Sering kali kita melihat atau mendengar situasi dimana ada beberapa orang yang masih bingung dengan perbedaan HRD dan personalia. Lho, memangnya berbeda?

Ya, ternyata istilah HRD dan personalia itu berbeda namun saling berkaitan erat satu sama lainnya. Hal tersebut yang sering membuat orang bingung dalam penggunaan terminologinya.

Dalam artikel kali ini, mari kita ketahui lebih detail apa bedanya HRD dan personalia agar berikutnya kita bisa percaya diri menyebutkan tugas dan ranah kerja HRD dan personalia.

Perbedaan HRD dan Personalia Dalam Perusahaan

Dalam lingkungan bisnis saat ini, terdapat perbedaan peran antara HRD dan personalia. Secara sederhana, tugas HRD bersifat proaktif, seperti perekrutan, orientasi, dan mengelola data karyawan.

Sedangkan tugas pesonalia bersifat reaktif. Sebut saja merinci dokumen kandidat ketika proses rekrutmen, pendaftaran tunjangan, maupun menyelesaikan perselisihan antar karyawan. Untuk lebih jelas, simak ulasan di bawah ini tentang perbedaan HRD dan personalia.

1. HRD 

1.1 Definisi HRD

Human resource department (HRD) adalah sebuah divisi yang diciptakan untuk mengelola sumber daya manusia, mulai dari mengumpulkan manpower hingga mengembangkannya agar menjadi SDM yang dapat bergerak secara terstruktur dan mencapai tujuan organisasi.

Sebagaimana sumber daya manusia adalah senjata bagi perusahaan untuk berkembang, HRD memiliki fungsi untuk mengumpulkan sumber daya tersebut.

Peran HRD tentu saja tidak terbatas pada pengumpulan manpower. Mengembangkannya menjadi kewajiban utama yang harus dipenuhi, dan harus berhasil. 

Berikut adalah beberapa tugas kerja divisi human resource.

1.2 Tugas-tugas HRD

Rekrutmen dan Seleksi

Sebagai divisi yang mengelola SDM, tentu saja tugas pertama HRD adalah mengumpulkan karyawan. Pekerjaan ini dimulai dari melakukan penyeleksian kandidat, proses interview dan asesmen, hingga onboarding.

Tugas ini sangatlah berpengaruh terhadap tugas HRD selanjutnya. Memilih SDM yang mampu bekerja sama dengan kita tidaklah mudah. Jika gagal mendapatkan SDM berpotensi, HRD akan berhadapan dengan kesulitan pengembangan kemampuan dan rasio turnover.

Training dan Development

Setelah merekrut SDM yang memiliki potensi, agar karyawan dapat memberikan kemampuan terbaiknya untuk memberikan kontribusi maksimal, HRD harus mendukung penuh program pelatihan dan pengembangan untuk karyawan.

Tergantung dari kondisi dan kebutuhan, program tersebut bisa diselenggarakan secara mandiri maupun menggunakan jasa dari luar.

Para HRD sebaiknya tidak menganggap remeh tugas ini, karena memperkaya kemampuan karyawan dengan metode yang tepat akan memberikan keuntungan bagi perusahaan.

Penilaian Kinerja 

Tugas lain yang mencirikan profesi HRD adalah penilaian kinerja karyawan, biasa dikenal dalam istilah evaluasi karyawan. Penilaian kinerja bagi sebagian karyawan akan sangat dinantikan karena bisa berarti kenaikan gaji. Bagi yang lain, momen evaluasi bisa menjadi momen yang justru ditakuti karena menentukan kelangsungan karir karyawan.

Bagi perusahaan, evaluasi adalah momen dimana perusahaan menilai kinerja karyawan sekaligus melakukan refleksi terhadap program pelatihan dan pengembangan yang disediakan untuk karyawan.

Career Planning

Perencanaan karir adalah salah satu tugas HRD yang sangat penting, khususnya bagi karyawan. Salah satu alasan resign karyawan adalah tidak merasa memiliki prospek perkembangan diri dan peningkatan karir di perusahaan. HRD bersama dengan manajemen harus mampu merancang program perencanaan karir untuk setiap lapisan karyawan, agar karyawan yang bekerja di perusahaan memiliki motivasi untuk mencapai target tersebut dan tidak mudah berpikir untuk pindah ke perusahaan lain.

2.Personalia 

2.1 Definisi Personalia

Sedikit berbeda dengan HRD, personalia adalah serangkaian kegiatan mengelola sumber daya manusia untuk mengatur berbagai kegiatan yang berhubungan dengan bidang administratif.

Kehadiran personalia berfungsi sebagai pengadaan kebutuhan karyawan sekaligus manajemen, pemeliharaan aset perusahaan, sekaligus memberikan kompensasi dan manfaat kepada karyawan.

Sementara itu, tugas dari personalia antara lain mengatur suatu hubungan industrial antara perusahaan dengan karyawannya. Berikut ini ulasannya:

2.2 Tugas-tugas Personalia

Pengarsipan Data Karyawan Baru

Terlihat sifat administratif dari bidang personalia pada gambaran tugas ini.

Staf personalia akan mengarsipkan dokumen serta informasi lainnya yang berkaitan dengan karyawan yang baru saja join dengan kita; mulai dari CV, offering letter yang telah ditanda tangan, hasil tes psikotes atau asesmen lainnya, dsb.

Tergantung pada prosedur di masing-masing tempat, pengarsipan bisa dilakukan dengan hardcopy atau softcopy.

Menyusun Surat & Perjanjian Kerja Karyawan

Salah satu jobdesc staf personalia adalah mengelola surat dan perjanjian kerja karyawan, baik itu baru, pengangkatan karyawan, hingga prosedur saat mereka resign.

Dalam kategori ini, tidak hanya surat kerja atau perjanjian kerja saja, tetapi juga surat-surat lain yang berkaitan dengan karyawan, baik yang akan dikeluarkan untuk internal maupun eksternal.

Mengelola Sistem Kehadiran Karyawan dan Data Payroll

Selain perihal dokumen, staf personalia juga perlu mengelola sistem kehadiran karyawan. Dengan teknologi saat ini, sudah banyak software yang dapat membantu bagian personalia untuk mengelola kehadiran karyawan dengan baik (HRIS).

Tidak hanya kehadiran, teknologi masa kini juga memungkinkan perangkat HRD untuk mengontrol dan menghitung komponen kompensasi lain yang berkaitan dengan kehadiran karyawan. Payroll jadi lebih praktis dan cepat dengan teknologi HRIS masa kini.

Kesimpulan

HRD dan Personalia memiliki perbedaan pada ruang lingkup kerjanya. Personalia berada di area administrasi dan keberadaan personalia sangat dibutuhkan agar fungsi HRD (Human Resource Department) tetap dapat terlaksana dengan baik.

Di dalam struktur perusahaan, bisa saja posisi personalia tidak secara jelas diberikan kepada seorang staf HRD. Hanya tugas-tugas personalianya saja yang akan dideskripsikan sebagai pekerjaan staf tersebut.

Jadi bisa disimpulkan, HRD adalah divisinya, dan personalia adalah bagian dari pekerjaannya. Akan lebih baik juga jika di dalam divisi human resource memiliki staf personalia tersendiri sehingga pengelolaannya lebih rapi dan terkontrol.