Cara HR Menghadapi Karyawan yang Membawa Masalah Pribadi Ke Kantor | | HR NOTE Indonesia

Cara HR Menghadapi Karyawan yang Membawa Masalah Pribadi Ke Kantor

Setiap manusia tak lepas dari masalah. Sebut saja masalah dengan diri sendiri, teman, pasangan, rekan kerja atau masalah lain yang membuat kondisi seseorang naik turun.

Menghadapi masalah bukan perkara mudah. Seseorang bisa membawa masalah pribadinya ke lingkungan kerja, baik sengaja maupun tidak sengaja.

Secara teknis, masalah pribadi karyawan bukan urusan HR dan tim leader. Apakah Anda ingin mengabaikannya? Silakan saja, tetapi coba pikirkan kembali, jika masalah tersebut bisa berdampak terhadap kinerja hingga relasi dengan rekan setimnya.

Solusinya, Anda dapat membantu karyawan agar berdaya menyelesaikan masalah. Meski demikian perhatikan cara Anda ketika membantunya.

Terkadang, Masalah Pribadi Berimbas Ke Pekerjaan

47% karyawan mengatakan bahwa masalah pribadi terkadang memengaruhi kinerja mereka, berdasarkan riset Bensinger, DuPont & Associates. Lebih dari 16% melaporkan tantangan pribadi mereka menyebabkan ketidakhadiran dan hampir setengahnya mengatakan sulit untuk konsentrasi.

Masalah pribadi terjadi bukan hanya karena konflik personal dengan rekan kerja (tak berhubungan dengan pekerjaan). Masalah bisa muncul dari hubungan tak harmonis dengan pasangan, kelelahan merawat anggota keluarga, masalah dengan orang tua, pertengkaran dengan saudara, masalah dengan dirinya sendiri, dan lainnya.

Berurusan dengan karyawan yang sedang menghadapi masalah pribadi merupakan salah satu tantangan terbesar bagi HR atau tim leader. Ada perusahaan yang menyediakan jasa psikolog, agar karyawan dapat menyelesaikan masalahnya, tetapi ada juga yang tidak.

Meski demikian membantu karyawan dalam menangani masalah pribadi bukan pekerjaan sia-sia. Karena mereka adalah penggerak bisnis perusahaan, sehingga sudah selayaknya Anda peduli terhadap kondisi mereka. Jika mereka mampu menyelesaikan masalah, kinerja mereka pun akan meningkat.

Masalah Pribadi atau Pekerjaan?

Mengetahui seseorang memiliki masalah pribadi bukan hal sulit bagi HR maupun tim leader.

Lihat saja perilakunya dalam beberapa hari, seperti sering melamun, terlambat datang ke kantor, tidak fokus jika diajak ngobrol, mudah marah dan/atau mengumpat, menyelesaikan pekerjaan melebihi tenggat waktu atau tidak mencapai target, atau terlihat murung (tak seperti biasanya).

Kalau kondisinya demikian, Anda bisa membantu karyawan untuk menyelesaikan masalahnya. Namun sebelum itu, pastikan bahwa masalah tersebut tidak berhubungan dengan pekerjaan, seperti beban kerja, jam kerja, atau miskomunikasi antar tim.

Jika masalah ditimbulkan karena pekerjaan, Anda perlu menilai kembali cara kerja tim serta mendiskusikan hal tersebut dengan tim leader atau manajer. Anda juga perlu mengecek bagaimana tekanan kerja memicu burnout dan masalah merembet ke mana-mana.

“Saya pernah ketemu karyawan yang punya masalah pribadi. Jadi karyawan ini nikah siri dengan seorang perempuan dan orang tua perempuan ini datang ke kantor pusat. Dan saya yang menemui mereka,” cerita Anugrah Alif, seorang HR, kepada HR Note, Sabtu (25/10/2021).

Mereka, lanjut Anugrah, meminta pertanggungjawaban laki-laki tersebut karena sudah beberapa hari ia tidak pulang ke rumah. Mereka juga meminta informasi tentang yang bersangkutan, tetapi manajemen tidak bisa membagikan data pribadi karyawan ke orang lain.

“Kita bisa menelpon ke kantor cabang dan menanyakan apakah si karyawan ini masih bekerja atau tidak. Karena dia masih bekerja, kami sampaikan ke dia kalau ada keluarga yang mencarinya dan meminta dia untuk menyelesaikan masalah pribadi secepatnya.”

Cara Menghadapi Karyawan yang Membawa Masalah Pribadi ke Kantor

Pada dasarnya, tugas HR sangat luas. Tak hanya melakukan rekrutmen dan pelatihan saja. Sering kali HR menghadapi masalah karyawan yang tak ada kaitan dengan pekerjaan.

Tak masalah jika HR membantu karyawan dalam penyelesaian masalah pribadi. Namun perhatikan agar Anda tidak mencampuri wilayah personalnya atau membuat yang bersangkutan ketergantungan karena bantuan Anda, sehingga ia tidak mampu membereskan masalah secara mandiri.

Berbicara langsung dengan karyawan

Bila Anda melihat ada sesuatu yang aneh dari anggota tim, sebaiknya bicara langsung ke yang bersangkutan. Jangan bertanya ke orang lain, karena hal itu bisa memicu gosip.

Pertama, Anda bisa menanyakan kabarnya, lalu tanyakan tentang kekhawatiran Anda. Misal akhir-akhir ini ia sering marah atau menarik diri dari pergaulan. Jika ia bersedia menceritakan masalah pribadinya, dengarkan baik-baik dan jangan menyela dengan saran.

