Slip Gaji (Edisi 2020), Komponen Penting & Tips Pembuatan

Slip gaji adalah bukti dan informasi resmi penerimaan gaji dari pemberi kerja kepada karyawan. Slip gaji berisi rincian atau ringkasan terkait gaji yang dibayarkan, biasanya dalam slip gaji, rincian pendapatan dan pemotongan dari perusahaan dicantumkan. Namun, cara penulisannya kerap membuat bingung HRD, terlebih yang belum memiliki pengalaman dalam membuatnya, atau jika di kantor tersebut tidak pernah membuat slip gaji.

Mengingat slip gaji merupakan dokumen yang penting, mari cari tahu apa manfaat mengeluarkan slip gaji bagi perusahaan, komponen apa yang harus dimasukkan, dan bagaimana cara membuatnya.

Dalam artikel kali ini, HR NOTE sengaja memasang ‘Edisi 2020’ untuk menekankan bahwa di tahun penuh dinamika dan perubahan ini, banyak hal pula yang perlu diperhatikan saat membuat slip gaji.

Pentingnya Mengeluarkan Slip Gaji Karyawan

Tahukah Anda, bahwa slip gaji sebenarnya merupakan kewajiban perusahaan dan hak karyawan? Menurut Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 78 Tahun 2015 Pasal 17 ayat (2) mengenai Pengupahan dinyatakan bahwa pengusaha wajib memberikan slip gaji (bukti pembayaran upah) yang memuat rincian upah yang diterima oleh karyawan / buruh pada saat upah dibayarkan.

Pemberian slip gaji memiliki tujuan dan manfaat baik bagi perusahaan maupun untuk karyawan. Bagi perusahaan, pemberian slip gaji kepada karyawan bertujuan untuk memberikan bukti tertulis jika suatu saat muncul persepsi yang berbeda mengenai hak yang belum atau sudah dibayarkan. Untuk perusahaan slip gaji juga dapat digunakan sebagai pedoman alokasi anggaran gaji karyawan serta bahan pertimbangan kebijakan perusahaan dalam bidang keuangan. Selain itu, penerbitan slip gaji menandakan perusahaan terbuka dalam menunjukkan kredibilitasnya.

Sementara untuk karyawan selain sebagai informasi rinci dari perhitungan gaji yang diterima, slip gaji juga dapat digunakan sebagai salah satu syarat pengajuan produk perbankan. Kemudian, slip gaji juga bermanfaat jika karyawan pindah pekerjaan, karena beberapa perusahaan akan meminta slip gaji sebelumnya sebagai salah satu dokumen pelengkap untuk pekerjaan baru.

5 Informasi yang Penting untuk Dicantumkan Di Slip Gaji

Format slip gaji karyawan untuk setiap perusahaan bisa berbeda tergantung pada komponen yang ingin Anda sertakan. Umumnya, format slip gaji pegawai terdiri dari beberapa informasi yang meliputi:

1. Nama Perusahaan

Dalam slip gaji, cantumkan dengan jelas nama perusahaan karena berfungsi untuk memastikan bahwa perusahaan yang bersangkutan memang benar mengeluarkan slip gaji tersebut. Nama perusahaan menjadi elemen yang penting, agar terlihat identitas pembuat slip gaji tersebut. Sehingga, siapa pun yang melihatnya akan segera tahu siapa pemberi gaji karyawan yang bersangkutan. Anda dapat juga menambahkan logo perusahaan agar slip gaji menjadi semakin jelas asal-usulnya.

2. Cantumkan Pernyataan ‘Kerahasiaan’

Slip gaji merupakan informasi finansial seseorang, sehingga slip gaji merupakan bagian dari privasi. Maka dari itu, slip gaji seharusnya mencantumkan pernyataan bahwa dokumen tersebut “rahasia”. Tujuannya adalah untuk memberitahu bahwa data yang tercantum di dalamnya hanya diketahui oleh perusahaan dan karyawan yang bersangkutan. Pernyataan tersebut bisa diletakkan di bawah nama perusahaan menggunakan kalimat “private and confidential” atau sejenisnya.

3. Tanggal Pembayaran dan Data Karyawan

Slip gaji sebagai bukti pembayaran seharusnya mencantumkan tanggal pembayaran dan data karyawan. Tanggal pembayaran berfungsi sebagai catatan kapan slip gaji tersebut dikeluarkan. Sementara, data karyawan harus ada dan dicantumkan dengan jelas karena di perusahaan sudah pasti masing-masing karyawan memiliki besaran gaji yang berbeda-beda sehingga data karyawan yang jelas membuat slip gaji tidak tertukar. Hal ini bisa dipengaruhi faktor-faktor, seperti lamanya waktu bekerja, jenjang pendidikan, maupun jabatan. Data tersebut bisa meliputi nama, jabatan, nomor pegawai, dan nomor pokok wajib pajak (NPWP).

4. Perhitungan Gaji dan Pemotongan

Selanjutnya, komponen yang harus ada dalam slip gaji adalah rincian gaji termasuk dengan potongannya. Penghasilan atau gaji meliputi gaji pokok, tunjangan serta insentif lain. Sedangkan, potongan bisa meliputi pajak penghasilan (PPh), potongan asuransi, hingga utang karyawan ke perusahaan dsb. Selain itu, jumlah gaji dan potongan juga dapat dipengaruhi oleh absensi karyawan.

