Employee Monitoring: Pertimbangkan 10 Tipe Ini | | HR NOTE Indonesia

Employee Monitoring: Pertimbangkan 10 Tipe Ini

employee monitoring

Perusahaan perlu menerapkan employee monitoring. Langkah ini dapat memantau produktivitas kerja hingga efisiensi operasional bisnis.

Penerapan employee monitoring semakin meluas, terutama saat perusahaan menjalankan sistem kerja hybrid atau work from home (WFH).

Namun, employee monitoring memerlukan biaya yang tidak sedikit. Karena perusahaan harus menggunakan piranti lunak atau sistem terintegrasi dengan kegiatan kerja karyawan.

Selain itu, jika perusahaan tidak mengomunikasikan secara terbuka tentang pemantauan karyawan justru dapat menimbulkan masalah.

Robin Corralez, Global Senior Vice President of HR di PandaDoc, mengatakan employee monitoring mengikis kepercayaan karyawan kepada perusahaan. Terlebih penggunaannya tidak sesuai dengan tujuan dan waktu.

Apa Itu Employee Monitoring?

Employee monitoring (pemantauan karyawan) merupakan proses yang berkaitan dengan dengan pengumpulan informasi tentang aktivitas karyawan

Hal ini bertujuan untuk mengukur produktivitas, melacak kehadiran dan jam kerja, memastikan keamanan, hingga menilai perilaku melalui pengumpulan data.

Pemantauan dapat mencakup kegiatan apa pun yang dilakukan oleh karyawan, misalnya:

  • Riwayat internet, seperti pencarian situs, situs yang dikunjungi, aktivitas jejaring sosial, dan lainnya.
  • Geolokalisasi atau data posisi GPS.
  • Penggunaan aplikasi atau piranti lunak.
  • Data kesehatan, seperti pemeriksaan medis dan alat pelacak kebugaran.

10 Tipe Employee Monitoring

Penggunaan alat employee monitoring semakin populer di kalangan pemberi kerja. Hal ini diungkapkan oleh New York Times pada Agustus lalu.

Media berbasis di New York City, Amerika Serikat, ini melaporkan bahwa delapan dari 10 perusahaan swasta terbesar AS melacak produktivitas karyawan. 

Sedangkan, firma riset Gartner memperkirakan akan terjadi peningkatan–sebesar 70 persen–dalam adopsi piranti lunak employee monitoring oleh pemberi kerja pada 2023

Ada beragam jenis pemantauan karyawan, tetapi jenis tersebut bersifat dapat dilihat dan dilaporkan. 

#1 Penggunaan internet dan aplikasi

Ada perusahaan yang memantau situs dan aplikasi yang dikunjungi oleh karyawan selama jam kerja. Karena hal itu berpengaruh terhadap produktivitas kerja

Misalnya, karyawan A menghabiskan banyak waktu menjelajahi situs belanja dan tidak merespons rekan kerja dengan cepat, sehingga mereka membutuhkan lebih banyak waktu untuk penyelesaian satu tugas.

Tak sedikit perusahaan membebaskan karyawan mengunjungi situs apa pun. Karena jenis pekerjaan dan industri kerja bergerak di bidang kreatif, seperti digital agency dan PR consulting. Ada pula yang memblokir beberapa situs untuk posisi tertentu.

Dalam pemantauan ini, perusahaan dapat menggunakan piranti lunak yang memantau semua tautan yang dikunjungi oleh karyawan, seberapa sering, dan untuk berapa lama.

#2 Screen capture dan video 

Teknologi screen capture (tangkapan layar) dan video bertujuan untuk memantau karyawan saat bekerja dan memastikan semua tim fokus pada prioritas utama.

Pemantauan karyawan tipe ini membantu manajer mengetahui progres pekerjaan anggota timnya. Namun, penggunaannya bisa bertentangan dengan pelanggaran privasi karyawan.

#3 Pelacakan waktu dan berkas

Pelacakan waktu memungkinkan karyawan mengatur waktu kerja. Bahkan mereka bisa mencatat berapa lama mengerjakan satu tugas. Hal itu tergantung fitur alat pemantauan.

Tipe employee monitoring ini memudahkan manajer memperkirakan waktu penyelesaian tugas serta membuat anggaran di masa mendatang.