Kedua, jika ia enggan bercerita, Anda tak tak perlu memaksanya. Katakan bahwa Anda siap mendengarkan, kalau ia membutuhkan teman curhat.

Mendengarkan dengan empati

Sekilas, mendengarkan adalah pekerjaan mudah. Hal itu ada benarnya, tetapi mendengarkan dengan empati dan saksama merupakan pekerjaan cukup menantang.

Ketika mendengarkan, sering kali memicu si pendengar untuk bertanya masalah lebih dalam kepada lawan bicara. Kalau kurang jelas dengan masalahnya, Anda bisa bertanya. Namun jangan bertanya hanya karena Anda kepo, menginterogasi, dan menceramahinya untuk melakukan ini itu, sehingga membuat ia tidak nyaman.

Tawarkan bantuan sewajarnya

Tawarkan bantuan kepada karyawan sewajarnya. Maksudnya, menawarkan bantuan yang tersedia di perusahaan.

Misal mendorongnya untuk menggunakan sisa cuti, menawarkan bantuan layanan konseling (rekanan perusahaan, jika ada), merekomendasikan sumber daya yang bisa diakses oleh karyawan, atau memberikan pinjaman jika ia membutuhkan uang. Yang terakhir ini, biasanya karyawan harus mengikuti skema pinjaman dari manajemen.

Jika ingin membantu secara personal, berikan bantuan semampu Anda.

Jangan terlalu “jauh”

Satu hal yang perlu Anda waspadai ketika menghadapi karyawan yang membawa masalah pribadi ke kantor adalah jangan terlalu “jauh”. Artinya, Anda tak perlu ikut campur atau memengaruhinya dalam pengambilan keputusan.

Terlalu jauh terlibat dalam masalah pribadi karyawan akan:

  • Membuat yang bersangkutan tidak nyaman.
  • Menciptakan individu yang tergantung kepada Anda. Jadi jika ia memiliki masalah, ia akan datang kepada Anda untuk meminta saran dan mengambil keputusan.
  • Menyebabkan karyawan lain mengatakan Anda pilih kasih, karena sering memperhatikan karyawan tertentu. Tentu, kondisi itu akan menciptakan masalah baru antar karyawan atau memicu gosip.

Memiliki support system

Dorong karyawan untuk memiliki support system dari orang-orang terdekat. Hal ini untuk membantunya melewati masa-masa sulit.

Support system juga untuk meminimalisir stres, menghindari kesepian, mengisolasi diri, sampai depresi. Anda juga bisa menjadi bagian support system-nya. Dengan catatan, Anda dapat memisahkan relasi pribadi dan profesional sebagai rekan kerja.

Memastikan kondisinya

Setelah menerapkan hal di atas dan yang bersangkutan punya support system, pastikan kondisinya baik-baik saja.

Anda bisa bertanya kabar melalui pesan pendek, menghampiri bilik mejanya, mengirimkan makanan kesukaannya, atau memberitahukan serial tv favoritnya segera dirilis. Meski terkesan sepele, perhatian tersebut membantu rekan kerja melewati masa-masa sulit.

Bagaimana Jika Masalah Pribadi Karyawan Tidak Membaik?

Karena menyelesaikan masalah pribadi tidak semudah memencet mouse komputer, maka ada kemungkinan karyawan mampu menyelesaikannya atau justru masalah semakin buruk. Apalagi jika masalah tersebut sudah berlangsung lama.

Fokus ke masalah pribadi boleh saja. Namun di lingkungan kerja, Anda perlu mengkhawatirkan karyawan tentang penurunan kinerja atau produktivitas tidak stabil.

“Setelah kejadian itu, kami benar-benar memantau karyawan itu. Jadi kami bukan fokus ke masalah personalnya. Kami pantau produktivitasnya, kalau sudah memengaruhi, kami turun tangan ke porsi kinerja dan baca peraturan perusahaan. Misalnya kinerja dia jelek karena hubungan dia, tindakan tegasnya adalah SP 1,” ujar Anugrah.

Plan A

Kalau Anda tahu masalah pribadi karyawan belum juga selesai dan diketahui bahwa ia belum mengambil cuti, sehingga kinerja naik turun padahal perannya di kantor cukup penting, maka Anda harus memiliki rencana.

Plan A adalah meyakinkan karyawan tersebut untuk segera mengambil cuti. Cuti dapat ia gunakan untuk menyelesaikan masalah atau beristirahat sejenak. Di sisi lain, Anda sudah terlebih dahulu mengalihkan tugasnya ke anggota tim lain, secara bertahap atau sekaligus.

Plan B

Jika kinerja karyawan semakin menurun, karena masalah pribadi yang sedang dihadapinya, ada kemungkinan ia akan mengundurkan diri. Sehingga HR dan tim leader harus bersiap menutupi posisi kosong. Di sini, Anda membutuhkan Plan B, yakni menyiapkan posisi pengganti atau merekrut staf baru

Penutup 

Menghadapi masalah pribadi karyawan terkesan sederhana. Nyatanya tak ada yang sederhana dalam penyelesaian masalah.

Mampu memisahkan kehidupan personal dan profesional merupakan langkah baik untuk menjaga produktivitas. Walaupun tidak semua orang memiliki kemampuan demikian dan masalah setiap orang pun berbeda-beda.

Jika ada karyawan yang membawa masalah pribadi di kantor, sehingga berpengaruh pada kinerjanya, itu adalah tanda Anda harus turun tangan. Bukan untuk kepo mengenai masalah orang lain, tetapi Anda berhak mengetahui kendala karyawan. Dengan demikian Anda dapat mendukung karyawan untuk menyelesaikan masalah sekaligus mengelola anggota tim.

Comment