Cara Menghitung Cost per Hire dalam Rekrutmen | | HR NOTE Indonesia

Cara Menghitung Cost per Hire dalam Rekrutmen

Sering dengar banyak manajer atau pemimpin HR mengatakan “biaya rekrutmen tinggi, kita harus menekannya”?

Ingin tahu apakah proses rekrutmen memang membutuhkan biaya besar dan seperti apa cara perhitungannya?

Sama seperti divisi lain, sebagai HRD, penting untuk kita mengetahui beberapa perhitungan biaya yang memengaruhi operasional ke depannya. Untuk itu, kali ini HR NOTE akan membawakan topik mengenai perhitungan dalam rekrutmen yang dikenal dengan istilah cost per hire.

Apa yang Dimaksud dengan Cost per Hire?

Cost per hire adalah salah satu metrik biaya rekrutmen yang paling penting dan paling umum digunakan. Cost per hire mengacu pada total biaya untuk menemukan dan membawa seorang karyawan baru ke dalam perusahaan.

Unsur dari Cost per hire terdiri dari dari biaya iklan, biaya perangkat lunak, hingga biaya administrasi. Cost per hire meliputi semua pengeluaran terkait dengan pengisian lowongan di perusahaan Anda dari mulai dari tahap screening, seleksi, hingga onboarding.

Mengapa Cost per Hire Penting?

Mengukur, menghitung, dan melacak cost per hire harus menjadi prioritas bagi setiap perusahaan yang ingin mengukur hasil dari proses perekrutannya. Cost per hire adalah metrik penting yang diperlukan untuk mengevaluasi efektivitas biaya perekrutan karyawan perusahaan.

Mengevaluasi cost per hire membantu perusahaan melacak semua biaya perekrutan secara detail. Dengan menganalisis metrik ini dan komponennya, perusahaan dapat memperoleh wawasan penting dan menemukan apa yang berhasil dan yang tidak

Dengan begitu, strategi rekrutmen lebih terukur dan optimal. Perencanaan rekrutmen di masa depan juga bisa lebih akurat karena berdasarkan data. 

Singkatnya, mengukur dan melacak cost per hire dapat membantu perusahaan untuk mencapai hasil perekrutan yang lebih baik dengan efisiensi biaya.

Bagaimana Cara Menghitung Cost per Hire?

Cost per hire (CPH) adalah salah satu metrik perekrutan yang paling menarik, karena mudah dipahami tetapi bisa memakan waktu untuk menghitungnya.  Cara perusahaan menghitung cost per hire pada mulanya bervariasi. Namun pada tahun 2012, Society of Human Resource Management (SHRM) dan American National Standards Institute (ANSI) kemudian memberikan rumusan baku untuk CPH, yakni:

Biaya dan jumlah karyawan mengacu pada periode pengukuran tertentu (misalnya bulanan atau tahunan).

Biaya internal

Biaya internal mengacu pada “staf internal, modal dan biaya organisasi dari fungsi rekrutmen”. Komponen biaya dalam kategori ini tidak terbatas pada:

  •  Gaji tim akuisisi bakat internal
  •  Biaya gaji waktu yang dihabiskan oleh manajer perekrutan
  •  Biaya pembelajaran & pengembangan untuk tim perekrutan Anda

Perhatikan bahwa biaya internal dapat mencakup alokasi sumber daya dari satu tim ke tim lain untuk tujuan perekrutan, meskipun uang tetap ada di perusahaan.

Biaya eksternal

Biaya eksternal mengacu pada “biaya yang dikeluarkan untuk vendor eksternal atau individu selama perekrutan.” Biaya ini termasuk seluruh pengeluaran, tetapi tidak terbatas pada:

  • Biaya agen eksternal
  • Posting iklan pekerjaan
  • Penyedia tes bakat
  • Pusat penilaian
  • Tes kesehatan / Pemeriksaan latar belakang

Penghitungan biaya per perekrutan tidak menyertakan biaya apa pun setelah karyawan dipekerjakan, misalnya biaya pelatihan.

Jumlah total karyawan

Pengukuran jumlah total perekrutan dapat berbeda-berbeda di seluruh perusahaan. Meskipun demikian, perusahaan dapat menghitung seluruh jumlah karyawan mereka termasuk pekerja paruh waktu, dengan catatan:

  • Para pekerja paruh waktu direkrut dalam proses perekrutan yang dipimpin oleh manajer HR.
  • Para pekerja paruh waktu diberikan gaji sebagai staf kontrak dan dapat dipromosikan menjadi karyawan tetap
  • Memiliki kontrak berjangka tetap lebih dari satu tahun dan ada di daftar gaji perusahaan
Yang “Tidak Termasuk” dalam Komponen Penghitungan Biaya Jumlah Total Karyawan:
  • Pekerja eksternal (konsultan, kontraktor, dll.)
  • Transfer internal
  • Karyawan baru dari merger atau akuisisi
  • Karyawan yang termasuk dalam daftar gaji pihak ketiga

Strategi dalam Menekan Cost per Hire

Setelah mengetahui unsur-unsur perhitungan CPH, kita memiliki gambaran biaya yang bisa dikeluarkan setiap merencanakan proses rekrutmen. Cukup besar, ya? Kira-kira, bisa ditekan tidak, ya?

