Business Process Outsourcing (BPO), Definisi Dan Manfaatnya | | HR NOTE Indonesia

Business Process Outsourcing (BPO), Definisi Dan Manfaatnya

Business Process Outsourcing

Layanan Business Process Outsourcing (BPO) semakin berkembang. Pada 2019, layanan global bernilai 92,5 miliar dolar AS, angka ini terus meningkat secara signifikan.

Tak sedikit perusahaan meggunakan BPO, karena BPO menjadi salah satu solusi hemat biaya untuk mengisi kesenjangan keterampilan serta memungkinkan untuk ekspansi global.

Definisi Business Process Outsourcing

Business Process Outsourcing adalah pendelegasian satu atau lebih proses bisnis intensif TI ke penyedia eksternal yang pada gilirannya akan memiliki, mengelola, dan memproses berdasarkan matriks kinerja yang ditentukan dan terukur.

Penawaran BPO dibagi menjadi dua, yaitu:

  • Penawaran horizontal, ini dapat dimanfaatkan di seluruh industri tertentu.
  • Penawaran khusus vertikal, menuntut pengetahuan proses vertikal industri tertentu.

BPO juga berarti metode mensubkontrakkan berbagai operasi terkait bisnis ke pihak ketiga.

Secara singkat dan mudah, BPO adalah tindakan yang dilakukan sebuah perusahaan saat mereka akan menyerahkan beberapa kegiatan mereka kepada pihak ketiga.

Awalnya, BPO diterapkan untuk industri manufaktur, seperti produsen minuman ringan yang mengalihdayakan sebagian besar rantai pasokannya. Kini BPO berlaku untuk mengalihdayakan berbagai produk dan layanan.

Perbedaan BPO Dan RPO

Recruitment Process Outsourcing (RPO) adalah kondisi ketika perusahaan mengalihkan seluruh atau sebagian proses perekrutannya kepada perusahaan penyedia jasa.

Dengan arti lain, pada saat perusahaan memutuskan menggunakan jasa RPO, maka terjadi pengalihan tanggung jawab untuk proses perekrutan ke pihak ketiga.

Banyak bisnis dari mulai startup hingga perusahaan besar memilih proses outsourcing. Karena iklim bisnis yang kompetitif dalam mendapatkan kandidat terbaik.

Semantara itu, BPO menawarkan bisnis akses ke sumber daya teknologi inovatif yang mungkin tidak mereka miliki. Mitra dan perusahaan BPO terus berupaya dalam meningkatkan proses mereka dengan mengadopsi teknologi dan praktik terbaru.

Ada beberapa lingkup pekerjaan yang bisa dibantu oleh BPO, seperti:

  • Contact Center Service Solutions
  • Customer Service Learning Center
  • Cyber Security
  • Blockchain Secure Authentication
  • Digital Care Management
  • Social Media Analytics
  • IT Managed Services

Adapun cara kerja BPO adalah:

  • Perusahaan mendelegasikan fungsi tertentu ke penyedia layanan.
  • Penyedia layanan dapat berupa perusahaan lokal atau luar negeri.
  • Setelah mencapai kesepakatan bersama, penyedia layanan mengelola tugas seperti pemrosesan klaim atau faktur.

Penyedia layanan juga memikul tanggung jawab dalam memantau perjanjian tingkat layanan untuk pekerjaan yang dilakukan.

Manfaat Perusahaan Menggunakan Jasa Business Process Outsourcing

Mengurangi beban biaya

Salah satu manfaat menggunakan BPO adalah mengurangi biaya perusahaan. Karena perusahaan menghemat biaya dan waktu untuk meng-hire tenaga dengan keahlian tertentu dalam jumlah banyak.

Berkonsentrasi pada kompetensi inti

Manfaat lainnya dari BPO adalah menghemat waktu. Jadi, tim perusahaan dapat menyerahkan rekrutmen dan proses bisnis kepada layanan BPO, sehingga mereka dapat mengalokasikan waktu untuk proyek maupun kompetensi inti yang lebih krusial.

Fokus pada bisnis inti

BPO memungkinkan perusahaan untuk berkonsentrasi pada kegiatan bisnis inti. Dengan demikian perusahaan meningkatkan kinerja bisnis dari periode satu ke periode lain. Ini sangat bermanfaat bagi bisnis yang sedang berkembang.

Dikelola oleh ahli

Saat melakukan outsourcing ke penyedia jasa BPO, maka perusahaan menyerahkan proses kerja kepada ahlinya. Biasanya, ia adalah orang terampil dan mengenal jenis tugas yang diberikan.

