Ingin Menyiapkan Izin Kerja TKA? Ini Dokumen Yang Dibutuhkan | | HR NOTE Indonesia

Ingin Menyiapkan Izin Kerja TKA? Ini Dokumen Yang Dibutuhkan

Perlunya kualitas yang memadai dalam pelaksanaan pembangunan, tidak dipungkiri penggunaan tenaga kerja saat ini bukan lagi hanya dari Warga Negara Indonesia (WNI) sendiri melainkan juga Warga Negara Asing (WNA).

Tenaga kerja asing adalah salah satu langkah untuk mempercepat proses pembangunan dapat dimanfaatkan untuk alih teknologi dan alih keahlian.

Tenaga Kerja Asing yang selanjutnya disebut TKA didefinisikan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 2021 Tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing (PP 34/2021) yaitu, warga negara asing pemegang visa dengan maksud bekerja di wilayah Indonesia.

Penggunaan TKA di Indonesia ditentukan dengan selektif dan harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam peraturan perundang-undangan terkait.

Syarat Tenaga Kerja Asing Bisa Dipekerjakan di Indonesia

Pada prinsipnya, syarat utama atau kewajiban pemberi kerja agar TKA bisa dipekerjakan di Indonesia adalah harus memiliki Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA).

RPTKA merupakan rencana penggunaan TKA pada jabatan tertentu dan jangka waktu tertentu. Nantinya, RPTKA akan berlaku telah disahkan oleh Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk.

Untuk dapat mempekerjakan TKA, pemberi kerja harus memenuhi ketentuan sebagaimana Pasal 42 Undang-Undang No. 11 Tahun 2020 Tentang Cipta Kerja (UU 11/2020) antara lain:

1.Setiap pemberi kerja yang mempekerjakan TKA wajib memiliki RPTKA yang disahkan oleh Pemerintah Pusat.

2.Pemberi kerja orang perseorangan dilarang mempekerjakan tenaga kerja asing.

3.Ketentuan RPTKA tidak berlaku bagi:

a. direksi atau komisaris dengan kepemilikan saham tertentu;

b. pegawai diplomatik dan konsuler pada kantor perwakilan negara asing; atau

c. tenaga kerja asing yang dibutuhkan oleh pemberi kerja pada jenis kegiatan produksi yang terhenti karena keadaan darurat, vokasi, perusahaan rintisan (start-up) berbasis teknologi, kunjungan bisnis, dan penelitian untuk jangka waktu tertentu.

4.Tenaga kerja asing dapat dipekerjakan di Indonesia hanya dalam hubungan kerja untuk jabatan tertentu dan waktu tertentu serta memiliki kompetensi sesuai dengan jabatan yang akan diduduki.

5.Tenaga kerja asing dilarang menduduki jabatan yang mengurusi personalia.

6.Ketentuan mengenai jabatan tertentu dan waktu tertentu diatur dalam Peraturan Pemerintah.

Selanjutnya, TKA yang bisa dipekerjakan oleh pemberi kerja harus memenuhi syarat yang disebutkan dalam Pasal 4 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 8 Tahun 2021 Tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 2021 Tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing (Permenaker 8/2021), antara lain sebagai berikut:

  1. memiliki pendidikan sesuai dengan kualifikasi jabatan yang akan diduduki;
  2. memiliki kompetensi atau pengalaman kerja paling sedikit 5 (lima) tahun sesuai dengan kualifikasi jabatan yang akan diduduki; dan
  3. mengalihkan keahliannya kepada Tenaga Kerja Pendamping TKA.

Tahap Mengurus Izin Kerja Tenaga Kerja Asing

Dalam mempekerjakan TKA, diperlukan perizinan-perizinan tertentu yang perlu disiapkan baik dari pemberi kerja maupun TKA.

Pembahasan perizinan ini ada baiknya untuk diketahui oleh HRD atau manajemen perusahaan maupun khalayak umum agar dapat dipahami, terlepas dari menggunakan jasa konsultan atau tidak.

