5 Cara Evaluasi Kehadiran Karyawan | | HR NOTE Indonesia

5 Cara Evaluasi Kehadiran Karyawan

Evaluasi kehadiran karyawan bukan sekadar melihat seseorang datang terlambat atau tepat waktu. Hal ini juga mempertimbangkan jumlah cuti yang diambil, cuti tidak sah, hingga menyalahgunakan izin sakit.

Evaluasi kehadiran karyawan merupakan penilaian atas hasil kehadiran karyawan ketika bekerja, istirahat, dan cuti. Evaluasi tersebut sebagai langkah awal untuk menciptakan manajemen perusahaan yang baik dan mempertahankan kinerja karyawan. Sehingga HR dapat mengidentifikasi dan membantu kinerja karyawan lebih baik lagi.

Di sisi lain, evaluasi kehadiran erat hubungannya dengan penilaian kerja atau performance appraisal. Pada umumnya, evaluasi kehadiran dilakukan bersamaan dengan penilaian kerja dalam satu dokumen.

Namun daftar kehadiran karyawan memiliki dokumen tersendiri. Biasanya berupa check clock, memindai barcode kartu, menempelkan kartu bermagnet, finger print, atau deteksi wajah.

5 Cara Evaluasi Kehadiran Karyawan

Seperti yang telah disinggung di atas. Evaluasi kehadiran karyawan dapat mengidentifikasi kinerja karyawan yang buruk dan mencegah berkembangnya masalah yang ditimbulkan oleh karyawan.

Oleh karena itu, HR, supervisor, atau manajer harus menciptakan sistem evaluasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Adapun cara evaluasi kehadiran karyawan sebagai berikut:

1. Laporan kehadiran karyawan

Evaluasi tak lepas dari laporan kehadiran karyawan. Agar proses evaluasi berjalan lancar dan akurat, bawa laporan kehadiran yang telah dikompilasi dari database (elektronik) atau formulir (manual).

Laporan kehadiran karyawan adalah bukti bagi karyawan dan tim HR dalam mengevaluasi.

Laporan presensi menggunakan teknologi, seperti piranti lunak atau aplikasi, lebih memudahkan proses evaluasi dibanding laporan manual. 

Ini adalah cara efektif untuk mengevaluasi kehadiran karyawan. Karena semua kehadiran karyawan akan tersimpan di database dan tim HR maupun pimpinan dapat melihatnya setiap saat.

2. Pemeriksaan silang

Cara berikutnya adalah cross check atau pemeriksaan silang. Tim evaluasi dapat melakukan pemeriksaan ulang ke rekan kerja karyawan satu divisi dan/atau klien, jika memungkinkan.

Jika terdapat ketidakcocokan dengan laporan kehadiran, tim evaluasi bisa langsung meminta penjelasan kepada karyawan. Sehingga bila terjadi pelanggaran, tim dapat melakukan teguran atau saksi.

3. Evaluasi personal

Berikan kepercayaan kepada karyawan untuk melakukan evaluasi terhadap dirinya sendiri. Manfaatnya ia dan manajer (atau tim HR) memiliki dua versi penilaian untuk didiskusikan.

Jika terdapat ketidaksepakatan atau perbedaan, kedua pihak dapat berkompromi. Cara tersebut akan berkontribusi pada perkembangan karyawan sekaligus perusahaan.

4. Komentar positif

Survei Gallup yang dirilis pada 2015, 67% karyawan yang menerima feedback positif secara teratur akan sepenuhnya terlibat dalam pekerjaan mereka.

Sementara itu, Sage Publishing menemukan ada hubungan positif antara feedback positif, keterlibatan karyawan, dan kinerjanya. Tim yang telah menerima feedback positif 6x lebih banyak akan memiliki kinerja tinggi dibanding yang tidak menerima.

Feedback yang dimaksud berkaitan dengan komentar. Survei di atas menunjukkan, manajer perlu memberikan komentar positif, seperti tentang kekuatan karyawan dan hal-hal yang perlu mereka perbaiki.

Namun komentar positif harus bersifat personal dan spesifik. Sehingga karyawan memahami perbaikan yang harus mereka lakukan. Karena komentar negatif dapat menimbulkan anggapan diskriminasi.

5. Menawarkan bantuan

Membicarakan masalah kinerja dapat menjadi hal yang tidak menyenangkan bagi sebagian orang. Terlebih jika ada perbedaan pendapat antara HR dan karyawan terkait peraturan perusahaan.

Ketika masalah itu terjadi, sebaiknya manajer menawarkan bantuan kepada karyawan. Tujuannya ia dapat memenuhi evaluasi kehadiran dan meningkatkan kinerjanya.

4 Kriteria Karyawan yang Hadir Tepat Waktu

Setiap perusahaan memiliki kriteria tersendiri dalam evaluasi kehadiran karyawan. Pembuatan kriteria bertujuan untuk membantu tim HR menilai seorang karyawan hadir tepat waktu atau tidak.

