6 Poin Ini Berpengaruh Terhadap Produktivitas Karyawan | | HR NOTE Indonesia

6 Poin Ini Berpengaruh Terhadap Produktivitas Karyawan

produktivitas karyawan

Produktivitas karyawan (employee productivity) yang menghasilkan kinerja unggulan bukan hanya berasal dari individu semata. Ada hal lain yang memengaruhinya.

Proses dan alur kerja, tata letak ruangan, hingga tujuan perusahaan akan berpengaruh terhadap produktivitas karyawan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mendukung karyawan untuk tetap produktif dan mengetahui cara mengukurnya.

Apa Itu Produktivitas Karyawan?

Produktivitas karyawan merupakan kuantitas pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan dalam waktu tertentuBagi perusahaan, peningkatan produktivitas karyawan sangat penting.

Namun, tim HR dan manajer juga harus mempertimbangkan bahwa setiap karyawan memiliki gaya kerja berbeda. Ini belum tentu hal buruk. 

Ada karyawan yang menghabiskan waktu lama untuk mengerjakan satu pekerjaan luar biasa. Ada pula karyawan yang dapat bekerja dengan volume besar dalam waktu singkat. 

Jika dilihat lebih detail, pekerjaan mereka mendukung satu sama lain. Misalnya, kinerja karyawan bagian warehouse akan menentukan kecepatan dan karyawan yang bekerja di kantor.

Di sisi lain, perusahaan dapat mengukur produktivitas karyawan pada level tim hingga departemen. Dengan pengukuran, perusahaan dapat memantau progres pekerjaan sehingga mendorong manajer untuk lebih mengenali anggota timnya.

Bahkan ia dapat mencampurkan karyawan yang tepat dalam satu tim. Jika produktivitas tim meningkat, maka mereka berkontribusi terhadap kesuksesan perusahaan.

4 Cara Mengukur Produktivitas Karyawan

Bagi beberapa orang, karyawan produktif jika bekerja selama delapan jam.

Namun, itu tergantung pada matriks dan metode pengukuran digunakan. Berikut ini, pengukuran klasik produktivitas karyawan adalah:

Produktivitas = output (volume yang Anda buat) ÷ input (jam tenaga kerja dan sumber daya)

Seiring waktu berjalan, pengukuran produktivitas karyawan mengalami perubahan. Beberapa pengukuran akan menilai kualitas produk atau jasa dan biaya keuangan yang terlibat.

1) Efisiensi dan efektivitas

Anda dapat mengukur produktivitas karyawan dalam hal efisiensi, seperti seberapa cepat ia menyelesaikan pekerjaan.

Bagaimana jika efisiensi tinggi tetapi rendah kualitasnya? Tim HR harus menentukan standar kualitas. 

Misalnya, produktivitas karyawan di divisi layanan pelanggan diukur dengan jumlah panggilan yang diselesaikan dan pelanggan menilai layanan 7/10 atau lebih. 

Jenis pengukuran ini memberikan lebih banyak informasi daripada pengukuran efisiensi saja, tetapi tergantung kualitas kerja karyawan.

Di sisi lain, produktivitas karyawan melihat investasi keuangan. 

Misalnya, Si A bekerja sangat efektif dan efisien karena telah mengikuti pelatihan intensif. Sebaliknya, Si B mempunyai keterampilan mumpuni–sama seperti Si A–saat dipekerjakan oleh perusahaan.

Dalam laporan keuangan, perusahaan akan menilai produktivitas Si B lebih tinggi dibanding Si A. Pengukuran ini dapat diaplikasikan dalam proses rekrutmen.

2) Subjektif dan objektif

Perusahaan dapat mengukur produktivitas karyawan secara subjektif dan objektif. 

Pengukuran objektif akan menilai hasil kinerja yang nyata. Contohnya, menjual produk berdasarkan target atau menyelesaikan masalah pelanggan. 

Pengukuran subjektif menggunakan pelaporan mandiri, seperti melalui kuesioner. Meskipun pengukuran ini kurang tepat, tetapi menunjukkan bahwa produktivitas yang dilaporkan diri sendiri berkorelasi dengan ukuran objektif.

