Remote onboarding, salah satu hasil dari work from home (WFH), adalah respon terhadap pandemi covid-19 yang masih ada hingga saat ini.

Meski pandemi, perusahaan tetap membutuhkan tenaga kerja baru. Namun rekrutmen kali ini sedikit berbeda, yakni hampir semua proses dilakukan jarak jauh termasuk onboarding. Bisakah onboarding dilakukan jarak jauh?

Bagi perusahaan yang baru pertama melakukan remote onboarding, proses tersebut cukup menantang. Karena perusahaan memerlukan HR dan tim leader yang mampu berkomunikasi dengan baik, menyampaikan informasi tentang perusahaan sekaligus pekerjaan dengan jelas, serta memastikan karyawan baru paham informasi yang disampaikan. Alhasil ia dapat bekerja nyaman bersama tim sesuai budaya perusahaan.

Remote Onboarding

“Mempekerjakan dan menempatkan karyawan baru sepenuhnya secara virtual adalah konsep baru bagi sebagian besar perusahaan. Banyak perusahaan mencoba untuk mencari tahu,” ujar Sally Stetson, salah satu pendiri dan prinsipal di Salveson Stetson Group, firma rekrutmen di Philadelphia, Amerika Serikat.

Ya, tak mudah menerapkan virtual atau remote onboarding, tetapi pandemi covid-19 mendorong semua perusahaan untuk mengubah cara kerja.

Apa itu remote onboarding?

Remote onboarding merupakan serangkaian kegiatan yang memungkinkan karyawan baru untuk mengenal tim dan mengenai perusahaan lebih baik secara jarak jauh. 

Bagi perusahaan, onboarding adalah waktu yang berharga untuk berbagi semua elemen yang akan membantu karyawan baru untuk belajar lebih banyak tentang perannya di perusahaan. Dari sudut pandang karyawan, program onboarding adalah kesempatan untuk membiasakan diri dengan lingkungan baru.

Proses onboarding dapat dilakukan dengan pendekatan formal maupun informal. Biasanya, perusahaan menggunakan kedua pendekatan, sehingga membantu karyawan baru berbaur dengan tim sepenuhnya. 

Remote onboarding formal mencakup serangkaian lokakarya, sesi pelatihan, panggilan video, dan latihan. Sedangkan remote onboarding informal lebih bersifat ad hoc dan mencakup pendampingan ke dalam tim, mengenal berbagai pemangku kepentingan, memahami konvensi perusahaan, serta pendekatan pemecahan masalah melalui pengamatan dan pembinaan dadakan dengan manajer karyawan baru.

Tujuan remote onboarding

Lianne Vineberg, pendiri dan direktur talent and recruitment di Talent in the 6ix, Toronto, Kanada, mengatakan pengusaha harus membuat onboarding jarak jauh berjalan lancar, dinamis, dan informatif.

“Hal nomor satu yang perlu diingat adalah Anda sedang membangun fondasi bagi karyawan baru untuk memiliki hubungan baru di tempat kerja dan membantu mereka untuk memiliki suara, yang bahkan lebih penting ketika mereka jauh,” katanya.

Tujuan onboarding tak hanya mengenalkan nilai, visi, dan budaya perusahaan saja. Onboarding juga bertujuan untuk mempertahankan karyawan, terutama bila ia adalah memiliki potensi tinggi. Oleh karena itu, perusahaan perlu membina hubungan karyawan baru dengan lingkungan kerja, seperti yang dikatakan oleh Vineberg.

Sedangkan untuk waktu onboarding tergantung divisi dan perusahaan. Karena ada perusahaan yang memberikan satu hingga dua minggu, tetapi ada pula yang lebih dari sebulan. Namun berapa lama waktunya, perusahaan harus memastikan onboarding berjalan sesuai tujuan.

Apakah Remote Onboarding Sulit?

Harvard Business Review menuliskan bahwa sebagian besar manajer mengaku onboarding jarak jauh sangat sulit. Namun mereka sadar onboarding yang berjalan buruk bisa memengaruhi pengalaman karyawan ke depannya.

