Laporan penilaian kinerja karyawan sangat penting diterapkan dalam perusahaan. Istilah penilaian kerja ini mengacu pada tinjauan rutin kinerja pekerjaan karyawan dan kontribusi keseluruhan untuk perusahaan.
Secara garis besar, penilaian kinerja mengevaluasi keterampilan, pencapaian, dan pertumbuhan karyawan, atau kekurangannya.
Perusahaan menggunakan penilaian kinerja untuk memberikan gambaran besar tentang performa karyawan dan untuk merancang kenaikan gaji atau bonus, serta keputusan pemutusan hubungan kerja.
Penilaian kinerja karyawan dapat dilakukan pada tertentu tetapi cenderung tahunan, setengah tahunan, atau triwulan.
Penilaian kinerja adalah salah satu metode populer oleh tim HR untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan memberikan umpan balik pada proses pekerjaan.
Hal ini membantu supervisor atau manajer tim menetapkan performa karyawan berdasarkan laporan evaluasi kinerja tersebut.
Apa yang Bisa Dilakukan dengan Laporan Kinerja Karyawan?
Laporan penilaian kinerja karyawan adalah mekanisme penilaian yang diatur secara formal, di mana manajer dan pemangku kepentingan utama lainnya mengevaluasi kinerja karyawan.
Tujuannya adalah untuk belajar lebih banyak tentang kekuatan dan kelemahan karyawan, menawarkan umpan balik yang konstruktif untuk pengembangan keterampilan di masa depan, dan membantu dalam penetapan tujuan.
Ada beberapa metode penilaian kinerja karyawan yaitu :
- Penilaian Melalui KPI
- Evaluasi Diri Sendiri
- Peer Feedback
- Feedback 360 derajat
- Penilaian dengan Skala
- Feedback Berkelanjutan
- Evaluasi di Waktu Tertentu
Apa pun metode yang Anda pilih, tinjauan kinerja yang terencana dan dilaksanakan dengan baik akan meningkatkan employee engagement dan menciptakan budaya umpan balik dan pengembangan berkelanjutan di perusahaan Anda.
Bisa dibilang, adanya laporan evaluasi kinerja karyawan akan sangat menguntungkan perusahaan dan karyawan secara bersamaan.
Tips dan Langkah Menulis Laporan Kinerja Karyawan
Tinjauan kinerja karyawan penting untuk setiap bisnis, tetapi keefektifannya bergantung pada cara pelaksanaannya. Hasil tinjauan dapat memberdayakan karyawan dalam rangka mencapai tujuan baru.
Ulasan yang bagus membantu karyawan mengidentifikasi peluang bertumbuh dan area potensial untuk peningkatan tanpa merusak hubungan karyawan-manajer.
Namun, menulis ulasan yang kuat tidaklah mudah.
Manajer sering tidak menerima panduan yang cukup tentang seperti apa tinjauan yang efektif dan komprehensif.
Contohnya, bagi perusahaan dengan 1.000 karyawan, untuk melakukan tinjauan kinerja yang akurat dan bermanfaat, staf HR yang terdiri dari 14 orang akan sangat ideal.
Bahkan sebuah perusahaan dengan 100 karyawan membutuhkan individu yang mampu mengumpulkan data kinerja dari manajer, yang bisa menghabiskan rata-rata 3 jam untuk setiap evaluasi.
Berikut ini adalah beberapa tips dan langkah dalam menulis laporan kinerja karyawan yang dapat Anda lakukan.
Rubrik Penilaian
Rubrik adalah panduan scoring multiguna untuk menilai produk dan penampilan karyawan. Rubrik meningkatkan pengajaran, berkontribusi pada penilaian yang baik, dan merupakan sumber informasi penting untuk peningkatan program.
Mengapa menggunakan rubrik?
Rubrik dapat meningkatkan kinerja karyawan, serta memantaunya, dengan memperjelas harapan perusahaan dan dengan menunjukkan kepada karyawan bagaimana memenuhi harapan tersebut.
Rubrik berguna karena membantu karyawan menjadi penilai yang lebih bijaksana atas kualitas kesuksesan mereka dan pekerjaan orang lain.
Rubrik mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan perusahaan untuk mengevaluasi pekerjaan karyawan. Perusahaan menghargai rubrik karena sifatnya yang ‘akordeon’ memungkinkan mereka mengakomodasi kelas yang heterogen.
Rubrik mudah digunakan dan dijelaskan. Rubrik menyediakan cara yang mudah diakses untuk berkomunikasi dan mengembangkan tujuan kami dengan karyawan dan kriteria yang kami gunakan untuk membedakan seberapa baik karyawan telah mencapainya.
