11 Faktor Yang Memengaruhi Proses Rekrutmen | | HR NOTE Indonesia

11 Faktor Yang Memengaruhi Proses Rekrutmen

proses rekrutmen

Proses perekrutan merupakan serangkaian proses untuk merekrut karyawan baru. 

Dalam proses rekrutmen, perusahaan –melalui perekrut– akan memilih kandidat yang paling memenuhi syarat. Artinya, kandidat memiliki keterampilan yang dibutuhkan oleh perusahaan dan cultural fit

Tak hanya perekrut, user juga ikut serta dalam menyeleksi kandidat. Karena dia akan memberikan skill test, ikut serta dalam wawancara, dan pada akhirnya, menentukan kandidat mana yang lolos. 

Namun, kadang kala, ada keadaan yang membuat proses rekrutmen terlalu lama. Sebaliknya, ada pula kondisi yang memperlancar proses pencarian kandidat. 

Apa yang membuat kedua hal itu terjadi? Jawabannya adalah faktor-faktor yang memengaruhi proses rekrutmen.

Kenapa Perusahaan Wajib Memperhatikan Proses Rekrutmen?

Karena tujuan proses rekrutmen adalah memperoleh kandidat yang tepat, maka perusahaan wajib memperhatikan keseluruhan rangkaian. Mulai dari menuliskan job description, mengunggah job ads, hingga wawancara kandidat. 

Memperhatikan proses rekrutmen dapat menghindari hal-hal yang tak diinginkan. Misalnya, job ads memuat kata-kata diskriminatif atau skill test terlalu memberatkan kandidat. Kondisi itu bisa memengaruhi reputasi perusahaan.

Proses rekrutmen yang perlu diperhatikan oleh perekrut adalah:

  • Pastikan job description dan job ads sejalan dengan kebutuhan perusahaan dan tidak diskriminatif.
  • Menyeleksi aplikasi kandidat sesuai kriteria dan menjaga kerahasiaan data kandidat.
  • Dalam wawancara tahap pertama, beritahu kandidat tentang proses rekrutmen selanjutnya. Karena seringkali, kandidat memiliki proses di perusahaan lain dan jika user kelamaan mengambil keputusan, maka perusahaan Anda akan kehilangan kandidat terbaik.
  • Ketika user telah menentukan kandidat, segera lakukan background checking, lalu buat surat penawaran kerja, dan persiapkan onboarding karyawan baru.
  • Buat kontrak kerja dan pastikan telah sesuai dengan regulasi. Informasikan kontrak dan hak serta kewajiban kepada karyawan baru.
  • Persiapkan onboarding karyawan baru termasuk alat kerja, info produk atau layanan (jika ada), serta administrasi yang harus dipenuhi.

11 Faktor-faktor Yang Memengaruhi Proses Rekrutmen

proses rekrutmen

Keberhasilan, kesalahan, kecepatan, hingga keinginan kandidat melamar pekerjaan di perusahaan tak lepas dari faktor internal dan eksternal. Faktor-faktor tersebut ada yang mendukung, tetapi tak sedikit yang merugikan rekrutmen. 

6 Faktor internal

#1 Kebijakan organisasi 

Kebijakan organisasi sangat menentukan proses rekrutmen karena dipengaruhi oleh: 

  • Tujuan organisasi
  • Kebutuhan organisasi
  • Sumber rekrutmen 
  • Perencanaan tenaga kerja
  • Biaya rekrutmen
  • Kebijakan pemerintah tentang ketenagakerjaan

#2 Ukuran dan hierarki organisasi

Jika organisasi berencana untuk meningkatkan operasi dan memperluas bisnis maka manajemen akan mempekerjakan lebih banyak karyawan. Kondisi tersebut mempengaruhi ukuran serta hierarki organisasi. 

Karena hierarki organisasi sangat berpengaruh terhadap pengisian jabatan di berbagai tingkat. Semakin bertingkat hierarki akan semakin membutuhkan banyak karyawan, begitu pula sebaliknya.

#3 Alur kerja divisi HR

Alur kerja divisi HR yang efektif membantu dalam memperbaiki putaran tenaga kerja di sebuah organisasi. Alur kerja mereka akan membantu jumlah karyawan yang akan direkrut, termasuk saran tentang penentuan kualifikasi dan keterampilan kandidat yang harus dimiliki oleh perusahaan.

#4 Kecepatan pengambilan keputusan

Cepat atau lambat rekrutmen tergantung pada kecepatan pengambilan keputusan dari user

Umumnya, proses rekrutmen sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh perekrut. Namun, dalam situasi tertentu, pengambilan keputusan sedikit molor karena beragam pertimbangan dari user maupun negosiasi.

#5 Citra organisasi

Organisasi yang memiliki citra positif di mata masyarakat lebih mudah menarik kandidat terbaik. Pasalnya, citra organisasi membentuk persepsi serta pengambilan keputusan masyarakat tentang dunia kerja hingga penggunaan produk atau jasa.

Oleh karena itu, ada baiknya organisasi memiliki dan mempertahankan hubungan masyarakat yang baik, menyediakan layanan konsumen, mempertahankan kualitas produk atau jasa, memiliki nilai kemanusiaan, dan lainnya. 

#6 Job description

Sama seperti citra organisasi, job description berperan penting dalam proses rekrutmen.

Perusahaan yang mampu menggambarkan tentang tugas yang akan diemban, gaji dan tunjangan, jalur karier yang baik, penghargaan kepada karyawan, dan lingkungan kerja positif akan menarik kandidat yang memenuhi syarat.