Boston Consulting Group menyatakan bahwa onboarding merupakan salah satu faktor yang paling berpengaruh dalam hal pengalaman karyawan. Perusahaan yang memiliki proses onboarding efektif akan mencapai pertumbuhan pendapatan 2,5 kali lebih banyak dan margin keuntungan 1,9 kali lipat dibandingkan dengan organisasi dengan strategi onboarding buruk.

Namun menciptakan remote onboarding yang bagus tidaklah mudah. Tantangan melakukan remote onboarding antara lain:

• Memerlukan dokumentasi yang jauh lebih banyak karena jarak jauh.
• Membuat daftar setiap proses onboarding, mengidentifikasi kebutuhan karyawan baru, dan saluran terbaik untuk menjawab kebutuhannya terutama jika kedua pihak bekerja pada zona waktu berbeda.
• Membantu hubungan emosional antara karyawan baru dengan timnya kemungkinan akan sulit.

“Kepercayaan harus ada sejak hari pertama. Ketika Anda jauh, Anda tidak memiliki kesempatan untuk ngobrol langsung di meja karyawan baru untuk melihat bagaimana keadaannya. Anda harus kreatif tentang cara memelihara hubungan itu,” ujar Chloe Oddleifson, Head of People Operations di Dribbble.

Manfaat Remote Onboarding

Meski remote onboarding memiliki beragam tantang, tetapi proses ini memberikan beragam manfaat, yakni:

Meningkatkan fleksibilitas dan kenyamanan

Saat pandemi covid-19 datang ke bumi, karyawan yang tak bekerja di sektor esensial dan kritikal lebih memilih jam kerja fleksibel dan kenyamanan dalam mengerjakan tugas. Tentu saja, mereka menyelesaikan tugas sesuai prosedur dan tepat waktu.

Remote onboarding memberikan karyawan fleksibilitas dan kenyamanan. Mereka bisa bekerja tepat waktu sambil menikmati kenyamanan di rumah. Jika ia nyaman, produktivitas kerja meningkat dan target perusahaan pun tercapai.

Menghemat biaya

Onboarding jarak jauh dapat menghemat biaya perusahaan, terutama dalam hal menyiapkan meja baru, menyediakan perangkat khusus, dan beberapa biaya kantor lainnya. Secara teknis, perusahaan memerlukan internet yang stabil dan sumber daya penting untuk karyawan baru.

Meningkatkan kolaborasi

Kolaborasi adalah kunci untuk mengelola beberapa proses bisnis di perusahaan. Ketika Anda melakukan remote onboarding, gunakan platform kolaborasi daring untuk meningkatkan kolaborasi antara karyawan baru di dalam maupun di luar divisinya.

Pemantauan yang efektif

Dengan remote onboarding, HR atau tim leader dapat memantau kinerja karyawan baru secara teratur dan efektif melalui platform daring. Platform tersebut memuat kinerja semua tim, seperti data apa yang mereka akses dan bagaimana mereka berkomunikasi, sehingga Anda mudah memantau pekerjaan mereka secara real time.

Kiat Menjalankan Remote Onboarding Dengan Lancar

Bila Anda ingin mengatur strategi ulang atau pertama kali akan menjalankan remote onboarding agar berjalan lancar, kiat berikut ini dapat Anda pertimbangkan.

1. Membuat rencana onboarding

Ketika perusahaan akan menjalankan remote onboarding, HR perlu membuat rencana mingguan atau tergantung jangka waktu proses onboarding. Misal:

• Menyiapkan link telekonferensi dan presentasi tentang perusahaan.
• Membuat handout yang memuat informasi tentang produk atau jasa bisnis perusahaan.
• Menunjuk mentor atau buddy yang nantinya akan bekerja sama dalam satu tim.

Dengan cara tersebut, karyawan merasa nyaman, diterima di lingkungan baru, dan ia bisa bertanya apa saja ke mentor atau buddy.

2. Membantu administrasi karyawan baru

Ketika seseorang diterima di suatu perusahaan, ia harus memberikan dan/atau menandatangani beberapa dokumen dengan HR.

