6 Langkah Membuat Job Analysis yang Efektif | | HR NOTE Indonesia

6 Langkah Membuat Job Analysis yang Efektif

Pernahkah rekan-rekan mendapati keadaan di mana sulit untuk menemukan SDM yang tepat untuk menduduki sebuah posisi, padahal karyawan di-hire berdasarkan job description yang ada?

Hal ini mungkin disebabkan kurangnya analisis terhadap job description yang ada. Beberapa HRD mungkin masih mengambil sumber dari perusahaan lain saat membuat JD. Meskipun hal tersebut sah-sah saja, ternyata tanpa adanya identifikasi dan analisis kebutuhan perusahaan sendiri, job description bisa memiliki banyak kekurangan sehingga berdampak pada kualitas rekrutmen.

Dalam bahasan kali ini, HR NOTE mengajak pembaca untuk mengenal analisis pekerjaan, atau biasa dikenal dengan job analysis. Hal ini dikarenakan banyak sekali manfaat yang bisa didapat dari membuat job analysis bagi pelaku HR, seperti mengoptimalkan pembuatan job description, seleksi kandidat, evaluasi kinerja, dan berbagai kegiatan HRD lainnya.

Apa yang Dimaksud dengan Job Analysis/Analisis Pekerjaan?

Analisis pekerjaan, mengandung istilah sederhana yang disebut “analisis”, yang berarti studi atau pemeriksaan rinci tentang suatu pekerjaan demi memahami lebih mengenai pekerjaan yang dimaksud. Oleh karena itu analisis pekerjaan dilakukan untuk memahami lebih lanjut tentang pekerjaan tertentu untuk mengoptimalkannya. Analisis pekerjaan adalah proses sistematis mengumpulkan informasi lengkap yang berkaitan dengan pekerjaan. 

Menurut Sanchez & Levine (2000) dalam buku Industrial/ Organizational Psychology, proses analisis pekerjaan adalah mengumpulkan, menganalisis, dan menyusun informasi mengenai komponen, karakteristik dan persyaratan pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah prosedur di mana Anda menentukan tugas dan tanggung jawab, sifat pekerjaan dan akhirnya memutuskan kualifikasi, keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan bagi seorang karyawan untuk melakukan pekerjaan tertentu. Analisis pekerjaan membantu untuk memahami tugas apa yang penting dan bagaimana tugas tersebut dijalankan.

Tujuan dari Pembuatan Job Analysis 

Dari perspektif tujuan yang dimaksudkan, apa itu analisis pekerjaan? Analisis pekerjaan mengarah pada banyak informasi tentang pekerjaan tertentu. Berikut adalah beberapa tujuan melakukan analisis pekerjaan:

  • Analisis pekerjaan berfungsi untuk mengumpulkan data secara sistematis dan membuat pertimbangan mengenai semua informasi penting yang berhubungan pekerjaan tertentu.
  • Hasil analisis pekerjaan akan menjadi masukan atau dasar bagi banyak aktivitas sumber daya manusia yang efisien. 
  • Analisis pekerjaan bertujuan untuk menyediakan suatu pemahaman yang mendalam tentang isi dan persyaratan pekerjaan bagi manajemen.
  • Analisis pekerjaan memberikan informasi mengenai deskripsi pekerjaan, memilih sumber daya manusia, melakukan evaluasi hasil kerja, dan melakukan pelatihan berdasarkan kompetensi yang dibutuhkan oleh seorang karyawan

Setelah menyelesaikan pengumpulan data untuk analisis, kompetensi pekerjaan diidentifikasi dan didefinisikan dengan jelas dan dapat digunakan di seluruh tahapan pengelolaan sumber daya manusia, mulai dari perekrutan, penilaian pra-perekrutan hingga pelatihan karyawan.

 

6 Langkah yang Diperlukan dalam Membuat Job Analysis

Mari perhatikan langkah-langkah yang bisa diambil dalam membuat job analysis. Poin di bawah bersifat informasi umum, yang mana perlu disesuaikan kembali dengan kondisi di perusahaan/organisasi masing-masing.

