Prosedur Karyawan Resign yang Harus Dipahami HRD

Bagi HRD, pengunduran diri karyawan adalah hal yang sudah lazim di perusahaan manapun. Namun demikian, tidak jarang para manajer HR tidak siap dengan pengajuan resign seorang karyawan, apalagi terkadang bukan di masa yang terkenal banyak karyawan mengajukan permohonan resign, seperti akhir tahun.

Seperti kita tahu, untuk mengurus permohonan resign dari karyawan, diperlukan beberapa prosedur khusus yang harus dilakukan oleh HRD, beberapa di antaranya adalah proses administrasi hingga exit interview (wawancara karyawan yang resign).

Dalam artikel kali ini, mari kita pelajari bersama apa saja yang harus disiapkan oleh HRD dalam menghadapi proses resign karyawan di perusahaan.

Karyawan Resign: Retaknya Rasa Percaya, Tidak Kenal Waktu

Sebelum mulai masuk ke poin utama artikel ini, mari simak sedikit fakta mengenai pengunduran diri seorang karyawan.

Padahal artikel yang ditulis oleh Rebecca Knight (2015) dalam Harvard Business Review dijelaskan bahwa seorang Psikolog ahli Lechner menyatakan bahwa ketika seorang karyawan sudah mengajukan pengunduran diri, maka akan sulit untuk bagi Anda para manajer HR untuk tetap mempertahankan kepercayaan atas diri orang tersebut.  

Bahkan, menurut Priscilla Claman, Presiden dari perusahaan konsultan the Career Strategies yang berbasis di Boston Amerika Serikat menyatakan bahwa seberapapun pentingnya keberadaan dan kontribusi  karyawan terhadap perusahaan Anda, sekali ia mengajukan pengunduran diri maka  kondisi ini sama dengan ketika pasangan suami atau isteri sedang dalam proses perceraian dan kemudian berdamai.

Untuk itu sebagai HR, penting untuk memastikan hubungan antara karyawan, juga karyawan dan manajemen berjalan dengan baik dan sehat. Jika pun karyawan sudah berpisah dengan kita,  tidak tertutup kemungkinan akan selalu ada peluang untuk bekerja sama lagi di masa depan. 

Karyawan yang resign pun tidak mengenal waktu. Karyawan bisa memutuskan untuk mengundurkan diri kapan saja jika mereka sudah memutuskan. Penting bagi setiap manajer untuk selalu mempersiapkan diri dan menganggap kegiatan pengunduran diri dapat terjadi kapan pun. 

Saat ada karyawan yang mau resign, HRD biasanya bekerja sama dengan manajer atau leader karyawan bersangkutan untuk memastikan transisi pekerjaan serta transfer pengetahuan karyawan yang resign berlangsung selancar mungkin sehingga operasional perusahaan tidak terganggu. Selain sisi operasional, HR harus memerhatikan juga proses administrasi dan penghitungan upah terakhir karyawan.

Mari simak ulasan lengkapnya.

Proses Administrasi Ketika Ada Karyawan Resign

Seperti disinggung di atas, proses administrasi tentunya diperlukan saat ada karyawan yang mengajukan resign. Lalu apa yang harus dilakukan oleh HR ketika ia menerima surat permohonan resign dari karyawan? Apa yang harus disiapkan dan diselesaikan sebelum karyawan benar-benar berhenti?

Jika berdasar pada Pasal 162 ayat 3 Undang-undang No.13 Tahun 2003 mengenai Ketenagakerjaan yang secara khusus mengatur pemutusan hubungan kerja (PHK) dengan alasan pengunduran diri atas kemauan sendiri, maka terdapat 3 tahapan yang harus dilewati, yaitu:

  1. Karyawan (yang tidak memiliki ikatan dinas) wajib mengajukan surat pengunduran diri ke perusahaan lama 30 hari sebelumnya.
  2. Karyawanyang hendak resign atas keinginan sendiri maka wajib menuntaskan segala jenis tugas dan tanggung jawab di perusahaan lama sampai tanggal efektif pengunduran diri 