Agar remote onboarding berjalan lancar, HR dapat membantu karyawan dengan mengirimkan semua dokumen melalui email. Begitu pula dengan karyawan, mereka bisa memindai KTP, kartu NPWP, dan kartu BPJS Ketenagakerjaan lalu mengirimkannya melalui email.

3. Mengatur penggunaan teknologi

Selanjutnya, HR mengatur penggunaan teknologi dengan melibatkan tim IT. Tunjukkan kepada karyawan baru platform dan/atau piranti lunak yang digunakan perusahaan, bagaimana mengunduh dan menggunakannya, serta berikan tip jika ia tiba-tiba tak bisa mengaksesnya.

Ada pula perusahaan yang mengirimkan laptop dan/atau ponsel kepada karyawan baru sebelum remote onboarding. Semua hal tersebut meminimalisir masalah teknis dan memungkinkan karyawan baru untuk sepenuhnya hadir dan lebih nyaman pada hari pertama.

4. Membangun hubungan yang kuat

Reckitt, perusahaan consumer goods asal Inggris, memiliki cara untuk membangun hubungan yang kuat dengan karyawan baru.

Mereka mengirimkan ‘care package’ ke rumah karyawan sebelum onboarding dimulai. Paket tersebut berisi berbagai macam produk perusahaan dan kartu ucapan selamat datang, yang berhubungan dengan produk serta misi perusahaan.

Cara lain, Anda dapat membuat pertemuan informal seperti makan siang daring atau sharing session setiap dua hari sekali selama proses remote onboarding.

5. Menjelaskan budaya perusahaan

Karyawan baru perlu mengenal budaya perusahaan. Seperti disampaikan oleh Gabriella Moningka, HR Generalist PT Reeracoen Indonesia, mengadakan sesi khusus karyawan baru untuk mengenalkan budaya hingga bisnis perusahaan saat remote onboarding.

“Dalam new employee induction, saya akan menjelaskan company regulation and culture, semua vision, mission, value, sampai organization chart, agar mereka mendapatkan gambaran tentang keseluruhan organisasi dan lebih engage ke perusahaan. Saya enggak cuma menjelaskan tim kerjanya saja, tapi menjelaskan bisnis lain,” jelas Gabriella, Kamis (30/09/2021).

6. Memulai dengan proyek kecil

Walau remote onboarding, Anda tetap bisa melibatkan karyawan ke dalam proyek kecil. Misal meminta buddy untuk mengajak karyawan baru dalam mini campaign di media sosial.

Dengan demikian, ia mengetahui cara kerja tim dan mengenal anggota lain lebih baik. Sementara itu, tim leader dpat melihat keterampilan dan kesiapan anggota baru menangani proyek besar.

7. Mengadakan pertemuan reguler

Perusahaan yang masih menetapkan WFH akan membuat para karyawan semakin jarang bertatap muka. Jika di antara mereka ada karyawan baru, bagaimana mengenal anggota setim lebih baik?

Untuk mengantisipasinya, leader atau HR mengadakan pertemuan reguler setiap pagi dengan platform telekonferensi. Pertemuan tak harus membicarakan rencana kerja, melainkan membahas informasi umum atau games.

8. Memberikan umpan balik

Memberikan umpan balik tak hanya dari sisi HR ke anggota baru, tetapi juga sebaliknya. HR atau leader dapat memberikan umpan balik, sehingga karyawan baru dapat memahami cara kerja atau budaya perusahaan.

Sebaliknya, mintalah mereka untuk memberikan umpan balik ke Anda mengenai kekurangan dari proses remote onboarding, cara berkomunikasi, atau kebutuhan mereka yang belum terpenuhi. Dengan cara itu, Anda dapat memperbaiki diri atau meningkatkan strategi remote onboarding di masa depan.

Penutup 

Karena salah satu faktor terpenting dalam keberhasilan karyawan adalah onboarding, maka perusahaan harus menciptakan momentum kuat, baik onboarding tatap muka maupun remote onboarding.

Dan, onboarding menjadi fondasi awal mengembangkan bisnis berkelanjutan, karena proses ini menyelaraskan budaya perusahaan dengan kinerja para karyawan dan hubungan di seluruh organisasi.