5 Faktor eksternal

#1 Pasar tenaga kerja 

Pasar tenaga kerja mengontrol permintaan dan penawaran kandidat

Jika ketersediaan karyawan dengan keterampilan tertentu lebih sedikit daripada permintaan, maka perekrutan akan membutuhkan upaya lebih banyak untuk menariknya bergabung ke perusahaan Anda. 

Di sisi lain, jika permintaan lebih sedikit daripada penawaran, perekrutan akan relatif lebih mudah.

#2 Regulasi pemerintah

Kontrol pemerintah terhadap ranah ketenagakerjaan memengaruhi perekrutan. Hal itu terlihat di undang-undang dan peraturan pemerintah tentang ketenagakerjaan.

Biasanya, regulasi tersebut mencerminkan lingkungan sosial dan politik pasar, seperti sistem kerja, jam kerja, gaji dan tunjangan, peraturan keselamatan dan kesehatan, hak cuti, dan lainnya. Regulasi ini bisa berubah sewaktu-waktu.

#3 Kejadian luar biasa

Negara yang mengalami kejadian luar biasa seperti pandemi COVID-19 dan penyakit menular pasca bencana akan memiliki pasar tenaga kerja agak lesu

Hal itu terlihat saat pandemi COVID-19 pada 2020 di Indonesia, tak sedikit perusahaan yang mem-PHK karyawannya karena kegiatan bisnis dibatasi oleh pemerintah. Dampaknya, tingkat pengangguran bertambah. Namun, seiring penanganan pandemi dan layanan kesehatan semakin baik, kegiatan bisnis pun berangsur pulih perlahan.

#4 Tingkat pengangguran

Elemen yang memengaruhi ketersediaan pelamar adalah tingkat pertumbuhan ekonomi. 

Jika ekonomi tumbuh, maka banyak perusahaan membutuhkan tenaga kerja. Jika tidak, angka pengangguran meningkat. Dan, bila tingkat pengangguran tinggi di suatu wilayah, perekrutan sumber daya akan lebih mudah dan sederhana.

#5 Kompetitor 

Ketika organisasi di industri yang sama bersaing untuk mendapatkan kandidat berkualitas, kemungkinan ada kebutuhan untuk menganalisis kompetitor. Misalnya, tunjangan yang ditawarkan, penerapan sistem kerja, atau fasilitas karyawan.

Di lain sisi, terdapat perusahaan yang mengubah kebijakan dan prosedur rekrutmen secara berkala. Hal itu juga memengaruhi rekrutmen di perusahaan kompetitor.

Kiat Tingkatkan Proses Rekrutmen Lebih Baik

proses rekrutmen

Proses rekrutmen menjadi pekerjaan yang cukup rumit. Karena perekrut menyaring kandidat tahap demi tahap untuk memperoleh seseorang yang sesuai kriteria.

Proses rekrutmen yang baik akan membantu perusahaan menarik dan mempertahankan karyawan berkualitas. Mereka juga selaras dengan budaya organisasi. 

Bagi Anda yang berencana meningkatkan proses rekrutmen agar lebih baik lagi, kiat di bawah ini dapat digunakan sebagai referensi:

Candidate experience

Perekrut dapat memberikan candidate experience dengan cara melibatkan mereka di setiap proses rekrutmen

Sebut saja rekrutmen platform dapat diakses oleh kandidat, mereka bisa melihat proses rekrutmen termasuk jika aplikasi ditolak atau diunduh oleh perekrut, menggunakan media wawancara yang mudah digunakan, dan memberikan nomor telepon atau email Anda jika kandidat ingin bertanya tentang proses rekrutmen.

Perbarui informasi

Saat Anda menjumpai kandidat yang sesuai, proses rekrutmen bisa bergerak lebih cepat. Jika tidak, Anda mengabaikan dan tak memberinya kabar rejection kepada kandidat.

Sebaiknya, Anda memiliki sistem untuk memperbarui informasi, seperti memberitahu penolakan atau aplikasi tidak lolos ke tahap berikutnya melalui email otomatis. Upaya sederhana tersebut membentuk citra perusahaan di mata kandidat.

Tunjukkan budaya organisasi

Waktu kandidat mendatangi kantor Anda untuk wawancara, ia akan menilai perusahaan.

Maka tunjukkan bahwa organisasi adalah tempat terbaik untuk bekerja. Jelaskan pula sekilas tentang perusahaan dan nilai-nilainya, transparansi gaji, fleksibilitas jam kerja, kesempatan mengembangkan keterampilan, serta jalur karier karyawan.

Skill test yang tepat

Karena durasi rekrutmen terbatas, sebaiknya memberikan skill test yang sesuai keterampilan kandidat dan berikan satu atau dua tes. 

Lebih dari itu, dikhawatirkan Anda dan user tak memiliki waktu untuk mengecek hasilnya dan kandidat tidak memberikan performa maksimal, terlebih jika ia masih kerja.

Penutup 

Tak ada yang mudah dari proses rekrutmen. Meski Anda sudah menetapkan lini masa dari awal hingga penerimaan kandidat, tetapi jika faktor internal atau eksternal, proses rekrutmen menjadi terhambat.

Oleh karena itu, perekrut wajib mengidentifikasi faktor-faktor yang akan menyulitkan selama proses. Dan, mencari cara alternatif untuk memenuhi tujuan perekrutan tepat waktu.

Comment