1. Mereviu tanggung jawab pekerjaan karyawan yang ada

Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam membuat analisis pekerjaan adalah mengumpulkan informasi yang ada di dalam perusahaan. Hal ini harus bisa dilakukan secara keseluruhan dan berdasarkan kesesuaian jabatan dalam perusahaan. Sangat penting bagi Anda untuk melakukan wawancara kepada karyawan pemegang jabatan yang akan dianalisis dan menarik informasi seperti apa yang mereka lakukan setiap hari di tempat kerja. Metode atau cara yang paling umum dalam melakukan analisis pekerjaan adalah dengan cara melakukan wawancara terhadap seseorang yang ahli dalam bidang tersebut (subject matter experts / SMEs). 

Seringkali, HR dan manajemen (terutama manajemen senior) tidak tahu apa yang mencakup fungsi sehari-hari dari pekerjaan tertentu. Mereka mungkin melihat hasilnya tetapi mereka tidak tahu tindakan dan perilaku kerja seperti apa yang dilakukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Sehingga perlu dilakukan review tanggung jawab pekerjaan karyawan yang ada.

2. Pencarian internet dan melihat contoh job description 

Meskipun Anda tidak ingin menyalin deskripsi pekerjaan perusahaan lain, melihat beberapa referensi akan membantu dalam menulis deskripsi pekerjaan Anda sendiri. Anda dapat menemukan contoh deskripsi pekerjaan dengan melakukan pencarian di internet mengenai “Contoh job description [Title Pekerjaan]” atau Anda dapat melihat posting pekerjaan untuk posisi yang sedang dipekerjakan perusahaan. Anda juga dapat melihat LinkedIn untuk melihat bagaimana orang menggambarkan pencapaian mereka dalam suatu pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan yang terdaftar di situs-situs seperti Salary.com atau Payscale.com juga merupakan alternatif situs yang dapat digunakan sebagai referensi. Semua pencarian ini dapat membantu Anda mencari tahu dan mengumpulkan informasi bagaimana cara untuk menuliskan analisis pekerjaan dan membantu mengingatkan Anda tentang tugas dan tanggung jawab yang mungkin terlupakan.

3. Menganalisis pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh karyawan yang mengisi posisi tersebut

Tidak setiap pekerjaan di dalam perusahaan teroptimalkan. Anda mungkin menemukan tugas-tugas yang belum selesai atau proyek penting yang harus Anda pindahkan dari satu departemen ke departemen lain. Anda mungkin menemukan tugas-tugas yang akan lebih berhasil dan mudah diselesaikan oleh jabatan lain. Oleh karena itu, cobalah melakukan analisis kembali mengenai pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh karyawan yang mengisi posisi tersebut. Hal ini bisa menjadi salah satu yang bisa ditambahkan ke job description.

4. Meneliti dan berbagi dengan perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa

Melakukan benchmarking kepada perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa juga dapat Anda lakukan. Melakukan sharing mengenai pekerjaan atau jabatan yang serupa dapat membantu Anda dalam menuliskan job description. Biasanya HR memiliki grup, asosiasi, atau tempat belajar bersama yang memungkinkan Anda untuk bertanya, berbagi, dan belajar mengenai tantangan-tantangan yang biasanya dihadapi HR.

5. Menentukan hasil atau kontribusi terpenting yang dibutuhkan dari posisi tersebut

Dalam proses analisis jabatan juga sangat penting untuk Anda untuk menentukan hasil atau kontribusi terpenting yang dibutuhkan dari posisi tersebut. Sehingga hal ini akan membantu Anda dalam melakukan evaluasi dari jabatan tertentu, Misalnya jika Anda melakukan analisis jabatan untuk posisi tenaga penjualan, dan menentukan bahwa hasil yang dibutuhkan adalah mampu menjual 100 produk per hari. Maka hal ini dapat menjadi indikator ketika nanti dilakukan evaluasi jabatan.

