Salah satu tugas utama dari Human Resource Department (HRD) adalah merekrut Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas dan profesional.

Namun, dalam praktiknya mencari kandidat yang berkualitas dan profesional tentu tidak semudah membalikkan telapak tangan. Bukan hanya soal mencari kandidat dengan kompetensi yang tepat, tapi juga berpacu dengan waktu dan biaya.

Ya, proses rekrutmen termasuk seleksi sangat menyita waktu.

Maka dari itu, dalam artikel kali ini, HR NOTE akan memberikan tips dan strategi agar proses rekrutmen maupun seleksi dapat berjalan dengan lancar dan efektif.

Proses Rekrutmen dan Seleksi

Menurut Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997:227) dalam Nanang Nuryanta (2008), rekrutmen upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.

Dari pengertian di atas, dapat kita tarik kesimpulan bahwa tujuan dari proses rekrutmen adalah untuk memenuhi kebutuhan SDM yang kompeten sesuai dengan tujuan perusahaan.

Di bawah ini, mari kita lihat penjabaran dari apa yang dimaksud dengan proses rekrutmen dan seleksi.

Apa saja yang termasuk proses rekrutmen?

Proses rekrutmen sendiri terdiri dari beberapa tahap, di antaranya:

1. Identifikasi kebutuhan posisi baru

Pertama, identifikasi terlebih dahulu kebutuhan posisi baru atau pergantian karyawan di perusahaan.

Anda dapat menentukan prioritas dengan mempertimbangkan posisi apa yang memiliki beban pekerjaan yang banyak dan jumlah karyawan yang belum dapat menanganinya. Identifikasi ini harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Membuat rencana perekrutan

Setelah mengetahui kebutuhan perusahaan, tahap selanjutnya adalah merancang rencana perekrutan.

Hal ini meliputi pembuatan job description, job specification, tes jika diperlukan, perencanaan rentang waktu, biaya, serta pihak mana saja yang akan terlibat selama proses rekrutmen berlangsung.

3. Pencarian kandidat

Dalam proses ini terdapat dua metode yang bisa digunakan yaitu Metode Tertutup dan Metode Terbuka.

Metode tertutup adalah metode pencarian kandidat yang hanya terbatas pada lingkup internal perusahaan, sering disebut juga internal hiring.

Metode terbuka adalah metode pencarian kandidat dengan cara mempublikasikan informasi lowongan pekerjaan ke luar lingkungan perusahaan. Contohnya online job posting.

4. Penyaringan kandidat

Dalam tahap ini, yang perlu diperhatikan adalah tingkat kecocokan skill yang dimiliki karyawan dengan kebutuhan perusahaan.

Namun, perlu diingat, terkadang ada kandidat yang tidak dapat menggambarkan keahlian yang dimiliki dengan baik secara tertulis melalui CV.

5. Interview

Dalam tahap ini, perekrut dan kandidat akan berkomunikasi secara langsung dengan tujuan untuk mendapatkan informasi yang lebih detail dari kandidat.

Informasi ini nantinya akan diolah dan diberikan kepada pihak terkait (user, manager atau direktur) agar dapat disaring kembali mana kandidat yang tepat dan ingin dipekerjakan.

6. Job offering & hiring

Ketika perusahaan sudah memutuskan kandidat mana yang ingin dipekerjakan, artinya kita sudah sampai di tahap job offering.

Biasanya berkas yang harus dipersiapkan dalam tahap ini adalah offering letter yang berisi job description, hak dan tanggung jawab karyawan (termasuk jumlah gaji yang ditawarkan perusahaan), juga syarat dan ketentuan lain.

7. Onboarding karyawan baru

Setelah resmi diterima di perusahaan, Anda perlu memastikan agar karyawan tersebut dapat merasa diterima dengan baik dan tidak merasa awkward di hari pertama bekerja.

Oleh karena itu, dalam tahap ini karyawan akan diberikan kesempatan untuk mengenal perusahaan lebih dekat.

Apa itu proses seleksi?

Pengertian dari proses seleksi adalah upaya menemukan kandidat terbaik di antara kumpulan kandidat potensial. Proses seleksi masuk ke dalam bagian proses rekrutmen.

Sebenarnya ada banyak proses seleksi yang dilakukan oleh perusahaan ketika mencari kandidat yang tepat, tergantung dengan posisi dan kebijakan dari perusahaan itu sendiri.

