Dulu, performance management system mengandalkan ulasan kinerja tahunan dengan berlembar-lembar kertas. 

Tak sedikit yang beranggapan, performance management system itu adalah momok bagi karyawan. Karena penilai atau manajer fokus pada kinerja karyawan beberapa bulan terakhir.

Kini, perusahaan telah menerapkan performance management system yang lebih modern dengan mengadaptasi teknologi. Dengan begitu, kinerja karyawan dapat terpantau dengan mudah dan manajer bisa memberikan umpan balik untuk menunjang kinerja karyawan.

Kali ini, kami akan mengulas contoh performance management system yang bisa Anda terapkan di lingkungan kerja.

Definisi Performance Management System

Performance management system merupakan sistem untuk mengukur kinerja karyawan secara konsisten dan terukur. 

Perusahaan yang menjalankan performance management system akan memastikan karyawan dan divisi di seluruh organisasi bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan strategis bisnis. Karena kesuksesan bisnis dapat tercapai ketika karyawan bekerja secara selaras dengan tujuan perusahaan.

Penerapan performance management system memberikan dapat membantu perusahaan memberikan umpan balik secara berkala dengan adil kepada karyawan. Manfaat penerapannya, antara lain:

5 Elemen Performance Management System

Dalam beberapa tahun ini, tak sedikit organisasi yang beralih dari performance management system manual ke piranti lunak atau digital. 

Menurut studi Gallup pada 2019, organisasi banyak menghabiskan dana sebanyak USD2,4 juta hingga USD35 juta per tahun karena kehilangan jam kerja. Apa penyebabnya? 10.000 karyawan mereka melakukan penilaian kinerja secara manual.

Kini penilaian kinerja sudah tidak lagi membutuhkan kertas, tetapi mengisi langsung di sistem dengan menggunakan komputer. Dengan performance management system, penilaian kinerja lebih kekinian dan nyaman dalam mengelola karyawan. 

Perubahan sistem performance management juga dipengaruhi oleh angkatan kerja saat ini, yakni gen milenial dan gen z. Kedua generasi itu akan menjadi 75 persen dari angkatan kerja dunia pada 2025.

Meski demikian performance management system harus berjalan efektif, agile, dan fleksibel terhadap lingkungan kerja yang kerap berubah. Oleh karena itu, organisasi perlu memperhatikan lima elemen kunci sistem performance management berikut ini:

#1 Frekuensi

Frekuensi menjadi elemen kunci dalam performance management system. Hal ini terlihat dari frekuensi umpan balik kepada karyawan, terutama mereka yang bekerja dari rumah atau jarak jauh. Karena sistem kerja tersebut mengarah pada inefisiensi dan akuntabilitas yang merosot.

Manajemen harus menentukan frekuensi umpan balik sesuai dengan tujuan dan harapan organisasi, tim, dan pribadi. Hal ini memungkinkan fleksibilitas dan mendorong umpan balik untuk menjadi bagian integral dari pengalaman karyawan.

#2 Waktu

Waktu adalah komponen penting dan sumber frustrasi selama penilaian kinerja. Misalnya, penilaian kinerja setahun sekali dengan banyak catatan menyebabkan ketidakakuratan pengetahuan dan menghabiskan waktu.

Dengan performance management system, karyawan dan manajer dapat menerima umpan balik yang tepat dan akurat serta membuat kerangka waktu penilaian lebih fleksibel. Kondisi tersebut memberikan kebebasan dan motivasi kepada karyawan untuk bekerja secara produktif.

#3 Akurasi

Performance management system memiliki elemen akurasi. Maksudnya, penilaian kinerja wajib mengedepankan kecermatan dalam memberikan umpan balik real-time, membuat karyawan sadar terhadap kelebihan dan kekurangan, hingga mengambil langkah yang sesuai untuk perbaikan lebih lanjut.

Contohnya, penilaian menggunakan 360°feedback memberikan gambaran menyeluruh tentang kinerja karyawan. Lebih dari 85% dari semua perusahaan Fortune 500 menggunakan penilaian 360° feedback sebagai landasan proses pengembangan kepemimpinan secara keseluruhan. 

#4 Tujuan

Semua pekerjaan berorientasi pada suatu tujuan, baik yang bersifat individu maupun profesional. Angkatan kerja saat ini akan mencari tujuan dalam pekerjaan yang akan mereka lakukan atau memprioritaskan kesejahteraan mereka.

Di sisi perusahaan, Anda bisa membantu karyawan untuk menginvestasikan diri ke dalam pekerjaan dengan cara mereka. Itu adalah salah satu ROI yang paling penting dari performance management system.

#5 Adopsi

Organisasi yang mengadopsi sistem performance management berkelanjutan akan bertumpu pada implementasinya.

Hal itu bisa dilihat saat organisasi mengadopsi sistem performance management yang terintegrasi efektif, maka tujuan perusahaan akan tercapai dengan sistem tersebut. Misalnya, HRIS yang menawarkan berbagai layanan performance management untuk memantau kinerja dan administrasi karyawan.

8 Contoh Performance Management System

Ada banyak performance management system di luar sana. Penggunaan sistem disesuaikan dengan industri, ukuran, serta tujuan organisasi. Berikut ini, contoh sistem performance management yang bisa digunakan oleh organisasi Anda:

#1 Employee performance management by employee group

Ini adalah manajemen kinerja yang mendorong manajer bertanggung jawab atas kinerja karyawan berdasarkan kelompok mereka. Misalnya, asisten eksekutif, perwakilan layanan pelanggan, tim dukungan pelanggan, dan lain-lain.

#2 Employee performance management by employee

Contoh performance management system ini membagi semua karyawan ke dalam kelompok sesuai dengan keterampilan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan, seperti employee performance management untuk karyawan divisi TI.

