Definisi Metode 5S dan 8 Tips Terapannya Di Lingkungan Kerja | | HR NOTE Indonesia

Definisi Metode 5S dan 8 Tips Terapannya Di Lingkungan Kerja

Pernahkah Anda menemukan kondisi dimana Anda kehilangan sebuah dokumen perusahaan akibat keteledoran salah satu staf Anda dalam menyimpannya? Atau Anda menemukan banyak dokumen dan barang expired yang bisa jadi berisiko jika tercampur dengan dokumen atau barang baru?

Sebagai HRD, tentu Anda ingin melakukan sesuatu terhadap kondisi tersebut.

Adalah dikenal dengan sebutan 5S, yaitu sebuah inisiatif dalam membuat lingkungan kerja menjadi lebih rapi, terstruktur, dan efisien. Tidak mengherankan banyak perusahaan yang menerapkan inisiatif tersebut.

Jika Anda salah satu yang ingin mencoba menerapkan 5S ke dalam perusahaan Anda, mungkin Anda ingin tahu informasi mengenai 5S. Berikut kami sajikan informasi tersebut.

Apa Itu Metode 5S?

Bagi mereka yang berkecimpung di industri manufaktur, mungkin istilah metode 5S tidak asing didengar. 

5S merupakan istilah yang paling banyak didengar dan diterapkan oleh mereka yang menjalankan profesi di dunia manufaktur, khususnya di perusahaan Jepang.

Mengutip LPM Industria, menurut buku Managing The Global Supply Chain karangan (Chad dkk, 2013), 5S adalah metodologi untuk menyederhanakan, membersihkan, serta mempertahankan lingkungan kerja yang produktif. 5S akan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan teratur, sehingga akan meningkatkan produktivitas kerja dan keselamatan bagi pekerja. 

5S awalnya diperkenalkan oleh Henry Ford pada tahun 1972 dengan judul CANDO; Cleaning up, Arranging, Neatness, Discipline, Ongoing improvement. Setelah itu, dimodifikasi oleh Hiroyuki Hirano di tahun 1980 menjadi 5S seperti yang kita kenal saat ini.

5S yang dimaksud dalam bahasa Jepang tersebut diantaranya adalah  SeiriSeiton, Sheisou, Seiketsu, dan Shitsuke. Dalam bahasa Indonesia sendiri, 5S memiliki padanannya sendiri, yaitu 5R. 5R yang dimaksud adalah  Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin. 

Berikut ini penjelasan dari masing-masingnya:

Seiri/Ringkas

Seiri/Ringkas, merupakan kegiatan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan sehingga segala barang yang ada di lokasi kerja hanya barang yang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja

Ini berdampak pada laju material bisa lancar tanpa mengalami hambatan seperti adanya penumpukan dalam suatu proses yang akan berdampak kepada sulitnya ditemukan permasalahan yang terjadi karena tertumpuk oleh material-material lainnya.

Tujuan dari Seiri/Ringkas adalah menyingkirkan atau membuang dari tempat kerja semua item yang tidak digunakan lagi dalam pelaksanaan tugas atau aktivitas. Jika suatu item diragukan apakah masih digunakan atau tidak, item tersebut perlu disingkirkan dari tempat kerja, dan disimpan di gudang. Apabila tidak digunakan lagi, item itu langsung dibuang.

Seiton/Rapi

Seiton/Rapi, artinya segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan sehingga siap digunakan pada saat diperlukan. Metode Seiton/Rapi ini adalah merapikan kondisi seputar tempat bekerja. 

Merapikan barang atau material dengan menggunakan konsep 5S pada penerapan seiton berfungsi untuk mengidentifikasi alat yang dibutuhkan dan memudahkan dalam mencari barang yang dibutuhkan maupun akan dibutuhkan.

Tujuan dari Seiton/Rapi adalah mengatur atau menyusun items yang diperlukan dalam area kerja, kemudian mengidentifikasi dan memberikan label atau tanda, sehingga setiap orang dapat menemukan barang-barang itu secara mudah dan cepat.