Memberikan Umpan Balik Informal yang Teratur
Sementara tinjauan kinerja biasanya terjadi sekali atau dua kali setahun, umpan balik tidak boleh terbatas pada periode tinjauan singkat tersebut.
Anda harus menawarkan penilaian yang konsisten sepanjang tahun sehingga tidak ada kejutan pada waktu peninjauan.
HR juga harus mencatat kinerja karyawan secara konstan, terutama ketika tidak ada tinjauan kinerja yang dilakukan.
Karyawan berhak mendapatkan penilaian yang kuat atas pekerjaan mereka untuk seluruh periode kerja yang dijalani.
Sebagai seorang HR, Anda tidak boleh mengabaikan kinerja terbaik seorang karyawan. Jangan berfokus dengan karyawan yang tidak memiliki kinerja kurang baik.
Jika begini, Anda akan kehilangan kesempatan untuk mengungkapkan rasa terimakasih kepada mereka yang membentuk inovasi, kreativitas, dan budaya perusahaan.
Rekap Tujuan dan Ulasan Sebelumnya
Gunakan deskripsi pekerjaan sebagai dasar melakukan evaluasi kinerja karyawan.
Membaca ulang deskripsi pekerjaan setiap anggota tim akan memberikan konteks untuk tinjauan Anda berdasarkan tanggung jawab awal mereka yang diharapkan.
Saat Anda membaca deskripsi pekerjaan, pertimbangkan seberapa baik anggota tim Anda menjalankan tanggung jawab mereka dan memenuhi persyaratan posisi.
Catat apa yang dilakukan setiap orang dengan baik, di mana anggota tim Anda dapat berkembang dan kapan mereka melebihi harapan.
Gunakan catatan-catatan ini untuk membingkai komentar evaluasi Anda.
Bandingkan Kekuatan dan Kelemahan
Selanjutnya, gunakan evaluasi pekerjaan sebelumnya untuk membuat daftar kekuatan dan kelemahan masing-masing anggota tim.
Anda bisa menggunakan kerangka kerja SWOT untuk memandu bagian catatan evaluasi karyawan ini.
Pertama, cobalah pertimbangkan kekuatan yang mencakup hal-hal positif, pencapaian utama, dan bidang spesialisasi.
Kedua, catat kelemahan anggota tim, termasuk di dalamnya faktor yang menghalangi mereka dalam mencapai tujuan.
Ketiga, pertimbangkan peluang untuk tim Anda agar unggul dalam kinerja mereka.
Keempat, uraikan ancaman yang berdampak negatif atas kinerja mereka.
Saat Anda melakukan analisis SWOT maka, kumpulkan data untuk mendukung klaim Anda. Karena evaluasi Anda dapat memengaruhi kemampuan para anggota tim untuk memajukan karier mereka.
Rekomendasikan Tujuan yang dapat Ditindaklanjuti
Evaluasi karyawan tidak hanya dapat memengaruhi kenaikan gaji tahunan dan peluang promosi, tetapi juga membantu anggota tim Anda merencanakan kegiatan tahun depan.
Saat Anda menulis evaluasi karyawan Anda, pikirkan tentang bagaimana Anda dapat memberdayakan anggota tim Anda untuk meningkatkan kinerja mereka dan memajukan karir mereka.
Pertimbangkan deskripsi pekerjaan anggota tim Anda, kinerja masa lalu, dan rencana strategis perusahaan Anda untuk menentukan tujuan yang dapat Anda terapkan untuk tahun mendatang.
Merekomendasikan tujuan yang dapat ditindaklanjuti yang akan menguntungkan karyawan individu, tim Anda sebagai satu unit, dan organisasi Anda secara keseluruhan.
Ini dapat membantu untuk menetapkan tujuan SMART.
Dengan menetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dapat ditindaklanjuti, relevan, dan berbasis waktu, Anda dapat membantu tim Anda berkembang dan unggul dengan lebih baik.
Sambut Masukan Karyawan
Beri anggota tim Anda banyak kesempatan untuk menanggapi ulasan mereka dan memberikan masukan atas komentar, evaluasi, dan tujuan Anda.
Semakin Anda melibatkan mereka selama evaluasi, semakin besar kemungkinan mereka merasa diinvestasikan dalam menetapkan tujuan yang ambisius dan membuat kemajuan menuju tujuan utama.