Jawabannya, bisa, dengan beberapa strategi tersendiri. Berikut ini beberapa cara efektif untuk menekan atau mengurangi cost per hire:

Otomatisasi Proses Perekrutan

Dengan otomatisasi maka perusahaan dapat  mengurangi waktu yang dihabiskan dalam melakukan berbagai kegiatan perekrutan yang berdampak langsung pada produktivitas perekrut. Ditambahkan pula, proses ini juga mungkinkan perusahaan  untuk mempekerjakan lebih banyak karyawan.

Keuntungan lainnya,  melalui proses otomatisasi, lebih sedikit jumlah jam kerja yang akan dihabiskan untuk melakukan tugas berulang, seperti pembuatan laporan, posting iklan pekerjaan, penjadwalan wawancara, dan aktivitas rekrutmen lainnya, yang secara langsung akan berdampak pada produktivitas dan keuntungan bisnis.

Mempekerjakan Kandidat Berkualitas

Perlu disadari bahwa rekrutmen merupakan proses yang mengeluarkan banyak biaya dan waktu. Oleh karena itu, berinvestasilah dengan merekrut kandidat berkualitas tinggi, meskipun itu berarti mengeluarkan lebih banyak waktu ekstra dan maupun tingginya angka penawaran gaji.

Namun, apabila proses rekrutmen berbasis pada kualitas, maka kegiatan ini dapat menghemat CPH. Sebuah studi oleh SHRM mengungkapkan biasanya dibutuhkan 6 hingga 8 bulan gaji untuk mengganti seorang karyawan.

Mengukur Hasil dengan Laporan dan Teknologi Analitik

Menggunakan alat otomasi dalam perekrutan memiliki keuntungan lain. Alat-alat ini memiliki kemampuan untuk melacak dan menganalisis sejumlah besar data yang dihasilkan selama proses perekrutan.

Dengan menggunakan teknologi analitik terbaru, perekrut dapat dengan mudah melacak keefektifan upaya perekrutan dan menerapkan perbaikan yang diperlukan. Selain itu, dengan membuat proses rekrutmen digerakkan oleh metrik, ini akan membantu mengidentifikasi metode yang terbukti berguna dalam menemukan kandidat, dan metode yang perlu ditingkatkan.

Program rujukan karyawan/employee referral

Skema rujukan karyawan adalah strategi jangka panjang untuk menghemat biaya yang dihabiskan dalam merekrut kandidat. Meskipun akan ada biaya langsung terkait pembayaran bonus saat menyiapkan program rujukan karyawan, manfaat jangka panjang dari perekrutan melalui rujukan adalah sebagai penyeimbang dari investasi perusahaan.

Rujukan karyawan atau employee referral  telah lama dikenal sebagai sumber perekrutan berkualitas yang efektif. Karyawan hanya merujuk kandidat yang mereka tahu akan sesuai dengan persyaratan peran dan sesuai dengan budaya kerja organisasi.

Program rujukan karyawan telah menjadi subjek dari sejumlah penelitian dan statistik mengungkapkan bahwa karyawan yang dipekerjakan dengan mekanisme employee referral  cenderung bertahan lebih lama. 

Memanfaatkan Jejaring sosial

Milenial adalah generasi yang paham media sosial, yang sekali lagi merupakan peluang terselubung bagi para perekrut. Jejaring sosial seperti LinkedIn dan Facebook adalah saluran yang bagus tidak hanya untuk mengiklankan lowongan pekerjaan, tetapi juga menyebarkan berita tentang nilai dan visi perusahaan, serta budaya kerja.

Sebagian besar fitur di jejaring sosial ini gratis untuk digunakan. Meskipun demikian, jika ingin mendapatkan lebih banyak fitur biasanya Anda harus berlangganan fitur berbayar.

Membangun halaman perusahaan, memposting lowongan pekerjaan, semua dapat dilakukan dengan mudah dan jika dilakukan dengan benar, jangkauan dan popularitas media sosial akan memastikan bahwa perusahaan bahkan tidak perlu menggunakan platform berbayar untuk mengiklankan pekerjaan mereka, sehingga dapat menghemat biaya rekrutmen.

Kesimpulan

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa  bahwa cost per hire adalah total biaya untuk menemukan dan membawa seorang karyawan baru ke dalam perusahaan. Menghitung cost per hire ini sangat penting karena Anda dapat meningkatkan kualitas proses rekrutmen menjadi lebih baik dengan biaya yang lebih sedikit.

Comment