Seisou/Resik

Seisou/Resik, merupakan kegiatan membersihkan peralatan dan daerah kerja sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik. Maksudnya adalah membersihkan area tempat kerja setiap saat, misalnya dengan melakukan pembersihan sisa kain, debu dan kotoran lain setiap sebelum kerja dan sesudah kerja. 

Penerapan metode 5S dengan konsep ini berfungsi untuk memastikan rasa kepemilikan setiap karyawan terhadap kualitas produk yang akan dihasilkan oleh perusahaan tersebut. Tujuan dari Seisou/Resik adalah menjaga atau memelihara agar area kerja tetap bersih dan rapi.

Seiketsu/Rawat

Seiketsu/Rawat, merupakan kegiatan menjaga kebersihan pribadi sekaligus mematuhi ketiga tahap sebelumnya

Konsep seiketsu/rawat adalah melakukan usaha seiri, seiton dan seiso secara rutin dan jika perlu dilakukan sebuah pemeriksaan rutin yang melibatkan manajemen dalam mengontrol dan mengawasi usaha yang telah dilakukan karyawan. 

Peran serta level manajemen dibutuhkan karena tanpa adanya dukungan dari manajemen dalam pelaksanaan 5S ini, sudah dipastikan konsep ini hanya sebatas konsep bukan pelaksanaan yang semestinya. 

Tujuan diterapkannya konsep seiketsu/rawat adalah untuk menstandardisasikan atau menciptakan konsistensi implementasi seiri, seiton dan seiso. Serta memastikan bahwa seiri, seiton dan seiso berjalan sesuai dengan yang diharapkan serta semua pihak ikut andil dalam hal ini adalah dukungan penuh terhadap pelaksanaan konsep 5S.

Shitsuke/Rajin

Shitsuke/Rajin, yaitu pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam menjalankan seluruh tahap 5S. Penerapan konsep shitsuke/rajin adalah membuat agar kedisiplinan menjadi suatu kebiasaan. 

Tujuan diterapkannya shitsuke/rajin adalah menjamin keberhasilan dan kontinuitas program 5S sebagai suatu disiplin.

Manfaat Utama Menerapkan 5S

Menerapkan 5S memiliki banyak manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan. Berikut ini manfaat utama menerapkan 5S: 

Efisiensi

Sistem 5S mendorong perusahaan untuk meningkatkan upaya yang bertujuan menghilangkan pemborosan dari proses manufaktur dan secara keseluruhan meningkatkan laba perusahaan. Hal ini dilakukan melalui peningkatan produk dan layanan, dan dengan demikian menurunkan biaya.

Memberi Ruang yang Lebih Besar

Implementasi standar 5S menghasilkan pengurangan yang signifikan dalam luas ruang yang dibutuhkan untuk operasi yang ada. Sistem ini melibatkan pembuangan barang-barang yang tidak perlu dari fasilitas produksi sehingga membebaskan ruang yang dapat digunakan secara lebih efektif.

Peningkatan Keselamatan

“Limbah” yang akan dihilangkan dapat meningkatkan keselamatan pekerja, contohnya jika terdapat “limbah” yang berpotensi menyebabkan pekerja tersandung dan terluka.

Meningkatkan semangat kerja

Menjadikan rutinitas untuk menerapkan prosedur dan disiplin yang tepat untuk menghindari kemunduran adalah salah satu tujuan utama dari 5S. Praktik ini meningkatkan peluang untuk menghindari tempat kerja yang gelap, kotor, tidak teratur, yang dapat menurunkan semangat kerja karyawan.

5S menciptakan lingkungan yang teratur dan bersih. Karyawan senang bekerja di tempat kerja yang bersih dan menyenangkan.

Mengidentifikasi dan menghilangkan Pemborosan

Tanpa 5S akan membawa banyak pemborosan ke permukaan (produksi berlebih, gerakan berlebih, dll.) Melalui penerapan 5S, karyawan dapat mulai mengurangi pemborosan dan meningkatkan produktivitas.

