Strategi Komunikasi HR Hadapi Perubahan Dalam Organisasi | | HR NOTE Indonesia

Strategi Komunikasi HR Hadapi Perubahan Dalam Organisasi

strategi komunikasi

Strategi komunikasi menjadi bagian penting dari kesuksesan organisasi.

Pasalnya, strategi ini menentukan dengan siapa organisasi berbicara, mengapa berbicara dengan karyawan, bagaimana dan kapan berbicara dengan mereka, bentuk komunikasi seperti apa yang harus diambil, dan lainnya.

PricewaterhouseCooper menyurvei lebih dari 700 eksekutif Amerika Serikat dan hasilnya adalah setengah dari mereka mengatakan akan mengurangi jumlah karyawan. Sedangkan, 52 persen telah menerapkan pembekuan perekrutan dan 44 persen membatalkan penawaran mereka.

Di saat yang sama, sekitar 81 persen responden mengatakan akuisisi dan retensi talenta akan menghadirkan risiko sedang hingga serius bagi perusahaan. Kondisi ini memaksa manajemen melakukan perubahan organisasi.

Sebelum berubah, organisasi harus menyusun strategi komunikasi kepada karyawan agar penyampaian informasi hingga eksekusi perubahan berjalan lancar.

Ketidakpastian Ekonomi Berdampak Pada Bisnis dan Organisasi

Dikutip dari laman IMF, ekonomi global masih belum pulih sepenuhnya akibat dari pandemi dan invasi Rusia ke Ukraina. Bahkan bisa dikatakan ekonomi global saat ini semakin suram dan tidak pasti.

Banyak risiko penurunan yang ditandai dalam April World Economic Outlook mulai terwujud.

Sebut saja, inflasi yang lebih tinggi dari perkiraan, terutama di AS dan ekonomi utama Eropa dan memicu pengetatan kondisi keuangan global.

Ada pula, perlambatan ekonomi Tiongkok yang lebih buruk daripada yang sudah diantisipasi di tengah pandemi COVID-19. Yang terakhir, dampak negatif perang di Ukraina mengakibatkan output global menyusut pada kuartal II tahun ini.

Di bawah perkiran dasar, pertumbuhan ekonomi melambat dibandingkan tahun lalu. Dari 6,1 persen menjadi 3,2 persen di tahun ini dan tahun depan diprediksi sebesar 2,9 persen.

Kondisi itu mecerminkan perlambatan pertumbuhan di tiga ekonomi besar dunia, AS, Tiongkok, dan kawasan Eropa. Meski demikian, inflasi global dikabarkan mengalami kenaikan. Karena terjadi kenaikan harga pangan dan energi.

Ketidakpastian ekonomi global secara singkat dipengaruhi oleh beberapa hal, yakni:

  • Perang Ukraina menyebabkan penghentian  aliran gas Eropa dari Rusia secara tiba-tiba.
  • Inflasi tetap tinggi, jika pasar tenaga kerja terlalu ketat, ekspektasi inflasi menurun, atau disinflasi terbukti lebih mahal dari yang diharapkan.
  • Kondisi keuangan global yang ketat menyebabkan tekanan utang di pasar negara dan ekonomi berkembang.
  • Pandemi COVID-19 dan pembatasan kegiatan menekan pertumbuhan Tiongkok.
  • Harga pangan dan energi yang naik justru akan menyebabkan kekurangan pangan dan kerusuhan sosial.
  • Fragmentasi geopolitik menghambat perdagangan dan kerja sama global.

Begitu banyak penyebab ketidakpastian ekonomi global membuat perusahaan harus terus melakukan perubahan strategi untuk bertahan.

Apa yang harus dilakukan oleh tim HR dalam menghadapi perubahan? Menurut para ahli, ada tiga prioritas yang harus dilakukan oleh HR untuk perusahaan.

Kelincahan

Kelincahan merupakan kemampuan organisasi untuk bertindak secara proaktif, mengidentifikasi kemungkinan dalam tantangan sampai menawarkan solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan pasar.

Ini adalah kemampuan organisasi untuk menghadapi perubahan tak terduga dengan lancar dan efektif. Agar organisasi dapat mencapai kemakmuran dan mendapatkan keuntungan.

Transparansi

HR harus menjaga agar karyawan tetap mendapatkan informasi dan menenangkan mereka.

Jangan sampai mereka stres yang dapat memperburuk suasana hati dan kondisi mental. Terlebih jika mereka khawatir tentang keamanan pekerjaan, sehingga menurunkan produktivitas kerja.

Komunikasi

CEO Lemon.io, Aleksandr Volodarsky, mengatakan komunikasi terbuka dan sering dilakukan adalah kunci antara HR dan karyawan. Hal ini sangat penting dilakukan, terutama sejak dua tahun terakhir yang penuh kesulitan dan ambiguitas.

Ia juga mengatakan, berkomunikasi secara efektif dengan karyawan wajib dilakukan. Terlepas dari apa pun keadaannya, baik saat ini maupun masa depan.

Strategi Komunikasi HR Di Tengah Perubahan dan Ketidakpastian

strategi komunikasi

Pandemi COVID-19, politik nasional, bencana alam, dan perubahan sosial akan mendorong perusahaan melakukan berbagai strategi komunikasi.

Strategi komunikasi HR perlu dilakukan agar perusahaan terus berjalan di tengah ketidakpastian dunia. Lalu, apa saja strategi komunikasi HR yang dapat dijalankan?

