SIPP Online: Cara Pendaftaran dan Keamanan Data | | HR NOTE Indonesia

SIPP Online: Cara Pendaftaran dan Keamanan Data

Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan telah memiliki SIPP Online untuk mempermudah perusahaan dalam mengelola data karyawan yang menjadi peserta BPJS Ketenagakerjaan.

SIPP BPJS Ketenagakerjaan atau biasa disebut SIPP Online merupakan website pelaporan peserta bagi perusahaan yang bertujuan sebagai pengelolaan data yang berhubungan dengan BPJS Ketenagakerjaan.

Data di SIPP Online mencakup data perusahaan, tenaga kerja, upah atau gaji, serta penghitungan iuran secara cepat dan akurat. Dengan cakupan data tersebut, website dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola administrasi para karyawannya.

Syarat Kepesertaan SIPP Online

SIPP Online adalah pengembangan dari SIPP Desktop (offline) yang memberikan keamanan data kepada para pengguna. Sehingga pengguna bisa mengunggah data dari SIPP Desktop ke SIPP Online.

Namun sebelum mengoperasikan SIPP Online, ada sejumlah syarat kepesertaan yang harus dipenuhi berdasarkan kategorinya, yaitu kategori tenaga kerja dalam hubungan kerja dan kategori tenaga kerja luar hubungan kerja.

SIPP Online Kategori Tenaga Kerja Dalam Hubungan Kerja

Syarat kepesertaan SIPP Online untuk kategori tenaga kerja dalam hubungan kerja adalah:

  • Lampiran surat asli izin usaha perdagangan (SIUP) dan fotokopi.
  • Lampiran NPWP perusahaan dan fotokopi.
  • Lampiran fotokopi KTP karyawan.
  • Lampiran fotokopi Kartu Keluarga karyawan.
  • Satu lembar pas foto 2×3 karyawan.

SIPP Online Kategori Tenaga Kerja Luar Hubungan Kerja

Sedangkan syarat kepesertaan kategori tenaga kerja luar hubungan kerja sebagai berikut:

  • Lampiran surat izin usaha (SIU) dari RT, RW, atau kelurahan.
  • Lampiran fotokopi KTP karyawan.
  • Lampiran NPWP dan fotokopi karyawan.
  • Satu lembar pas foto 2×3 karyawan.

Cara Pendaftaran SIPP Online

Jika persyaratan sudah komplet, Anda bisa melakukan pendaftaran ke laman BPJS Ketenagakerjaan untuk mendapatkan akses SIPP Online. Caranya:

Kunjungi Laman SIPP Online

Kunjungi laman https://sipp.bpjsketenagakerjaan.go.id.

Klik DAFTAR

Klik tombol ‘DAFTAR’, lalu isi data perusahaan, identitas pengguna, masukkan nomor pendaftaran perusahaan (NPP), divisi, dan klik ‘NEXT’.

Mengisi Data

Setelah itu akan muncul ‘DATA USER LOGIN’. Anda harus mengisi email, password, dan ulangi password, kemudian klik NEXT.

Selanjutnya akan muncul ‘DATA USER KPJ’. Anda wajib mengisi data peserta tersebut yang berisi nomor KPJ, nama lengkap, tanggal lahir, dan nomor ponsel, lalu klik ‘DAFTAR’.

Aktivasi Pendaftaran

Dalam aktivasi pendaftaran, Anda akan menerima One Time Password (OTP) ke nomor ponsel untuk verifikasi. Setelah itu, cek email dan lakukan aktivasi akun untuk SIPP Online. Proses pendaftaran selesai.

Fitur SIPP Online

Ketika telah melakukan aktivasi akun, Anda dapat mengakses SIPP Online dan semua fiturnya. Apa saja fitur-fiturnya?

Tambah Tenaga Kerja

Jika perusahaan Anda memiliki karyawan baru, maka ia harus diikutsertakan dalam program BPJS Ketenagakerjaan.

Melalui SIPP Online, Anda hanya perlu mendaftarkannya secara daring dengan memanfaatkan fitur ‘TAMBAH TK, lalu ikuti petunjuk selanjutnya. Tak hanya menambah tenaga kerja, fitur juga dilengkapi ‘TENAGA KERJA NONAKTIF’ untuk mutasi karyawan. 

Di sistem ini, perusahaan dapat mengetahui dokumen yang diunggah sudah sesuai SIPP online atau belum. Jika belum, sistem akan memberitahu dan pengguna dapat memperbaiki dokumen tersebut. Lalu ia bisa mengunggahnya kembali.

Mengisi Data Gaji

Untuk mengisi data gaji, Anda bisa menyambangi fitur ‘UPLOAD UPAH’. Unduh dokumen dari sistem, isi, dan unggah. Jika dokumen yang diunggah sudah sesuai, sistem akan mengeluarkan pop-up ‘BERHASIL’. 

Menghitung Iuran

Fitur ‘HITUNG IURAN’ untuk memudahkan perusahaan dalam menghitung iuran kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan. Karena SIPP Online akan menghitungnya secara otomatis dan detail. 

