5 Strategi Jika Anda Satu-satunya HR di Perusahaan | | HR NOTE Indonesia

5 Strategi Jika Anda Satu-satunya HR di Perusahaan

HR di perusahaan tak hanya melakukan perekrutan dan pembayaran gaji. Ia juga mengelola semua hal yang berkaitan ketenagakerjaan. 

Namun tidak semua perusahaan memiliki divisi HR yang beranggotakan beberapa orang dengan keahlian tertentu. Banyak perusahaan yang hanya mempunyai seorang HR, sehingga dia menjadi sumber daya bagi semua karyawan.

Bagaimana dengan kehadiran HR di perusahaan Anda? Apakah Anda adalah solo fighter HR di tempat kerja? 

Jika ya, Anda perlu strategi agar sukses menangani urusan karyawan sekaligus memastikan bisnis tetap berjalan.

Keberadaan HR di Perusahaan

HR merupakan divisi yang bertugas mencari, menyaring, merekrut, melatih pelamar kerja, serta mengelola program tunjangan karyawan

Sedikit melihat ke belakang, istilah Human Resources (HR) tercipta dari John R. Commons, ekonom institusional Amerika, dalam bukunya The Distribution of Wealth yang diterbitkan pada 1893 (abad ke-18).

Pada abad ke-19, kehadiran divisi HR dikembangkan dan ditugaskan untuk mengatasi kesalahpahaman antara karyawan dan pemberi kerja.

Keberadaan HR di perusahaan

Keberadaan HR sangat penting di perusahaan. Karena HR adalah salah satu divisi yang bertugas memaksimalkan produktivitas karyawan sekaligus melindungi perusahaan dari masalah yang mungkin timbul di masa mendatang.

Keberadaan HR juga penting dalam urusan penghitungan kompensasi, tunjangan, dan gaji karyawan; perubahan peraturan perusahaan, peralihan status karyawan; hingga memastikan perusahaan mengikuti kepatuhan terhadap undang-undang yang berlaku.

Mengingat peran HR yang cukup banyak, maka idealnya, satu individu memegang satu bidang. Jadi satu karyawan menjadi spesialisasi dalam bidang tersebut.

Dalam kenyataannya, tak sedikit karyawan yang menjabat sebagai satu-satunya HR di perusahaanHal itu terjadi pada perusahaan kecil-menengah atau perusahaan dengan karyawan di bawah atau sekitar 100 orang.

Alasan perusahaan memiliki satu HR adalah hanya memerlukan HR untuk menangani kepatuhan ketenagakerjaan, rekrutmen, penggajian, dan menekan biaya operasional.

Perubahan lanskap HR

Selain menjalankan perannya, seorang HR harus memahami industri di tempat mereka bekerja. 

Di beberapa negara memiliki undang-undang ketenagakerjaan untuk mengakomodasi kebutuhan industri serta muncul isu-isu berdasarkan industri. Maka terdapat HR dengan spesialisasi di bidang ritel, manufaktur, teknologi, layanan keuangan, dan lainnya.

Meski demikian lanskap HR dinamis. Terlihat bahwa divisi ini mengalami perubahan dari waktu ke waktu. Sebut saja tools maupun piranti lunak yang digunakan oleh HR, yang bertujuan mengotomatisasi proses sekaligus meningkatkan komunikasi antar karyawan dan pimpinan.

Di samping itu, HR ikut andil dalam kesuksesan bisnis. Terlebih lagi ketika pandemi, perusahaan membutuhkan HR untuk mengevaluasi kembali perusahaan menjalankan bisnis. Misal evaluasi kerja jarak jauh, dukungan yang dibutuhkan karyawan selama PPKM, kondisi kesehatan fisik dan mental karyawan, hingga mengomunikasikan keadaan perusahaan yang sedang tak menentu.

6 Peran HR di Perusahaan

Perusahaan yang menjalankan divisi HR secara efisien dapat memberikan struktur dan kemampuan. Hal itu bertujuan untuk memenuhi kebutuhan bisnis melalui pengelolaan karyawan. 

