Aturan dan Contoh Surat Keterangan Kerja (Surat Paklaring) |

Salah satu dokumen penting yang tak boleh diabaikan adalah surat keterangan kerja. Dokumen tersebut bekal bagi karyawan yang resign dan yang di-PHK (pemutusan hubungan kerja).

Surat keterangan kerja tak hanya memuat informasi rentang waktu karyawan bekerja. Namun surat ini digunakan untuk mencairkan dana jaminan hari tua (JHT) BPJS sekaligus referensi memperoleh pekerjaan baru.

Apa Definisi Surat Keterangan Kerja?

Surat keterangan kerja merupakan pernyataan tertulis dari pihak pemberi kerja (perusahaan) kepada pekerja yang resign dan yang di-PHK. Biasanya, surat memuat tentang nama pekerja dan posisinya, rentang waktu bekerja, dan tanggapan atau penilaian dari perusahaan (jika ada).

Surat keterangan ini dikenal juga dengan nama Surat Paklaring. Pada dasarnya, surat ini memuat pengalaman seseorang yang pernah bekerja di sebuah perusahaan, yang isinya dibuat dan disahkan perusahaan tersebut.

Surat dikeluarkan oleh divisi personalia (human resource) dan ditandatangani HR Manajer atau pimpinan berwenang.

Mengapa HR Perlu Membuat Surat Keterangan Kerja?

Mengapa perlu? Karena surat keterangan kerja adalah bekal bagi keberlangsungan hidup karyawan selanjutnya, yaitu:

Pencairan JHT BPJS

Bagi karyawan yang di-PHK, surat keterangan kerja adalah syarat untuk mencairkan dana Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS.

Pasal 32 Peraturan Pemerintah Nomor 1 Tahun 2009 tentang Perubahan Keenam Atas Peraturan Pemerintah Nomor 14 Tahun 1993 tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Sosial Tenaga Kerja adalah:

Dalam hal tenaga kerja berhenti bekerja (PHK) sebelum mencapai usia 55 (lima puluh lima) tahun, dan mempunyai masa kepesertaan serendah-rendahnya 5 (lima) tahun, (yang bersangkutan) dapat menerima JHT secara sekaligus.

Dengan ketentuan, JHT dimaksud dibayarkan setelah melewati masa tunggu selama 1 (satu) bulan, terhitung sejak saat tenaga kerja yang bersangkutan PHK (berhenti bekerja).

Pasal 18 ayat (1) b Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia 12/2007 tentang Petunjuk Teknis Pendaftaran Kepesertaan, Pembayaran Iuran, Pembayaran Santunan, dan Pelayanan Jaminan Sosial Tenaga Kerja, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia 06/2009 disebutkan bahwa:

Salah satu syarat yang perlu dilampirkan untuk mengajukan permintaan pembayaran JHT kepada Badan Penyelenggara (BPJS Ketenagakerjaan) adalah surat keterangan pemberhentian bekerja dari perusahaan atau penetapan pengadilan hubungan industrial, di samping Kartu Peserta Jamsostek (KPJ) asli dan Kartu Identitas yang masih berlaku.

Referensi kerja

Ketika karyawan melamar di perusahaan lain, maka surat keterangan kerja dapat digunakan sebagai referensi kerja. Dokumen ini disebut juga verklaring (Belanda) atau paklaring (Indonesia).

Undang-undang (UU) Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 pasal 162 disebutkan karyawan berhak memutuskan hubungan kerja sepihak atau resignation.

Namun UU tak mengatur tentang pemberian surat keterangan kerja dari perusahaan kepada karyawan.

Meski demikian Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata) pasal 1602z menuliskan surat keterangan kerja disebut surat pernyataan pengalaman kerja. Surat tersebut memuat keterangan pekerjaan yang pernah dilakukan, lamanya hubungan kerja berlangsung, cara karyawan melakukan pekerjaannya, dan alasan hubungan kerja berakhir.

Memperoleh sertifikasi kompetensi

Menurut UU Ketenagakerjaan pasal 18 ayat (3), karyawan bisa memanfaatkan surat ini untuk memperoleh sertifikasi kompetensi sesuai pengalaman dan bidangnya.

Mendapatkan fasilitas keuangan

Surat keterangan kerja tak terbatas untuk karyawan yang resign atau di-PHK saja. Namun karyawan aktif yang bisa menggunakannya untuk mendapatkan fasilitas keuangan. Seperti pengajuan KPR, KTA, kartu kredit, dan lainnya.

Mendaftar beasiswa

Tak terhitung beasiswa jenjang S2 maupun S3 bagi kalangan profesional. Syarat administrasi mendaftar beasiswa adalah menyertakan surat keterangan kerja berlegalisir dan surat rekomendasi dari pimpinan perusahaan.

