Pandemi COVID-19 ikut memengaruhi perusahaan dalam menyediakan program lowongan magang. 

Menurut laporan Linkedin Summer Internship Trends 2020, terdapat penurunan jumlah magang sebanyak 60 persen yang diposting setelah 01 Maret. Meski demikian tak sedikit yang akan membuka lowongan magang virtual bagi mahasiswa tingkat akhir.

Jika perusahaan Anda berencana membuka lowongan magang virtual, persiapkan langkah-langkahnya.

Apa Itu Lowongan Magang Virtual? 

Seiring kondisi ekonomi berangsur normal efek dari pandemi COVID-19, perusahaan berusaha mengejar ketertinggalan selama dua tahun ini.

Tak sedikit perusahaan membutuhkan banyak calon karyawan untuk mendukung operasional bisnis. Ada pula yang tidak memerlukan karyawan baru tetapi memerlukan bantuan tenaga dalam jangka waktu tertentu.

Untuk merespon kebutuhan tersebut, tim HR dapat membuka lowongan magang. Namun, jika perusahaan menerapkan sistem kerja jarak jauh atau hibrida, Anda bisa merencanakan lowongan magang virtual.

Definisi Lowongan Magang Virtual

Lowongan magang virtual merupakan kekosongan posisi untuk program pengalaman kerja secara jarak jauh. 

Lowongan magang diperuntukkan siswa sekolah menengah, mahasiswa tingkat akhir atau lulusan baru dari perguruan tinggi. Dengan demikian, karyawan magang mendapatkan bekal keterampilan profesional serta pengalaman untuk memasuki dunia kerja.

Pada dasarnya, lowongan magang virtual dan reguler tak ada bedanya. Tim HR akan mengunggah job ads lowongan magang melalui situs perusahaan, job portal, maupun media sosial.

Selanjutnya, tim HR akan menyortir lamaran kandidat magang dan melakukan interview melalui telekonferensi.

Cara kerja magang virtual

Hal yang membedakan hanyalah lokasi kerja. Magang reguler mengharuskan seseorang datang ke kantor atau bekerja hibrida.

Sedangkan magang virtual, seseorang bekerja jarak jauh dengan memanfaatkan tools, seperti email, aplikasi telekonferensi, pesan instan, management tools, dan lainnya. 

Biasanya, perusahaan yang membuka lowongan magang virtual di bidang teknologi informasi, media, seni kreatif, atau hubungan masyarakat. Tak menutup kemungkinan, lowongan berdasarkan posisi seperti personal assistant, customer service, atau sales.

Karyawan magang berhak atas kompensasi

Meski berstatus karyawan magang, mereka tetap berhak mendapatkan kompensasi atau imbalan. Hal tersebut di Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 6 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Pemagangan di Dalam Negeri. 

• Pasal 13 ayat (1) huruf (d) tertulis bahwa ‘Peserta pemagangan mempunyai hak untuk memperoleh uang saku’. 

Nilai uang saku akan diberikan sesuai perjanjian pemagangan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Uang saku mencakup biaya transportasi, uang makan, serta insentif peserta pemagangan.

• Pasal 16 huruf (d) menuliskan, ‘Penyelenggara pemagangan mempunyai kewajiban untuk memberikan uang saku kepada peserta pemagangan’.

Manfaat Memiliki Lowongan Magang Virtual

Lowongan magang virtual tak hanya bermanfaat bagi mahasiswa atau lulusan baru. Perusahaan pun akan memiliki manfaatnya, antara lain:

Seimbangkan beban kerja karyawan

Ketika tim HR mengunggah informasi lowongan magang virtual, berarti tidak lama lagi, tim lain (marketing atau general affairs) akan mendapatkan bala bantuan.

Mempekerjakan karyawan magang menjadi cara strategis untuk menyeimbangkan beban kerja karyawan. Terutama jika karyawan sedang mengerjakan lebih dari dua proyek sekaligus dan beban kerjanya tinggi.

Walau, biasanya, karyawan magang mendapatkan tugas ringan, tetapi hal itu membantu karyawan perusahaan dapat fokus pada tugas lain. 

Dorong keterampilan leadership karyawan

Program magang dapat mendorong keterampilan leadership karyawan. 

Karena karyawan–memahami bisnis perusahaan–akan memandu peserta magang. Terkadang, mereka juga bertugas sebagai person in charge (PIC) peserta magang. 

Bagaimanapun juga program magang harus dipasangkan dengan mentor atau supervisor. Tujuannya, untuk memastikan bahwa peserta magang mempelajari keterampilan baru dan melakukan pekerjaan dengan baik.

Kondisi ini adalah kesempatan bagus bagi perusahaan untuk melatih keterampilan leadership dalam mengelola tim. Anda juga bisa melihat karyawan yang dapat dipromosikan ke tingkat lebih tinggi.

Sebelum perusahaan membuka lowongan magang virtual, ada baiknya, Anda mencocokkan kebutuhan perusahaan dan latar belakang pendidikan atau kemampuan calon peserta magang. Pastikan bahwa kebutuhan tersebut bisa dilakukan secara virtual.

Melatih peserta magang potensial

Program magang disebut juga “masa percobaan” bagi perusahaan untuk melihat kinerja para peserta magang. Jika kinerja baik, kemungkinan perusahaan akan menerima mereka sebagai karyawan. 

Bukan hanya soal kinerja, alasan perusahaan merekrut adalah mereka telah mengenal budaya organisasi dan terbiasa dengan lingkungan kerja, sehingga tidak kesulitan untuk beradaptasi.

