Divisi HR merupakan tulang punggung perusahaan. Jika anggota tim HR kewalahan mengerjakan tugas-tugasnya, pekerjaan satu divisi bisa berantakan.

Untuk membantu pekerjaan HR, pertimbangkan untuk menggunakan HRIS. Karena sistem ini akan membantu pengelolaan data dengan baik, mendorong kinerja karyawan, sekaligus memberikan kontribusi nilai bisnis kepada perusahaan.

Masih enggan memakai HRIS? Berikut ini pertimbangan plus dan minus sistem ini.

6 Komponen HRIS

Human Resources Information System (HRIS) merupakan piranti lunak yang menggabungkan sejumlah sistem dan proses untuk mengelola sumber daya manusia, proses bisnis, dan data yang mudah.

Saat ini, ada sejumlah jenama HRIS di Indonesia. Namun pada umumnya, sistem tersebut memiliki enam komponen di bawah ini:

1. Database perusahaan

Komponen sistem HRIS yang penting adalah database. Sebagai database, HRIS akan menyimpan data perusahaan dan karyawan. Data tersimpan dalam file terpisah, sehingga HR mudah mengaksesnya sekaligus memperbarui data.

Pada umumnya, provider HRIS menawarkan fitur backup data secara otomatis. Dengan hal tersebut HR tidak akan kehilangan data.

2. Pengatur keuangan

Komponen berikutnya adalah pengatur keuangan. Bagi divisi HR, menghitung gaji, tunjungan, dan manfaat lain untuk karyawan adalah salah satu pekerjaan utama.

Untuk menghindari kesalahan karena hitungan manual, praktisi HR dapat memanfaatkan sistem ini. Pasalnya, HRIS menawarkan fitur mengotomatisasi pembayaran gaji, tunjangan, komisi, insentif, dan pajak.

Jika perusahaan memiliki program bonus atau penghargaan terhadap kinerja karyawan, komponen ini bisa menghitung besaran nilainya. Jadi penghitungan bonus lebih akurat dan transparan.

3. Perekam waktu

Perekam waktu menjadi komponen penting dalam dunia bisnis. Karena perusahaan dapat melacak waktu kehadiran para karyawannya. 

Komponen ini bisa disambungkan dengan sistem kehadiran milik perusahaan (biometrik, finger print, magnetic card, dan lainnya). Dari hal tersebut, tim HR melakukan kalkulasi terhadap gaji yang akan mereka terima.

Pada beberapa provider HRIS, mereka memiliki fitur alarm. Di mana alarm akan mengirimkan pesan kepada manajer ketika ada masalah kehadiran atau cuti. Misal karyawan sering terlambat atau memperpanjang cuti tanpa persetujuan atasan.

Semakin cepat masalah diketahui dan manajer sigap menanganinya, masalah tersebut cepat selesai. Efek selanjutnya adalah memperbaiki produktivitas karyawan.

4. Rekrutmen dan onboarding

Kehadiran HRIS memudahkan pekerjaan tim HR selama proses perekrutan, termasuk mengunggah lamaran pekerjaan, menerima rujukan kandidat, mengirimkan permintaan wawancara, serta melacak calon kandidat.

Ketika kandidat diterima, komponen onboarding di HRIS akan mengotomatiskan aktivitas orientasi. Mulai dari penandatanganan dokumen, penyimpanan catatan karyawan baru, serta administrasi yang harus dipenuhi oleh karyawan baru.

5. Pelatihan dan pengembangan

Selain itu, HRIS memiliki komponen pelatihan dan pengembangan. Ada provider HRIS yang memberikan fitur pelatihan dan mengintegrasikannya dengan tes serta persiapan sertifikasi profesional bagi karyawan. Fitur tersebut bisa diakses HR maupun karyawan.

Sedangkan fitur pengembangan akan mencatat kemajuan karyawan dan menggunakan metrik kinerja untuk memeriksa dampak pelatihan terhadap karyawan. Apakah keterampilan mereka meningkatkan atau harus ada pelatihan tambahan disesuaikan dengan kebutuhan.

Komponen tersebut berguna untuk mempertimbangkan karyawan yang berhak menerima promosi. Alhasil HRIS sangat membantu tim HR dalam perencanaan regenerasi perusahaan.

6. Manajemen karyawan

Pada akhirnya, HRIS bertindak sebagai komponen manajemen karyawan. Dengan kata lain, memungkinkan tim HR untuk melacak kinerja karyawan, mengubah informasi pribadi karyawan, mendokumentasikan feedback atau review dari penilaian kinerja, hingga riwayat kedisiplinan.

