Employee Relationship adalah salah satu aspek yang perlu diperhatikan oleh tim HR. 

Mustahil jika hubungan yang berlangsung sekitar 40 jam per minggu antara karyawan dan perusahaan tak menimbulkan friksi. Perbedaan akan selalu ada, tetapi kedua belah pihak perlu menyelaraskan pandangan untuk mencapai tujuan organisasi.

Oleh karena itu, kedua pihak memerlukan bantuan tim HR. Tim akan melakukan yang terbaik untuk menjaga kenyamanan dan ketertiban di tempat kerja. 

Ketika tim HR turun tangan, bukan berarti setelah itu perusahaan bebas masalah. Perusahaan akan menghadapi masalah employee relationship dari waktu ke waktu.

Memahami Employee Relationship Management

Sebagai pengelola sumber daya manusia, HR tak asing lagi dengan Employee Relationship Management (ERM). Ini adalah proses memahami seluruh karyawan agar dapat mewujudkan tujuan perusahaan.

Salah satu fokus utama yang terkait dengan ERM adalah membangun serta mempertahankan hubungan produktif karyawan di tempat kerja. Sedangkan salah satu komponen besarnya adalah komunikasi organisasi yang efektif.

Perusahaan yang mampu berkomunikasi efektif akan memiliki hubungan timbal balik positif kepada para karyawannya. Karena mereka adalah aset yang membantu perusahaan untuk mencapai tujuan, maka sudah seharusnya perusahaan membantu professional development karyawan.

Employee Relationship Selama pandemi COVID-19

Sebagian besar orang, baik pebisnis, praktisi HR, maupun karyawan, setuju bahwa pandemi COVID-19 adalah masa sulit. Terutama sejak Maret 2020 hingga pertengahan 2021 yang menjadi periode tersulit bagi dunia usaha.

Pasalnya, banyak orang yang terpaksa harus mengubah perilaku untuk menjaga kesehatan serta beradaptasi hal-hal baru agar bisnis tetap berjalan. Kondisi ini terjadi di seluruh negara, termasuk Indonesia.

Tak sedikit perusahaan memutuskan hubungan kerja kepada karyawan, mengurangi gaji karena kegiatan bisnis dibatasi, atau perusahaan harus menggelontorkan dana ekstra untuk keselamatan ganda karyawannya yang masih bekerja.

Di sisi lain, karyawan merasa tidak aman secara finansial, kewalahan karena membagi waktu untuk urusan domestik dan pekerjaan, dan burnout. Mereka juga tidak banyak terlibat karena merasa perusahaan tidak transparan.

Di tengah ketidakpastian ini, kehadiran HR sangat diperlukan bagi karyawan dan perusahaan untuk mengelola employee relationship. HR harus bisa menjalin komunikasi secara transparan, rutin, dan konsisten kepada karyawan.

Kunci Employee Relationship di Perusahaan

Berdasarkan laman Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), masalah utama pemberi kerja adalah apakah mereka melengkapi manajer dengan keterampilan employee relationship atau tidak.

Seorang manajer, supervisor, atau pemimpin tim kecil perlu membangun iklim positif dengan anggota timnya. Tujuannya agar anggota meningkatkan kontribusinya terhadap kinerja bisnis. 

Dengan keterampilan employee relationship, manajer akan lebih percaya diri dan memiliki kompetensi dalam mengelola tim. 

Penelitian CIPD bertajuk Managing Conflict in the Modern Workplace menunjukkan bahwa manajer lini mengaku paling sulit untuk mengelola konflik dan mengelola percakapan yang sulit. Dari sini terlihat manajer lini membutuhkan keterampilan employee relationship lebih spesifik untuk meningkatkan hubungan kerja di organisasi.

6 Masalah Employee Relationship Ini Sering Terjadi

Karyawan bukan sekadar seseorang yang bekerja untuk memperoleh uang. Memang, dalam kenyataannya, hubungan perusahaan dan karyawan adalah transaksional.

Di pihak perusahaan, mereka melihat bahwa aset-aset tersebut telah mendedikasikan waktu, tenaga, dan energi untuk berkontribusi kepada organisasi. Walaupun tak dipungkiri, ada saja masalah berkaitan employee relationship yang terjadi.