Setidaknya ada enam peran HR yang berguna untuk mengelola karyawan dan mendukung bisnis. Seorang HR bisa menguasai satu atau semua peran sekaligus.

Rekrutmen

Biasanya, keberhasilan HR sebagai perekrut diukur dari jumlah posisi yang mereka rekrut dan waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut. Perekrut di dalam perusahaan menjadi kunci dalam penyediaan tenaga kerja.

Perekrut akan membuat dan memilih media untuk mengunggah job ads, mengadakan wawancara, dan berkoordinasi dengan user untuk memberikan skill test hingga membuat keputusan akhir. Selain itu, HR bertanggung jawab dalam menjalankan onboarding karyawan baru.

Pelatihan dan pengembangan

Training and development (pelatihan dan pengembangan) adalah salah satu peran HR yang tak kalah penting.

Perusahaan sebagai pemberi kerja harus menyediakan alat untuk kesuksesan karyawan. Dalam banyak kasus, perusahaan memberikan program pelatihan dan pengembangan kepada karyawan. Agar mereka berpeluang mengembangkan keahlian untuk mendukung karier dan/atau membantu mereka bertransisi ke dalam budaya organisasi baru.

Contohnya, perusahaan memberikan pelatihan kepemimpinan kepada supervisor dan manajer yang baru direkrut atau dipromosikan. Mereka akan dibekali topik seputar manajemen kinerja, menangani masalah hubungan karyawan sedivisi, dan membina hubungan kerja yang baik antara pemimpin dan karyawan.

Compensation and Benefits

HR berperan menetapkan struktur compensation and benefits di perusahaan. Mereka akan bertugas mengevaluasi praktik pembayaran yang kompetitif, menegosiasikan cakupan manfaat kesehatan karyawan dengan perusahaan asuransi, berkoordinasi dengan pihak pengelola dana pensiun, hingga membayar gaji. 

Memastikan lingkungan kerja aman

Perusahaan wajib menerapkan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3). Maka perusahaan memerlukan HR untuk mempelajari potensial risiko kerja di organisasi terlebih dahulu. Selanjutnya, HR membina dan mengelola karyawan agar memahami dan mentaati peraturan K3.

Menjaga hubungan perusahaan dan karyawan

Di lingkungan kerja, HR berperan dalam menjaga hubungan perusahaan dan karyawan. Sebut saja, HR memastikan karyawan disiplin terhadap peraturan perusahaan, mendorong keterlibatan karyawan, mengukur tingkat kepuasan kerja, dan menyelesaikan konflik antar sesama karyawan maupun karyawan dan perusahaan.

Menjalankan kepatuhan hukum

Setiap warga negara harus mematuhi hukum. Tak terkecuali organisasi berbadan hukum. HR sebagai kepanjangan tangan perusahaan, harus memahami dan menjalankan kepatuhan terhadap undang-undang dan/atau peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Ketidakpatuhan akan mengakibatkan keluhan di lingkungan kerja dan menurunkan produktivitas.

Anda Satu-satunya HR di Perusahaan? 5 Miliki Strategi Ini

Menjadi satu-satunya HR di tempat kerja bukan hal mudah. Anda harus memastikan semua hal berjalan selaras. Mulai dari rekrutmen, onboarding, mendorong keterlibatan karyawan, hingga kepatuhan perusahaan dan karyawan.

Pernahkah Anda harus menjalani tugas-tugas itu secara bersamaan? Apakah ada pekerjaan yang terlewatkan dan merasa kewalahan? 

Wajar, bila Anda merasakan hal tersebut. Karena Anda harus terjun langsung menyelesaikan semua tugas sendiri. Terkadang delapan jam kerja dan satu jam istirahat terasa kurang, sehingga Anda sering bekerja lembur.