Inilah dokumen izin kerja tenaga kerja asing yang perlu disiapkan oleh perusahaan:

1. Permohonan Surat Dukungan dari BKPM

Mengikuti ketetapan dari Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM) selama masa pandemi, pemberi kerja wajib untuk mengajukan penerbitan surat dukungan BKPM untuk kunjungan perwakilan perusahaan atau TKA ahli.

Persyaratan dokumen yang diperlukan untuk pengajuan surat tersebut adalah:

  1. Dokumen permohonan ditujukan kepada kepala BKPM.
  2. Dokumen permohonan ditandatangani oleh pimpinan tertinggi di perusahaan (Direktur Utama atau CEO).
  3. Menyampaikan kontak person penanggungjawab atas dokumen permohonan, berupa nomor telepon.
  4. Menyampaikan tujuan mendatangkan perwakilan perusahaan atau TKA ahli pada masa pandemi.
  5. Menyampaikan detail pelaksanaan kegiatan investasi, berupa total investasi dan lokasi proyek.
  6. Menyampaikan Rencana Penyerapan Tenaga Kerja Indonesia.
  7. Menyampaikan data daftar perwakilan perusahaan atau TKA ahli yang memuat nama, nomor passport, kewarganegaraan, posisi atau jabatan sesuai Undang-Undang yang berlaku.
  8. Bersedia memenuhi ketentuan Protokol Kesehatan COVID-19.

Dokumen tersebut harus dikirimkan ke Kantor Tata Usaha BKPM di Gedung Ismail Saleh Lt. 2, Jl. Gatot Subroto Kav. 44 Jakarta Selatan, dalam bentuk hardcopy, dan naninya akan diteruskan ke Tim Evaluasi untuk diproses lebih lanjut.

Jika disetujui, dokumen akan ditandatangani oleh Pejabat BKPM dan pemohon bisa mengambilnya di Kantor Tata Usaha BKPM. Jika tidak, maka pemohon harus mengulang kembali proses pengajuan dari awal.

2. Mengajukan RPTKA

RPTKA wajib dibuat dan diajukan secara online oleh pemberi kerja setelah mendapatkan surat dukungan dari BKPM, yang kemudian disahkan oleh Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat terkait.

Berdasarkan Permenaker 8/2021 permohonan pengesahan RPTKA dilakukan melalui tahapan berikut:

  1. Pendaftaran Pemberi Kerja TKA untuk membuat akun TKA Online;
  2. Pengisian aplikasi data dan mengunggah dokumen persyaratan Pengesahan RPTKA;
  3. Penilaian kelayakan permohonan Pengesahan RPTKA;
  4. Pengisian aplikasi data calon TKA dan mengunggah dokumen persyaratan calon TKA;
  5. Penerbitan surat pemberitahuan pembayaran DKPTKA; dan
  6. Penerbitan pengesahan RPTKA.

3. Menunggu Notifikasi

Notifikasi dalam hal ini sama dengan surat pemberitahuan pembayaran DKPTKA yang merupakan tahap final sebelum penerbitan pengesahan RPTKA.

Hal ini diberlakukan sejak adanya Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2018 Tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing (Perpres 20/2018) yang menyatakan izin penggunaan TKA hanya membutuhkan RPTKA dan notifikasi.

Apabila dalam tahap sebelumnya yaitu pengunggahan dokumen persyaratan calon TKA seperti ijazah pendidikan, sertifikat kompetensi, perjanjian kerja, paspor, pas foto, dan lain sebagainya dinyatakan lengkap dan benar, pejabat terkait akan menerbitkan surat pemberitahuan pembayaran DKPTKA.

Setelah proses pembayaran selesai dengan menyampaikan bukti setornya, maka pejabat terkait akan memproses untuk selanjutnya dapat diterbitkan pengesahan RPTKA.

3. Membayar DKPTKA

Dana Kompensasi Penggunaan TKA yang disingkat DKPTKA merupakan kompensasi yang harus dibayar oleh Pemberi Kerja TKA atas setiap TKA yang dipekerjakan sebagai penerimaan negara bukan pajak atau pendapatan daerah.

Pembayaran DKPTKA dilakukan sebagai tahapan final dalam pengajuan RPTKA agar mendapatkan pengesahan.