6. Menuliskan task statement yang jelas

Setelah semua informasi dikumpulkan dan tugas sudah teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah menulis task statement yang nantinya akan digunakan dalam task inventory serta dimasukkan dalam job description. Job description atau deskripsi pekerjaan akan membantu menjelaskan mengenai gambaran dari pekerjaan tersebut. Deskripsi pekerjaan juga akan mempermudah perusahaan saat akan menjelaskan mengenai tugas jabatan tertentu. Nantinya juga deskripsi pekerjaan ini akan membantu Anda dalam menentukan job specification atau kualifikasi yang dibutuhkan dalam jabatan tersebut

Task statement yang baik haruslah mengandung unsur action (apa tugas yang akan dikerjakan) dan object (terhadap apa tugas tersebut akan dikerjakan). Selain kedua hal tersebut, task statement yang baik juga biasanya mengandung unsur dimana tugas tersebut akan dikerjakan, bagaimana tugas tersebut akan dikerjakan, mengapa tugas tersebut harus dikerjakan, dan kapan tugas tersebut akan dikerjakan.

Hasil dari analisis pekerjaan adalah deskripsi pekerjaan yang harus terdiri dari delapan bagian yaitu: judul pekerjaan, ringkasan singkat, aktivitas kerja, peralatan dan perlengkapan yang digunakan, konteks kerja, standar kinerja, informasi kompensasi, dan persyaratan pribadi.

5 Manfaat Terbiasa Melakukan Job Analysis Bagi HRD

Dengan melakukan analisis pekerjaan, ada berbagai manfaat yang didapatkan oleh HRD. Karena analisis ini dapat menjadi dasar keputusan berbagai kegiatan pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. 

1. Membuat Struktur Organisasi

Analisis pekerjaan membantu organisasi untuk membuat perubahan yang sesuai dalam struktur organisasi, sehingga sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan organisasi. Tugas bisa ditambahkan atau dihapus dari pekerjaan. Sehingga dengan ini, efisiensi dan produktivitas kerja akan meningkat dan mempercepat pertumbuhan perusahaan.

 

2. Rekrutmen dan Seleksi

Sulit membayangkan bagaimana seorang karyawan dapat dipilih kecuali ada pemahaman yang jelas akan tugas yang ditampilkan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk menampilkan tugas-tugas tersebut. Dengan melakukan analisis pekerjaan, Anda akan mengidentifikasi syarat-syarat tersebut, dan dapat membantu Anda untuk memilih sebuah tes atau membuat pertanyaan interview yang akan menentukan apakah kandidat tertentu memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan persyaratan dari pekerjaan. 

 

3. Training/Development

Tidak mudah untuk menentukan bagaimana pelatihan bagi karyawan akan dilakukan sebelum diketahui kualifikasi pekerjaannya. Job analysis membantu untuk menghasilkan daftar aktivitas pekerjaan, yang dapat secara sistematis digunakan untuk membuat program pelatihan.

4. Penilaian Kinerja

Performance appraisal atau penilaian kinerja merupakan salah satu fungsi dari job analysis. Dalam pelaksanaan seleksi pegawai, penilaian harus sejalan dengan ruang lingkup kerja. Contohnya, seringkali pegawai dievaluasi berdasarkan kategori yang tidak jelas, seperti “kemandirian”, “pengetahuan”, dan “inisiatif”. Padahal penilaian performa yang tepat dapat berguna sebagai informasi untuk melakukan pengembangan atau konseling dari pekerja.

5. Evaluasi Pekerjaan

Informasi yang disediakan dari hasil analisis pekerjaan dapat digunakan sebagai bahan dasar dalam menentukan evaluasi suatu pekerjaan, seberapa layaknya atau pentingnya pekerjaan tersebut. Apakah jabatan atau posisi tersebut memberikan kontribusi signifikan dalam pencapaian tujuan perusahaan atau justru sebenarnya dapat disatukan dengan jabatan lainnya. Proses penentuan inilah yang biasa dimaksud sebagai job evaluation.

Kesimpulan

Dapat kita simpulkan bahwa job analysis atau analisis pekerjaan ini adalah kegiatan mengumpulkan data yang dilakukan dengan cara menghimpun serta mengolah data dan kemudian menyajikan hasil berupa informasi secara sistematis, tepat, dan jelas yang nantinya dapat digunakan dalam berbagai kegiatan pengelolaan sumber daya manusia. 

Dengan melakukan analisis pekerjaan, pembuatan job description akan menjadi lebih baik sehingga berdampak baik pula terhadap kualitas rekrutmen. Tidak hanya itu, manfaat lain seperti yang disebutkan di atas tentu akan membuat aktivitas manajemen SDM jadi semakin mudah dan efisien.

 

Comment