Contoh Laporan Penilaian Kinerja Karyawan
Nama Karyawan : Terry Jones
Jabatan : Manajer Pemasaran
Nama Supervisor : Meredith Smith
Departemen : Pemasaran
Tanggal penilaian diri karyawan: 17 November 2021
Tanggal penilaian manager: 5 Desember 2021
Instruksi: karyawan harus menyelesaikan penilaian mandiri dan menyerahkannya kepada manajer mereka selambat-lambatnya tanggal 15 November.
Manajer harus menyelesaikan penilaian mereka dan menyerahkannya ke HRD paling lambat tanggal 5 Desember.
Skala penilaian:
- 5 Sangat Baik (secara konsisten melebihi standar)
- 4 Luar Biasa (sering melebihi standar)
- 3 Memuaskan (umumnya memenuhi standar)
- 2 Perlu perbaikan (sering gagal memenuhi standar)
- 1 Tidak dapat diterima (gagal memenuhi standar)
BAGIAN 1: TUJUAN: Keseluruhan Peringkat Bagian: 3.7
| Objektif | Tindakan | Hasil |
| Tingkatkan jumlah prospek pemasaran yang memenuhi syarat sebesar 15% dari hasil EOY sebelumnya. | Pimpin tim untuk membuat profil persona pembeli untuk prospek ideal paling lambat 1 Februari. | Empat buyer persona diselesaikan pada 30 Januari. |
| Kembangkan dan jalankan 10-15 kampanye pemasaran “top of funnel” untuk menghasilkan minat dan tindakan dari prospek yang memenuhi syarat sebelum 31 Desember. | 15 kampanye baru diterapkan di seluruh pameran dagang, kampanye iklan online, dan webinar bulanan. | |
| Lacak dan laporkan hasil MQL setiap minggu dan setiap tiga bulan untuk menyesuaikan kampanye sesuai kebutuhan untuk mencapai tujuan. | MQL dilacak dan dilaporkan setiap minggu. MQL meningkat 17,5% dibandingkan hasil EOY sebelumnya. |
| Peringkat Karyawan : 5 | Peringkat Manajer : 5 |
| Komentar Karyawan: Tujuan terlampaui, semua tindakan terpenuhi dan selesai tepat waktu. Bahkan dengan satu posisi kosong di kuarter keempat, tim melakukan perpanjangan waktu dan mampu melampaui target. | Komentar Manajer: Terry melakukan pekerjaan yang hebat dalam merancang rencana dan responsif terhadap perubahan yang diperlukan. Dia menugaskan kembali dan memprioritaskan alur kerja ketika salah satu anggota tim pergi di kuartal keempat, memimpin timnya untuk melampaui target. Desain rencana yang dikembangkan tahun ini akan digunakan ke depan untuk membangun kesuksesan lagi. |
| Objektif | Tindakan | Hasil |
| Tingkatkan tingkat konversi dari prospek yang memenuhi syarat pemasaran ke prospek yang memenuhi syarat penjualan sebesar 5% dari hasil EOY sebelumnya. | Kembangkan empat kampanye pemeliharaan untuk melibatkan dan meng-informasikan prospek pemasaran yang berkualitas, setidaknya satu per kuartal. | Empat kampanye email pengasuhan diluncurkan, menargetkan empat persona pembeli, satu per kuartal. Menyelenggarakan dua webinar yang ditargetkan pada kuartal pertama dan ketiga. |
| Ubah/tingkatkan kampanye atau program untuk persingkat waktu konversi dengan melakukan pengujian pada persona pembeli. | Melakukan tes triwulanan pada persona pembeli dengan memvariasikan frekuensi email dan menyebarkan pengiriman konten. Frekuensi secara konsisten meningkatkan tingkat konversi untuk setiap persona. | |
| Bekerja dengan tim penjualan internal untuk lebih memenuhi syarat prospek sebelum diteruskan ke tim penjualan lapangan. | Bekerja dengan tim penjualan internal untuk memperbaiki proses dan waktu ketika mereka melakukan kontak pertama dengan seorang pemimpin.