4. Mengajukan Telex VITAS

Telex Visa Tinggal Terbatas atau disingkat Telex Vitas adalah Surat Persetujuan Direktur Jenderal Imigrasi RI terkait visa izin tinggal terbatas yang diberikan kepada orang asing untuk dapat bertempat tinggal di wilayah Indonesia dalam jangka waktu yang terbatas.

Permohonan visa terbatas disampaikan dengan melampirkan paspor sah yang masih berlaku serta syarat-syarat sebagai berikut:

  1. Formulir Permohonan Visa yang telah dilengkapi dan ditandatangani;
  2. 1 pasfoto berwarna terbaru berukuran 3 cm x 4 cm;
  3. Reservasi tiket (pesawat, kapal, feri);
  4. Keterangan tempat tinggal selama berada di wilayah Indonesia;
  5. Sertifikat asli kepemilikan rekening dari bank dengan jumlah uang paling sedikit US$ 1500 (seribu lima ratus Dolar Amerika Serikat) sebagai bukti memiliki biaya hidup bagi pemohon dan/atau anggota keluarganya selama berada di wilayah Indonesia;
  6. Rekening koran asli dari bank untuk rincian transaksi selama 3 (tiga) bulan terakhir;
  7. Surat Penjaminan dari penjamin di Indonesia;
  8. Salinan Surat Persetujuan Direktur Jenderal Imigrasi RI (TELEX);
  9. Salinan RPTKA dan IMTA (Izin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing);
  10. Salinan Kontrak Kerja.

Waktu pemrosesan permohonan visa adalah 4 hari kerja sejak tanggal diterimanya permohonan oleh Fungsi Konsuler KBRI dan dengan catatan seluruh persyaratan sudah lengkap.

5. Mendapatkan ITAS

Izin Tinggal Terbatas disingkat ITAS atau dikenal juga dengan Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS) merupakan sebuah kartu tanda izin tinggal yang diberikan kepada orang asing untuk dapat bertempat tinggal di wilayah Indonesia untuk jangka waktu yang terbatas.

Kemudian bagaimana cara mendapatkan ITAS bagi TKA?

Melansir dari situs hukumonline yang telah merangkum cara mengurus ITAS untuk TKA adalah sebagai berikut:

  1. Permohonan ITAS diajukan oleh orang asing atau Penjaminnya kepada Kepala Kantor Imigrasi atau Pejabat Imigrasi yang ditunjuk yang wilayah kerjanya meliputi tempat tinggal orang asing.
  2. Bagi TKA yang memang tujuannya untuk bekerja sebagai tenaga ahli di Indonesia, permohonan diajukan dengan mengisi aplikasi data dan melampirkan persyaratan:
  1. surat penjaminan dari Penjamin;
  2. Paspor Kebangsaan yang sah dan masih berlaku; dan
  3. surat rekomendasi dari instansi dan/atau lembaga pemerintahan terkait.

Permohonan harus diajukan dalam waktu paling lama 30 hari sejak Tanda Masuk diberikan. Jika melewati jangka waktu tersebut, dikenai biaya beban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Kepala Kantor Imigrasi atau Pejabat Imigrasi yang ditunjuk memeriksa persyaratan-persyaratan tersebut.

Dalam hal pemeriksaan persyaratan telah terpenuhi dan telah dilakukan pengambilan foto, Kepala Kantor Imigrasi atau Pejabat Imigrasi yang ditunjuk dalam waktu paling lama 4 hari kerja menerbitkan ITAS

6. Mengurus STM

Surat Tanda Melapor atau disingkat STM merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh Kepolisian Daerah atau Kepolisian Resor setempat sesuai domisili tempat tinggal sang Warga Negara Asing selama tinggal di Indonesia.

Pentingnya mengurus STM adalah karena Kepolisian memiliki wewenang melakukan pengawasan fungsional terhadap orang asing yang berada di wilayah Indonesia dengan koordinasi instansi terkait.

Sehingga surat ini sebagai tanda bahwa WNA atau dalam pembahasan ini TKA telah melapor dan mendapat izin untuk tinggal di wilayah tempat tinggal TKA tersebut oleh kepolisian untuk kemudian dilakukan pengawasan.

