk referensi. Bisa berupa hadiah tertentu atau uang tunai untuk setiap job offer yang diterima. Pertimbangkan untuk menawarkan alternatif selain uang, misalnya hari libur tambahan, atau gaya bekerja yang lebih fleksibel seperti remote working, dan sebagainya.

 2. Ciptakan Brand-ambassador Internal

Mari katakan, Anda ingin memperkuat metode rekrutmen internal untuk pencarian kandidat. Maka sebaiknya effort-nya tidak setengah-setengah. Cara tersebut bisa dengan menggunakan brand ambassador.

Brand ambassador adalah orang yang ditunjuk secara khusus untuk menjadi duta dari suatu merek tertentu dan melakukan kegiatan promosi. Hadirnya brand ambassador dalam program referral Anda akan membantu para karyawan merasa familiar dengan program ini. Juga, Anda tidak perlu repot-repot melakukan promosi gencar atau membujuk karyawan untuk mengenalkan kandidat bagus.

Caranya, pilihlah satu atau beberapa orang yang bisa dijadikan sebagai brand ambassador di kantor. Sediakan informasi yang mereka butuhkan untuk mempromosikan lowongan kerja perusahaan Anda. Informasi yang dimaksud merujuk ke:

• Pemahaman yang jelas tentang kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan
• Cara mengomunikasikan pemahaman tersebut ke cara meyakinkan dari para BA
• Kejelasan tentang rewards yang akan perujuk dapatkan

Melalui brand ambassador, karyawan akan paham apa yang harus mereka lakukan sehingga berpotensi memberikan kandidat yang tepat untuk Anda.

3. Konsisten dalam Program

Setelah Anda membagikan detail program referral perusahaan Anda secara internal, lanjutkan untuk membangun konsistensi dari program. Bekerja samalah dengan tim komunikasi internal Anda untuk mendapatkan tempat di buletin karyawan, sertakan detail program referral dan beri informasi mengenai posisi yang dibutuhkan.

 4. Proses yang Transparan Terhadap Karyawan

Buatlah jadwal rutin paling tidak satu minggu sekali untuk meng-update kemajuan proses rekrutmen dari referral yang diberikan karyawan Anda. Dengan begitu, karyawan merasa terus dilibatkan dan bisa mengetahui kondisi terakhir tanpa harus terus-menerus bertanya kepada Anda.

Proses yang transparan juga akan memberikan peluang bagi karyawan, brand ambassador, dan perekrut dalam memperbaiki kualitas rekrutmen yang sedang berjalan.

5. Sediakan Talent Pool Khusus Referral

Ingatkah pembaca salah satu manfaat membentuk talent pool bagi perusahaan adalah memangkas waktu pencarian kandidat? Dengan tujuan yang sama, membentuk talent pool khusus untuk kandidat rujukan juga bisa menjadi solusi perusahaan.

Sekali lagi, jika Anda ingin menjalankan program ini secara intensif, tidak ada salahnya mengumpulkan kandidat rujukan dari karyawan Anda meskpun perusahaan sedang tidak membuka lowongan.

Contohnya, Anda bisa mengumpulkan nama-nama karyawan Anda yang memiliki banyak koneksi. Atau Anda bisa menjadikan ini sebagai topik obrolan di kala senggang, dan mencari tahu informasi tentang kandidat berpotensi yang bisa saja mereka kenalkan kepada perusahaan.

Talent Pool: Definisi, Manfaat, dan Penerapan

Simpulan

Dapat kita simpulkan bahwa employee referral adalah sebuah program terstruktur yang digunakan dalam mencari karyawan terbaik dengan bersumber dari referral/rujukan pegawai Anda.

Program ini penting karena memiliki banyak manfaat dari mulai mempercepat waktu perekrutan, menghemat biaya, hingga untuk jangka panjang dapat meningkatkan retensi karyawan.

Untuk mendapatkan manfaat dari program ini, tentu saja program perlu dikembangkan dengan baik.