Negotiation Skill Penting Dikuasai HR, Ini Alasannya | | HR NOTE Indonesia

Negotiation Skill Penting Dikuasai HR, Ini Alasannya

Seorang staf human resource mutlak perlu memiliki negotiation skill yang baik, sebab tugas dan fungsi HRD dalam suatu perusahaan berkaitan utamanya dengan kepegawaian.

Dalam menjalankan tugasnya, HRD akan menghadapi banyak karyawan dengan kebutuhan yang berbeda. Tak jarang karyawan menyampaikan keluh kesah dan berekspektasi menyelesaikan masalah kepada HRD.

Selain itu, ada beberapa divisi human resource yang bersentuhan langsung dengan pihak di luar perusahaan, seperti ke pemerintah daerah sekitar, konsultan, dan vendor pengadaan jasa/barang.

Maka dari itu, menjadi praktisi human resource mesti pandai-pandai bernegosiasi, baik untuk menenangkan hati karyawan, dan mendapatkan pilihan terbaik untuk perusahaan.

Definisi Negotiation Skill

Pada intinya, negotiation skill mencakup komunikasi dua arah yang dirancang agar dua belah pihak (atau lebih) dapat mencapai kesepakatan bersama saat menghadapi konflik. Negosiasi merupakan aspek intrinsik dalam problem solving, penyelesaian konflik, dan aktivitas gabungan.

Kemampuan bernegosiasi penting dimiliki karyawan apa pun posisi mereka. Dengan bernegosiasi, Anda dan pihak lain dapat mencapai kesepakatan yang logis.

Dalam lingkungan kerja, seorang karyawan, terutama HR, bakal dituntut menunjukkan negotiation skill-nya untuk beberapa hal.

Misalnya; negosiasi remunerasi saat merekrut karyawan, negosiasi KPI, negosiasi deadline penyelesaian proyek, dan sebagainya.

Rendahnya kemampuan bernegosiasi akan berdampak pada bisnis dan merusak hubungan antar karyawan, atau dengan pihak lain di luar perusahaan. Sebab negotiation skill adalah soft skill yang penting untuk menyelesaikan konflik.

Alasan HR Menguasai Negotiation Skill

Dalam setting dunia profesional, negosiasi pasti terjadi. Dalam lingkungan kerja, suatu saat karyawan akan bernegosiasi dengan manajernya, dengan divisi human resource, atau bahkan dengan pimpinan perusahaan.

Demikian juga dengan HRD, kelak akan ada keadaan yang mengharuskannya bernegosiasi dengan user, dengan karyawan, dan dengan jajaran direksi. Dari sini, jelas bahwa seorang HR mesti memiliki negotiation skill.

Untuk negosiasi dengan pemimpin

Akan ada masanya seorang HR harus menghadapi pimpinan perusahaan dan bernegosiasi dengan mereka terkait masalah kepegawaian dalam perusahaan.

Ada beberapa hal yang mungkin membutuhkan negotiation skill dari seorang HR:

  • Negosiasi tentang fleksibilitas jadwal kerja
  • Negosiasi tentang jasa konsultan atau freelance
  • Negosiasi tentang kontrak gabungan
  • Negosiasi tentang regulasi-regulasi pemerintahan dan penerapannya di perusahaan

Untuk negosiasi dengan karyawan

Dalam perjalanan kariernya, seorang HR mungkin akan sering bertatap muka dengan karyawan. Sebagian besar tugas dan fungsi HRD juga mengelola semua hal yang berkaitan dengan karyawan.

Sehingga, akan ada banyak momentum yang mengharuskan HR bernegosiasi dengan karyawan:

  • Negosiasi tentang remunerasi
  • Negosiasi tentang kompensasi dan benefit
  • Negosiasi tentang izin cuti, izin sakit
  • Penyelesaian konflik antar karyawan
  • Negosiasi KPI dengan seluruh karyawan

Untuk negosiasi dengan pihak ketiga

Ada subdivisi HR yang bertanggung jawab pada hal lain yang bersinggungan dengan pihak ketiga. Misalnya dengan pihak outsourcing, dengan vendor penyedia jasa training, atau dengan pihak penyedia sertifikasi perusahaan.