#1 Jam kerja

Jam kerja adalah salah satu masalah yang sering terjadi dalam employee relationship. Sering kali terdapat perdebatan antara karyawan dan atasannya soal hal ini.

Karyawan mengklaim telah bekerja lebih lama dibanding waktu yang telah ditentukan. Sedangkan tim leader berpendapat sebaliknya, karena daftar presentasi merekam keterlambatan karyawan. HR berada di tengah pertikaian tersebut. Ya, menyebalkan.

Untuk menengahi atau meminimalisir pertikaian semacam itu, tim HR harus mengecek dan mengingatkan kembali tentang peraturan jam kerja. Ingatkan pula tentang sanksi jika karyawan terlambat datang ke kantor atau mekanisme lembur.

Misalnya, tulis kembali aturan jam kerja dalam bentuk salindia, lalu kirim ke semua surel karyawan. Jika perlu, cetak peraturan tersebut dan tempel di ruangan yang bisa dilihat semua karyawan.

Hal tersebut dapat mendorong mereka mengelola jadwal kerja secara efisien. Jika ada selisih pendapat tentang jam kerja muncul lagi, HR dapat menggunakan peraturan perusahaan sebagai referensi dan melihat jenis tugas yang sedang dikerjakan oleh karyawan.

#2 Waktu kehadiran

Selain jam kerja, waktu kehadiran karyawan juga sering memicu konflik. 

Mungkin ini adalah masalah yang tak kunjung henti di organisasi Anda, seperti terlambat datang ke kantor tetapi durasi kerja lebih dari sembilan jam, tidak menghadiri rapat, atau tidak mengisi data presensi (fisik atau digital).

Misal karyawan bekerja dari pukul 10.00-21.00 tetapi datang terlambat ke kantor (jam kerja mulai 09.00) dan tim leader hanya fokus pada waktu kedatangan, sehingga keduanya berselisih paham.

Solusinya, HR bertanya ke karyawan dan tim leader secara terpisah, lalu pertemukan keduanya. Beritahukan kegelisahan tim bantu agar dia bisa meningkatkan produktivitas dan sesuai compliance.

#3 Gaji dan tunjangan

Salah satu alasan orang bekerja adalah untuk mendapatkan uang. Alasan lain, mereka menginginkan kompensasi yang sesuai dengan beban kerja, lamanya bekerja, serta inflasi.

Jika gaji dan tunjangan yang mereka terima tidak sebanding dengan beban kerja, ditambah lagi karyawan baru menerima gaji dan tunjangan lebih dari yang diterima karyawan lama, bukan tak mungkin hal itu menimbulkan masalah, gosip, hingga produktivitas menurun.

Dalam employee relationship, HR bersama pimpinan dan manajemen membuat Struktur dan Skala Upah (SSU), mekanisme kenaikan gaji, serta tunjangan yang diperoleh masing-masing level karyawan.

#4 Cuti dan izin 

Setiap karyawan berhak atas cuti tahunan. Begitu pula dengan pemberian izin jika karyawan sedang sakit.

Berdasarkan UU Cipta Kerja 11/2020 Bab Ketenagakerjaan menyebutkan bahwa buruh atau karyawan berhak atas cuti tahunan sebanyak 12 hari setelah satu tahun bekerja.

Hal ini sering menimbulkan masalah ketika a) ada cuti karyawan ditolak tim leader, sedangkan rekan kerjanya bisa mengambil cuti tanpa masalah dan b) karyawan yang sudah merasa kepalanya pusing tetap bekerja hanya karena dia tidak menunjukkan surat dokter saat itu. Kedua masalah tersebut bisa berujung konflik di tempat kerja.

Meski hubungan perusahaan dan karyawan bersifat transaksional, tetapi jangan sampai menghilangkan sisi humanisme Anda. Tim HR dapat menggunakan HRIS agar karyawan dapat mengatur jadwal cutinya, karyawan yang sakit bisa mengajukan izin dan mengunggah surat keterangan dokter secara digital, dan tim leader harus mematuhi kebijakan.

#5 Konflik interpersonal

Konflik interpersonal sudah menjadi masalah umum di dunia kerja. Masalah ini terjadi karena persoalan pribadi, perbedaan sudut pandang, atau terkait pekerjaan.

