Performance management bukan sekadar tool untuk menciptakan dan mengukur tujuan dan pencapaian karyawan. Kehadirannya di sebuah organisasi lebih dari itu. 

Pasalnya, performance management membantu manajer dan karyawan memahami ekspektasi, tujuan, dan perkembangan karier secara jelas. Hal itu berhubungan dengan ekspektasi karyawan terhadap kinerja personal maupun tujuan perusahaan membuat dirinya stress. 

Tak dipungkiri, ada karyawan yang bersedia mengerjakan tugas apa saja demi meningkatkan kinerja sekaligus meninggalkan kesan positif kepada manajer. Selain itu, manajer tidak mengetahui cara menyampaikan masukan yang membangun tentang kinerja karyawan.

Dengan menerapkan performance management, perusahaan membantu aset-asetnya untuk fokus menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat. Tentu saja, mereka dapat meningkatkan kinerjanya sesuai tujuan perusahaan.

Apa Itu Performance Management?

Performance management merupakan seperangkat proses dan sistem untuk mengembangkan kemampuan dan kinerja karyawan.

Seperti definisinya, implementasi performance management bertujuan meningkatkan keterampilan karyawan, sehingga mereka dapat bekerja sekaligus menciptakan kualitas kerja lebih baik.

Idealnya, setiap organisasi wajib menjalankan performance management. Karena baik karyawan maupun organisasi berperan penting dalam pengembangan kinerja.

Di sisi karyawan, performance management membuat mereka melihat tentang harapan, tujuan, dan kemajuan karir. Misalnya, menyelaraskan kinerja karyawan terhadap tujuan perusahaan, jalur karier karyawan, bonus, promosi, hingga pemutusan hubungan kerja.

Di sisi organisasi, mereka akan mendorong karyawan tetap terlibat, mempertahankan bakat, juga mengembangkan potensi pemimpin dari internal. Dengan kata lain, performance management juga disebut sebagai proses yang objektif, sistematis, serta periodik. 

4 Faktor Performance Management di Organisasi

Dalam studi klasik Cleveland, Murphy & Williams (1989) yang masih relevan hingga hari ini, terdapat empat faktor performance management di organisasi, yaitu: 

#1 Faktor penerapan antar individu

Faktor menerapkan evaluasi kinerja karyawan, penentuan kompensasi, promosi, kenaikan gaji, mutasi, rotasi pekerjaan, dan pemecatan.

#2 Faktor dari dalam

Faktor ini menjalankan umpan balik pada kinerja karyawan, penilaian kekurangan dan kelebihan, serta mengidentifikasi kebutuhan pelatihan lebih lanjut. Untuk umpan balik, memungkinkan karyawan mengembangkan keterampilan khusus yang dibutuhkan untuk pekerjaan maupun kemajuan karir. 

#3 Faktor pendekatan HR

Faktor pendekatan HR di seluruh perusahaan telah menggunakan performance management untuk strategi rencana tenaga kerja, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, serta mengidentifikasi suasana organisasi yang produktif. 

#4 Faktor tujuan 

Faktor ini mengarahkan performance management untuk memiliki tujuannya. Di HR, performance management bertujuan memvalidasi pilihan seleksi dan mengevaluasi program pelatihan. Misalnya, HR menggunakan metrik kualitas perekrutan guna mengukur kinerja karyawan baru setelah bergabung dengan perusahaan.

Berdasarkan studi Cleveland dkk., dua faktor teratas yang paling populer dan banyak digunakan oleh organisasi (sebanyak 77 persen).

2 Pendekatan Performance Management

Berdasarkan Human Resource Management: Back to Basics karya Filip Lievens, ada dua pendekatan performance management.

#1 Behavioral approach 

Behavioral approach mengevaluasi karyawan berdasarkan perilaku dan usaha yang mereka lakukan. Behavioral approach cocok untuk memberikan detail umpan balik pada perilaku dan memetakan perilaku yang akan muncul di masa mendatang.

Jika Anda kesulitan mengukur hasil kinerja karyawan, gunakan saja behavioral approach. Contohnya, karyawan yang bekerja di dalam tim, staf pendukung, dan rekan kerja Anda di divisi HR.

#2 Result-oriented approach

Result-oriented approach untuk mengevaluasi karyawan berdasarkan kriteria objektif. Pendekatan ini berfokus pada hasil dari segi kualitas maupun kuantitas pekerjaan. Jadi hasil akhir adalah kunci, bukan bagaimana cara melakukannya.