  •     Negosiasi legalitas
  •     Negosiasi kesepakatan penyediaan jasa
  •     Negosiasi besaran upah dengan outsourcing

Tahapan Mempelajari Negotiation Skill

Negotiation skill bukanlah hal yang mustahil untuk dipelajari. Ada hal-hal yang perlu Anda pahami dari tiap-tiap proses negosiasi. Seseorang tidak bisa langsung bernegosiasi tanpa persiapan apa pun.

Persiapan

Persiapkan segala sesuatunya dengan matang. Sisihkan waktu untuk mempelajari, melakukan riset, dan mengorganisir kebutuhan Anda jauh-jauh hari.

Dengan demikian Anda mengerti situasi apa yang kelak Anda hadapi.

Diskusi

Mulailah negosiasi dengan membiarkan lawan bicara Anda menyampaikan pendapatnya.

Semua informasi yang disepakati dan tidak disepakati harus dikeluarkan dengan baik-baik tanpa emosi, agar kedua belah pihak saling mengerti posisi masing-masing.

Memahami tujuan

Pahami apa yang Anda inginkan dan apa yang diinginkan lawan diskusi Anda.

Temukan win-win solution

Diskusi antara Anda dan lawan bicara Anda mesti bertujuan untuk mencari kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak.

Alih-alih saling menyudutkan tanpa mau mendengar pendapat, diskusikan dan temukan jalan tengah agar kebutuhan kedua belah pihak terakomodasi.

Kesepakatan

Setelah itu, kedua belah pihak akan memutuskan apa solusi terbaik. Dalam tahapan ini, biasanya akan ada beberapa pilihan yang sama-sama menguntungkan, tetapi pikirkan lah dengan solusi terbaik yang sekiranya bakal disepakati semua pihak.

Eksekusi

Setelah keputusan diambil, solusi yang disepakati bersama mesti dieksekusi dengan dukungan penuh dari semua pihak yang terlibat.

Kiat Meningkatkan Negotiation Skill

Jika Anda pernah bernegosiasi, maka Anda bisa mengasah kemampuan agar Anda makin ahli menjalankan proses negosiasi di masa mendatang.

Berikut ini adalah lima garis besar yang bisa Anda pelajari dan praktikkan di lingkungan kerja.

Persiapan matang

Negosiator yang kurang persiapan seringkali gagal menangkap poin-poin yang bernilai, mengajukan klaim yang tidak perlu, atau bahkan meninggalkan kesepakatan yang berharga. Oleh karenanya, sebelum bernegosiasi, Anda perlu melakukan persiapan.

Mulai dari menyisihkan waktu dalam jam kerja khusus untuk riset, membuat daftar checklist poin-poin penting yang mesti diperhatikan selama negosiasi berlangsung, atau berlatih negosiasi bersama rekan kerja.

Mengikuti pelatihan negosiasi

Anda bisa mengikuti pelatihan khusus negosiasi. Seminar-seminar khusus negosiasi pasti mendatangkan ahli negosiasi yang andal dalam memenangkan negosiasi dalam banyak kasus.

Insight dan pengalaman dari para ahli dapat Anda jadikan ilmu tambahan yang kelak bermanfaat untuk diri Anda di masa depan.

Siap melakukan kesalahan

Saat mulai melatih negotiation skill, persiapkan untuk melakukan kesalahan. Banyak kesalahan mungkin terjadi selama bernegosiasi. Seringkali negosiator pemula bersikap defensif ketika menyadari mereka melakukan kesalahan.

Psikolog Kurt Lewin mengatakan merasa tidak nyaman atau kesal dengan perilaku diri dalam bernegosiasi adalah langkah penting untuk meningkatkan negotiation skill.

Temukan mentor yang tepat

Di setiap perusahaan pasti ada individu yang ahli bernegosiasi, Anda bisa berguru kepada mereka.

Mentor negosiasi yang baik akan memberi saran yang sesuai dengan perilakunya sendiri selama bernegosiasi, menekankan pentingnya persiapan, melatih keahlian bernegosiasi, dan mengevaluasi hasil akhir negosiasi.