Sehingga jika berdasarkan pada Undang-Undang diatas, maka beberapa hal yang perlu dilakukan HRD adalah:

Berdasarkan UU Ketenagakerjaan, Inilah 4 Hal yang Harus Disiapkan HRD
  1. Ingatkan karyawan untuk berkomunikasi dengan atasan langsung mereka
  2. Ingatkan karyawan untuk menyelesaikan tugas sampai tanggal efektif pengunduran diri
  3. Siapkan Clearance Form (formulir pengembalian barang dan dokumen perusahaan seperti pengembalian ID card, laptop, seragam, alat komunikasi, kendaraan dinas, dsb.)
  4. Persiapkan Rincian Pembayaran Upah

Upah Terakhir Karyawan, plus Uang Penggantian Hak dan Uang Pisah

HRD harus berhati-hati untuk pembayaran gaji yang diterima karyawan resign, karena gajinya perlu disesuaikan sesuai kebijakan perusahaan terkait perhitungan prorata gaji. Karyawan yang mengundurkan diri secara sukarela atau resign tetap memiliki hak-hak untuk mendapatkan uang penggantian hak dan uang pisah. Berikut ini adalah hak dari karyawan resign:

  • Uang Penggantian Hak sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 tahun 2003 Pasal 156 ayat (4). Terdiri dari penggantian uang untuk hak cuti yang belum diambil, uang transportasi, atau reimbursement saat perjalanan dinas kerja.
  • Uang Pisah merupakan uang penghargaan yang jumlahnya sesuai nominal yang sudah disepakati bersama dalam kontrak kerja sebelumnya.

Menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan pasal 156 ayat (4), Uang Penggantian Hak (UPH) meliputi:

  • Hak cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, dihitung menjadi nominal sesuai hitungan yang berlaku. Besarnya hak cuti tahunan yang belum gugur biasanya dihitung sesuai dengan penghasilan tetap yaitu upah pokok ditambah dengan tunjangan tetap. Kemudian, dikalikan dengan sisa masa cuti yang belum diambil. Selain itu, jika ada bonus, insentif, atau hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, maka hal itu termasuk hak karyawan yang mengundurkan diri.
  • Biaya transportasi pulang ke rumah apabila karyawan datang dari daerah lain untuk bekerja di perusahaan.
  • Penggantian perumahan, pengobatan dan perawatan yang besarannya adalah 15% dari uang pesangon dan UPMK.
  • Hak lain yang ditetapkan oleh perusahaan dan diketahui pekerja di perjanjian kerja
Perhatikan! UPH tidak akan diberikan kepada karyawan yang:
  • Tidak terikat dalam ikatan dinas
  • Sudah melaksanakan tanggung jawab pekerjaan dan tetap bekerja hingga benar-benar berhenti dari perusahaan
  • Mengajukan surat permohonan pengunduran diri setidaknya 30 hari sebelum benar-benar berhenti
  • Mengupayakan serah terima pekerjaan ke karyawan yang ditunjuk hingga selesai tanggung jawab

Namun perlu diperhatikan, saat ini berlaku beberapa ketentuan dalam UU Ketenagakerjaan yang telah diubah oleh Undang-Undang Nomor 11 tahun 2020 tentang Cipta Kerja (UU Cipta Kerja). Dalam UU Cipta Kerja diatur bahwa jika terjadi PHK, pengusaha wajib membayar uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja (UPMK) dan uang penggantian hak (UPH) yang seharusnya diterima.

Detail mengenai isinya, perlu menunggu dikeluarkannya peraturan lebih lanjut dari pemerintah.

Persiapan Bukti Potong PPh 21 Karyawan (Formulir 1721 A1)

Selain perhitungan mengenai uang penggantian hak dan uang pisah, Anda juga harus menyiapkan bukti potong PPh 21 karyawan. Pemotongan PPh 21 ini biasanya dilakukan setiap bulan dan dicantumkan dalam slip gaji.

