Panduan Mengelola Masa Percobaan Kerja

Probation time, atau masa percobaan adalah masa yang diberikan dari perusahaan kepada karyawan setelah karyawan baru diterima bekerja. Masa percobaan ini masih menjadi bagian dari kelanjutan proses rekrutmen, sehingga HRD tidak boleh melewati poin penting dari proses ini.

Agar masa probation bisa memberikan hasil maksimal seperti yang diharapkan perusahaan, diperlukan perhatian terhadap beberapa aspek, apalagi terdapat hukum yang mengatur hal ini. Mari kita cermati ulasan di bawah.

Konsep Masa Percobaan

Masa probation biasanya diberlakukan oleh perusahaan kepada karyawan baru untuk menilai apakah karyawan tersebut cocok atau tidak untuk bekerja di lingkungan perusahaan, serta menjadi penentu apakah karyawan tersebut akan diangkat menjadi karyawan tetap atau tidak.

Selama masa probation, karyawan perlu menunjukkan performa yang baik agar menjadi karyawan tetap setelah masa percobaan kerja berakhir.

Di Indonesia sendiri, mengenai masa percobaan diatur dalam Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Jadi, para praktisi HR harus berpegangan kepada peraturan tersebut saat menangani masa probation karyawan, ya!

Sesuai hukum yang berlaku, disebutkan ada dua jenis status karyawan, yaitu Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Nah, masa probation ini hanya berlaku bagi karyawan PKWTT saja, ya rekan-rekan!

Berdasarkan UU Ketenagakerjaan, masa percobaan hanya bisa diberlakukan kepada karyawan PKWTT. Menurut UU tersebut, masa percobaan juga tidak wajib dikenakan ke karyawan. Sifatnya adalah “dapat disyaratkan”. Mari kita lihat kutipan di dalam pasal terkait.

Pasal 60 ayat (1) UU Ketenagakerjaan berbunyi: 

“Perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu dapat mensyaratkan masa percobaan kerja paling lama 3 (tiga) bulan.”

Sesuai bunyinya, perusahaan memiliki pilihan untuk tidak memberikan masa percobaan kepada karyawan yang di-hire dengan status PKWTT. Jika mensyaratkan, baiknya persyaratan tersebut ditulis di offer letter atau surat perjanjian kerja. Jika hanya disampaikan secara verbal, perusahaan harus tetap menyebutkan masa percobaan tersebut saat memberikan surat pengangkatan karyawan tetap.

Untuk karyawan dengan status PKWT, tidak ada masa percobaan karena lamanya masa kerja sudah ditentukan sejak awal. Hal ini sesuai dengan hukum yang berlaku.

 Pasal 58 ayat UU Ketenagakerjaan berbunyi: 

(1) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan kerja.

(2) Dalam hal disyaratkan masa percobaan kerja dalam perjanjian kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), masa percobaan kerja yang disyaratkan batal demi hukum. 

Hal yang perlu diingat dari masa percobaan kerja:
  1. Dalam hal mensyaratkan masa percobaan kepada karyawan PKWTT, perusahaan harus mencantumkan persyaratan tersebut secara tertulis. Jika disampaikan melalui verbal, pastikan Anda tetap mencantumkan detailnya di dalam Surat Pengangkatan Karyawan Tetap.
  2. Masa Percobaan hanya berlaku kepada karyawan PKWTT.
  3. Lama masa probation adalah maksimal 3 (tiga) bulan. Pelanggaran terhadap pasal tersebut menjadikan kontrak yang dibuat batal demi hukum.

Apa yang Harus Diperhatikan Saat Mengelola Masa Percobaan Karyawan?

Masa percobaan karyawan dilaksanakan dengan tujuan tertentu, sesuai dengan kebutuhan rekrutmen.