Namun, berikut ini adalah contoh dari proses seleksi yang umumnya dilakukan, di antaranya:

1. Seleksi berkas/administrasi

Meliputi proses pemeriksaan kelengkapan berkas yang dikirimkan oleh kandidat. Misalnya, surat lamaran, daftar riwayat hidup, ijazah terakhir dan lain sebagainya.

2. Seleksi tertulis

Kandidat yang sudah lolos seleksi administratif akan diberikan tes tertulis. Biasanya tes tertulis ini berupa psikotes yang bertujuan untuk mengetahui tingkat intelegensi, kepribadian dan etos kerja kandidat.

3. Interview

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, dalam proses ini kandidat akan berkomunikasi langsung dengan perekrut untuk mendapatkan informasi yang lebih detail.

4. Medical check up

Contoh proses seleksi yang terakhir adalah medical check up. Proses yang satu ini terbilang penting, bagaimanapun juga seorang karyawan harus dalam keadaan sehat jasmani dan rohani agar bisa mengerjakan pekerjaannya dengan baik.

Proses Rekrutmen dan Seleksi Bisa Makan Waktu Lama, Ini Faktanya

Sebenarnya tidak ada jawaban yang pasti terkait kapan kandidat akan menerima hasil lamaran mereka. Hal ini dikarenakan proses rekrutmen untuk setiap posisi berbeda-beda, tergantung dari urgensi, kebijakan perusahaan dan perekrut itu sendiri.

Tapi, tidak ada waktu yang pasti bukan berarti proses rekrutmen bisa berjalan dalam jangka waktu yang lama dan seenaknya.

Dilansir dari situs blackman mansfield, jangka waktu ideal dari tahap job openings hingga offering letter adalah sekitar 2 hingga 4 minggu.

Proses rekrutmen yang berjalan terlalu lama tentu akan menimbulkan dampak negatif. Selain meninggalkan kesan yang buruk bagi kandidat, proses rekrutmen yang lama juga bisa berdampak pada kerugian perusahaan.

Berdasarkan hasil riset Yello Interview Scheduling Survey, sebanyak 60% rekruter kehilangan kesempatan untuk merekrut kandidat, bahkan sebelum mereka sempat mengajukan jadwal interview.

Mengapa demikian?

Faktanya, dalam tahapan proses rekrutmen, 35% responden menyatakan bahwa tahap scheduling interview merupakan tahap yang paling memakan banyak waktu.

Hal ini dikarenakan, untuk menjadwalkan sebuah interview, dibutuhkan waktu sekitar 30 menit hingga 2 jam, menurut 67% responden.

Bagi perusahaan yang akan melakukan ekspansi dan merekrut ribuan kandidat setiap tahunnya, durasi yang lama ini tentu akan menjadi kendala tersendiri.

Strategi Rekrutmen dan Seleksi Efektif yang Bisa Anda coba

Karena proses rekrutmen dan seleksi bisa memakan waktu perusahaan, maka sebagai HRD dan perekrut ada baiknya Anda mengetahui strategi untuk menciptakan proses yang efektif.

Berikut kami bagi strategi untuk meningkatkan kualitas proses rekrutmen dan seleksi di perusahaan Anda.

5 Strategi Rekrutmen Efektif yang Bisa Anda coba

1. Membangun employer branding dan EVP yang unik

Employer branding memiliki peran yang penting dalam strategi rekrutmen yang efektif. Hal ini dikarenakan employer branding dari setiap perusahaan berbeda-beda dan menjadi elemen yang mencerminkan misi, culture dan value bisnis sebuah perusahaan.

2. Membuat candidate persona

Candidate persona bisa dibilang sebagai template kandidat ideal yang ingin Anda rekrut untuk posisi tertentu.

Dengan adanya candidate persona, Anda dapat menyatukan informasi dari kandidat sebelumnya yang pernah direkrut dengan asumsi kriteria kandidat ideal yang hendak Anda rekrut.

Memang, tidak semua posisi membutuhkan candidate persona, tapi strategi ini dapat Anda gunakan ketika:

1. Merekrut kandidat dalam jumlah yang besar atau sering melakukan rekrutmen untuk posisi tersebut.
2. Posisi yang di rekrut memerlukan skill khusus, misalnya posisi specialist.

3. Membangun candidate pool

Candidate pool secara sederhana merupakan database kandidat potensial dan berkualitas. Untuk membangun candidate pool bisa dilakukan dengan berbagai cara, di antaranya:

1. Menghubungi passive candidate, yaitu mereka yang saat ini telah memiliki pekerjaan dan tidak sedang aktif mencari pekerjaan.
2. Memberikan kesempatan kedua untuk kandidat yang tidak Anda rekrut sebelumnya.
3. Menghubungi ex-employee.