Secara keseluruhan, tingkat konversi ke prospek yang memenuhi syarat penjualan meningkat sebesar 4,8%. |
| Peringkat Karyawan : 4 | Peringkat Manajer : 3 |
| Komentar Karyawan: Saat mengembangkan dan bekerja dengan persona baru, tim saya masih dapat meluncurkan kampanye pengasuhan yang berhasil dan menentukan dengan lebih baik frekuensi kontak yang menunjukkan peningkatan awal dalam waktu konversi. | Komentar Manajer: Terry memimpin timnya dalam membuat awal yang baik untuk meningkatkan tingkat konversi MQL ke SQL, meskipun mereka gagal mencapai tujuan yang sebenarnya. Ini adalah upaya yang solid untuk menggabungkan persona baru dan frekuensi pengujian dan untuk membangun proses yang lebih efisien dengan tim penjualan internal. |
| Objektif | Item Tindakan | Hasil |
| Tingkatkan jumlah pengikut di Twitter dan LinkedIn sebesar 15%. | Tingkatkan strategi media sosial dengan membagikan setidaknya enam konten berkualitas tinggi dengan setiap persona melalui media sosial. | Setiap persona menerima dua konten berkualitas tinggi setiap kuartal melalui Twitter dan LinkedIn. |
| Terlibat dengan influencer industri dan membangun hubungan untuk meningkatkan eksposur merek. | Spreadsheet dibuat untuk melacak influencer yang teridentifikasi dan untuk menunjukkan kemajuan dalam upaya keterlibatan dengan masing-masing. | |
| Bermitra dengan asosiasi dan grup industri untuk mensponsori acara media sosial. | Kami mensponsori dua acara media sosial dengan asosiasi industri terkemuka dan mengorganisir webchat online dua bulanan dengan kelompok minat.
Secara keseluruhan, pengikut di Twitter meningkat 22%, sementara pengikut LinkedIn meningkat 10%. |
| Peringkat Karyawan : 3 | Peringkat Manajer : 3 |
| Komentar Karyawan: Tujuan ini dimulai lebih lambat dari yang lain. Kami masih dapat melampaui target untuk pengikut Twitter tetapi gagal di LinkedIn. Dengan kebutuhan untuk mengatur ulang beberapa prioritas, lebih banyak waktu dihabiskan untuk meningkatkan kehadiran Twitter kami, sehingga kehadiran LinkedIn kami terganggu. | Komentar Manajer: Karena jumlah pengikut meningkat untuk kedua platform, hasil ini sukses untuk tujuan tersebut. Terry mencatat efek yang lebih besar dari waktu yang lebih terdedikasi dan konsisten yang dihabiskan di platform media sosial dan akan memanfaatkan pengetahuan itu ke depan. Terry melakukan pekerjaan yang baik dalam memimpin timnya untuk meningkatkan pengikut Twitter melampaui target! |
BAGIAN 2: PERSYARATAN KINERJA UMUM: Keseluruhan Peringkat: 4
- Pengetahuan Pekerjaan (menerapkan keterampilan teknis dan profesional yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu.)
| Peringkat Karyawan : 5 | Peringkat Manajer : 5 |
| Komentar Karyawan: Melalui pengalaman dan pendidikan berkelanjutan, saya membawa keterampilan pemasaran dan teknis tingkat tinggi ke pekerjaan dan mengikuti tren dan perubahan dalam industri untuk terus meningkatkan upaya pemasaran. | Komentar Manajer: Terry sangat berkualitas dan membawa banyak pengalaman untuk perannya. Dia proaktif untuk tetap berada di puncak teknologi pemasaran baru, sementara juga tetap mengikuti tren industri untuk meningkatkan ketajaman bisnisnya, yang pada gilirannya meningkatkan kontribusi departemennya ke garis bawah. |
2. Keterampilan Komunikasi (mendengarkan secara efektif dan memberikan informasi dan bimbingan kepada individu dengan cara dan waktu yang tepat.)
| Peringkat Karyawan : 4 | Peringkat Manajer : 4 |
| Komentar Karyawan: Saya berkomunikasi dengan baik dengan staf saya, memberikan pembaruan status mingguan terkait target dan umpan balik berkelanjutan kepada mereka. Saya mendorong tim saya untuk berbagi pendapat secara terbuka. | Komentar Manajer: Terry mendapat nilai bagus untuk kepuasan karyawan dan pulse survey, dengan peringkat di atas rata-rata dari kelompoknya. Ketika terdesak waktu, beberapa pembaruan status mingguan terlambat, tetapi tidak sampai menghalangi kemajuan tim. |
3. Keterampilan Manajemen (memandu tim untuk mencapai hasil yang diinginkan, mendelegasikan tanggung jawab secara tepat dan efektif, sambil mengembangkan laporan langsung.)