Tujuan paling umum adalah untuk memberikan waktu bagi karyawan mengenal dan memahami job desc barunya juga memahami nilai dan budaya perusahaan. Dari sisi perusahaan, masa probation digunakan untuk menilai lebih lanjut apakah karyawan yang bersangkutan mampu melaksanakan perannya dengan baik dan menunjukkan performa atau potensi yang menjanjikan.

Melihat tujuan perusahaan, masa probation tidak boleh dilakukan tanpa persiapan dan strategi matang. Sekali lagi, meski sifatnya case by case dan tergantung kebutuhan rekrutmen, poin-poin di bawah bisa menjadi pedoman saat HRD menerapkan masa percobaan ke karyawan.

1. Penilaian atas Kemauan Belajar dan Penyesuaian Diri

Di masa percobaan kerja, ada dua jenis karyawan. Pertama, karyawan yang belum familiar sama sekali dengan peran dan job desc barunya. Kedua, karyawan yang sudah memiliki pengalaman linear atau serupa dengan job desc barunya. Kedua jenis karyawan tersebut tetap harus menjalankan proses belajar yang baik karena pasti terdapat perbedaan di dalam lingkungan perusahaan satu dengan yang lain.

Terlebih untuk bekerja sama di dalam tim. HRD dan manajer terkait harus mampu menilai poin ini.

2. Penilaian Kualitas dan Kuantitas Kinerja

Poin penting lainnya adalah kualitas dan kuantitas hasil kerja karyawan. Kuantitas pastinya bisa diukur dengan angka yang jelas seperti sejumlah target yang harus dicapai. Sedangkan dalam menilai kualitas kerja, diperlukan observasi objektif dari leader atau manajer divisi terkait.

Keterampilan karyawan juga bisa masuk ke dalam poin kualitas dan kuantitas kerja. Semakin banyak atau baik keterampilannya, maka akan memengaruhi kualitas pekerjaannya.

Jika di perusahaan Anda menjalankan budaya lembur, nilai juga kesiapan mental dan performa karyawan.

3. Penilaian Kehadiran

Kehadiran/attendance karyawan baru biasanya adalah poin yang juga perlu diperhatikan oleh HRD. Di sini, HRD bisa menilai kedisiplinan karyawan, terlebih jika pekerjaan karyawan atau budaya di perusahaan sangat mmenghargai waktu atau kehadiran.

Kehadiran yang baik bisa ditentukan dari jumlah terlambat dan/atau absen yang sedikit, tergantung cara penilaian di tiap perusahaan. Mengelola kehadiran karyawan bisa dilakukan dengan software HRIS agar mengurangi beban pekerjaan HRD.

4. Penilaian Karakter Karyawan

Karakter atau sikap yang dimiliki seorang karyawan tidak boleh luput dari mata HRD. Terkadang, bahkan individu yang memiliki sikap teladan lebih dipilih daripada yang memiliki skill banyak namun kurang bisa menampilkan sikap yang kurang baik.

Sikap-sikap bertoleransi, bertanggung jawab, jujur, dan mampu bekerja sama di dalam tim biasanya dicari oleh organisasi manapun. Jika di perusahaan Anda memiliki kriteria sikap atau karakter lainnya, pastikan untuk menilai hal tersebut dari diri karyawan.

5. Feedback yang Membangun

Semua karyawan baru memiliki perasaan insecure. Apakah ia sudah melakukan pekerjaan dengan benar? Apakah cara berpakaiannya sudah cukup baik? dan sebagainya.

Pastikan untuk selalu memberikan feedback kepada karyawan untuk membantunya memahami sudah sebaik apa performanya, dan apa yang bisa ia lakukan agar semakin memberikan hasil lebih baik.

Jangan lupa, feedback yang diberikan ke karyawan harus bersifat objektif dan membangun.

