Di setiap organisasi, masing-masing departemen memiliki tanggung jawabnya dan analisis beban kerja.

Analisis beban kerja merupakan salah satu solusi untuk mengurangi stres terkait pekerjaan. Stres ini isa muncul karena karyawan kelelahan dalam bekerja yang berdampak terhadap penurunan produktivitas.

Dengan analisis beban kerja, Anda dapat memaksimalkan ritme kerja yang efisien dan menjaga tingkat produktivitas tanpa adanya lembur.

Lalu, apa itu analisis beban kerja? Bagaimana cara yang tepat untuk melakukan analisis beban kerja dalam sebuah perusahaan? Semuanya akan dibahas lengkap dalam artikel HRNote kali ini.

Apa Itu Analisis Beban Kerja?

Analisis beban kerja (workload analysis) merupakan sebuah proses menghitung beban kerja pada suatu posisi.

Tujuannya, perusahaan dapat menentukan jumlah sumber daya manusia (SDM) dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efisien. 

Jadi, perusahaan sangat disarankan untuk menerapkan analisis beban kerja. Karena hasil analisis dapat digunakan untuk mengoptimalkan setiap posisi yang ada dalam perusahaan.

Bagi tim HR, Anda wajib memiliki kemampuan ini untuk mengenali skill unik dari setiap karyawan dan merancang strategi yang tepat dalam memenuhi kebutuhan kerja dalam sebuah perusahaan (manpower planning).

Manfaat Menerapkan Analisis Beban Kerja

Menerapkan analisis beban kerja dapat membantu perusahaan dalam menentukan posisi, jumlah, dan elemen lainnya yang berkaitan dengan jabatan atau fungsi.

Berikut ini, manfaat lainnya yang akan diperoleh perusahaan jika menerapkan analisis beban kerja:

1. Otomatisasi data entry

Analisis beban kerja dapat menjadi tolok ukur jumlah SDM yang dibutuhkan dan harus di rekrut oleh HR untuk memenuhi sebuah posisi. Cara ini juga dapat membantu perusahaan dalam mempertimbangkan penambahan ataupun pengurangan jumlah karyawan.

2. Manajemen inventaris

Analisis beban kerja membantu tim HR dalam mempersiapkan inventaris kantor yang sesuai dan efektif dengan kebutuhan tiap departemen. Mengingat ini  memungkinkan Anda untuk mengetahui berapa jumlah karyawan dalam suatu departemen dan apa saja inventaris yang dibutuhkan.

3. Melacak masalah

Analisis beban kerja mendukung perusahaan dalam penyempurnaan struktur perusahaan.

Mulai dari standard operating procedure (SOP) menjalankan kegiatan bisnis hingga mengerjakan tugas berbagai posisi. SOP yang jelas akan mempermudah proses pelacakan serta penanganan masalah dalam lingkup pekerjaan.

Faktor Yang Memengaruhi Analisis Beban Kerja

Sebelum Anda memutuskan untuk melakukan penghitungan analisis beban kerja, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan, di antaranya:

• Jam kerja efektif

Beban kerja dan jam kerja efektif berkaitan erat dengan satu sama lain.

Dengan menerapkan jam kerja efektif pada setiap unit kerja dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Jam kerja adalah indikator utama untuk menganalisis beban kerja.

• Waktu kerja

Waktu kerja merupakan durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Perusahaan perlu menentukan jumlah waktu kerja efektif dan ideal. Dengan demikian, perhitungan analisis beban kerja dapat dilakukan dengan tepat.

• Volume kerja

Volume kerja merupakan jumlah dari pekerjaan yang diterima oleh setiap karyawan. Volume kerja memiliki sifat sebagai variabel tidak tetap, karenakan setiap karyawan memiliki cara pekerjaan yang berbeda.

• Beban kerja

Pihak perusahaan harus mampu menghitung faktor utama dari analisis beban kerja, yaitu beban kerja per waktu dan volume kerja. Hasilnyam untuk menganalisis beban dengan tepat.

Metode Perhitungan Analisis Beban Kerja

Dalam melakukan analisis beban kerja, terdapat beberapa metode yang dapat Anda gunakan. Berikut ini tiga metode perhitungannya:

Pertanyaan

Metode ini adalah salah satu metode yang paling sederhana. Pertanyaan sebagai alat untuk memperoleh informasi yang diperlukan oleh HR dan manajer untuk melakukan analisis beban kerja karyawan.