Praktik

Mempelajari hal baru hingga pelajaran tersebut tertanam dalam sikap, kebiasaan, dan perilaku membutuhkan waktu dan praktik berulang-ulang. Seorang negosiator andal tentunya memiliki jam terbang yang cukup tinggi.

Pelatihan dan pembelajaran negosiasi memungkinkan Anda untuk melatih konsep yang dipelajari, namun proses pembelajaran tidak lengkap tanpa praktik nyata. Praktikkan ilmu-ilmu negosiasi yang Anda pelajari di berbagai kesempatan.

Manfaat Memiliki Negotiation Skill

Memiliki negotiation skill yang mumpuni akan membawa banyak manfaat dan membuka banyak peluang untuk Anda. Terlebih untuk pekerjaan yang banyak bersinggungan dengan orang lain, seperti HR. 

Berikut ini adalah beragam contoh manfaat dari negotiation skill:

Menumbuhkan Kepercayaan Diri

Dengan mampu bernegosiasi yang baik, Anda akan menumbuhkan rasa percaya diri. Negosiasi membutuhkan kepercayaan diri tingkat tinggi.

Anda membawa nama perusahaan saat bernegosiasi, beban dan tanggung jawab yang Anda pikul akan mendorong Anda untuk menumbuhkan rasa percaya diri yang tinggi.

Meningkatkan reputasi

Dengan memiliki negotiation skill, otomatis Anda membangun reputasi baik untuk diri Anda sendiri di kalangan kolega Anda.

Anda juga menambah value added skill yang kelak akan berguna bagi jenjang karier Anda di masa depan.

Membuka peluang

Saat bernegosiasi, tentu Anda tidak langsung menyetujui tawaran yang diajukan lawan bicara Anda. Seringkali, Anda justru mendapatkan peluang lebih besar dan solusi yang lebih bernilai begitu Anda menegosiasikannya dengan lawan bicara Anda.

Mencegah masalah

Konflik dapat diselesaikan melalui negosiasi. Banyak permasalahan dalam bisnis yang membutuhkan negosiasi panjang untuk penyelesaian. Maka dari itu, negotiation skill penting untuk dipelajari.

Sebab negotiation skill memungkinkan Anda untuk beradaptasi dengan perubahan situasi dan mencegah timbulnya persoalan serius menjadi masalah nyata.

Stress terkelola dengan baik

Dalam pekerjaan apa pun, karyawan akan menemui berbagai situasi yang dapat menimbulkan stress. Negotiation skill dapat membantu karyawan untuk meminimalisir potensi stres di lingkungan kerja.

Contohnya, karyawan dapat bernegosiasi dengan rekan kerja untuk pembagian tugas, bernegosiasi dengan atasan untuk jadwal penyelesaian tugas, dan sebagainya.

Negotiation skill yang baik memungkinkan terciptanya lingkungan kerja yang harmonis di kalangan karyawan.

Membangun rasa hormat

Saat bernegosiasi, Anda akan berupaya untuk menghargai pendapat lawan bicara. Demikian pula dengan lawan diskusi Anda, mereka akan berusaha menghargai pendapat Anda.

Pada akhir negosiasi, akan muncul rasa saling menghargai di antara semua pihak yang terlibat.

Menyelesaikan Konflik

Salah satu fungsi utama negosiasi adalah menyelesaikan konflik. Saat terjadi perselisihan di antara karyawan, sesi negosiasi antara pihak yang berseteru akan menyelesaikan konflik dan masing-masing pihak akan pulang dengan solusi yang sama-sama bermanfaat.

Penutup

Negotiation skill sering dianggap sebagai keahlian yang umumnya hanya dimiliki karyawan dengan tingkat kedudukan yang tinggi. Padahal, karyawan pada level mana pun mesti memiliki kemampuan ini.

Namun bagi HR, skill ini mutlak mesti dimiliki dan dilatih terus menerus. Saat ini, karyawan kian proaktif menyampaikan pendapatnya dengan berani. Sehingga dibutuhkan negotiation skill yang mumpuni untuk menghadapi mereka. 

Comment