6 Langkah Mempersiapkan Lowongan Magang Virtual 

Dalam daftar crowd-sourced di The New York Times, lebih dari setengah dari 500 perusahaan di Amerika Utara melanjutkan program lowongan magang musim panas 2022. 

Sebagian besar dari mereka akan menyelenggarakan magang virtual sepenuhnya. Namun, sebelum memulai program, mereka membutuhkan waktu untuk membuat kebijakan bekerja jarak jauh bagi karyawan magang.

Langkah di bawah ini dapat Anda gunakan ketika mempersiapkan program serta lowongan magang virtual.

#1 Persiapan awal

Saat perusahaan berencana mengadakan program magang virtual, tim HR dapat mempertimbangkan:

• Apakah program dapat dilakukan dalam lingkungan virtual?
• Apa saja yang perlu disiapkan untuk magang virtual?
• Apa saja risiko magang virtual?

Bila perusahaan telah mempertimbangkannya, diskusikan dengan manajer dan pemimpin tentang kebutuhan tenaga kerja tambahan. Tanyakan pula divisi apa saja yang membutuhkan peserta magang, apa saja tugasnya, dan membutuhkan berapa orang.

#2 Informasi lowongan magang

Setelah tim HR telah mengumpulkan semua informasi, buatlah lowongan magang yang diunggah di media sosial (Instagram, Facebook, LinkedIn, dan lainnya), laman perusahaan, atau job portal.

Unggah lowongan magang berbentuk salindia gambar atau video. 

Sebaiknya, selipkan informasi di unggahan yang sama atau berbeda tentang nilai plus mengikuti program magang virtual di perusahaan Anda. Misalnya, menyebutkan keuntungan yang akan diperoleh peserta selama magang, budaya perusahaan, dan suasana bekerja secara virtual di kantor. 

Banyak perusahaan akan memaklumi jika interview kandidat magang secara virtual kurang lancar. Sebut saja koneksi WiFi tersendat, suara teriakan tetangga, atau anggota keluarga lain muncul sebagai latar telekonferensi.

#3 Sediakan tools dan mentor

Peserta magang perlu bimbingan mentor tentang apa saja tugas mereka, bagaimana menyelesaikan tugas jarak jauh, dengan siapa mereka mengajukan pertanyaan jika mengalami kesulitan kerja, bagaimana menerapkan etika bekerja, dan masih banyak lagi.

Jika tak ada mentor yang menemani atau membimbing mereka, hasil program magang akan sia-sia. Oleh karena itu, perusahaan perlu menyiapkan tools dan mentor atau PIC untuk peserta magang.

Brooke Simpson, Manajer Program Magang Global di Microsoft, mengatakan bahwa generasi saat ini lebih fleksibel, siap sedia menggunakan teknologi baru, dan sangat cepat beradaptasi. 

Microsoft akan melatih manajer dan mentor untuk program magang. Perusahaan memberikan materi tentang berbagi best practice, keterampilan mendengarkan, hingga berbagi kiat mengelola tim virtual.

#4 Bangun komunikasi interaktif

Ashley Winnett, Direktur Global Talent Acquisition di General Motors, menjelaskan perusahaan segera membangun komunikasi interaktif dan tetap terkoneksi dengan peserta magang.

Caranya, perusahaan akan memeriksa para peserta setidaknya setiap dua minggu melalui email, menanyakan apa kekhawatiran dan masalah mereka, serta menelepon mereka. Bahkan perusahaan mengirimkan informasi apa saja yang telah mereka lakukan dengan format tulisan, video, dan siaran langsung di GM TV. 

Sedangkan LinkedIn, perusahaan akan mengirimkan empat atau lima buletin tentang budaya perusahaan ke peserta magang. Perusahaan juga akan mengundang mereka untuk menghadiri webinar bersama direktur dan boleh mengajukan pertanyaan selama acara untuk meningkatkan koneksi.

#5 Manfaatkan onboarding 

Onboarding bukan hanya untuk karyawan, tetapi bisa diterapkan bagi peserta magang. Onboarding bisa membuat mereka mengetahui rekan kerja setim dan saling mengenal satu sama lain.

Di Microsoft, manajer akan mengajak anggota tim magangnya untuk bertemu dalam rangka makan siang atau melakukan kegiatan sosial. Tim HR akan mendorong manajer untuk menetapkan tujuan dan meninjau rencana proyek dengan peserta magang.

Di LinkedIn, sebagian besar peserta magang akan memulai onboarding selama dua hari. Untuk peserta magang divisi engineering akan menjalani boot camp sehari penuh. Boot camp tersebut versi onboarding singkat yang dialami oleh full time engineering ketika mereka bergabung dengan perusahaan.

#6 Pertemuan tatap muka

Meski perusahaan tengah menjalankan program lowongan magang virtual, tetapi jangan mengabaikan pertemuan tatap muka. 

Manajer, mentor, dan rekan setim dapat menjadwalkan pertemuan tatap muka dengan peserta magang secara berkala. Hal itu berguna untuk mengetahui pengalaman, meminta umpan balik, dan memberikan kesempatan untuk berjejaring kepada peserta.

Jika pertemuan tatap muka tidak bisa dilakukan, manajer dapat melakukan one on one meeting melalui telekonferensi.

Penutup 

Lowongan magang virtual bukan hanya memperhatikan kebutuhan internal perusahaan. 

Perusahaan pun memikirkan dampak positif kepada masyarakat. Salah satunya adalah memberikan kesempatan magang kepada mahasiswa dan fresh graduate. Alhasil mereka dapat belajar sekaligus bekerja dengan para profesional berpengalaman.