Terutama, di masa pandemi ini beberapa perusahaan yang melakukan sistem shifting dapat juga mempengaruhi besaran gaji karyawan. Sebaiknya, jika perusahaan Anda juga melakukan hal tersebut, informasi mengenai absensi atau kehadiran karyawan yang mempengaruhi besaran gaji yang diberikan harus dicantumkan dengan jelas.

5. Keterangan Lengkap Pembayaran

Komponen terakhir yang harus ada dalam slip gaji adalah keterangan pembayarannya yang mencakup penghasilan tahun berjalan sebelum dikurangi pajak dan sesudah dikurangi pajak, pajak bulan berjalan, total gaji yang diperoleh karyawan, serta nama bank yang melakukan pembayaran.

Apa Saja yang Tercantum Di Slip Gaji?

Setelah mengetahui tips pembuatan di atas, mari masuk ke dalam cara membuat slip gaji untuk karyawan. Seperti sekilas disebutkan, dan mungkin sering kita lihat juga, isi slip gaji terdiri dari beberapa komponen. Komponen utama adalah informasi karyawan (data karyawan), rincian upah, serta pengesahan manajer HRD.

Mari simak detail dari komponen-komponen tersebut beserta contoh slip gaji dari HR NOTE.

Macam-macam Komponen Slip Gaji

Agar perusahaan dapat mempertanggungjawabkan slip gaji, maka ada beberapa komponen yang harus ada dalam slip gaji, yaitu:

Gaji Pokok

Gaji pokok karyawan dapat diartikan sebagai jumlah imbalan atau balas jasa yang dibayarkan oleh pemberi kerja atau perusahaan kepada karyawan yang bersifat dasar atau utama. Gaji pokok dapat ditentukan berdasarkan jabatan atau jenjang karir tertentu dalam sebuah perusahaan. Sehingga, dari gaji pokok ini kita dapat melihat kualifikasi dan kompetensi dari karyawan tersebut.

Tunjangan

Tunjangan adalah bayaran atau upah yang diberikan oleh perusahaan sebagai pelengkap gaji pokok yang fungsinya bersifat sosial atau insentif. Misalnya seperti tunjangan jabatan atau jenjang karier, tunjangan transportasi, tunjangan makan, dan sebagainya. Tunjangan biasanya dibagi lagi ke dalam dua tipe, yaitu tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap.

Potongan

Potongan adalah dana yang biasa diambil dari gaji karyawan dikarenakan faktor-faktor tertentu. Misalnya seperti potongan pajak penghasilan (PPh), potongan asuransi kesehatan, potongan pinjaman, dsb. Khusus untuk potongan pajak, ini merupakan kewajiban perusahaan untuk menerapkan (dan memproses) pembayaran pajak karyawan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Biasanya, seluruh karyawan akan dikenakan potongan pajak yang serupa.

Agar tidak terjadi kesalahpahaman, maka perusahaan harus mencantumkan informasi mengenai pajak tersebut.

Lembur

Menurut Peraturan Menteri Ketenagakerjaan dan Transmigrasi No.102/MEN/VI/2004, lembur adalah waktu kerja yang melebihi 7 jam sehari dan 40 jam seminggu. Oleh karena itu, perusahaan wajib membayarkan upah lembur ketika karyawan bekerja melebihi jam kerja tersebut.

Nominal upah lembur patut disertakan ke dalam slip gaji untuk memberikan perhitungan pasti kepada karyawan.

Bonus Tahunan

Komisi atau bonus umumnya dimasukkan dalam kategori pendapatan tidak tetap yang biasanya ditentukan berdasarkan performa kerja atau hal lainnya. Bonus yang diberikan kepada karyawan dapat berupa uang atau barang. Jika perusahaan memiliki suatu target tertentu, biasanya bonus diberikan kepada karyawan ketika berhasil mencapai target tersebut.

Contoh slip gaji karyawan dengan kondisi shifting karena pandemi

Potongan contoh slip gaji di bawah adalah dengan kondisi pemotongan upah yang cukup signifikan akibat pengadaan jadwal shift untuk karyawan yang bersangkutan.

Unduh contoh slip gaji format PDF

Slip Gaji Otomatis via HRIS

Bagi pengguna HRIS, mungkin tidak kesulitan saat membuat slip gaji. Hal ini dikarenakan inovasi beberapa HRIS yang menyediakan format e-payslip dalam fiturnya. Karyawan bisa mengakses slip gajinya melalui aplikasi yang terhubung dengan HRIS kantor. HRD tentunya tidak perlu membuat ulang karena biasanya fitur e-payslip mengambil data berdasarkan data payroll final yang juga terekam di aplikasi yang sama.

Namun, selain karena beberapa perusahaan belum menggunakan HRIS, adanya slip gaji manual ini tetap diperlukan dalam administrasi HRD.

Penutup

Berdasarkan penjelasan di atas mengenai slip gaji, dapat kita simpulkan bahwa slip gaji merupakan salah satu dokumen terpenting bagi perusahaan dan karyawan sebagai bentuk keterbukaan kedua belah pihak. Ketika membuat slip gaji, Anda harus benar-benar mencantumkan komponen-komponen perhitungan dengan jelas. Terutama jika ada potongan yang dikenakan kepada karyawan, tujuannya agar tidak ada pertanyaan dari karyawan mengenai pendapatan yang mereka peroleh.

Bagi HRD yang sudah menggunakan HRIS, pastikan tidak ada kesalahan data pada saat payroll sehingga fitur e-payslip dapat mencetak informasi yang valid bagi karyawan Anda.

Semoga informasi kali ini juga bermanfaat!

Comment