Untuk memastikan perhitungannya, Anda cukup bisa klik detail upah, iuran perusahaan, iuran tenaga kerja, dan jumlah total. Proses ini sangat membantu HR dalam pelaporan iuran.

Finalisasi

Fitur ‘FINALISASI’ akan menampilkan semua data yang dimasukkan. Mulai dari nama perusahaan, kode iuran, bulan iuran, dan metode pembayaran.

Memantau Iuran

Untuk memantau data iuran, Anda bisa melihatnya pada fitur ‘MONITORING’. Namun sebelumnya, Anda harus login terlebih dahulu.

Pelaporan

Fitur ‘LAPORAN’ memiliki sejumlah tombol. Jika Anda ingin melaporkan sesuatu, klik F1A (Tenaga Kerja Baru), F1B (Tenaga Kerja Keluar), F1B (Tenaga Kerja Keluar), F2A (Rincian Upah), F2 (Rincian Iuran), atau Perubahan Umur 56 Tahun, lalu ikuti langkah berikutnya.

Keamanan Data

Di laman SIPP Online, pihak BPJS Ketenagakerjaan telah melengkapi sistem dengan keamanan data siber. Hal ini bertujuan agar semua data peserta aman.

Untuk mencegah kebocoran data, BPJS Ketenagakerjaan memberlakukan:

OTP

Sistem menggunakan One Time PIN (OTP) sebagai proses verifikasi dan memastikan pengguna adalah individu yang telah melakukan pendaftaran.

OTP merupakan kode rahasia yang dikirimkan sistem ke penggunanya. Dalam hal ini, SIPP Online mengirimkan OT ke nomor ponsel dan email pengguna. Seperti OTP produk perbankan, rahasiakan OTP SIPP Online dari pihak lain untuk mencegah penyalahgunaan.

Email Konfirmasi

Selain OTP, sistem juga menggunakan email untuk konfirmasi pendaftaran. Sistem keamanan data ini memastikan pengguna yang telah mendaftar dapat mengakses SIPP Onilne.

Automatic Logout

Sistem memberlakukan logout otomatis, jika pengguna mengabaikan atau tidak aktif di laman SIPP Online selama lima menit. Tentu, hal tersebut mencegah penyelewengan data dari pihak tak bertanggung jawab, terlebih saat laptop ditinggalkan dalam keadaan terhubung sistem.

User ID dan Password

Setiap kali pengguna ingin mengakses atau memantau data, ia wajib memasukkan user ID dan password. Tanpa keduanya, ia tak bisa masuk ke dalam SIPP Online.

Firewall

Keamanan firewall untuk membatasi dan menjamin pengguna saat mengakses sistem. Cara ini dapat menghindari penyalahgunaan dari pihak tak bertanggung jawab, terutama saat pengguna sedang sibuk dengan pekerjaan lain.

SSL 128-bit Encryption

Seluruh data di SIPP Online dikirimkan melalui protokol Secure Socket Layer (SSL) atau standar pengiriman data yang terenkripsi. SSL tersebut akan mengacak data yang dikirimkan menjadi kode-kode rahasia dengan 128-bit encryption. 

Jadi terdapat dua pangkat dari 128 kombinasi angka kunci. Namun hanya satu kombinasi yang dapat membuka kode-kode tersebut. Dengan demikian data perusahaan Anda terjamin keamanannya.

Tanggapan BPJS Ketenagakerjaan Tentang Kebocoran Data

Pada Mei lalu, terdapat isu kebocoran data kependudukan yang terkait BPJS Ketenagakerjaan. Namun Direktur Perencanaan Strategis dan Teknologi Informasi BPJS Ketenagakerjaan Pramudya Iriawan Buntoro memastikan data peserta aman.

Selama ini, kata Pramudya, BPJS Ketenagakerjaan bekerja sama dengan pihak eksternal yang mempunyai kemampuan terhadap keamanan data. Pihaknya menyatakan data peserta telah menjadi perhatian penting dan menjamin kerahasiaan serta keamananya.

Pramudya mengingatkan bahwa peserta BPJS Ketenagakerjaan juga harus menjaga keamanan datanya. Caranya:

  • Tidak menyebarkan data pribadi ke pihak lain.
  • Hindari menggunakan jasa calo jika ingin mengajukan klaim Jaminan Hari Tua (JHT). Karena saat data berpindah tangan ke orang lain, ada kemungkinan data tersebut disalahgunakan.

Penutup

SIPP Online adalah solusi bagi perusahaan dalam mengelola data karyawan yang menjadi peserta BPJS Ketenagakerjaan. Perusahaan dapat memanfaatkan semua fitur untuk menambah hingga memperbaiki data karyawan secara aman serta akurat.

Namun yang perlu diingat, perusahaan wajib menjaga data karyawan dan mengingatkan mereka untuk tidak menyebarkan ke pihak lain. Jika ingin mengklaim JHT atau pembetulan data, mereka harus melakukannya langsung maupun meminta bantuan HR perusahaan.

Bila ada pertanyaan atau kendala, perusahaan bisa menghubungi pusat informasi BPJS Ketenagakerjaan pada nomor 175.

Comment