7 Sistem Absensi Karyawan untuk Efisiensi Pekerjaan HRD | | HR NOTE Indonesia

7 Sistem Absensi Karyawan untuk Efisiensi Pekerjaan HRD

Bagi beberapa perusahaan dan pelaku HRGA, sistem absensi karyawan yang bersifat online masih menjadi tantangan yang harus dilewati. Masalahnya, saat ini sudah cukup banyak sistem dan model absensi karyawan di Indonesia.

Bagi pengguna baru, pasti merasa bingung apa yang perlu dipertimbangkan dari menggunakan sistem absensi, khususnya yang online. Mungkin juga ada beberapa pembaca yang sudah menggunakan sistem absensi karyawan terintegrasi, tapi sedang mempertimbangkan perubahan.

Kali ini, HR NOTE akan memperkenalkan 7 jenis sistem absensi karyawan yang bisa jadi pertimbangan pembaca dalam memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selamat membaca!

Pengertian dan Manfaat Sistem Absensi Karyawan

Pada 2021, penggunaan sistem absensi karyawan semakin mumpuni dan tidak terkecuali di Indonesia. Kini, mulai banyak perusahaan yang menggunakan sistem absensi berbasis online untuk memastikan rekaman kehadiran karyawan tercatat rapi dan efisien.

Absensi untuk karyawan merupakan sebuah data yang menunjukkan tentang kehadiran karyawan setiap harinya dalam sebuah perusahaan. 

Sistem absensi karyawan adalah sebuah sistem yang mencatat kehadiran karyawan berdasarkan syarat dan ketentuan yang telah diatur. Paling tidak, sebuah data yang dihasilkan dari sistem absensi karyawan akan menampilkan informasi:

  • Waktu datang/Waktu pulang
  • Waktu terlambat
  • Izin/Cuti
  • Dan berbagai fitur seperti remote working

Sistem absensi karyawan baru-baru ini mulai bertransformasi secara digital layaknya layanan lain. Dahulu, sistem absensi karyawan dicatat secara manual di dalam sebuah buku. Karyawan perlu mengisi nama, divisi, dan waktu masuk di buku tersebut sebelum mulai bekerja.

Sistem manual yang memakan banyak waktu dan tools membuat divisi HRGA kewalahan. Belum lagi dalam mengawasi integritas data yang tercatat.

Tahun ke tahun, sistem tersebut bertransformasi secara digital karena perkembangan digitalisasi dan permintaan penggunaan data yang semakin akurat. Hal ini terjadi juga dalam perkembangan sistem absensi karyawan.

Jenis-jenis Sistem Absensi Karyawan

Menilik sejarahnya, sistem absensi karyawan terdiri dari dua jenis; manual dan otomatis. Namun, karena sistem manual diragukan integritas datanya, dan digitalisasi semakin marak di dunia, perlahan perusahaan mulai menggunakan sistem absensi non-manual/otomatis.

Berikut adalah jenis-jenis sistem absensi baik yang manual dan otomatis untuk membantu pemahaman pembaca lebih baik lagi.

Sistem Absensi Karyawan Manual

Sistem manual mengharuskan setiap karyawan mengisi kehadirannya sendiri. Ini membuat karyawan harus mengantri lama untuk bisa mengisi kehadirannya, apalagi di perusahaan dengan kapasitas karyawan banyak.

Pulpen & Buku Absensi

Wah, cukup membuat terkenang, ya? Mungkin sampai tahun 2010 pun masih banyak perusahaan (khususnya yang tidak terlalu besar) masih menggunakan metode ini.

Seperti namanya, metode absensi ini menggunakan alat tulis seperti pulpen dan buku khusus absensi untuk mencatat waktu kedatangan dan pulang setiap karyawan. Dan ya, karyawan lah yang harus mengisi absensinya sendiri.

Formatnya bisa berbeda tiap perusahaan, namun informasi seperti waktu datang/pulang serta tanda tangan menjadi standar.

Sistem Absensi Karyawan Analog

Sebenarnya, absensi karyawan dengan sistem analog tidak berbeda jauh dengan sistem absensi manual (dengan pulpen dan buku). 

Ketika menggunakan absensi jenis analog, terdapat sebuah alat yang terdiri dari slot untuk memasukkan kartu absen karyawan dan jam analog yang menunjukkan waktu terbaru. Saat karyawan memasukkan kartu tersebut ke dalam slot, maka waktu akan otomatis tercetak pada kartu absen.  Alat ini dikenal juga sebagai mesin absensi ceklok.

Sistem Absensi Karyawan Otomatis/Digital

Setelah meninggalkan absensi karyawan dengan format manual, sekarang banyak perusahaan menggunakan format absensi secara otomatis. Kecanggihan teknologi masa kini membuat absensi karyawan dapat direkam secara digital dengan alat elektronik.

Sistem absensi online/digital kini menjadi metode absensi yang paling sering digunakan oleh perusahaan. Mengapa demikian? Pasalnya, metode kehadiran ini dinilai sangat aman dan sulit direkayasa.