Keunggulan Menggunakan HRIS

Keunggulan menggunakan HRIS adalah:

Mengurangi penggunaan kertas dan tempat penyimpanan

Sampai kapan Anda harus mencetak semua dokumen? Apakah perusahaan memiliki gudang penyimpanan dokumen yang memadai? Mengingat dokumen berupa kertas sangat rentan terhadap cuaca dan bencana (banjir, kebakaran, dan lainnya).

Dengan menggunakan HRIS, semua dokumen akan tersimpan rapi di sistem. Anda mengurangi penggunaan kertas dan tak memerlukan tempat penyimpanan luas serta ber-AC yang membutuhkan biaya tak sedikit.

Sistem juga memungkinkan Anda mengaksesnya di mana dan kapan saja. Karena kebanyakan HRIS berbasis cloud. Cloud atau cloud computing (komputasi awan) merupakan metode penyampaian berbagai layanan (piranti lunak, database, dan lainnya) melalui internet.

Data terintegrasi dan proses cepat

Keunggulan lainnya adalah data perusahaan terintegrasi. Jika ingin mengetahui kehadiran karyawan atau menghitung gaji, tim HR bisa memanfaatkan fitur-fitur di dalam sistem.

Proses kerjanya lebih cepat dan akurat dibanding menghitung manual. Sehingga proses tersebut lebih menghemat waktu. Begitu pula dengan proses perubahan data.

Informasi lebih transparan

Dengan HRIS, tak ada informasi yang ditutup-tutupi. Bahkan tim HR bisa melihat perilaku atau cara kerja para karyawan. Begitu pula sebaliknya.

Misal pengumuman manajemen atau tim HR, kehadiran karyawan yang selalu tepat waktu atau terlambat, jumlah cuti yang diambil, kapan dan apa alasan karyawan mengajukan izin, hingga keterampilan dan evaluasi kinerja.

Pengawasan dan pengembangan karyawan

Dengan informasi yang transparan, maka tim HR lebih mudah dalam melakukan pengawasan kinerja karyawan.

Biasanya data tersebut digunakan oleh tim HR dan manajemen untuk mengidentifikasi promosi jabatan sampai dengan langkah-langkah untuk pengembangan karyawan. Pada akhirnya, perusahaan pun dapat memenuhi target atau pencapaiannya.

Meningkatkan produktivitas

Berkaitan dengan pengembangan karyawan, HRIS juga memiliki nilai plus dalam meningkatkan produktivitas. Pasalnya, tim HR dapat mengetahui keterampilan karyawan dan mempertimbangkan kebutuhan mereka terhadap pelatihan.

Langkah tersebut akan meningkatkan produktivitas karyawan, menurunkan turnover, hingga menerapkan efisiensi perusahaan.

Menjembatani perundingan

HRIS memiliki beragam informasi dan data terkini yang diperlukan untuk menjembatani perundingan antara perusahaan dan karyawan. Terlebih jika perusahaan ingin melakukan perubahan organisasi.

Kelemahan Menggunakan HRIS

Ada keunggulan, ada pula kelemahannya, yaitu:

Karyawan tidak siap

Saat perusahaan  melakukan perubahan sistem, terkadang menjumpai karyawan yang tidak siap dengan perubahan tersebut. Mereka tak siap menjalankan sistem manual menjadi digital dan harus menyesuaikan diri dengan sistem baru.

Maka sebelum menggunakan HRIS, perusahaan memerlukan waktu untuk sosialisasi sekaligus transfer ilmu kepada semua karyawan. Jika perlu, lakukan dialog dengan mereka yang merasa tak siap dengan perubahan sistem.

Data bocor

Keamanan data menjadi isu penting di tengah era digital. Salah satu kekhawatiran adalah data yang bersifat rahasia tersebut bocor ke publik.

Sehingga sebelum beralih ke sistem digital, perusahaan perlu memperhatikan provider HRIS yang memiliki keamanan data paling bagus. Biasanya provider akan menjalankan sistem keamanan berlapis dan rutin melakukan pemeliharaan.

Biaya

Ada biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan jika ingin menggunakan HRIS. 

Untuk perusahaan skala kecil, biaya pergantian sistem dapat menimbulkan masalah. Karena perusahaan harus menggelontorkan biaya layanan dan pemeliharaan.

Untuk perusahaan skala besar, biaya penggunaan awal mungkin cukup tinggi. Namun hal itu tak menjadi masalah dibandingkan dengan nilai plus yang akan diperoleh perusahaan.

Penutup

Keberadaaan HRIS bukan untuk mengurangi tenaga HR. Melainkan sistem dapat membantu hubungan antar karyawan agar terjalin lebih baik.

Dan yang tak kalah penting, perusahaan harus memilih HRIS sesuai kebutuhan. Karena harga jasa dan layanan masing-masing provider berbeda. Anda dapat melakukan konsultasi terlebih dahulu dengan tim provider.