Hati-hati, pekerjaan tiada henti seperti itu bisa menuntun Anda kepada burnout. Untuk mencegahnya, Anda perlu membuat strategi kerja yang efektif.

1. Mengatur jadwal kerja

Strategi pertama yang dilakukan adalah mengatur jadwal kerja. Anda dapat menggunakan metode ICE, yaitu:

  • Important

Anda dapat mencatat apa saja tugas atau pekerjaan penting yang harus diselesaikan hari ini.

  • Can it wait

Catat pula pekerjaan yang kira-kira bisa menunggu atau dikerjakan di lain hari.

  • Emergency

Jika pekerjaan tersebut emergency, sebaiknya Anda mengerjakannya hingga selesai.

Kalau tidak ada pekerjaan darurat, kerjakan tugas berdasarkan prioritas dan sediakan waktu untuk mengakomodasi kondisi darurat. Agar berhasil sebagai satu-satunya HR di perusahaan, Anda perlu mempertahankan proses tersebut secara konsisten.

2. Membangun jaringan antar HR

Walau tidak memiliki rekan kerja untuk berdiskusi tentang isu-isu human resource, tetapi Anda bisa membangun jaringan antar HR. Anda dapat mengikuti forum dan komunitas HR tingkat nasional hingga internasional.

Dengan demikian, Anda mengetahui kebijakan pemerintah terkait ketenagakerjaan, tahu akan peristiwa yang terjadi di luar tempat kerja, belajar dan bertukar informasi dengan sesama anggota komunitas, dan mengetahui tren HR di kota atau negara lain.

3. Meminta bantuan dari internal 

Jika Anda sudah kewalahan, tak ada salahnya meminta bantuan dari rekan kerja meski dia dari divisi lain atau mengatakan kepada pemimpin bahwa Anda membutuhkan tenaga tambahan. Karena ada saatnya, seseorang tidak bisa melakukan semua tugas dalam waktu bersamaan.

Misalnya, berbagi tugas dengan manajer divisi untuk mengevaluasi kinerja anggota timnya, bertanya ke tim keuangan dalam proses penggajian, meminta general manager untuk memimpin dalam mentoring intra-tim, atau mengganti biaya karyawan untuk pengembangan profesional eksternal.

4. Meminta bantuan pihak ketiga

Jennifer Olsen, Principal and Executive Coach OneDigital, mengatakan ketika HR menjadi bagian dari bisnis yang berkembang pesat dan mempekerjakan banyak orang, saat itulah Anda memiliki mitra perekrutan terpercaya yang dapat mengelola proses tersebut.

Jika sudah sering melewatkan pekerjaan administratif, sebaiknya katakan kepada pemimpin bahwa Anda membutuhkan bantuan pihak ketiga. Misalnya:

  • Merekrut karyawan magang untuk membantu tugas HR.
  • Menggunakan HRIS untuk mengotomatiskan administrasi dan mengintegrasikan tugas HR di dalam satu layanan.
  • Memanfaatkan jasa recruitment agency untuk merekrut posisi atas, seperti manager, kepala divisi, dan level eksekutif.

5. Pilih jasa yang tepat 

Masih menyambung strategi di atas. Jika pemimpin menyetujui Anda menggunakan pihak ketiga, maka pilih jasa yang tepat

Pilih layanan yang memiliki customer service terbaik, memberikan konsultasi mengenai hal teknis, serta punya sistem keamanan data yang kuat, sehingga Anda fokus mengerjakan tugas utama.

Penutup

Memang, menjadi satu-satunya HR di perusahaan cukup sulit. Namun ketika Anda melihat dunia sekitar, ada hal yang bisa memberikan solusi terhadap kesulitan tersebut. 

Satu hal yang harus Anda pertimbangkan adalah kemampuan berkomunikasi. Jadi apa pun strategi menjalankan tugas, Anda harus berkomunikasi kepada orang-orang di organisasi. Melalui komunikasi, Anda mengetahui masalah yang menimpa karyawan dan Anda dapat mengelolanya dengan baik.

Comment