Tim HR dapat menyusun beberapa pertanyaan yang mendalam dan terbuka. Pertanyaan berisi tentang detail pekerjaan, cara kerja, tantangan yang dihadapi, dan solusi untuk mengatasi masalah.

Selain itu, sampaikan pertanyaan kepada karyawan serta manajer tentang tugas-tugas yang akan muncul di masa mendatang. Jawaban mereka bisa digunakan oleh manajemen untuk melakukan penyesuaian serta antisipasi terhadap perubahan yang akan datang.

Wawancara

Wawancara menjadi salah satu metode yang dapat dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi. Tentukan siapa saja-posisi dan fungsi-yang akan Anda wawancarai dan sampaikan tujuan yang ingin dicapai dari proses tersebut.

Observasi

Metode terakhir yang dapat digunakan untuk menganalisis beban kerja adalah observasi.

Metode ini dapat dilakukan dengan mengamati dan mencatat setiap tugas yang diberikan, kelebihan, dan kelemahan yang dimiliki solusi untuk memecahkan permasalahan tersebut.

Dalam penerapan ketiga metode di atas, tim HR perlu mempertimbangkan rencana secara matang dan berhati-hati.

Jangan sampai Anda terjebak bias pekerjaan. Yang perlu Anda ingat adalah setiap orang memiliki cara pola pikir dan cara mengamati yang berbeda-beda.

Kiat Melakukan Analisis Beban Kerja

Faktor dan metode analisis beban kerja menjadi bekal tim HR mempraktikkannya di lingkungan kerja. Anda dapat menciptakan pembagian kerja yang seimbang dan memastikan setiap karyawan memiliki beban kerja yang seimbang.

Jika Anda ingin mulai menerapkan analisis ini dalam perusahaan, berikut ini adalah beberapa kiat yang dapat dicoba:

Menilai tugas dan kemampuan setiap anggota

Jika perusahaan memiliki banyak unit kerja dalam menyelesaikan berbagai proyek, Anda perlu menilai kemampuan, tanggung jawab, dan keterampilan karyawan. Ada baiknya, buat daftar kategori dengan daftar tugas, tenggat waktu, kelebihan, dan kelemahannya.

Buat daftar beban masing-masing anggota

Setelah membuat daftar dan menilai kemampuan masing-masing anggota, bandingkan beban kerja yang dimiliki oleh mereka. Lalu mendistribusikan beberapa tanggung jawab, jika diperlukan.

Hal ini dapat dilakukan, jika terdapat karyawan yang memiliki lebih banyak beban kerja dibanding yang lain atau mendapatkan tugas yang tidak sesuai dengan kemampuan karyawan.

Kalkulasi rata-rata hasil kerja tim

Pantau hasil kerja atau performa rata-rata karyawan untuk menentukan batas beban kerja yang dapat didelegasikan ke rekan kerja.

Di proses ini, tim HR harus mengamati rata-rata tugas yang diselesaikan dalam kurun waktu tertentu serta jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Evaluasi struktur tim

Jika perusahaan memiliki tim dalam jumlah besar, lakukan evaluasi struktur tim. Pastikan pula setiap departemen memiliki karyawan yang memadai.

Jadi, pembagian tugas menjadi lebih adil dan merata. Evaluasi ini menghindarkan karyawan dari beban kerja yang tinggi.

Tetap komunikatif dan fleksibel

Sikap komunikatif dan fleksibel untuk diskusi perlu dimiliki oleh pemimpin tertinggi atau manajer. Jadi, menciptakan suasana kerja yang lebih santai dan nyaman adalah kewajiban.

Misalnya, Berikan perhatian pada karyawan yang sudah dua kali datang terlambat atau bersedia menjadi tempat curhat karyawan yang sedang mengalami kesulitan mengatur jadwal kerja. Bantu mereka menemukan solusinya.

Gunakan management tools

Anda dapat menggunakan management tools untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi beban kerja. Pilih tools yang bisa mengotomasi proses entri data, mengelola data secara, efisien dan mendeteksi masalah dengan cepat.

Penutup

Analisis beban kerja menjadi salah satu cara yang tepat untuk memahami posisi dan pembagian pekerjaan dengan tepat. Pasalnya, ini mencakup berbagai faktor seperti waktu, jam, beban, hingga volume kerja.

Melalui analisis beban kerja, tim HR dapat merancang strategi yang tepat dan menentukan jumlah karyawan yang akan di rekrut secara efisien. 

Kemampuan ini wajib dimiliki oleh Anda untuk meningkatkan produktivitas serta efektivitas operasional SDM di perusahaan.