Fleksibel dan efisien

Penyedia jasa BPO akan menangani fungsi noninti ini, sehingga menghemat waktu, meningkatkan akurasi, dan meningkatkan produktivitas. Jadi, perusahaan dapat memiliki operasional bisnis yang fleksibel dan efisien.

Kekurangan Menggunakan Jasa BPO

Masalah keamanan dan komunikasi

Ada kemungkinan pelanggaran keamanan saat bekerja dengan BPO, karena perusahaan akan berbagi data dengan mereka. Jadi, perusahaan perlu mempertimbangkan keamanan data sebelum membagikannya kepada pihak lain.

Masalah lain adalah komunikasi. Karena perusahaan akan terlibat dengan penyedia BPO yang bisa menimbulkan masalah komunikasi seperti salah paham.

Biaya hukum

Bekerja dengan perusahan BPO dapat menimbulkan biaya hukum jika terjadi perselisihan. Misalnya, BPO melanggar kontrak atau perusahaan tidak memenuhi pembayaran pada waktunya.

Contoh Business Process Outsourcing di Indonesia

Infomedia Nusantara

Infomedia Nusantara adalah salah satu perusahaan BPO di Indonesia. Perusahaan ini bagian dari Telkom Group.

Infomedia Nusantara memiliki tujuan untuk memberikan layanan portofolio customer relationship management (CRM), business process management (BPM), IT service management (ITSM), dan business process analytics.

VADS Indonesia

VADS Indonesia merupakan perusahaan yang menyediakan berbagai layanan BPO secara profesional.

Perusahaan ini fokus pada bidang customer experience, digital solutions, dan security solutions di Indonesia bahkan Asia Pasific.

Perusahaan juga memiliki layanan 24 jam tujuh hari selama satu tahun dan ISO 27:0001 untuk keamanan data, sehingga membantu perusahaan Anda mengelola pekerjaan.

Kiat Memilih BPO Untuk Perusahaan

Dengan perkembangan BPO, pelaku bisnis perlu mengetahui tujuan perusahaan sebelum menggunakan jasa mereka. Berikut ini hal-hal yang perlu dipertimbangkan:

Pilih yang memiliki banyak layanan

Dalam memilih BPO, disarankan untuk menggunakan perusahaan BPO yang menyediakan banyak layanan. Hal itu dapat menopang bisnis dalam jangka panjang, seperti CRM, ITSM, BPM, dan lainnya.

Periksa infrastruktur

Perusahaan BPO akan memiliki akses ke dokumen bisnis perusaan Anda setelah kerjasama terjalin. Jadi, Anda perlu berhati-hati dalam memilih perusahaan yang memiliki infrastruktur lemah.

Jika kemampuan mereka tidak stabil, mereka akan rentan terhadap pelanggaran keamanan, khususnya keamanan siber.

Kesulitan teknis tersebut akan memakan waktu untuk menyelesaikan suatu masalah. Maka pilih perusahaan BPO yang tidak pernah melanggar komitmen privasi.

Punya teknologi aman dan tekini

Setelah memastikan bahwa kemampuan teknologi perusahaan BPO setara dengan apa yang Anda inginkan. Anda dapat menggunakan jasa dan evaluasi proses mereka.

Jika BPO memiliki memiliki teknologi canggih, tetapi membiarkan orang menunggu dalam antrean yang panjang, maka hal itu adalah sebuah tanda bahaya. Pastikan, Anda memilih perusahaan BPO dengan teknologi aman dan terkini sekaligue berorientasi terhadap pelanggan.

Memiliki karyawan terampil

Budaya perusahaan BPO mencerminkan seberapa besar komitmen mereka dalam memberikan layanan kepada pelanggan.

Perusahaan dengan struktur organisasi yang jelas memiliki karyawan terampil yang paham terhadap tugas sekaligus produk atau jasa yang ditawarkan. Misalnya, karyawan sales mampu menjelaskan hal-hal teknis kepada klien tentang jasa perusahaan.

Perusahaan akan mempunyai nilai tambah, jika mereka memiliki customer service serta petugas lapangan yang siap dihubungi kapan saja. Sebelum menggunakan jasa perusahaan BPO, pastikan Anda mencari informasi selengkap-lengkapnya. 

Penutup

Business Process Outsourcing mampu menurunkan biaya, meningkatkan efisiensi, dan memberikan fleksibilitas perusahaan.

Namun, cermati perusahaan BPO yang akan digunakan oleh perusahaan Anda. Hal ini bukan tentang harga jasa saja.

Pilih BPO yang dapat mendukung tujuan bisnis serta membantu perusahaan menjadi lebih gesit, fleksibel, dan inovatif, dan lebih kompetitif.

Comment