Mengidentifikasi jika terjadi masalah dan kelainan

Dengan menerapkan 5S, kebocoran oli, kebocoran udara, getaran mesin, atau kekurangan suku cadang dapat diidentifikasi dengan mudah dan segera diatasi atau diperbaiki.

Meningkatkan Kualitas

Dengan membuat tempat kerja terlihat dan bersih, kualitas keseluruhan meningkat karena cacat tidak dapat disembunyikan. Cacat mulai berkurang dan peningkatan First Time Acceptance (FTA) akan meningkat.

Peningkatan Moral Karyawan dan Sikap Positif

5S menciptakan sikap positif dan memulai perubahan budaya di perusahaan. Karyawan mulai menghargai tempat kerja, peralatan, bahkan tercipta rasa memiliki (ownership) terhadap perusahaan.

Contoh Penerapan 5S Di Lingkungan Kerja

Seiri/Ringkas

Metode yang diterapkan pada konsep 5S untuk seiri ‘ringkas’ adalah mendekatkan barang atau alat-alat yang dibutuhkan dalam sebuah proses. Penerapan 5S seiri berfungsi untuk mengurangi pemborosan pencarian atau dalam arti lebih luas adalah penghematan waktu pencarian dan waktu pengambilan alat/material yang dibutuhkan. 

Implementasi seiri dapat menggunakan Red Tag System, yaitu metode untuk mengidentifikasi informasi dan barang-barang dalam area kerja yang tidak diperlukan lagi dalam pekerjaan sehari-hari. 

Setiap red-tagged item dicatat tanggalnya dan dipisahkan ke area penyimpanan atau gudang. Jika item itu tidak digunakan setelah periode waktu tertentu, katakanlah antara satu sampai enam bulan, maka item itu dapat dibuang.

Seiton/Rapi

Pada umumnya penerapan seiton dapat dilakukan dengan menempatkan barang ataupun material menggunakan shadow board yang merupakan visual yang akan sangat mudah dipahami oleh setiap level. 

Contoh dari shadow board seperti jika kita menyediakan tempat untuk obeng, maka dalam papan tersebut dibentuk gambar obeng sesuai dengan bentuk dan ukuran obeng itu, karena hal ini akan sangat memudahkan penggunanya mengidentifikasi barang mereka. 

Seisou/Resik

Contoh penerapan 5S di perusahaan dengan menggunakan metode seiso yaitu membersihkan tempat kerja diawal 5 menit sebelum kerja dan 5 menit sebelum pulang setiap hari.

Bisa juga dengan cara membersihkan tumpukan-tumpukan kotoran seperti sisa-sisa potongan bahan dari hasil potongan bahan atau material yang akan dibuat menjadi produk.

Seiketsu/Rawat

Penerapan dari seiketsu/rawat adalah pembiasaan yang melibatkan semua pihak. Pembiasaan ini bisa dilakukan dalam lingkup operasional perusahaan dan menjadi hal yang dilakukan  terus menerus untuk  hasil yang maksimal. 

Pembiasaan ini juga perlu melibatkan pihak manajemen. Misalnya, dengan cara pembuatan prosedur yang mengatur seberapa sering kegiatan tersebut harus dilakukan, siapa yang melakukan, bagaimana cara membersihkannya dan dengan apa. 

Semua praktik kerja harus berjalan dengan konsisten dan terstandar agar tidak terjadi kemunduran kualitas.

Shitsuke/Rajin

Penerapan Shitsuke/rajin adalah mempertahankan dan memperbaiki secara berkelanjutan dari 4S sebelumnya. Aktivitas pada langkah ini adalah memelihara dan meninjau hal-hal yang telah terstandar secara berkala.

Penutup

Dapat disimpulkan, 5S ini merupakan suatu metode yang dapat membantu meningkatkan efektivitas proses kerja, terutama bagi perusahaan manufaktur. Dengan menerapkan tahapan dari 5S ini maka akan terbentuk suatu budaya kerja yang efektif dan efisien.

Comment