Kandidat di reject User? Padahal sudah sesuai dengan kualifikasi, apa yang harus dilakukan Recruiter?

Dalam dunia rekrutmen, tidak hanya pelamar kerja yang kerap berhadapan dengan penolakan atau rejection, tetapi begitu juga dengan perekrut. Penolakan ini berasal dari user atau orang/pihak yang akan menjadi atasan calon pekerja. Mereka tidak jarang menolak rekomendasi kandidat dari perekrut.

Kenapa ditolak, ya? Padahal kandidat sudah sesuai dengan kualifikasi. Apa yang harus saya lakukan sebagai perekrut? Adalah pikiran yang kerap muncul setiap kali terdapat penolakan.

Dalam artikel ini kita akan membahas mengenai apa yang bisa dilakukan recruiter bila dihadapkan oleh situasi tersebut.

Jangan Terburu-buru, Lakukan Self-introspection Terlebih Dulu

Hal yang sering kali terjadi adalah recruiter dihadapkan oleh situasi dimana kandidat yang dikirim selalu ditolak oleh calon atasan kandidat dengan berbagai macam alasan yang disampaikan, padahal recruiter merasa bahwa kandidat sudah sesuai dengan kriteria yang diberikan oleh calon atasan kandidat tersebut.

Pertama-tama sebelum kita membahas mengenai kenapa, mari kita lakukan self-introspection terhadap pekerjaan kita sendiri. Perhatikan checklist berikut.

1. Apakah kita sudah benar-benar paham mengenai kualifikasi yang diinginkan oleh calon atasan kandidat? Mari lihat lagi checklist kita, apakah ada specific requirements yang diminta?
   Misalnya pengalaman di perusahaan tertentu, pengalaman proyek tertentu, sampai di bagian seperti latar belakang pendidikan atau tempat tinggal.
2. Apakah kita sudah cukup dalam memberikan CV ke calon atasan kandidat? Karena beberapa dari mereka punya preferensi untuk melihat jumlah minimal CV yang diberikan untuk di-review dan di-interview. Ingat, beberapa orang perlu diperlihatkan beberapa alternatif sebelum bisa mengambil keputusan. Kenali user Anda dan pelajari preferensi mereka.
3. Tanyakan kembali prioritas rekrutmen mereka, jangan-jangan posisi yang sedang kita cari bukanlah prioritas saat ini.

Jika hal-hal diatas belum kita lakukan, lakukanlah sekarang karena masalah sebenarnya ada di diri perekrut itu sendiri. Mengidentifikasi hasil kerja sendiri penting dilakukan sebelum berasumsi ada yang salah pada pihak kedua dan ketiga.

Sekarang, kita asumsikan bahwa semua diatas sudah dilakukan, dan penolakan masih terus terjadi, apalagi yang bisa kita lakukan sebagai recruiter?

5 Langkah Menghadapi Penolakan dari User

Mendapat penolakan dari user/calon atasan kandidat akan menghambat proses rekrutmen, apalagi jika penolakan datang terus-menerus. Artinya, terdapat aspek yang perlu diperbaiki dalam komunikasi dan kerja sama dari perekrut-calon atasan kandidat.

Berikut adalah 5 tips dan langkah untuk menghadapi penolakan dari user yang bisa pembaca coba!

1.   Mereview Progress Rekrutmen Bersama

Luangkan waktu untuk berbicara lagi dengan calon atasan kandidat dan review progress rekrutmen sejauh ini. Bahas kembali satu persatu kandidat yang sudah kita kirim dan tanyakan secara spesifik mengapa mereka ditolak.

Dapatkan pola penolakan dari calon atasan kandidat; apakah ke arah kompetensinya? Atau personality-nya? Jangan berhenti sampai kita dapatkan pola penolakannya.

Sesi seperti ini sangat penting, selain untuk mempercepat proses rekrutmen, kita bisa juga menunjukan kredibilitas kita dihadapan calon atasan kandidat.