| Peringkat Karyawan : 4 | Peringkat Manajer : 3 |
| Komentar Karyawan: Saya berhasil memimpin tim saya untuk mencapai tujuan dengan menetapkan tujuan yang tepat, menentukan alur kerja dan tugas, dan menjaga tim sesuai jadwal. Saya mendorong tim saya untuk membawa masalah apa pun kepada saya, dan saya menyelesaikannya dengan cepat. | Komentar Manajer: Terry adalah manajer yang efektif. Meskipun dia memiliki hubungan yang baik dengan timnya, dia perlu meluangkan lebih banyak waktu untuk mengembangkan anggota timnya yang lebih berpengalaman, yang akan meningkatkan fungsionalitas tim. Terry perlu memfokuskan upayanya di awal tahun untuk merekrut posisi yang kosong dan melatih anggota tim saat ini untuk meningkatkan efektivitas mereka. |
4. Keterampilan Organisasi (menetapkan tujuan yang tepat untuk memenuhi komitmen dalam anggaran. Menetapkan prioritas dan mengatur alur kerja untuk memenuhi tujuan.)
| Peringkat Karyawan : 5 | Peringkat Manajer : 5 |
| Komentar Karyawan: Saya mengambil tanggung jawab keuangan saya dengan sangat serius dan selalu beroperasi sesuai anggaran. Saya menetapkan dan merencanakan item tindakan tim saya di awal tahun, dengan mempertimbangkan ketersediaan sumber daya dan urutan logis tugas yang harus diselesaikan. Kebanyakan, tujuan terpenuhi dan diselesaikan tepat waktu. | Komentar Manajer: Terry memiliki keterampilan organisasi yang luar biasa. Baik itu merencanakan bagaimana mencapai tujuan atau mengatur penggunaan sumber dayanya. Terry memiliki kemampuan luar biasa dalam membantu pengembangan anggaran dan pekerjaan perencanaan dalam anggaran tersebut. Semua tujuan tahun ini disampaikan sesuai anggaran. |
5. Inisiatif (sejauh mana seorang karyawan mencari tugas-tugas baru dan mengembangkan kemampuan secara profesional dan pribadi.)
| Peringkat Karyawan : 3 | Peringkat Manajer : 3 |
| Komentar Karyawan: Saya pikir saya melakukan pekerjaan yang baik dalam mengambil inisiatif di awal tahun, ketika mengembangkan rencana aksi untuk tim saya, dan juga untuk tetap berada di puncak tren profesional dan industri. | Komentar Manajer: Dalam hal menetapkan rencana aksi dan menjaga alur kerja tetap berjalan, Terry memenuhi semua harapan. Dia juga terus mengikuti tren yang berlaku dan menerapkannya jika memungkinkan. Di masa depan, lebih banyak inisiatif harus diambil untuk terlibat dalam keseluruhan rencana strategis, daripada hanya berfokus pada tujuan tahunan. Ini akan membantu dalam pengembangannya untuk tujuan rencana suksesi. |
PERINGKAT KESELURUHAN: 4
Bagian 1 (50%): 3,7
Bagian 2 (50%): 4.0
Tanda Tangan Karyawan: Tanggal:
Tanda Tangan Pengawas: Tanggal:
Di atas merupakan contoh untuk menulis laporan kinerja karyawan di perusahaan.
Penting untuk menjadikan evaluasi kinerja sebagai alat yang dapat digunakan karyawan untuk memahami kekuatan dan kelemahan mereka.
10 langkah berikut akan membantu Anda mengembangkan evaluasi yang efektif:
- Tetap up-to-date informasi tentang posisi masing-masing karyawan
- Buat catatan rutin tentang kinerja karyawan
- Mintalah informasi dari manajer lain
- Langsung ke intinya
- Perhatikan peluang untuk perbaikan
- Gunakan bahasa yang jelas dan dapat ditindaklanjuti
- Minta dialog
- Ajukan pertanyaan yang tepat
- Berkomunikasi secara teratur dengan karyawan
- Akhiri evaluasi dengan langkah selanjutnya
Penutup
Laporan penilaian kinerja karyawan jadi salah satu dokumen yang digunakan manajer dan staf HR untuk mengevaluasi kinerja karyawan di perusahaan.
Laporan ini jadi sangat penting karena dapat menyertakan peringkat dan ruang untuk penilaian tentang kinerja para karyawan di kantor.
Di dalam formulir penilaian, manajer akan melacak apa saja pencapaian dan kontribusi yang diberikan kepada karyawan selama periode tertentu. Mereka juga akan lebih mengetahui kekuatan dan kelemahan karyawan.
Adanya laporan kinerja karyawan akan membantu manajer dalam memandu karyawan dengan menyoroti item tertentu untuk didiskusikan.
Maka sangat penting bagi HR untuk melakukan laporan penilaian kinerja karyawan dan melaporkannya kepada manajer HR atau direktur terkait.
Comment