Karyawan sering izin dapat melemahkan tim.

Ya, setiap organisasi yang berhasil pasti diperkuat oleh tim yang solid dan disiplin. Begitu juga perusahaan yang bergerak melayani kebutuhan masyarakat.

Kontribusi para karyawan sebagai tim akan berdampak pada perusahaan. Sebagian karyawan memang sangat bisa diandalkan dan memiliki komitmen yang kuat, tapi Sebagian yang lain menunjukkan sikap berbeda.

Karena satu dan lain hal, karyawan perlu waktu untuk izin dari pekerjaan. Pihak perusahaan memang sudah seharusnya memberikan kesempatan untuk izin ataupun cuti, karena hal itu adalah hak karyawan.

Tapi, akan berbeda kondisinya jika karyawan sering izin tanpa alasan yang mendesak dan akhirnya bisa berdampak pada timnya. Apa yang seharusnya dilakukan?

Penyebab Karyawan Sering Izin

Sebelumnya, perlu dipahami dulu apa penyebab karyawan memilih izin dari pekerjaannya.

Karyawan yang izin belum tentu karena sakit, tapi juga urusan lain yang mendesak dan bahkan kondisi yang tidak terduga.

Akan tetapi, pada beberapa kasus bisa dijumpai karyawan izin karena beberapa hal berikut;

• Kurangnya employee engagement
• Kebijakan perusahaan yang kurang tegas
• Budaya kerja yang toxic
• Rendahnya apresiasi dalam pekerjaan
• Tidak ada sistem reward and punishment
• Mengikuti rekrutmen di perusahaan lain

Jika yang terjadi adalah hal-hal seperti poin di atas, maka manajemen perusahaan perlu segera melakukan evaluasi secara internal. Setelah itu, bisa dilakukan proses diskusi bersama karyawan yang bersangkutan.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas tentang cara mengatasi perilaku karyawan yang sering izin.

1. Buat Kebijakan yang Tegas

Bagaimana caranya agar karyawan tidak sering izin? Sejak awal tentunya harus dibuat kebijakan yang jelas yang tertuang pada kontrak kerja.

Dengan adanya kontrak kerja, maka karyawan memahami hak dan kewajibannya di perusahaan.

Dengan demikian, ada acuan yang valid bagi perusahaan ketika perlu membuat suatu keputusan. Contohnya adalah tentang batasan izin karyawan, jatah cuti, aturan lembur, dan sebagainya.

2. Bersikap Adil terhadap Karyawan

Hal penting berikutnya yang perlu diterapkan di perusahaan adalah keadilan kepada setiap karyawan di setiap divisi atau departemen.

Sikap adil ini misalnya meliputi sistem penggajian, pelatihan kepada semua karyawan, menghindari diskriminasi, dan pembagian kerja sesuai kapasitas.

Hal ini juga telah diatur dalam UU No 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan. Ketika karyawan dikelola lintas departemen atau divisi, perusahaan perlu memastikan apakah setiap divisi sudah berjalan sesuai arah tujuan besar dari perusahaan.

3. Berikan Konsekuensi

Seperti halnya tanggung jawab pekerjaan lainnya, seorang karyawan layak mendapat apresiasi jika berhasil mencapai sesuatu yang ditargetkan.

Sebaliknya, karyawan sebagai anggota tim juga bisa menerima konsekuensi jika tidak menjaga komitmen di tempat kerja. Dalam hal ini adalah tentang sikap disiplin mereka mematuhi jam kerja dan tanggung jawab yang ada.

Seperti apa konsekuensi yang paling mengena untuk karyawan?

Perusahaan bisa memberikan peringatan atau sanksi yang tegas. Bukan semata-mata untuk membuat karyawan patuh karena ada ketakutan kehilangan pekerjaan, namun lebih cenderung untuk meningkatkan komitmen dan kesadaran mereka.

4. Memastikan Karyawan Termotivasi

Hal yang tidak kalah penting adalah memastikan karyawan selalu termotivasi.

