7 Upaya Mengoptimalkan Candidate Pool | | HR NOTE Indonesia

7 Upaya Mengoptimalkan Candidate Pool

Candidate Pool

Memiliki candidate pool dapat menghemat proses rekrutmen. Bahkan Anda bisa mendapatkan kandidat yang sesuai kriteria.

Apakah perusahaan telah memiliki dan memanfaatkan candidate pool

Jika jawabannya, ya, tetapi Anda tidak mudah memperoleh kandidat, maka tinjau kembali semua hal yang berkaitan dengan rekrutmen. Mulai dari job description hingga seberapa terbuka perusahaan untuk mengenalkan diri mereka ke masyarakat.

Apa Itu Candidate Pool?

Definisi candidate pool

Candidate pool (kumpulan kandidat) merupakan sejumlah pelamar yang memenuhi kriteria pekerjaan dan dipindahkan ke daftar khusus

Dalam proses rekrutmen, data-data pelamar akan disimpan di database tim HR atau applicant tracking system (ATS). 

Biasanya, pelamar yang memiliki kriteria job description akan dihubungi oleh perekrut untuk interview kerja melalui telepon. Jika dinilai bagus, ia akan maju ke tahap selanjutnya.

Jika bagus tetapi kurang sesuai dengan pekerjaan, maka data yang bersangkutan akan dipindahkan ke candidate pool untuk peran di masa mendatang.

Perbedaan candidate pool vs. applicant pool vs. talent pool

Apa perbedaan antara candidate pool dengan applicant pool dan talent pool? Ketiga definisi tersebut hampir sama, tetapi untuk memudahkan kita memahami hal itu, berikut ini penjelasan singkatnya.

  • Talent pool adalah semua karyawan potensial yang dapat mengisi posisi yang terbuka. 
  • Ketika Si A di talent pool mengisi aplikasi untuk posisi terbuka, maka ia akan berpindah ke applicant pool
  • Setelah perekrut meninjau dan menyaring pelamar, lalu data Si A beralih ke candidate pool.

Manfaat Candidate Pool

candidate pool

Pada dasarnya, semua perusahaan menginginkan kandidat terbaik yang sesuai job description dan culture fit. Ada kalanya, proses rekrutmen menjadi perjalanan terjal perekrut menemukan calon karyawan.

Maka, perekrut perlu membuat candidate pool dan memanfaatkannya untuk mengisi posisi kosong secara efektif. 

Manfaatnya lebih luas lagi, candidate pool berkontribusi sebagai pendukung bisnis perusahaan. Bagaimana operasional bisnis bisa berjalan lancar kalau tidak ada karyawan, kan?

Memiliki kandidat yang memenuhi syarat

Setiap perusahaan akan mengalami turnover saat karyawan pensiun, berhenti secara sukarela, atau diberhentikan karena pemutusan hubungan kerja (PHK). 

Ketika ada posisi kosong, perusahaan akan membuka lowongan kerja. Mereka perlu mengisi posisi itu untuk mempertahankan bisnis. Salah satu cara untuk menemukan kandidat yang memenuhi syarat adalah menghubungi orang-orang yang berada di candidate pool.

Proses rekrutmen lebih cepat

Jika sebuah perusahaan mampu mempertahankan candidate pool, maka mereka dapat mengisi posisi yang terbuka dengan cepat. Jadi, perekrut dapat mengerjakan tugas lain. Di sisi lain, perekrutan yang membutuhkan waktu lama akan memperlambat operasional bisnis.

Menjadi perusahaan kompetitif

Memanfaatkan candidate pool membuat perusahaan menjadi kompetitif. Karena perusahaan akan bersaing mendapatkan kandidat yang sesuai kriteria dan berusaha menjadi tempat yang layak untuk bekerja. 

Hal itu juga lebih banyak menarik kandidat berbakat, berdampak pada peningkatan produktivitas karyawan, mereka dapat berkontribusi secara optimal kepada perusahaan, dan akhirnya, bisnis pun semakin hari semakin meningkat.

7 Upaya Mengoptimalkan Candidate Pool

candidate pool

Laporan CodinGame dan CoderPad pada 2022 memperlihatkan bahwa hampir 50 persen perekrut berjuang untuk menemukan kandidat yang memenuhi syarat. 

Hal itu terjadi karena pasar tenaga kerja berjalan sangat sengit dan kandidat yang sangat terampil berada di pasar hanya sekitar 10 hari. Itu artinya, perekrut harus bekerja dengan tepat dan strategis dalam “menangkap” kandidat sesuai kualifikasi.

Jika memeriksa lamaran kerja satu per satu menghabiskan waktu, Anda bisa melakukan hal lain, yakni cek candidate pool. Jika Anda sudah memilikinya, tinjau kembali dan optimalkan. 

