Sekilas, background checking hanya tugas sepele dalam proses rekrutmen. Tak masalah jika perekrut tak melakukannya. Karena Anda menganggap semua data kandidat sudah benar.

Anda juga berharap kandidat jujur dengan apa yang ia tulis di curriculum vitae (CV) dan mengatakan hal sebenarnya ketika wawancara. Namun apakah CV sudah sama dengan pernyataan kandidat saat wawancara?

Mike Simpson, CEO dan cofounder of The Interview Guys, mengatakan lebih dari 77% kandidat merasa tekanan untuk melebih-lebihkan kompetensi mereka agar mendapatkan dukungan dari perusahaan potensial dan hampir 65% melebih-lebihkan kualifikasi mereka pada CV ketika melamar pekerjaan yang sangat diminati.

Untuk menghindari kesalahan saat rekrutmen, ada baiknya Anda melakukan background checking.

Apa Itu Background Checking?

Background checking jamak terjadi ketika HR sedang melakukan rekrutmen. Dalam hal ini, HR akan mencocokan data CV dengan realitas di lapangan atau mengecek latar belakang kandidat.

The Balance Careers menyebutkan background checking merupakan langkah perusahaan yang mengonfirmasi data yang diberikan kandidat pada aplikasi atau CV dan mengecek kesesuaian interview dengan CV.

Background checking bertujuan untuk membuat keputusan perekrutan dengan baik. Tujuan lainnya, HR dapat “menangkap” potensi masalah pada masa mendatang.

“Tujuan melakukan background check adalah mengkonfirmasi bahwa informasi yang diberikan kandidat dan actual fact di perusahaan, apakah sudah selaras. Jika rekruter mengetahui hal ini, maka akan mudah dilakukan analisis SWOT kandidat tersebut. Rekruter mengetahui kelebihan dan kelemahannya kandidat tersebut dan bagaimana cara mengatasinya. Selain itu juga berguna untuk mengetahui angin segar apa yang bisa kandidat bawa ke perusahaan,” ujar Kencana Ayudha, HR Generalist PT Cekindo Business International kepada HR Note, Kamis (25/11/2021).

6 Tipe Background Checking

Tak ada standar baku bagaimana mengecek latar belakang kandidat. Meski demikian ada enam tipe background checking yang bisa Anda pilih.

Jika Tim HR memiliki waktu, Anda bisa melakukan semuanya. Jika tidak, pilih yang sesuai kebutuhan perusahaan maupun posisi yang dibutuhkan.

1. Verifikasi CV

Biasanya, setelah HR dan user screening CV, user akan memilih kandidat yang sesuai. Kemudian HR akan menghubungi kandidat untuk melakukan interview tahap awal dan terkadang HR mengirimkan formulir data diri untuk diisi oleh kandidat.

Setelah itu, HR melakukan background checking dengan memverifikasi CV, formulir, dan hasil interview awal. Seperti kesesuaian pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan dan/atau kompetensi kandidat.

2. Cek referensi

Biasanya, di formulir data diri terdapat kolom referensi. Sebagai HR, Anda dapat meminta kandidat untuk mengisi kolom tersebut memasukkan nomor telepon referensi, seperti rekan kerja atau atasan. Ketika Anda menelepon seseorang di kolom referensi, ia akan merekomendasikan atau memberikan testimoni tentang kinerja yang bersangkutan.

“Saya check kesesuaian posisi dan masa kerja yang ditulis di CV. Lalu tanya apakah ada info atau note mengenai performance atau attitude yang bersangkutan. Saya biasanya telepon ke HRD atau atasan kantor lama,” kata Gabriella Moningka, HR Generalist Lead PT Reeracoen Indonesia.

3. Cek media sosial

Tak ada salahnya untuk mengecek media sosial milik kandidat. Anda dapat melihat cara kandidat berinteraksi dan berbagi informasi di media sosial.