4. Perhatikan kejelasan job description & job posting

Job posting tentu menjadi kesempatan pertama untuk membangun first impression yang baik di mata kandidat.

Oleh karenanya, pastikan Anda membuat deskripsi pekerjaan yang ringkas, terorganisir, profesional, mencerminkan budaya perusahaan, dan dikemas dengan cara yang menarik.

5. Gunakan channel yang tepat

Strategi social recruiting kini menjadi salah satu strategi yang paling populer. Hal ini dikarenakan perusahaan mulai menargetkan generasi milenial sebagai calon karyawan/kandidat.

Untuk itu, Anda membutuhkan channel seperti LinkedIn, Facebook, Instagram maupun Twitter.

Anda harus memahami di mana kandidat Anda aktif dan bisa menangkap perhatian mereka. Pastikan juga untuk menciptakan digital presence yang tepat sesuai dengan nilai dari perusahaan Anda.

5 Strategi dan Tips Untuk Proses Seleksi Efektif

Sebenarnya, tujuan utama dari proses seleksi ini adalah menyaring setiap kandidat dan menentukan, apakah kandidat tersebut memiliki kompetensi dan kualifikasi yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Perlu Anda ketahui, proses seleksi juga bersifat situasional, dan tidak bisa disamaratakan untuk semua posisi pekerjaan.

Berikut ini beberapa tips dan strategi proses seleksi yang efektif dan bisa Anda coba.

1. Interview terstruktur

Membuat proses interview terstruktur akan membantu HRD untuk menilai kandidat lebih objektif; terlebih kandidat untuk posisi yang sama. Ini juga menyingkat waktu interview Anda.

Interview terstruktur bisa terdiri dari membuat pertanyaan konsisten dan sistem scoring.

2. Perhatikan kecocokan dengan budaya perusahaan

Kompetensi dan kecocokan kandidat dalam berinteraksi dengan budaya perusahaan juga tidak kalah penting.

Dari sini, Anda dapat menilai bagaimana hubungan kandidat dengan rekan kerjanya, bagaimana cara mereka mengatur waktu dan bertanggung jawab atas pekerjaan yang di berikan.

Ini bisa dicek melalui proses referensi kandidat.

3. Situational Judgement Test (SJT)

Dalam test ini, kandidat akan dihadapkan dengan berbagai skenario yang mungkin dialami jika mereka terpilih untuk posisi yang sudah mereka lamar.

Biasanya, skenario yang diberikan merupakan hasil diskusi/kolaborasi dengan berbagai departemen dan telah dipilih secara strategis untuk mengilustrasikan insiden-insiden kritis yang mungkin karyawan hadapi ketika sudah direkrut.

4. Mengukur integritas kandidat

Anda tentu ingin merekrut kandidat yang jujur dan kompeten untuk perusahaan. Namun, bagaimana cara mengetahuinya?

Biasanya hal ini dilakukan dengan memberikan pertanyaan dalam bentuk kuesioner untuk mengukur kejujuran, tanggung jawab, dan etos kerja karyawan sehingga proses seleksi dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

5. Cari karakteristik ‘open minded’

Jika tidak ada kandidat yang cocok tapi perekrut harus segera memberikan pilihan kepada manajemen, cobalah pilih mereka yang memiliki pikiran terbuka.

Dari mana bisa menilainya? Anda bisa menemukannya dari cara mereka memberi respon tentang perubahan dan feedback. Bagaimana kandidat menerima kritik dan masukan? Bagaimana kandidat menanggapi situasi yang berubah-ubah?

Penutup

Seorang HR dalam sebuah perusahaan berperan layaknya gatekeeper yang merekrut dan menyeleksi kandidat yang tepat untuk mendorong keberhasilan perusahaan.

Proses rekrutmen dan seleksi yang tidak mudah, tentu membuat setiap HR di masa kini harus cermat dalam menyusun strategi yang efektif.

Beberapa strategi rekrutmen dan seleksi yang sudah HRNote bahas di atas dapat menjadi solusi dan referensi.

Jika dapat diterapkan dan terlaksana dengan baik, tentu saja Anda telah berhasil mendukung keberhasilan perusahaan untuk jangka panjang sekaligus menjadi langkah awal untuk meningkatkan retensi karyawan.