Tak sedikit perusahaan yang telah menerapkan work from office atau WFO beberapa bulan ini. Hal itu seiring dengan penurunan kasus COVID-19 di Indonesia.

Menteri Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi Luhut Binsar Pandjaitan menjelaskan Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM) akan terus dilakukan secara bertahap, bertingkat, dan berlanjut, dalam konferensi pers daring, Senin (09/05/2022).

Pemerintah menyatakan kondisi pandemi COVID-19 di Indonesia menunjukkan perbaikan. Bahkan tak ada daerah yang masuk dalam level empat dalam aturan PPKM terbaru.

Menurut EngageRocket dalam webinar pada Rabu (11/05/2022), saat pemerintah menetapkan PPKM level satu dan dua di banyak daerah, kantor-kantor mulai mengajak karyawannya untuk WFO. 

Mereka beroperasional dengan kapasitas maksimal 75 persen WFO dan sisanya WFH. Hal tersebut akan berdampak besar bagi karyawan, baik dari sisi sistem, keterlibatan, hingga pengalaman kerja mereka.

WFO dan Kondisi Terkini

Sejak Maret 2020, pemerintah dan perusahaan memberlakukan WFH. Bahkan ada yang hingga sekarang masih memberlakukan WFH dengan alasan lebih efektif dan efisien.

Namun sejak kasus COVID-19 dapat dikendalikan dan program vaksinasi digalakkan oleh pemerintah, tak sedikit pelaku usaha mulai meminta karyawannya untuk WFO. Meskipun hal tersebut bukan hal mudah.

Pasalnya, hampir dua tahun, karyawan terbiasa bekerja jarak jauh dan memiliki fleksibilitas. Mereka juga terbiasa bekerja sambil menjalankan tugas domestik. Misalnya, bekerja sambil menemani anak belajar daring atau menjaga orang tua.

Ketika perusahaan mengharuskan WFO, karyawan akan beradaptasi dengan kebijakan baru lagi. Mereka juga tidak sungkan untuk bernegosiasi agar memiliki jam kerja fleksibel, bekerja secara hybrid, atau permintaan lainnya.

WFO: Mitigasi Risiko Pasca Libur Idulfitri

EngageRocket melaporkan bahwa banyak perusahaan di Indonesia yang menggunakan momentum di Q2/2022 untuk mencanangkan kebijakan WFO. 

Namun akhir April hingga awal Mei 2022 adalah momentum libur Idulfitri. Tahun ini, pemerintah mengizinkan masyarakat untuk mudik Idulfitri, setelah dua tahun kegiatan tersebut dilarang untuk menekan kasus COVID-19.

Saat seseorang mengambil libur dan/atau cuti Idulfitri tahun ini, tim HR harus memiliki mitigasi risiko jika ingin menerapkan WFO. Karena liburan ini berpotensi menurunkan motivasi kerja pasca Lebaran. 

Langkah mitigasi risiko berupa:

Pertama, tim HR dan pemimpin wajib berdiskusi sebelum menerapkan WFO. 

Kedua, tim HR perlu memonitor kondisi dan sentimen karyawan sebelum dan setelah libur Lebaran termasuk umpan balik mereka mengenai WFO.

Ketiga, tim HR dan pemimpin menindaklanjuti umpan balik karyawan. Tim akan menjembatani kebutuhan karyawan agar mereka bekerja lebih baik selama WFO.

Apakah Perusahaan Siap Menjalankan WFO?

Meski karyawan baru menjalani dua tahun WFH, remote, maupun hybrid working, tetapi dampak yang dirasakan sangat besar. Karena gaya kerja ini berkaitan dengan pandemi COVID-19.

Ketika semua berangsur membaik, apakah perusahaan siap menjalankan 100 persen WFO?

EngageRocket menyatakan organisasi harus menyadari bahwa menjalankan WFO 100 persen pada masa pandemi tidak sama seperti prapandemi. Terlebih jika organisasi ingin mempertahankan karyawan terbaik mereka.

6 Panduan Memotivasi Karyawan Untuk WFO 

Debra Kaplan, terapis dari Tucson, Arizona, mengatakan kembali bekerja dari kantor mungkin dapat membuat karyawan culture shock. Karena pandemi masih menjadi masa ketidakpastian yang dapat membuat mereka stress, terlebih jika perusahaan belum mengeluarkan kebijakan penggunaan masker atau vaksinasi.