Mengeluh atau curhat di media sosial adalah hal wajar. Namun jika ia pernah menyindir atasan atau rekan kerja, mengejek warganet, atau menjelek-jelekkan komunitas, Anda harus hati-hati. Karena jika ia bekerja di perusahaan Anda (misal industri retail atau FMCG), perilaku tersebut bisa memengaruhi reputasi perusahaan.

4. Cek kesehatan 

Tidak semua perusahaan melakukan hal ini. Namun perusahaan dapat mengecek kesehatan kandidat karena jenis pekerjaan menuntut seseorang memiliki kondisi bugar dan sehat.

Perusahaan makanan, farmasi, dan konstruksi akan meminta kandidat untuk tek kesehatan. Salah satu perusahaan yang menerapkan tes ini adalah PT Sasa Inti.

Pada umumnya, pengecekan kesehatan dilakukan setelah perusahaan menerima kandidat sebagai karyawan baru (dengan sistem kontrak atau masa percobaan). Jelang masa kontrak atau percobaan selesai, HR dan user akan mengulas kembali kinerja sekaligus kesehatan karyawan.

5. Rekam jejak kriminalitas

Kebanyakan perusahaan tidak meminta Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK). SKCK adalah surat yang diterbitkan Kepolisian RI berisi keterangan bahwa seseorang tidak memiliki catatan kriminal sepanjang hidupnya.

Meski demikian beberapa perusahaan BUMN dan posisi CPNS masih membutuhkan SKCK. Hanya saja, penyerahan surat dilakukan setelah peserta dinyatakan lulus seleksi.

Bagi HR di perusahaan swasta, Anda tetap bisa mengetahui rekam jejak kriminalitas kandidat. Misal Anda bekerja sebagai HR di perusahaan keuangan, untuk mengetahui apakah kandidat pernah terlibat fraud atau tidak, Anda dapat menghubungi HR atau rekam setim di perusahaan sebelumnya.

Di Amerika, pemberi kerja dapat melakukan pengecekan criminal background dan pemeriksaan kredit (pekerjaan yang mengelola uang). Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) mengatakan pemerintah tidak melarang perusahaan menanyakan informasi sejarah kriminal dan keuangan kandidat. Namun pemerintah melarang perusahaan mendiskriminasi kandidat dengan informasi tersebut.

6. Tes keterampilan

Background checking juga bisa berupa tes keterampilan. Tes ini untuk membuktikan bahwa keterampilan kandidat sesuai dengan apa yang ia tulis di CV. Misal posisi customer service leader diminta menjawab atau membuat email kepada pelanggan, karena pelanggan protes tentang kemasan produk yang rusak.

6 Manfaat Background Checking

Memang, tak ada manusia yang sempurna, begitu pula dengan kandidat. Namun background checking bermanfaat bagi perusahaan, yakni menemukan kandidat yang tepat berdasarkan posisi sekaligus selaras terhadap nilai-nilai serta budaya perusahaan.

Walaupun pengecekan latar belakang kandidat cukup rumit, tetapi beragam manfaat yang akan dipetik oleh perusahaan ketika menerapkan proses ini.

1. Antisipasi kecurangan

Manfaat pengecekan latar belakang kandidat adalah mengantisipasi kecurangan. Hal ini berkaitan dengan perilaku tidak jujur. Misal kandidat memalsukan dokumen transkrip atau mengubah IPK, memalsukan tempat kerja, atau pernah terseret kasus fraud di perusahaan sebelumnya.

2. Mengetahui kemampuan

Bila HR memberikan tes keterampilan, maka user akan mengetahui kemampuan kandidat. Sehingga user akan mempertimbangkan sejauh mana kandidat dapat mendukung rekan kerjanya dan bisa berkontribusi optimal di perusahaan dengan keterampilannya.

3. Keamanan kerja

Perusahaan bertanggung jawab terhadap keamanan, keselamatan, dan kesehatan karyawan. Begitu pula dengan keamanan pelanggan, vendor, relasi, maupun stakeholder.