Selain itu, perusahaan juga melacak berkas yang disimpan, edit, transfer, dan konversi. Biasanya, pelacakan disertai dengan perekaman akses dan penggunaan USB plus mesin cetak. 

#4 Keylogging

Keylogging adalah merekam setiap penekanan tombol yang dibuat di komputer dalam berkas yang dapat dibaca. Tujuannya adalah untuk menjaga karyawan tetap fokus pada tugas yang berhubungan dengan pekerjaan.

Tipe ini bisa menimbulkan risiko besar, yaitu:

  • Siapa pun yang meninjau data dapat membaca kata sandi apa pun yang dimasukkan oleh karyawan.
  • Karyawan tidak bisa mengetahui apakah keylogging merekam penekanan tombol atau tidak. Kurang transparansi di sini membuat mereka cemas.

#5 Pelacakan lokasi

Tak sedikit perusahaan yang menerapkan pelacakan lokasi karyawan selama jam kerja. 

Biasanya, perusahaan akan menggunakan fungsi GPS di laptop, kendaraan kantor, telepon kantor, hingga ponsel pribadi. Dengan demikian, manajer dapat mengetahui di mana anggota timnya.

Perusahaan konstruksi menggunakan pelacakan lokasi untuk melihat pekerja lapangan ada di lokasi dan bekerja sesuai jadwal. 

Perusahaan dengan tim layanan lapangan–teknisi AC atau jaringan internet–menggunakan tipe ini untuk memperkirakan waktu kedatangan dan berkomunikasi dengan klien.

#6 Pemantauan email

Employee monitoring dengan email dapat mengidentifikasi data sensitif yang ditinggalkan oleh karyawan yang tidak puas atau bermasalah berisiko tersebar luas.

Jadi, fitur piranti lunak ini akan memblokir email mencurigakan untuk perlindungan perusahaan serta menyelesaikan perselisihan antar karyawan atau karyawan dan atasan.

#7 Pelacakan telepon dan pesan suara

Melacak interaksi staf dengan klien, pelanggan, distributor, atau pemasok melalui telepon dan pesan suara sangat membantu kinerja perusahaan. 

Alasanya, manajer mengetahui apa yang telah dilakukan oleh tim, tim telah merespon klien dengan baik, tim merespon umpan balik secara responsif, dan memberikan solusi jika terjadi masalah.

Biasanya, employee monitoring ini disematkan pada tim layanan pelanggan dan tim penjualan.

#8 Pengamatan pesan instan 

Pengamatan melalui WhatsApp, Telegram, Slack, dan lainnya lebih mudah dan murah.

Perusahaan akan mengamati layanan pesan instan untuk memastikan karyawan bekerja tepat waktu, efisien, dan produktif. Tipe pemantauan ini dapat membantu menyelesaikan perselisihan, seperti intimidasi di tempat kerja.

#9 Pengawasan CCTV 

Pengawasan dengan closed-circuit television (CCTV) sudah menjadi hal jamak di semua perkantoran. 

Kehadiran CCTV mendorong karyawan berperilaku dan bekerja secara efisien serta mengantisipasi pencurian. Pengawasan CCTV hanya untuk karyawan yang bekerja di kantor. 

Untuk karyawan jarak jauh, beberapa perusahaan mendorong karyawan untuk menghidupkan webcam saat bekerja. Namun, metode itu mengundang kontroversi karena dianggap sudah melewati batas.

#10 Pemantauan perilaku

Pemantauan perilaku dapat melacak dan memprediksi aktivitas karyawan. Dua perusahaan yang telah menerapkan tipe ini adalah Hitachi dan Amazon. 

Sebagai perusahaan teknologi, Hitachi mengembangkan perangkat–seperti tanda pengenal pintar–bagi setiap karyawan. Tujuannya, untuk melacak kebahagiaan mereka berdasarkan gerak fisik yang berbeda.

Perangkat akan menghimpun semua gerakan sebagai data, sehingga perusahaan mengetahui tim mana yang paling bahagia dan apa alasannya. Sebelum itu, perusahaan menggunakan gelang tangan sebagai media pemantauan karyawan.

Sementara itu, Amazon menggunakan gelang yang berdengung jika karyawan meraih barang yang salah. Ide di balik itu adalah menganalisis penggunaan bahasa karyawan untuk mendeteksi perubahan suasana hati atau sikap.