Topik terkait: Mengenal Lebih Dalam Proses Offboarding Karyawan di Perusahaan

Bagaimana Jika Perusahaan Menolak Untuk Memberikan Surat Keterangan Kerja?

Berdasarkan undang-undang maupun peraturan menteri di atas, maka sudah seharusnya perusahaan memberikan surat keterangan kerja kepada karyawannya. Baik yang mengajukan pengunduran diri maupun terkena PHK serta yang berstatus pegawai tetap ataupun kontrak.

Bagaimana jika pemberi kerja atau perusahaan menolak memberikannya?

Menurut Legal Smart Channel dalam kolom konsultasi hukumnya, bila perusahaan tak memberikan surat keterangan kerja, maka dilakukan pendekatan kekeluargaan. Jika hal itu tidak berhasil, kedua pihak memasuki masalah perselisihan hak bidang ketenagakerjaan atau perburuhan.

Perselisihan hak merupakan perbedaan karena tidak dipenuhinya hak, akibat pelaksanaan atau penafsiran yang berbeda terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan, perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Perselisihan hak tersebut diatur di UU Ketenagakerjaan jo. UU Nomor 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial.

Adapun langkah menyelesaikan perselisihan yaitu:

Musyawarah mufakat

Langkah pertama adalah musyawarah untuk mencapai mufakat melalui jalur bipartit. Ini adalah perundingan antara pekerja dengan pengusaha untuk menyelesaikan perselisihan hubungan industrial.

Mediasi hubungan industrial

Jika jalur bipartit gagal, upaya penyelesaian berikutnya mediasi hubungan industrial. Mediasi ini akan menyelesaikan perselisihan hak, perselisihan kepentingan, perselisihan pemutusan hubungan kerja (PHK), dan perselisihan antar serikat pekerja atau serikat buruh hanya dalam satu perusahaan melalui musyawarah yang mengikutsertakan mediator netral.

Mengajukan gugatan

Jika pekerja dan pengusaha masih tidak sepakat, salah satu pihak bisa mengajukan gugatan kepada Pengadilan Hubungan Industrial (PHI).

Biasanya, dalam tahap ini, pekerja tak hanya menuntut surat keterangan kerja saja. Melainkan gugatan yang berkaitan dengan PHK, seperti tuntutan pesangon.

Cara Membuat Surat Keterangan Kerja

Bentuk surat keterangan kerja sama seperti surat resmi pada umumnya. Meskipun masing-masing perusahaan memiliki ciri khas dalam anatomi suratnya.

Namun pada umumnya, surat keterangan kerja memuat tentang:

Kepala atau kop surat (terdapat nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon).
Perihal surat (mencantumkan keterangan surat; tanggal, bulan, dan tahun; dan nomor surat).
Isi surat (menuliskan nama, jabatan, rentang waktu kerja karyawan, alasan resign (atau PHK), dan penilaian kerja dari perusahaan).
penutup surat (keterangan pembuatan surat (kota, tanggal, bulan, dan tahun), nama pimpinan berwenang dan tanda tangannya, serta stempel perusahaan).

Contoh Surat Keterangan Kerja

Berikut ini contoh surat keterangan kerja secara umum:

KEPALA SURAT

[Logo Perusahaan]

PT ABCDEF

Wisma Keiai, Jalan Jenderal Sudirman, Jakarta

021-123455678

PERIHAL

Hal : Surat Keterangan Kerja

Nomor : 20210306/ABCDEF/017

ISI SURAT

PT ABCDEF dengan ini menyatakan bahwa:

Nama : Niken Skolastika

Jabatan : Social Media Specialist

Adalah karyawan yang telah bekerja di PT ABCDEF terhitung pada 01 Juni 2014 hingga 01 Juni 2021.

Kami berterima kasih atas kontribusi sdr. Niken selama bekerja di PT ABCDEF yang telah menunjukkan kinerja positif. Dan kami berharap sdr. Niken sukses ke depannya.

Demikian surat keterangan kerja ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.

PENUTUP

Jakarta, 01 Juni 2021

[Tanda Tangan Atasan dan Stempel Perusahaan]

Maria Valentina

HR Manager

Penutup

Apapun alasan karyawan meninggalkan perusahaan, ia berhak mengantongi surat keterangan kerja. Baik alasan resign maupun PHK dan tak berdasarkan status karyawan tetap maupun kontrak.

Sebaiknya perusahaan memberikan surat tersebut pada hari kerja terakhir karyawan. Karena surat keterangan kerja akan membantu kariernya ke depan.

Surat keterangan kerja bisa menjadi lampiran saat seseorang melamar pekerjaan baru.
Surat keterangan kerja dapat diberikan kepada perusahaan baru untuk verifikasi. Dalam hal ini, perusahaan baru saja menerimanya sebagai karyawan.