Ya, menerapkan WFO pasca libur panjang tidaklah mudah. Namun jika perusahaan telah memutuskan, tim HR perlu memotivasi karyawan agar WFO  dengan semangat baru. Adapun tipnya adalah:

#1 Berikan pengembangan karier dan kegiatan lain

Kantor tak sekadar tempat bekerja, juga rumah bersosialisasi bagi karyawan. 

Saat pandemi COVID-19, kantor dianggap sebagai salah satu tempat orang-orang berkumpul dan kegiatan perkantoran atau yang memicu kerumunan harus dibatasi. Bersamaan dengan WFO, manfaatkan momen tersebut untuk memperhatikan benefit karier dan fasilitas.

Adam Galinsky, profesor kepemimpinan dan manajemen etika di Columbia Business School, menyarankan kepada manajer atau manajemen senior untuk memprioritaskan waktu dengan junior dan sebaliknya dan memperjelas peluang mengembangkan karier. Upaya ini lebih mudah dilakukan ketika WFO dibanding WFH atau hybrid working.

Pertimbangkan pula untuk menawarkan kegiatan, seperti makan siang, jam kerja fleksibel, sharing session per tim atau divisi, dan lainnya. Kegiatan itu mendorong karyawan datang WFO dengan semangat.

#2 Berempati

Galinsky mencatat pemimpin perlu berempati kepada karyawannya. Ia dapat membangun komunikasi dan memahami ruang mental bawahannya.

Tim HR juga dapat membantu pemimpin, baik berbagai level, untuk mengenali dan ungkapkan ketegangan yang ada dalam organisasi. Dorong mereka untuk berdiskusi terbuka dengan timnya yang memiliki kekhawatiran tentang WFO.

Tim HR dan pemimpin dapat menjelaskan kepada karyawan alasan di balik WFO, manfaat kembali bekerja dari kantor, serta memahami kekhawatiran mereka. Ada baiknya, perusahaan memiliki solusi untuk mengurangi kekhawatiran tersebut.

#3 Utamakan keselamatan dan keamanan kerja

“Kondisi penanganan COVID-19 ini seperti kita lari maraton. Kita harus waspada dan menjalankan protokol kesehatan,” ujar Iin Sri Marsutji, General Manager Human Resources Morula IVF Indonesia.

Jadi, perusahaan tetap harus mengutamakan keselamatan dan keamanan kerja karyawan, termasuk memerhatikan kesehatannya. Karena kita masih hidup dalam pandemi COVID-19 dan waspada terhadap varian virus selanjutnya.

#4 Komunikasi 

Tim HR wajib mengomunikasikan setiap perubahan baru yang dibuat oleh perusahaan kepada karyawan. 

Misalnya, perubahan PPKM dan pembatasan jumlah karyawan di kantor, memindahkan meja untuk menjaga jarak, meningkatkan sistem penyaringan dan ventilasi udara gedung, dan lainnya.

#5 Employee activity

Employee activity dapat menjadi motivasi bagi karyawan. 

HR Director PT Kredit Pintar Indonesia Ceylonita Kekung mengatakan perusahaan menyelenggarakan kegiatan sebagai bentuk penghargaan bagi karyawan. Perusahaan dapat membuat kegiatan sekreatif mungkin dan jika ada bujet, berikan mereka hadiah.

#6 Memperhatikan people leaders

Menurut Ceylonita, tim HR perlu memperhatikan people leaders. 

Terkadang, mereka burnout karena harus memikirkan anggota timnya dan melakukan strategi organisasi–bagian dari manajemen–. Maka tim HR akan mendampingi people leaders dan mengumpulkan umpan balik dari anggota timnya, yang tidak berani mengutarakan keluh kesahnya kepada tim leader.

“Kami membutuhkan usaha ekstra untuk mendesain program untuk memberikan feedback dari anggota timnya dan one-on-one meeting. Jadi, tim HR harus blusukan ke setiap departemen dan bertemu dengan people leaders,” jelas Ceylonita.

Penutup

Mengajak karyawan untuk kembali WFO bukan hal mudah. Organisasi harus mempersiapkan karyawan dan tetap mengutamakan protokol kesehatan. Penerapan WFO pun juga patut diselaraskan dengan budaya organisasi.