Pertimbangkan 4 Hal Ini Sebelum Terapkan Employee Monitoring

Jika perusahaan ingin menggunakan salah satu atau lebih dari satu tipe employee monitoring di atas, tim HR bersama manajemen harus memikirkan sebaik-baiknya.

Apa pun tipe pemantauan berisiko memasuki wilayah personal. Alih-alih meningkatkan produktivitas karyawan, justru perusahaan membuat mereka cemas dan tidak nyaman.

Empat hal yang perlu Anda pertimbangkan sebelum menerapkan employee monitoring adalah:

Privasi 

Penggunaan sistem pemantauan karyawan membuka pintu dalam masalah privasi. 

Risiko dari pemantauan adalah karyawan merasa perusahaan telah masuk wilayah pribadi mereka dan data pemantauan bocor ke publik. Hal itu berdampak pada reputasi perusahaan.

Keterlibatan karyawan

Apa pun tipe pemantauan, Anda harus menjelaskan kepada karyawan tujuan, cara kerja, dampak, beserta kebijakan perusahaan

Jika tidak, pemantauan akan menurunkan employee engagement (keterlibatan karyawan). Karyawan merasa perusahaan tidak lagi percaya dan moral mereka pun mengendur.

Peningkatan stress

Beberapa orang yang memiliki wewenang cenderung menggunakan pengaruh dan kendali mereka atas orang lain. 

Jadi, ketika mereka mempunyai alat employee monitoring, mereka bisa menekan anggota timnya kapan saja. 

Begitu pula saat karyawan mengetahui bahwa perusahaan “memata-matai” mereka akan memicu ketegangan kerja. Kedua kondisi itu dapat meningkatkan stress.

Masalah hukum

Society for Human Resource Management (SHRM) menyarankan agar perusahaan harus berkonsultasi dengan tim legal atau penasihat hukum sebelum menyiapkan program pemantauan kerja.

Pertimbangkan tipe pemantauan yang akan digunakan, kapan dan di mana saja pelaksanaannya, memberi tahu karyawan tentang pemantauan, dan bagaimana menyikapi jika mereka keberatan. 

Karena pemantauan ini bertujuan untuk menciptakan tempat kerja yang lebih baik. Bukan mendorong karyawan burnout atau membuat masalah baru.

Selain Employee Monitoring, Bangun Budaya Kepercayaan 

Seperti yang diungkapkan oleh Corralez di atas, employee monitoring memengaruhi kepercayaan karyawan terhadap perusahaan, termasuk pemimpin mereka.

Kondisi tersebut dapat memunculkan quiet quitting, di mana karyawan hanya bekerja sesuai deskripsi pekerjaan dan tidak lebih. 

Elizabeth Harz, CEO Awareness Tech, mengatakan tak ada orang yang suka diawasi. Meskipun karyawan terbuka akan hal itu guna melindungi opsi bekerja dari mana saja.

Percaya kepada karyawan

Jika perusahaan khawatir tentang produktivitas, terutama mereka yang bekerja secara hibrida atau jarak jauh, maka Anda dapat memberikan kepercayaan kepada karyawan.

Bagi analis teknologi SDM Josh Bersin, pemantauan karyawan dari menit ke menit akan menghancurkan kepercayaan dan jarang menghasilkan sesuatu yang positif.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan transparansi dan komunikasi terbuka kepada karyawan sekaligus kandidat guna mempermudah rekrutmen yang sesuai kriteria, baik dari sisi keterampilan, cultural fit, dan kepribadian.

Dimulai dari onboarding

Kepercayaan dapat dilanjutkan di tahap onboarding karyawan baru. Anda bisa memberikannya buddy, mengedepankan komunikasi, menetapkan harapan yang jelas pada hasil pekerjaan, dan memberi peluang agar karyawan baru berkontribusi.

Upaya tersebut perlu didukung oleh pemimpin tim untuk memberikan kepercayaan dalam penugasan kepada anggotanya, termasuk memberikan kebebasan mereka mengeksekusi pekerjaan. 

Hal itu akan membuat karyawan meningkatkan produktivitas dan memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan. 

Penutup 

Perusahaan berhak memiliki sistem employee monitoring untuk mendorong produktivitas, keamanan, kolaborasi, serta kesejahteraan karyawan.

Di sisi lain, perusahaan perlu mengomunikasikan secara transparan penggunaan pemantauan tersebut, sehingga karyawan merasa dilibatkan dan mendukung tujuan perusahaan.

Comment