Absensi digital ini juga bisa dihubungkan dengan penggunaan web agar lebih efektif lagi, dimana identitas karyawan beserta dengan daftar kehadirannya dapat dilihat dan direkapitulasi menggunakan tabel digital.

Semakin ke sini, data absensi karyawan digital juga dapat disimpan pada database berbasis cloud, sehingga perusahaan tidak harus menyediakan perangkat tambahan untuk menyimpan data absensi.

Sistem Absensi Karyawan Fingerprint

Absensi ini menggunakan sidik jari sebagai alat autentifikasi pengguna ataupun karyawan suatu perusahaan. Jika perusahaan menggunakan fingerprint untuk melakukan absen, karyawan hanya perlu menempelkan jarinya pada mesin tersebut. Kemudian mesin tersebut akan merekam kehadiran karyawannya secara otomatis. Tingkat kecurangan seperti titip absen pun sangat tidak mungkin terjadi karena sidik jari tiap orang pastilah berbeda.

Namun sayangnya, mesin absensi fingerprint cenderung mengalami error atau proses yang lambat. Apalagi saat fingerprint yang dideteksi dalam keadaan basah, kotor, ataupun berkeringat. Bisa dikatakan, mesin absensi satu ini sangat sensitif saat digunakan.

Sistem Absensi Karyawan Digital berbasis PIN

Absensi satu ini memiliki beberapa tombol angka dan huruf. Sesuai dengan namanya, absensi digital satu ini menggunakan kata sandi atau password yang diberikan kepada setiap karyawan di suatu perusahaan. 

Sebelum digunakan, karyawan harus mendaftarkan dirinya ke dalam sistem. Kemudian, mereka harus membuat password masing-masing dan mengisinya pada alat absensi digital yang telah dipasang oleh perusahaan bersangkutan.

Namun sayangnya, absensi digital seperti ini masih memiliki celah kecurangan. Apabila ada karyawan yang berniat titip absen, maka mereka hanya perlu memberitahukan password-nya kepada orang lain.

Sistem Absensi Karyawan Magnetic Card

Absensi magnetic card seperti versi canggih dari mesin absensi ceklok, karena pada sistem ini membutuhkan kartu akses yang akan menjadi pencatat waktu kehadiran karyawan secara digital.

Meski harganya cukup murah, kualitas dari mesin ini bisa diperhitungkan karena cukup menggesekkan kartu, data kehadiran karyawan pun bisa tersimpan dengan baik ke dalam sistem.

Saat ini banyak juga yang bermodelkan tap card, sehingga terkesan lebih modern dan dapat diakses lebih cepat.

Cara Memilih Sistem Absensi Karyawan yang Cocok dengan Kebutuhan Perusahaan

Saat ini, bisa dibilang sistem absensi otomatis bahkan online sudah mulai masuk ke banyak perusahaan. Banyak produk yang sudah tersedia di Indonesia dan bisa dicoba oleh tipe perusahaan manapun.

Karena begitu beragam, terkadang perusahaan atau calon pengguna sistem jadi bingung harus memilih sistem yang mana untuk perusahaannya. Tentu harus yang sesuai dengan kebutuhan jangka pendek dan panjang.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat akan memilih sistem absensi karyawan untuk perusahaan Anda:

Efisiensi Pengelolaan dan Akses

Sebuah sistem absensi karyawan baiknya mampu untuk meningkatkan efisiensi waktu pengelolaan dari sisi HRGA. Tim HRD terdiri dari lebih satu orang dan satu generasi. Mungkin ada orang yang bisa cepat memahami sistem baru, ada yang tidak. Operasional yang mudah dan efisien akan membantu semua jenis tim.

Sistem absensi tersebut juga baiknya mudah untuk diakses oleh karyawan, dengan menggunakan perangkat terkini seperti dengan bermodalkan smartphone, internet, dan GPS. 

Akurasi Data dan Integrasi Ke Sistem

Tingkat akurasi data adalah poin jual yang sangat penting bagi penyedia layanan sistem absensi, karena inilah yang paling dibutuhkan oleh setiap perusahaan. 

Tujuan dari menggunakan sistem absensi non-manual adalah agar data dapat direkapitulasi dengan tepat, karena data absensi terhubung dengan data payroll. Tidak boleh terjadi kesalahan penghitungan, atau gaji karyawanlah yang jadi korbannya. 

Jadi, pastikanlah sistem absensi yang dipilih memiliki tingkat akurasi yang di atas standar sehingga data yang dihasilkan akurat.

Keamanan yang Terjamin

Seperti yang kita tahu, data absensi termasuk sebagai data confidential perusahaan karena biasanya data ini terintegrasi dengan data pribadi karyawan dan payroll.

Sangatlah penting bagi perusahaan untuk memastikan sistem absensi yang akan digunakan bisa menjamin keamanan dan kerahasiaan data agar tidak mudah diakses oleh yang tidak berkepentingan.

Mudah Digunakan/Customizable

Efisiensi data dari sistem absensi juga berhubungan dengan mudah atau tidaknya sistem absensi tersebut diatur sesuai kebutuhan. Jika sudah dipasang sesuai kebutuhan dan kapasitas perusahaan, tentu akan memudahkan admin dan karyawan dalam menggunakannya.