#3 Employee feedback

Employee feedback akan membantu peningkatan kinerja karyawan. Proses ini akan bertanya kepada karyawan tentang upaya yang bisa dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja mereka lebih baik atau berbeda.

#4 Employee recognition

Contoh ini akan fokus pada penghargaan karyawan yang memiliki kinerja luar biasa. Hal ini dapat dilakukan dengan banyak cara, seperti penghargaan karyawan setiap bulan, bonus karyawan, hadiah karyawan, dan lainnya.

#5 Performance evaluation by manager

Performance management system tak hanya untuk karyawan. Manajer pun tak luput dari penilaian, karena mereka juga berstatus karyawan. Di evaluasi ini, manajer harus memuaskan pelanggan tanpa mengganggu moral anggota timnya, menjaga hubungan tim dan klien, serta menerima umpan balik dari anggotanya dan klien.

#6 General appreciation

Contoh performance management system kali ini mendorong komunikasi antara manajer dan anggota timnya secara berkala. Mereka saling memberikan apresiasi, memantau apakah tujuan yang ditetapkan telah tercapai, memberikan umpan balik, serta menetapkan tujuan baru.

#7 360° feedback

360° feedback merupakan contoh performance management yang mencakup evaluasi kinerja karyawan dengan bantuan manajer, bawahan, rekan kerja, dan lainnya. Contoh ini membantu mengevaluasi setiap karyawan lebih akurat, karena memuat beberapa pendapat tentang kinerja karyawan.

#8 Performance management software

Ini ialah contoh manajemen kinerja yang bisa membantu manajer mengelola kinerja karyawan melalui piranti lunak, seperti mengembangkan keterampilan leadership, pemberian feedback dan recognition, penetapan tujuan, dan pelatihan karyawan.

Contoh Penerapan Performance Management System Dari Perusahaan Besar

Performance management system bukan hanya teori. Namun keberadaannya telah diterapkan oleh perusahaan besar dan mereka dapat mengelola karyawan dengan mudah.

Google

Sebagai organisasi, Google selalu menerapkan inovasi dan sistem manajemen terbaru. Bahkan Google menjadi trendsetter dalam performance management, karena mereka bergantung pada data dan analisis serta memastikan manajer terlatih dengan baik.

Google menggunakan performance management system untuk menilai para manajer. Mereka akan dinilai apakah telah menjalani pelatihan, kinerjas seperti apa yang mereka hasilkan dari pelatihan, hingga mengembangkan jalur karier, sehingga mereka dapat membantu kesuksesan anggota timnya.

Google juga menggunakan sistem penetapan Objective and Key Result (OKR) untuk membingkai ulang proses penetapan tujuan, agar hasilnya luar biasa.

Facebook

Selain Google, perusahaan raksasa teknologi lainnya adalah Facebook. Perusahaan asuhan Mark Zuckerberg ini memiliki performance management system yang sangat menekankan pada umpan balik peer-to-peer. 

Facebook dapat menggunakan umpan balik untuk melihat seberapa baik kinerja tim serta memahami di mana terjadi kolaborasi dan di mana tidak dalam ulasan semi-tahunan. Mereka juga mengembangkan perangkat lunak internal untuk memberikan umpan balik yang berkelanjutan dan real-time. 

Semua sistem itu membantu karyawan memecahkan masalah, bahkan sebelum menjadi masalah.

Cargill

Cargill pernah menjalankan penilaian kinerja yang memberatkan karyawan. Dalam penelitian internal, mereka mengetahui bahwa manajemen tidak puas terhadap proses performance management system yang kuno.

Produsen dan distributor makanan berbasis di Minnesota tidak tinggal diam. Mereka menciptakan sistem Everyday Performance Management yang berpusat pada hubungan karyawan-manajer yang positif sehari-hari sekaligus pemberian umpan balik yang berkelanjutan.

Hasilnya, 69 persen karyawan menerima umpan balik yang berguna untuk pengembangan profesional dan 70 persen karyawan merasakan manfaat diskusi berkelanjutan dengan manajer.

Adobe

Adobe menghitung bahwa para manajer menghabiskan sekitar 80 ribu jam setahun untuk mengulas kinerja, seperti menunggu laporan kinerja karyawan yang menghasilkan turnover meningkat.

Untuk mengatasinya, Adobe membuat performance management system bernama Check-in. Sistem Check-in melatih manajer untuk menyusun dan meninjau kinerja karyawan serta memberikan kelonggaran untuk memimpin secara efektif.

Perusahaan juga melakukan pulse survey kepada karyawan untuk memastikan manajer mereka memimpin tim dengan baik. Sistem tersebut berhasil menurunkan turnover sebesar 30 persen.

Accenture 

Accenture menyingkirkan sekitar 90 persen sistem lama untuk beralih ke performance management system yang baru.

Di sistem terbaru, karyawan menerima umpan balik berkelanjutan dan tepat waktu dari manajemen. Perusahaan juga fokus pada pengembangan karyawan serta memiliki aplikasi umpan balik agar mudah berkomunikasi dengan karyawan.

Penutup 

Performance management system di sebuah organisasi fokus pada pengelolaan karyawan. Perusahaan tidak menilai kinerja karyawan salah dan benar atau bagus atau jelek.

Perusahaan yang menjalankan performance management system akan menganggap karyawan sebagai aset dan membantu kinerja mereka di masa depan untuk memenuhi tujuan pribadi sekaligus perusahaan. 

Oleh karena itu, perusahaan memfasilitasi karyawan dengan program pengembangan dan pelatihan. Dan, masing-masing sistem performance management memiliki hasil berbeda, tergantung pada industri, tujuan, dan fleksibilitas perusahaan.