Konflik ini akan memengaruhi komunikasi dan produktivitas kerja, bahkan bisa berakhir dengan perkelahian fisik.

Di sini, mereka memerlukan peran HR dalam membantu keharmonisan hubungan antar karyawan. Jika konflik muncul, Anda bisa mendengarkannya dari kedua sisi, berempati, dan menjadi pendengar yang aktif.

#6 Keselamatan kerja

Kecelakaan kerja menjadi mimpi buruk bagi perusahaan. Itulah sebabnya setiap perusahaan harus terus berupaya dalam mempromosikan keselamatan di tempat kerja. Hal ini berlaku untuk semua industri bisnis.

Untuk memastikan keselamatan kerja, HR dapat menyediakan peralatan keselamatan yang sesuai kepada karyawan (misal masker, kacamata, dan sarung tangan) hingga memastikan langkah-langkah keamanan kerja yang diperlukan tersedia.

Skill Set Untuk Menangani Employee Relationship 

Sebagai HR yang harus menghadapi masalah karyawan, Anda memerlukan skill set untuk mengelola employee relationship serta memaksimalkan kemampuan keterlibatan mereka terhadap perusahaan.

Leadership

Memiliki keterampilan leadership bukan berarti Anda menjadi pemimpin. Keterampilan ini bisa Anda gunakan ketika menyelesaikan konflik antar karyawan.

Emotional intelligence

Sebagai HR yang menangani masalah employee relationship, Anda harus mengasah emotional intelligence. Karena tugas penyelesaian konflik menuntut Anda untuk mengontrol perilaku orang lain, melakukan persuasi dengan baik, memahami sudut pandang lain, dan berempati.

Berkomunikasi dengan baik

Apa jadinya jika seseorang yang harus menyelesaikan konflik, tetapi tidak bisa berkomunikasi dengan baik? Employee relationship membutuhkan mediator yang baik, syaratnya Anda mampu berkomunikasi dengan baik, mampu melibatkan orang lain, mampu mengulik hal-hal mencurigakan dari karyawan, dan lainnya.

Mengidentifikasi masalah

Tak ada salahnya Anda mempertajam skill set mengidentifikasi masalah. Dengan keterampilan itu, Anda dapat memahami apa saja masalah di kantor, mengidentifikasi masalah yang akan muncul, dan menyelesaikannya sebelum menjadi masalah menjadi serius.   

Mindset strategis

HR harus memiliki mindset strategis. Keterampilan ini mendorong Anda untuk mengidentifikasi tren di dunia kerja dan cara penerapannya. Poin ini sangat penting, karena tren keterlibatan karyawan berubah, apalagi sejak pandemi COVID-19.

Mindset inovatif

Memiliki mindset inovatif berarti tidak takut menjajal hal baru. Bila mengetahui cara baru untuk meningkatkan keterlibatan atau fasilitas karyawan selama pandemi, tak ada salahnya Anda memperkenalkan cara itu disesuaikan dengan budaya organisasi.

Ketangguhan

Skill ketangguhan wajib dikuasai oleh HR. Karena Anda harus mampu membuat keputusan sulit, dapat menghadapi karyawan yang sulit berkompromi, atau harus menyampaikan kabar buruk kepada karyawan, misal PHK.

Tanggung jawab sosial

Employee relationship tak sebatas hubungan karyawan dan perusahaan. Hubungan tersebut bisa lebih luas lagi.

Dengan menguasai skill dan isu tanggung jawab sosial, HR dapat mempertimbangkan bagaimana tindakan tim akan berdampak pada perusahaan dan komunitas yang lebih luas, serta mendukung perusahaan untuk terlibat dalam kegiataan kemanusiaan.

Penutup

Keberhasilan perusahaan berkat campur tangan seluruh karyawannya. Oleh karena itu, perusahaan –melalui HR– wajib memahami employee relationship untuk mengetahui peran dan permasalahan karyawan. Jadi HR dapat mengatasinya secara efektif.

Hubungan karyawan dan perusahaan yang baik bukan terlihat saat Anda mengorganisir acara kantor. Namun hubungan tersebut menciptakan ruang pertumbuhan karir karyawan yang telah berkontribusi terhadap perusahaan.