Sesuai dengan Budget

Memilih sistem absensi yang akan digunakan juga perlu disesuaikan dengan budget perusahaan. Jangan sampai anggaran perusahaan membengkak hanya untuk pengelolaan absensi karyawan, apalagi jika cara operasionalnya tidak sesuai dengan kapasitas pengguna. 

Penting bagi perusahaan untuk mencoba trial/demo sebelum benar-benar memutuskan untuk menggunakan layanan sistem absensi karyawan.

7 Penyedia Layanan Sistem Absensi Karyawan Di Indonesia

Kini saatnya HR NOTE menyajikan beberapa pilihan penyedia layanan sistem absensi karyawan di Indonesia. Daftar di bawah tidak disusun berdasarkan kategori tertentu. Informasi berikut dimaksudkan memberikan rangkuman dari karakteristik layanan sesuai dengan deskripsi pada situs aslinya.

HR NOTE juga akan menampilkan kontak yang bisa dihubungi jika pembaca tertarik dengan salah satunya.

SIAP+P

Sofware HRIS terbaik di Indonesia. Sistem yang dapat membantu Anda menangani segala kebutuhan HRD seperti menghitung: Absensi, Payroll, BPJS, dan PPh 21 secara benar dan cepat. Sistem absensi terdiri dari Time and Attendance, Overtime Management, Leave Management, Attendance Machine Interface.

Alamat: Jl. Petojo Melintang no. 25A, Petojo Selatan

Gambir, Jakarta Pusat – 10160, Indonesia

Phone: +62 21 – 386 1772

Fax : +62 21 – 386 1771

WhatsApp : +62 811 1221 789 (chat only)

Email : realta@realta.co.id

Visit website: https://www.realta.co.id/hr/

SmartPresence

SmartPresence dikembangkan sejak tahun 2014. SmartPresence kini hadir dengan fitur teknologi canggih dan terpercaya, seperti fitur pengenalan wajah dan GPS. SmartPresence bisa diakses melalui web, membuat produk ini semakin mudah untuk digunakan.

Telp: 0361-4785050 (Divisi SmartPresence)

Email: smartpresence17@gmail.com; info@smartpresence.id

Visit website: smartpresence.id

Talenta

Talenta menyediakan software absensi karyawan untuk pengelolaan absen yang efisien. Mengelola absensi karyawan dengan mudah dan efisien, serta melakukan perhitungan absensi karyawan dengan akurat melalui software absensi karyawan yang terintegrasi dengan payroll.

Alamat: Midplaza 2 lantai 4

Jln. Jend. Sudirman Kav. 10-11

Jakarta 10220

Tel: (021) 5050 1500

Email: contact@mekari.com

Visit website: https://www.talenta.co/

Sleekr

Sleekr merupakan software absensi & shifting karyawan. Manajemen absensi dan shifting karyawan terkelola dengan mudah dan terintegrasi otomatis. Data absen terkirim otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan. Pola shifting juga dapat diatur sesuai dengan kebijakan yang berlaku di perusahaan.

Alamat: Midplaza 2 lantai 4

Jln. Jend. Sudirman Kav. 10-11

Jakarta 10220

Tel: (021) 5050 1500

Email: contact@mekari.com

Visit website: https://sleekr.co/

Hadirr

Aplikasi absensi berbasis web (e-absensi) & reimbursement online untuk memantau kinerja karyawan jarak jauh, pekerja work from home (WFH), pegawai lapangan, dan tim sales.

Alamat: Gedung Binasentra Lt. 1

Unit 106 & 112

Kompleks Bidakara

Jl. Gatot Subroto Kav.71-73

Jakarta 12870 – Indonesia

Phone: +6221 3972-2030

+6221 8379-3420

Email: info@hadirr.com

Visit website: https://www.hadirr.com/

Absenku

Aplikasi AbsenKu Profesional adalah aplikasi absensi berbasi web untuk membantu memecahkan permasalahan kehadiran karyawan khususnya dalam mengatasi pekerjaan yang membutuhkan mobilitas tinggi.

Alamat: Raffles Hill Square

Jln. Bukit Sari Raya No. 8A Semarang, 50264

Phone: 024 7466337

Email: info@absenku.com

Visit website: https://absenku.com/

Kerjoo

Kerjoo merupakan aplikasi absensi karyawan online. Sehingga perusahaan lebih mudah mengelola kehadiran karyawan sekaligus bisa memastikan karyawan Work From Home (WFH) dan remote working tetap bekerja sesuai dengan waktunya.

Whatsapp: +62 821-3333-6949

Visit website: https://kerjoo.com/

Simpulan

Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem absensi karyawan adalah sebuah sistem yang mencatat kehadiran karyawan berdasarkan syarat dan ketentuan yang telah diatur. Data absensi adalah waktu kedatangan dan kepulangan karyawan yang hadir untuk bekerja di kantor. Ada banyak sistem absensi karyawan, dimulai dari yang manual hingga berbentuk digital. Sehingga perusahaan perlu jeli untuk memilih sistem absensi karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Comment