Dengan background checking, Anda tahu bahwa Si A pernah terlibat fraud di kantor lama atau Si A pernah mengejek warganet dan bersikeras ia memiliki kebebasan berpendapat. Jika Anda yakin bahwa ia telah berubah, silakan. Namun Anda perlu waspada karena bukan tak mungkin ia akan mengulangi perilakunya, sehingga merugikan perusahaan, rekan kerja, dan stakeholder.

4. Mengetahui integritas

Memalsukan dokumen atau terlibat fraud adalah tindakan yang tidak memiliki integritas. Biasanya, HR dan user akan menghentikan proses rekrutmen kalau menemukan kandidat seperti itu. Alasannya, perilaku kandidat tidak sesuai nilai perusahaan yang menjunjung integritas atau kejujuran. Jadi, bisa dibayangkan jika Anda melewati tahap ini, kan?

5. Melindungi organisasi

Selain itu, pengecekan latar belakang melindungi organisasi dari hal-hal tak diinginkan. Pengecekan ini adalah upaya pencegahan dari korupsi, kolusi, pelecehan, dan tindakan lain yang merugikan perusahaan.

6. Mematuhi peraturan pemerintah

Rekrutmen merupakan pekerjaan yang kompleks. Terlebih saat ini, tak sedikit perusahaan asing yang memiliki kantor di beberapa negara, sehingga HR harus mematuhi peraturan pemerintah ketika merekrut karyawan lokal maupun ekspatriat.

Dengan background checking, Anda dapat memastikan bahwa karyawan yang akan dipekerjakan memiliki hak hukum serta memenuhi dokumen dan kualifikasi yang diperlukan untuk bekerja di Indonesia.

Di Inggris, jika perusahaan sengaja mempekerjakan pekerja ilegal dan terus mempekerjakannya, perusahaan akan menghadapi masalah hukum. Mulai dipenjara minimal lima tahun dan denda hingga £20 ribu (setara dengan Rp380,7 juta) per pekerja ilegal.

Background Checking Bagi Karyawan

Background checking tak hanya berlaku untuk kandidat. Hal ini bisa diterapkan untuk semua karyawan. Karena perusahaan tetap memiliki risiko, seperti korupsi, pelecehan, dan reputasi negatif yang disebabkan oleh karyawan.

Elizabeth McLean, General Counsel GoodHire, mengatakan perusahaan akan susah mempertahankan para karyawan jika mereka gagal mengambil tindakan, atau memberhentikan pada seorang yang punya tindakan berisiko.

Maka sebaiknya, HR bersama manajemen memiliki kebijakan untuk melakukan kebijakan background checking untuk semua karyawan. Langkahnya, yaitu:

Pertama, meninjau ulang peraturan perusahaan. Apakah peraturan masih relevan saat ini? Apakah peraturan melindungi karyawan dan perusahaan sesuai undang-undang? Jika belum, Anda perlu menambahkannya.

Kedua, memperbarui data. Jika perusahaan ingin memperbarui atau mengorganisir data karyawan, catat data-data yang diperlukan dan siapkan pengumuman kepada karyawan. Misal memperbarui data (KTP, BPJS, SIM, dan lainnya) hingga catatan kepatuhan karyawan.

Ketiga, menginformasikan kepada semua karyawan. HR bisa mengumumkan background checking melalui email dan katakan kepada semua karyawan bahwa ada data yang perlu mereka perbarui.

Keempat, disiplin. HR perlu disiplin untuk menerapkan pengecekan latar belakang karyawan maupun menerapkan peraturan perusahaan. Karena langkah itu untuk mencegah tindakan tidak sesuai nilai perusahaan.

Penutup

Background checking tak hanya membantu perusahaan menemukan kandidat yang tepat. Namun lebih dari itu, yakni menciptakan lingkungan kerja aman dan sehat, sehingga karyawan dan perusahaan tumbuh bersama.

Dan, background checking melindungi reputasi perusahaan. Perusahaan dengan reputasi positif akan menarik perhatian kandidat berkualitas di luar sana.