#1 Identifikasi kandidat ideal

Untuk merebut hati kandidat, Anda perlu mengidentifikasi kandidat ideal perusahaan. Caranya dengan membuat persona.

Buat persona kandidat untuk setiap divisi atau peran. Persona adalah profil fiktif yang terperinci berdasarkan data dan memiliki karakteristik ideal.

Untuk menentukan persona, tim HR bisa melihat karyawan berprestasi di kantor. Mereka adalah orang-orang yang sudah mengetahui bisnis dan budaya perusahaan. Mereka juga yang semangat bekerja dan berkontribusi terhadap perusahaan.

Persona memungkinkan Anda mencari kandidat sejak awal proses rekrutmen. Anda dapat mencarinya berdasarkan job description dan profil seseorang yang ideal untuk bekerja di perusahaan.

#2 Buat job description yang jelas

Upaya ini tak kalah penting, yaitu membuat job description yang jelas dan mencerminkan persona kandidat

Tulis keterampilan dan kemampuan yang wajib dimiliki oleh kandidat. Tulis juga tanggung jawab dari posisi tersebut secara ringkas. Jadi, Anda dapat mengidentifikasi kandidat yang memenuhi syarat.

#3 Menyaring resume

Tentu, Anda sudah hafal bagaimana harus menyaring resume kandidat. 

Untuk peran teknis, pastikan Anda mengutamakan penilaian dari sisi keterampilan teknis. Misalnya, posisi Accounting Supervisor harus mahir menggunakan piranti lunak akuntansi dan Excel serta analisis laporan.

Jika Anda berencana menggunakan jasa recruitment agency, pilih agensi yang berpengalaman dalam perekrutan dan memahami tren tenaga kerja. Salah satunya, Reeracoen Indonesia yang akan merekomendasikan kandidat sesuai kriteria.

#4 Manfaatkan recruitment marketing

Menerapkan recruitment marketing menjadi cara cepat mengoptimalkan candidate pool. Recruitment marketing adalah strategi pemasaran perusahaan melalui employer branding dalam siklus rekrutmen.

Biasanya, saluran recruiting marketing adalah media sosial dan situs perusahaan. Di media sosial, tim akan mengenalkan perusahaan, menginformasikan lowongan pekerjaan, dan mengadakan acara secara daring. 

Upaya tersebut untuk menarik kandidat berkualitas dan memberikan mereka kesempatan bertanya tentang keterampilan kerja. Di sisi lain, Anda perlu memperbarui informasi karir dan budaya perusahaan di situs.

#5 Kurangi bias dari proses rekrutmen

Tanpa sadar, ada bias dalam proses rekrutmen sehingga perusahaan sulit mendapatkan kandidat terbaik. Misalnya, menulis jenis kelamin tertentu di job description.

Ada baiknya, reviu kembali deskripsi pekerjaan dan ubah hal-hal yang memungkinkan terjadinya bias. Tekan pula dalam tim Anda bahwa setiap manusia adalah unik dan terapkan metrik rekrutmen untuk melacak kandidat dengan akurat. 

#6 Kembangkan employee referral

Anda dapat mengembangkan employee referral untuk mendukung candidate pool. Employee referral dapat meningkatkan kualitas kandidat dengan keuntungan 25 persen lebih tinggi daripada kandidat yang bersumber dari platform lain.

Sebelumnya, bagikan informasi ke karyawan jika perusahaan membuka lowongan pekerjaan beserta persona kandidat dan job description. Minta ke mereka untuk merekomendasi kandidat yang memenuhi syarat melalui employee referral.

#7 Kenalkan budaya perusahaan

Kenalkan budaya perusahaan melalui media sosial dan situs perusahaan. Lengkapi pula dengan ilustrasi atau foto kegiatan untuk lebih menarik.

Dengan demikian, kandidat dapat membaca visi, misi, dan nilai perusahaan, serta mengetahui tanggapan para karyawan tentang pekerjaan dan lingkungan kerja. Jika mereka menilai budaya perusahaan positif, mereka tak ragu untuk mengirimkan pekerjaan ke kantor Anda.

Penutup 

Membangun candidate pool tak sekadar membuat folder di Excel atau ATS. Namun, ini adalah langkah jangka panjang. 

Anda yang membuat candidate pool hari ini, bisa menggunakannya akhir tahun atau tahun depan. Karena banyak kandidat hari ini adalah karyawan yang sempurna di masa depan.

Dengan candidate pool, Anda memiliki waktu singkat untuk memproses kandidat menuju tahap selanjutnya. Saat proses rekrutmen lebih cepat, Anda akan segera memperoleh calon karyawan terbaik.

Sebaliknya, perusahaan akan mendapatkan reputasi positif sebagai perusahaan pilihan.

Comment