Terkadang kita harus bisa mengedukasi calon atasan pekerja mengenai realitas di rekrutmen itu seperti apa, agar mereka pun dapat lebih kooperatif dengan prosesnya.

2.   Lakukan Interview Kandidat Bersama User

Ikut serta dengan user tersebut dalam menginterview kandidat juga bisa menjadi cara untuk mendapatkan suara yang sama.

Pelajari cara menginterview oleh user, pahami pertanyaan-pertanyaan yang ditanyakan agar kita bisa menduplikasikan metodologi interview tersebut terhadap kandidat kita.

Sehingga kandidat yang dikirim sudah melewati proses interview yang disesuaikan dengan selera user.

3.   Transparansi Realita

Sampaikan mengenai talent pool yang kita punya, kendala apa yang kita hadapi. Reality check adalah hal yang harus disampaikan juga kepada calon atasan kandidat tersebut.

Sebagai recruiter kita tentunya lebih paham mengenai kandidat yang ada di market, preferensi mereka dan ekspektasi mereka terhadap pekerjaan seperti apa.

Kadang yang suka terjadi adalah, para calon atasan menginginkan kandidat yang tidak tersedia di Market. Transparansi seperti ini adalah salah satu kunci keberhasilan dalam rekrutmen.

4.   Libatkan Atasan saat Timbul Masalah

Ini bisa dicontoh oleh perekrut yang bergerak di bidang konsultan rekrutmen.

Eskalasikan setiap masalah yang timbul dengan atasan kita sebagai konsultan rekrutmen.

Terkadang kita perlu punya “backing” untuk berbicara di level yang lebih tinggi. 90 hari adalah standar waktu yang cukup untuk kita untuk mulai membawa permasalahan kita ke atasan kita.

Jangan takut untuk dianggap tidak mampu melakukan pekerjaan kita, bertanya adalah salah satu proses pembelajaran. Dan ingat, KPI kita adalah KPI atasan kita juga, so, help me to help you.

5.   Buktikan dengan Data

Data, saya adalah penggemar berat data. No data No results. Ingat, selalu berbicara dan menyampaikan fakta dengan data, buatlah laporan rekrutmen secara berkala.

Sampaikan laporan itu tidak hanya ke tim rekrutmen, tetapi ke user dan plus one-nya, dan pastikan semua orang terupdate dengan baik mengenai rekrutmen proses.

Tidak semua orang mengetahui beratnya pekerjaan seorang recruiter, untuk itu kita harus pastikan user tahu usaha yang sudah kita lakukan untuk mereka.

Data sederhana seperti, sudah berapa banyak CV yang sudah kita kirim, berapa banyak interview yang sudah dilakukan sampai sudah berapa banyak orang yang kita approach sudah cukup untuk memberikan gambaran kepada user, bahwa kita sesungguhnya bekerja untuk mereka.

Kesimpulan

Dari penjelasan diatas ada beberapa hal yang sangat penting untuk dilakukan bila dihadapi oleh situasi seperti ini:

1. Tetapkan mindset bahwa baik user/calon atasan kandidat, ataupun rekruter memiliki kepentingan yang sama, yaitu kita ingin secepat mungkin mengisi posisi kosong tersebut, tentunya dengan kandidat yang tepat.
2. Komunikasi adalah salah satu kunci dalam proses rekrutmen, tanpa adanya komunikasi yang baik, maka tidak akan ada pekerjaan yang bisa selesai dengan baik.
3. Jangan takut untuk meminta tolong apabila mengalami kesulitan, tidak ada yang namanya Super Recruiter. Siapa pun, dan seberapa pun senior kita, pasti akan membutuhkan bantuan.
4. Salah satu fungsi Recruiter adalah memberikan Edukasi kepada calon atasan kandidat mengenai rekrutmen itu seperti apa, pada akhirnya Anda lah Ahlinya di bidang Rekrutmen.

Semoga artikel ini bisa memberikan manfaat buat rekan-rekan Recruiter dan bisa membuat produktivitas dan profesionalitas kita bertambah. Silakan hubungi penulis apabila masih ada pertanyaan lanjutan.