Result-oriented approach cocok bagi mereka yang melakukan banyak cara dalam bekerja dan/atau karyawan dengan peran ekstra. Misalnya, karyawan call center dan staf sales yang memiliki metrik keberhasilan tertentu serta posisi akuntan yang sangat berorientasi pada hasil.

Bagaimana Menjalankan Performance Management?

Pada dasarnya, performance management dapat diterapkan kepada karyawan. Pasalnya, mereka adalah aset perusahaan yang berperan dalam proses bisnis paling penting. 

Meski demikian performance management juga dapat diterapkan para manajer. Mereka akan dinilai oleh atasannya sekaligus didorong untuk melakukan coaching anggota timnya dengan baik, agar anggotanya memiliki kinerja efektif. Karena mereka mengetahui keterampilan dan kebutuhan pengembangan anggotanya. 

Hal tersebut telah dibuktikan oleh Adobe. Perusahaan piranti lunak bertransisi dalam menjalankan performance management pada 2012. Sebelumnya, mereka menggunakan reviu kinerja tahunan yang berujung banyak karyawan resign.

Adobe memiliki performance management bernama Check-in. Di Check-in, manajer dan karyawan dapat berbincang sesering mungkin tentang ekspektasi yang berhubungan dengan prioritas perusahaan, umpan balik berkelanjutan, dan pengembangan karier karyawan.

Adapun jenis performance management terbagi menjadi dua:

Apa pun jenis performance management yang digunakan, perusahaan perlu memperhatikan tahapannya, yaitu:

1. Planning 

Tahap pertama dan harus dilakukan adalah planning. Perusahaan harus membuat planning kinerja karyawan, termasuk deskripsi pekerjaan dan mengetahui harapan mereka. 

Tahap ini melibatkan karyawan secara aktif. Menurut meta-analisis oleh Cawly, Keeping & Levy (1998), keterlibatan meningkatkan kepuasan karyawan. Ditandai dengan siklus kinerja, merasa mendapatkan keadilan berguna, dan motivasi kerja. 

Perencanaan kinerja karyawan harus fleksibel, sehingga dapat disesuaikan dengan perubahan tujuan dan kebutuhan mendatang.

2. Monitoring

Monitoring adalah tahap pemantauan tujuan yang telah ditetapkan dari tahap planning. Pemantauan melibatkan pengukuran kinerja yang berkelanjutan dan memberikan umpan balik tentang kemajuan menuju tujuan.

Dengan melakukan pemantauan secara terus menerus, manajer atau supervisor dapat mengoreksi jika terjadi kinerja yang kurang optimal, daripada mengetahuinya di akhir tahun ketika sudah terlambat.

Manajer harus fokus pada pencapaian tujuan, bukan cara mencapainya. Salah satu kunci keberhasilan manajemen adalah monitoring yang efektif.

3. Developing

Developing juga tak kalah penting. Karena tahap ini berperan dalam mengembangkan kinerja karyawan.

Pasca planning dan monitoring aktif, manajer atau HR dapat mengidentifikasi kekurangan karyawan. Sebut saja kinerja kurang baik dan keterampilan masih perlu dikembangkan, semua itu harus diperbaiki agar karyawan lebih unggul di bidang kerjanya.

Setelah itu, biasanya, karyawan akan memperoleh program training and development, memberikan penugasan yang menantang, memberikan kesempatan agar mereka mengeluarkan versi terbaik mereka pada pekerjaan.

4. Rating and rewarding

Tahap terakhir adalah rating and rewarding. Kita semua tahu bahwa memberikan rating kinerja bukan hanya menulis angka-angka. 

Pemberian rating untuk menentukan reward kepada karyawan, seperti memberikan pujian, kenaikan gaji, cuti, fasilitas, promosi, dan lainnya. Asal nilai karyawan memenuhi standar atau ketentuan.

Jika rating karyawan di bawah standar, maka manajer dan HR dapat mengidentifikasi akar masalah dan membantu. Penyebabnya bisa berupa ia tidak berada di posisi yang tepat atau kinerjanya tidak sesuai organisasi.

Penutup 

Hubungan karyawan dan perusahaan terjadi setiap hari, lima hari dalam seminggu selama delapan jam. Dalam operasional bisnis, karyawan menjumpai kasus-kasus khusus untuk diselesaikan.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menjalankan performance management secara berkesinambungan, bukan hanya reviu kinerja setahun sekali. Alasannya, performance management adalah kunci pembelajaran dan peningkatan berkelanjutan bagi karyawan.

Praktinya, manajer membangun komunikasi yang sehat dan memberikan umpan balik secara berkala kepada karyawan, sehingga mengarahkan mereka bekerja sesuai tuntutan, termasuk menyesuaikan diri saat lingkungan kerja harus berubah.