Persyaratan untuk mengurus STM sebagai berikut:

  • Foto Copy Paspor
  • Foto Copy Kitas/Kitap/Visa
  • Surat Permohonan Sponsor
  • Pas Foto 4×6 latar merah 2 lembar

7. Mengurus SKTT

Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT) adalah identitas yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang diberikan kepada orang asing yang memiliki Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS).

Persyaratan penerbitan SKTT antara lain sebagai berikut:

  • Formulir Pengajuan SKTT
  • Surat keterangan domisili dari kantor Desa/Kelurahan
  • Passport
  • Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS)
  • Surat Tanda Melapor (STM) dari Kepolisian Resor (Polres) setempat
  • Surat sponsor dari penjamin WNA selama berada di Indonesia
  • Buku Nikah dari KUA sebagai bukti pernikahan
  • Foto WNA ukuran 3×4 sebanyak 2 lembar

8. Mengurus Laporan Keberadaan

Laporan Keberadaan adalah laporan yang dilakukan WNA dalam hal ini TKA kepada Kantor Kecamatan atau Disnaker setempat sesuai dengan domisili Perusahaan.

Syarat-syarat untuk mengurus Laporan Keberadaan TKA antara lain sebagai berikut:

  • Membuat Surat Permohonan.
  • Foto Copy RPTKA (Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing).
  • Foto Copy IMTA yang berlaku.
  • Foto Copy PASPOR.
  • Foto Copy KITAS.
  • Mengisi Formulir Laporan Keberadaan TKA 0po;89

Cara Memperbarui Izin Kerja Tenaga Kerja Asing

Perlu diketahui bahwa ada beberapa jenis RPTKA berdasarkan PP 34/2021, yaitu RPTKA:

  • pekerjaan bersifat sementara, paling lama berjangka selama 6 bulan dan tidak dapat diperpanjang;
  • pekerjaan lebih dari 6 bulan, paling lama 2 tahun dan dapat diperpanjang;
  • non-Dana Kompensasi Penggunaan TKA (DKP-TKA), paling lama 2 tahun dan dapat diperpanjang;
  • Kawasan Ekonomi Khusus (KEK), paling lama 5 tahun dan dapat diperpanjang.

Untuk memperpanjang RPTKA tersebut, pemberi kerja perlu mengajukan permohonan perpanjangan pengesahan RPTKA secara online melalui tahapan berikut:

  1. pengisian aplikasi data dan mengunggah dokumen persyaratan perpanjangan Pengesahan RPTKA dan data TKA.
  2. penilaian kelayakan permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA;
  3. penerbitan surat pemberitahuan pembayaran DKPTKA; dan
  4. penerbitan Pengesahan RPTKA perpanjangan.

Permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA diajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum jangka waktu Pengesahan RPTKA berakhir.

Biaya yang Harus Disiapkan

Dalam mengurus izin TKA diperlukan biaya yang telah diatur dalam Permenaker 8/2021 Pasal 35 yang menerangkan bahwa pemberi kerja TKA yang mempekerjakan TKA wajib membayar DKPTKA sebesar US$100 (seratus dolar Amerika Serikat) per jabatan per orang per bulan sebagai PNBP atau pendapatan daerah berupa retribusi daerah.

Pembayaran DKPTKA dimaksudkan sebagai PNBP yang dikenakan untuk:

  1. Pengesahan RPTKA baru;
  2. Pengesahan RPTKA perpanjangan bagi TKA yang bekerja di lokasi lebih dari 1 provinsi; dan
  3. Pengesahan RPTKA KEK.

Penutup

Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan oleh HRD dalam merekrut TKA adalah mengetahui kelayakan, latar belakang, serta dokumen-dokumen yang dimiliki TKA agar perusahaan mendapatkan tenaga kerja yang tepat dan berkualitas.

Di samping itu banyaknya pekerjaan yang mulai menggunakan TKA juga membuat HRD perusahaan perlu memperhatikan aturan-aturan terkait TKA yang berlaku.

Tujuannya agar pekerja tersebut bisa bekerja secara legal dan pada akhirnya bisa tercapainya alih teknologi dan alih keahlian melalui tenaga kerja pendamping.

Comment