6. Pengupahan

Praktisi HR, ini lah poin terakhir yang tidak boleh salah atau bahkan terlupakan. Sejatinya, sesuai UU Ketenagakerjaan, karyawan dalam masa percobaan kerja harus tetap diberikan upah sesuai ketentuan Upah Minimal yang berlaku. Jadi, manajemen tidak boleh memberikan upah di bawah nominal upah minimal kepada karyawan probation, apalagi sampai tidak membayarkan upah tersebut kepada karyawan, ya!

Catat Juga Kunci Lain dalam Mempraktikkan Masa Percobaan

Selain hal di atas, inilah yang dapat membuat proses masa percobaan di perusahaan Anda bisa berjalan lebih baik lagi:

Perjelas Ekspektasi Perusahaan. Beri tahu karyawan tentang peraturan pada masa percobaan, berapa lama itu akan berlangsung, dan apa yang perlu terjadi atau ubah selama probation berjalan. Akankah karyawan tersebut bertemu dengan Anda setiap minggu? Apakah karyawan perlu mencapai pencapaian kinerja tertentu?

Dokumentasikan semuanya. Jika seorang karyawan tidak dapat melakukan pekerjaan atau meningkatkan kinerja, Anda mungkin ingin memutuskan hubungan kerja. Untuk menghindari masalah hukum, dokumentasikan dengan jelas semuanya selama masa percobaan: kinerja karyawan, upaya Anda untuk melatih dan mengelola, pelatihan apa pun yang diberikan, dan sebagainya.

Selain membantu Anda dalam menghindari masalah hukum, dokumentasi yang baik akan membantu Anda dalam melakukan penilaian.

Bagaimana Cara Menghentikan Karyawan Selama Masa Percobaan?

Apakah memungkinkan untuk memberhentikan karyawan padahal ia masih menjalani masa percobaan? Jawabannya, ya, memungkinkan. Mengingat tujuan dari masa percobaan ini adalah untuk melihat apakah karyawan bisa mengerjakan tanggung jawab baru, serta beradaptasi di lingkungan baru, jika terjadi hal di luar harapan, perusahaan bisa memutuskan untuk menghentikan karyawan.

Tidak hanya karena di setiap perusahaan memiliki peraturan serta kebijakan sendiri terkait hal ini, perihal pemberhentian di tengah masa percobaan juga dicantumkan di dalam UU Ketenagakerjaan.

Anda dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan selama masa probation tanpa perlu memberikan pesangon, uang penghargaan masa kerja, maupun uang penggantian hak seperti yang diatur pada Pasal 156 UU Ketenagakerjaan. Selain itu, pemutusan hubungan kerja pada karyawan yang ada dalam masa probation juga tidak membutuhkan penetapan dari lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial.

Yang paling penting adalah alasan perusahaan memutus hubungan kerja di masa probation bersifat logis dan objektif.

Poin Penting dalam Pengurusan Pemberhentian Karyawan saat Masa Probation
  • Pemberhentian berdasarkan alasan logis dan objektif.
  • Ditetapkan melalui surat resmi dari perusahaan untuk menjaga profesionalitas.
  • Pemberhentian di tengah masa percobaan tidak menuntuk perusahaan untuk membayarkan uang pesangon/uang penghargaan masa kerja/uang penggantian hak sebagaimana disebutkan di UU Ketenagakerjaan Pasal 156.

Penutup

Masa probation atau masa percobaan kerja adalah salah satu bagian dari proses rekrutmen. Masa percobaan ini dianggap krusial bagi perusahaan, maupun bagi karyawan yang bersangkutan.

Bagi perusahaan, masa probation tiga bulan harus bisa membuktikan bahwa mereka tidak salah memiilh kandidat untuk bergabung di perusahaan. Penilaian pada masa probation biasanya berupa penilaian kinerja dan sikap.

Untuk mencapai hasil yang maksimal, sebaiknya perusahaan menyampaikan apa yang menjadi ekspektasi terhadap diri karyawan selama masa probation. Ini akan membantu karyawan mengeluarkan potensinya dengan tepat sehingga memudahkan perusahaan dalam menilai di akhir masa probation.