3) Menetapkan tolok ukur

Pengukuran produktivitas akan berhasil, jika perusahaan mengetahui tujuan dan menetapkan tolok ukur. Namun, hal ini bergantung pada masing-masing industri dan jenis pekerjaan.

Misalnya, manajer sales telah menetapkan tolor ukur produktivitas divisi sales, lalu mempelajari lebih lanjut tentang kinerja bisnis.

4) Laporan produktivitas

Laporan produktivitas karyawan adalah dokumen atau dasbor yang menunjukkan hasil kerja harian, mingguan, atau bahkan setiap jam dari anggota tim. 

Cara ini melihat gambaran besar produktivitas. Anda bisa menggunakan laporan ini untuk mengidentifikasi pola dan tren hingga naik dan turun produktivitas anggota tim. 

Misalnya, laporan produktivitas pada data subyektif, seperti menuliskan waktu kerja, jenis tugas, dan durasi lembar, atau data operasional objektif, seperti pendapatan dan volume.

6 Poin Ini Memengaruhi Naik Turun Produktivitas Karyawan

Manusia adalah makhluk dinamis. Mereka memiliki beragam masalah.

Mereka pun berupaya mengontrol kehidupannya. Meskipun ada masalah yang di luar kendali manusia, seperti pandemi COVID-19. Imbasnya, kehidupan manusia mengalami naik dan turun.

Bagi mereka yang bekerja, hal itu memengaruhi produktivitas. Ketika produktivitas karyawan naik akan menguntungkan tim. 

Jika sebaliknya, manajer dan tim HR perlu mengenali faktor yang berpengaruh terhadap naik turun produktivitas agar membantu karyawan melewati masa-masa sulitnya.

#1 Kesehatan fisik dan mental 

Faktor ini sangat memengaruhi produktivitas karyawan. Sebut saja, karyawan yang stress cenderung membuat kesalahan. Mereka juga lebih rentan sakit karena stress menekan sistem kekebalan tubuh

Lebih buruk lagi, karyawan dalam kondisi sakit tetap bekerja dan berada di kantor. Memang, ia hadir di tempat kerja, tetapi tidak produktif. Dan, ada kemungkinan ia menularkan virus ke rekan kerja.

Untuk mencegah hal itu, pastikan Anda terlibat dengan karyawan. Caranya:

  • Mendorong karyawan berjalan, olahraga ringan, atau melakukan peregangan sederhana selama 20 menit setiap pagi
  • Memberikan program kesehatan fisik dan mental kepada karyawan, seperti kelas olahraga mingguan setelah jam kerja atau berkonsultasi dengan psikolog
  • Tetapkan aturan kerja yang jelas, seperti jam mulai dan berhanti kerja 
  • Izinkan karyawan untuk cuti ketika mengalami masalah kesehatan mental 

#2 Keterampilan dan pengetahuan kerja

Karyawan dengan keterampilan teknis dan nonteknis, berpengalaman, serta kompeten cenderung lebih produktif.

Ia juga menyelesaikan pekerjaan jauh lebih efisien dibanding yang masih mempelajari pekerjaan tersebut. Bukan berarti mereka yang masih belajar tidak produktif.

Anda perlu berperan untuk mendorong produktivitas karyawan dengan langkah sederhana, antara lain:

  • Menjaga informasi terdistribusi dengan baik bagi semua anggota tim
  • Mengikuti perubahan yang terjadi dan mengetahui dampaknya
  • Membangun basis keterampilan dan pengetahuan

#3 Alur kerja 

Alur kerja tidak efisien adalah penguras energi utama. 

Tim Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari tahu bagaimana melakukan pekerjaan, daripada melakukan tugas yang sebenarnya. 

Misalnya, tim harus membenahi manajemen dokumen sebelum menemukan dokumen–yang harus dilaporkan secepat mungkin. Hal itu tak hanya memperlambat alur kerja, tetapi juga menghambat proses kerja.

Untuk mendorong produktivitas karyawan, perusahaan harus menetapkan peran dan tanggung jawab, tuliskan proses, dan selalu perbarui dokumen alur kerja

Dengan demikian, Anda akan menemukan ketidakefisienan dalam cara menangani proyek dan memperbaikinya. Tim pun bekerja dengan mudah secara mandiri.