Ketika motivasi masih terjaga, maka performa pun mudah ditingkatkan. Idealnya, dalam kondisi performa yang bagus maka karyawan memprioritaskan pekerjaan dan tidak akan sering izin jika alasannya kurang urgent.

Apalagi kesadaran pribadi mereka sudah terbentuk dan tidak perlu untuk selalu diingatkan. Karyawan yang disiplin akan menyadari dampak ketidakhadiran mereka di tempat kerja.

5. Memberikan Reward atau Bonus Kehadiran

Salah satu kebijakan yang bisa diterapkan perusahaan untuk menjaga keterlibatan karyawan (employee engagement) yaitu pemberian bonus kehadiran.

Seperti apa penerapannya? Untuk setiap karyawan yang masuk kerja tepat waktu dan tidak pernah absen sekali pun dalam setiap bulan, maka berhak mendapatkan bonus tertentu yang bisa ditambahkan pada penggajian.

Dengan demikian, semua karyawan akan secara otomatis meningkatkan performa kinerja, kehadiran yang tepat waktu, berkomitmen, dan menemukan semangat dan motivasi pribadi mereka.

Bonus atau reward bukan hanya uang, tapi juga pembinaan skill dan kesempatan meningkatkan jenjang karir.

6. Maksimalkan Fleksibilitas dalam Bekerja

Kenyataannya, sebagian karyawan mengalami masalah kehadiran bukan karena urusan kesehatan atau masalah keluarga.

Memang tanggung jawab mereka butuh fleksibilitas dan tidak wajib datang ke kantor. Manajemen perusahaan harus terbuka dengan dengan sistem baru yang bisa menjadi solusi tepat untuk kedua pihak.

Jika memungkinkan, berikan fleksibilitas terkait jadwal kerja di perusahaan. Yang terpenting adalah hasil dari pekerjaan yang tetap optimal tanpa terikat jam kerja.

Sistem tersebut juga akan sangat mendukung tim yang bekerja remote atau work from home (WFH).

Fleksibilitas dalam berkerja ini mencakup kemampuan untuk koordinasi pekerjaan jarak jauh, penjadwalan jam kerja harian atau shift yang fleksibel, dan bekerja dari rumah di bawah pedoman yang disepakati bersama.

7. Terapkan Sistem yang Efisien untuk Mengelola Kehadiran

Masalah kedisiplinan karyawan memang menjadi hal penting di perusahaan manapun.

Salah satu ukuran kedisiplinan para karyawan di kantor adalah masalah kehadiran. Sudah sewajarnya perusahaan menerapkan sistem yang efisien untuk mengelola kehadiran.

Pengelolaan kehadiran yang buruk akan berpengaruh pada produktivitas tim, membebani biaya lembur, dan bahkan bisa berdampak pada reputasi perusahaan. Mengelola data kehadiran setiap hari memang butuh waktu dan perhatian ekstra.

Kabar baiknya, kini sudah banyak inovasi teknologi yang memudahkan pengelolaan tim, yaitu menggunakan aplikasi absensi online Kerjoo.

Begitu juga untuk urusan izin karyawan, HR tidak lagi merasa kesulitan untuk memantau karyawan izin kerja dengan alasan tertentu.

Fitur izin memungkinkan para karyawan bisa mengajukan izin langsung dari aplikasi dengan upload bukti berupa file foto atau softcopy agar segera dicek oleh HR.

Bahkan jika keperluannya hanya sebentar, karyawan juga bisa mengajukan izin dalam jam, lalu mengganti jam kerja di lain waktu.

Penutup

Dari ulasan di atas, kita sudah memiliki gambaran tentang penyebab karyawab sering izin meninggalkan pekerjaan.

Bukan hanya karena sakit atau urusan mendesak, tapi juga bisa terjadi karena kurangnya disiplin dalam pekerjaan.

Perusahaan bisa menggali kembali tentang motivasi karyawan dengan sistem apresiasi dan dukungan yang proporsional.