#1 Budaya komunikasi terbuka

HR perlu mengadopsi budaya komunikasi terbuka. Caranya, dengan mengedepankan transparansi. Jadi, karyawan memiliki kepercayaan terhadap perusahaan.

Contohnya, Arne Sorenson, CEO Marriott, merekam video untuk menjelaskan langkah-langkah perusahaan agar bertahan selama pandemi COVID-19.

#2 Buat strategi komunikasi 

Selain itu, HR perlu menciptakan strategi komunikasi yang efektif tak peduli sebesar apa pun perusahaan.

Hal ini untuk meningkatkan produktivitas kerja dan meningkatkan hubungan antar karyawan. Langkah tersebut bisa untuk melihat apa yang berhasil dan tidak serta cara melakukan perbaikan.

#3 Memiliki platform komunikasi

Platform komunikasi adalah media untuk berbagi pengalaman hingga informasi di perusahaan. Baik dari perusahaan kepada karyawan atau antar karyawan.

Maka, HR harus memiliki platform komunikasi yang ramah pengguna dan/atau banyak digunakan oleh karyawan. Misalnya, penyampaian informasi melalui email, Slack, dan Discord.

#4 Dorong komunikasi tatap muka

Biasanya, tim HR terlalu sering mengandalkan email untuk berkomunikasi. Hal ini tidak salah, hanya saja dapat menyebabkan interpretasi berbeda, sehingga terjadi miskomunikasi antara karyawan dan perusahaan.

Setelah pengumuman, tim HR membuka diri kepada karyawan yang belum jelas untuk berkomunikasi tatap muka. Komunikasi ini bisa melalui telekonferensi atau bertemu di kantor. Langkah ini memperkuat hubungan individu di perusahaan serta menjaga integritas.

#5 Engaging content

Perhatikan perilaku karyawan dalam mengonsumsi informasi. Tanyakan kepada mereka informasi atau konten yang menarik perhatian mereka.

Dengan begitu, tim HR dapat membuat konten yang berisi informasi sesuai harapan karyawan. Format konten yang bisa dipertimbangkan adalah:

  • Video.
  • Infografis.
  • Buletin interaktif.
  • Berita perusahaan yang menarik secara visual.

#6 Kenali perubahan karyawan

Dalam kondisi yang serba tidak pasti, ada kalanya seseorang mengalami perubahan sikap dan perilaku. Jika hal itu sudah memengaruhi kinerja, tim HR dan manajer bisa turun tangan.

Tim HR perlu mengedepankan sikap empati dan aktif mendengarkan, sehingga Anda dapat mengenali perubahan karyawan dan menawarkan bantuan agar ia dapat mengelola kehidupan pribadi dan pekerjaan dengan stabil.

#7 Dukung kebutuhan karyawan

Mendukung kebutuhan karyawan akan meningkatkan produktivitas kerja mereka. Hal itu mengarahkan kepada pencapaian tujuan bisnis. Langkah ini bisa ditempuh dengan cara:

  • Penyelarasan peran karyawan: menemukan kecocokan untuk posisi dan keterampilannya.
  • Penyelarasan tujuan karyawan: pastikan tujuan bisnis selaras dengan target pribadi, agar karyawan bergerak ke arah yang sama.
  • Penyelarasan keahlian dan kekuatan karyawan, sehingga mereka berkontribusi secara efektif pada kesuksesan tim.
  • Penyelarasan karyawan dan organisasi untuk meningkatkan komitmen karyawan dan seberapa sukses bisnis.

#8 Implementasikan onboarding karyawan

Strategi komunikasi HR juga perlu diimplementasikan dalam onboarding karyawan baru. Karena komunikasi dalam onboarding dapat meningkatkan engagement sekaligus produktivitas kerja mereka.

Untuk mendukung strategi ini, tim HR dan manajer dapat memberikan karyawan baru berupa informasi mengenai perusahaan, peraturan, produk atau jasa, dan alat kerja untuk mendukung kinerjanya.

Anda juga bisa memberikan buddy kepada karyawan baru. Jadi, ia bisa leluasa bertanya kepada buddy tentang pekerjaan dan perusahaan. Karena terkadang karyawan baru malu jika terus-menerus bertanya kepada manajer atau HR.

#9 Jalankan survei

Jalankan survei untuk mengetahui umpan balik serta memfasilitasi komunikasi dua arah. Dengan survei, tim HR mendapatkan data berharga yang dapat digunakan untuk membentuk strategi komunikasi. Karyawan pun akan merasa lebih terlibat dan diberdayakan oleh perusahaan.

Akuntabel dan empati

Perusahaan dapat menunjukkan sikap empati sekaligus akuntabel kepada karyawan. Misalnya, saat HR menginformasikan perubahan organisasi atau mempersiapkan transformasi digital.

Cara ini dapat membantu meringankan beban karyawan di tengah ketidakpastian. Karyawan juga akan merasa perusahaan memberikan perhatian, sehingga beban mereka akan berkurang dan dapat kembali produktif.

Penutup

Di tengah ketidakpastian ekonomi global, perusahaan memang harus menerapkan strategi komunikasi yang tepat di bagian ketenagakerjaan.

Sebagai pengelola tenaga kerja, tim HR dapat mempengaruhi perilaku karyawan untuk mencapai tujuan bisnis.

Tentu, hal itu terkait dengan upaya meningkatkan produktivitas, pengurangan biaya, perekrutan dan retensi karyawan, peningkatan profit, serta reputasi perusahaan yang positif.

Comment