#4 Peralatan kerja

Peralatan kerja dan pencahayaan adalah faktor yang bisa menyebabkan produktivitas karyawan naik dan turun. 

Karyawan menghabiskan delapan jam sehari di meja kerja. Padahal duduk terlalu lama dan kurang pencahayaan dikaitkan dengan beberapa risiko kesehatan. 

Jadi, perusahaan wajib memastikan mereka nyaman dan sehat. Beberapa hal yang bisa Anda lakukan:

  • Menyediakan meja dan kursi ergonomis
  • Memberikan keyboard dan mouse ergonomis untuk meminimalisir carpal tunnel syndrome
  • Memiliki jendela dan ventilasi yang baik
  • Jika memungkinkan, gunakan pencahayaan alami
  • Pakai lampuyang memiliki fitur cahaya alami di ruang kerja

Selain itu, karyawan dengan pekerjaan berbasis komputer dan paling banyak duduk, sebaiknya tempatkan mereka di ruangan yang menghadap jendela–terbuka atau tertutup dengan kaca transparan. Hal tersebut dapat meningkatan produktivitas mereka.

#5 Tujuan perusahaan

Jika tujuan perusahaan tidak jelas, maka karyawan tidak memiliki fokus. Alih-alih bekerja menuju tujuan, mereka hanya sebatas menyelesaikan tugas sehari-hari.

Oleh karena itu, perusahaan wajib menentukan tujuan untuk mempertahankan kegiatan bisnis serta menghasilkan kinerja lebih tinggi. Selaraskan pula tujuan perusahaan dengan karyawan.

#6 Insentif karyawan

Sejak 1990-an, Alfie Kohn menjelaskan bahwa insentif dapat memengaruhi perilaku jangka pendek, tetapi tidak dapat memberikan motivasi nyata dalam jangka panjang.

Kohn menganalisis faktor insentif lebih dari 25 tahun. Menurutnya, perusahaan perlu menyelaraskan pemberian insentif dengan program employee engagement yang lebih luas. 

Langkah ini memastikan karyawan terlibat, dihargai, didengarkan, serta diberi penghargaan oleh perusahaan.

Produktivitas Karyawan Adalah Keterampilan, Bagaimana Perusahaan Mendukungnya?

Wajar, jika produktivitas karyawan mengalami naik dan turun. 

Wajar pula jika Anda sebagai manajer atau tim HR merasa sulit menghadapinya. Karena setiap karyawan memiliki cara berbeda dalam bekerja.

Produktivitas karyawan bukan hanya melihat bagaimana mereka kerja, kerja, dan kerja. Produktivitas adalah keterampilan keterampilan yang meningkatkan efisiensi dan kinerja.

Keterampilan produktivitas membantu seseorang untuk menjadi SDM unggul dalam pekerjaannya. 

Dengan keterampilan ini, SDM unggul dapat menyatukan tim untuk bekerja lebih efektif demi tujuan yang lebih besar. Karena ia belajar time management, problem solving, keterampilan organisasi, dan lainnya.

Jika menginginkan peningkatan produktivitas karyawan, maka perusahaan perlu menerapkan coaching.

Coaching adalah salah satu upaya perusahaan mendukung produktivitas karyawan

Manfaat program coaching adalah memberikan karyawan pengalaman, sudut pandang lebih luas, serta keterlibatan jangka panjang untuk memahami peningkatan produktivitas mereka. 

Program ini bisa berlangsung beberapa bulan atau satu tahun. Perusahaan dapat memberikan program secara internal atau eksternal (pihak kedua).

Menurut Institute of Coaching, 70 persen orang yang menerima program coaching akan mengalami peningkatan kinerja. 

Di samping itu, coaching menciptakan budaya perusahaan yang lebih produktif, sehingga membantu karyawan lebih produktif.

Penutup 

Mendukung produktivitas karyawan dapat meningkatkan kinerja bisnis. Namun, perusahaan tetap harus memperhatikan kebutuhan mereka.

Berikan karyawan untuk istirahat. Hal ini termasuk menetapkan jadwal kerja yang jelas.

Istirahat berkualitas memungkinkan mereka mengisi ulang sekaligus menyegarkan energi kembali. Tanpa itu, perusahaan akan membuat karyawan burnout. 

Comment