Tapi ketika ada karyawan yang resign, terutama jika karyawan tersebut berpindah kerja, biasanya di perusahaan baru tempat bekerja si karyawan membutuhkan Formulir 1721 A1 untuk menyesuaikan nilai pajak (lebih bayar) di tahun berjalan. Selain itu, lampiran ini adalah hak karyawan sebagai bukti bahwa pajak penghasilannya sudah terbayar.

Proses Mengurus BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan

Hal lain yang juga harus diperhatikan oleh HR adalah mengurus BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan bagi karyawan yang sudah resign. Jika karyawan langsung bekerja di perusahaan lain, Anda sebagai HR di perusahaan sebelumnya harus berkoordinasi dengan karyawan yang resign tersebut mengenai pengurusan pembaharuan data BPJS. Meskipun perusahaan yang baru mungkin akan lebih proaktif. Tetapi jika karyawan yang resign tidak melanjutkan kerja, maka Anda harus menginformasikan kepada karyawan tersebut untuk memindahkan status peserta BPJS mereka menjadi peserta mandiri (perorangan).

Karyawan tersebut juga harus diberitahu bahwa terhitung dari waktu dan tanggal resign, maka seluruh administrasi dan pembayaran iuran BPJS wajib dilakukan oleh karyawan tersebut pada untuk bulan-bulan berikutnya.

Lalu sebagai HR ada beberapa hal yang harus Anda persiapkan untuk mengurus BPJS karyawan setelah resign, yaitu:

  1. Menyiapkan format surat referensi kerja yang resmi dari perusahaan. Setiap karyawan yang akan mengurus pembaruan data BPJS harus membawa surat referensi kerja atau pernyataan resmi yang menyatakan mereka sudah keluar dari perusahaan Anda. Biasanya berisi tentang data pokok BPJS karyawan, lama bekerja, laporan saldo BPJS terakhir, dan sebagainya.
  2. Beritahukan karyawan juga untuk menyiapkan foto ukuran 3X4 sebanyak 2 lembar, kartu BPJS sebelumnya, dan fotokopi KTP, KK, dan akta kelahiran serta membawa dokumen aslinya untuk ditunjukkan kepada petugas kantor BPJS.
  3. Selanjutnya, karyawan tersebut harus datang ke kantor BPJS untuk mengisi formulir pengubahan data diri dan perusahaan.

Sebenarnya, proses ini bisa dilakukan oleh karyawan sendiri. Namun, jika situasinya mendesak, prosedur di atas dapat dibantu oleh perusahaan baru jika karyawan langsung bekerja di perusahaan lain.

Exit Interview, Hal yang Sering Terlupakan HR

Exit interview adalah wawancara khusus yang dilakukan HRD kepada karyawan yang mengajukan pengunduran diri. Wawancara ini bertujuan untuk membuat analisa terhadap kualitas kerja di perusahaan, apabila yang menjadi alasan resign karyawan berkaitan dengan lingkungan kerja, seperti hubungan dengan kolega/atasan, jenjang karir yang kurang jelas, dsb.

Dalam proses exit interview, HRD akan bertanya seputar pengalaman karyawan saat bekerja di perusahaan dan apa yang menjadi alasannya mengundurkan diri. Hasil dari wawancara tersebut akan disimpan dan dikelola oleh HRD demi menjadikan tempat kerja jadi lebih baik lagi. Adanya exit interview juga menjadi upaya HR untuk mempertahankan dan menaikkan tingkat retensi karyawan.

Penutup

Dari beberapa uraian tersebut maka dapat disimpulkan apabila ada karyawan yang mengajukan resign, pastikanlah mereka telah melakukan transfer pengetahuan dan pekerjaan kepada tim atau karyawan lain yang ditugaskan untuk menggantikan karyawan yang resign tersebut. 

Anda juga harus memperhatikan bagaimana proses administrasi pembayaran upah dan status keanggotaan BPJS karyawan yang resign tersebut. Kebanyakan karyawan belum mengetahui beberapa persyaratan yang dibutuhkan ketika mereka mengajukan pengunduran diri.

Untuk itu, penting bagi HRD untuk memberitahu beberapa persyaratan tersebut sebelum tanggal resign karyawan disahkan manajer.

Comment