1. Luar biasa

Karyawan dengan kriteria luar biasa adalah:

  • Selalu datang lebih awal dari orang lain.
  • Menghadiri rapat internal dan eksternal tepat waktu.
  • Menggunakan waktu istirahat tepat waktu.
  • Menyelesaikan pekerjaan dengan tepat sebelum tenggat waktu.
  • Mampu memprioritaskan proyek dan lembur, jika diperlukan.
  • Bertanggung jawab menggunakan izin dan cuti.
  • Menjadi contoh bagi karyawan lain.

2. Sesuai kriteria

Karyawan dengan penilaian sesuai kriteria yaitu:

  • Selalu hadir tepat waktu.
  • Menghadiri rapat internal dan eksternal tepat waktu.
  • Menggunakan waktu istirahat dengan baik.
  • Menggunakan izin dan cuti jika membutuhkan.

3. Perlu perbaikan

Kriteria karyawan perlu perbaikan yakni:

  • Terkadang ia datang tepat waktu, tetapi juga kerap datang terlambat. Sehingga ia memerlukan komunikasi dengan manajer untuk mengatasi hal tersebut.
  • Kurang mampu menyesuaikan jadwal kerja seperti terlambat datang rapat, menyelesaikan pekerjaan setelah tenggat waktu, dan/atau sering menambah jam istirahat.
  • Jika datang tepat waktu, ia tidak mampu memenuhi jadwal kerja dan terkadang membuang waktu untuk melakukan hal tak penting.
  • Jika ia manajer, anggota timnya akan melakukan hal sama seperti manajer. Sehingga tim HR perlu mengingatkan manajer dan timnya secara berkala untuk mematuhi peraturan perusahaan.

4. Tidak sesuai kriteria

Terakhir, karyawan yang tidak sesuai kriteria adalah:

  • Selalu datang terlambat.
  • Tidak pernah mengikuti jadwal kerja, baik rapat internal, bertemu stakeholder, hingga “mengambil” waktu istirahat selama berjam-jam.
  • Tak ada kabar atau tidak berkomunikasi (telepon, email, atau pesan pendek), ketika terlambat dan harus memberikan tugas kepada manajer.
  • Selalu mengambil cuti atau izin sakit pada akhir minggu di hari kerja.
  • Pernah mendapatkan beberapa kali peringatan terkait kehadiran.

Evaluasi Kehadiran Karyawan Saat Pandemi

Pandemi covid-19 masih berlangsung hingga kini. Meskipun masing-masing negara telah menyelenggarakan program vaksin. Namun pemerintah tetap membatasi mobilitas warganya, termasuk pergi ke kantor.

Alhasil melakukan evaluasi kehadiran karyawan saat pandemi tidaklah mudah. Pasalnya, tak sedikit perusahaan yang menerapkan bekerja dari rumah (WFH) atau memberlakukan sistem shifting kepada para karyawannya. Hal ini untuk menekan laju penyebaran covid-19.

Menurut Wei Zheng, Associate Professor of Management dari Stevens Institute of Technology, Amerika Serikat, menumbuhkan rasa inklusi di tempat kerja sangat penting.

Berdasarkan penelitiannya di New York dan New Jersey, dua negara bagian yang paling terdampak covid-19 di AS, memiliki pola definitif tertentu dalam kepemimpinan memberikan stabilitas, pemberdayaan, dan inklusi kepada karyawan meskipun dalam situasi krisis.

Maka saat tim HR melakukan evaluasi kehadiran, mereka harus mempertimbangkan beberapa hal, yaitu:

Komunikasi

Komunikasi adalah hal yang sangat penting di setiap perusahaan. Terlebih ketika perusahaan menerapkan WFH. Tak dipungkiri, saat WFH, karyawan tak hanya bekerja tetapi juga menyelesaikan pekerjaan domestik.

Oleh karena itu, tim HR lebih aktif dalam berkomunikasi kepada seluruh karyawan. Seperti mengomunikasikan info terkini dari perusahaan, memberikan masukan jika terdapat karyawan yang kinerjanya menurun, atau menawarkan bantuan terkait proses administratif.

Apresiasi kerja

Harvard Business Review menjelaskan bahwa menunjukkan apresiasi adalah cara jitu dalam meningkatkan prestasi kerja. Saat pemimpin memuji hasil pekerjaan atau mengakui kontribusi karyawan, ia akan bangga pada kinerjanya.

Pemberian tugas

Evaluasi kehadiran kerja juga tak lepas dari pemberian tugas dari pimpinan ke anggotanya. Pemberian atau pendelegasian tugas yang tepat dapat mengakomodir perubahan situasi dan kehadiran kerja.

Associate Professor dari National University of Singapore, Jayanth Narayanan, mengatakan pemimpin harus tahu kapan harus mendelegasikan pekerjaan kepada karyawan dan tidak mengawasi secara berlebihan. 

Dalam penelitian Narayanan berjudul Covid-19 and the Workplace: Implications, Issues, and Insights for Future Research and Action, perilaku pemimpin dengan pendelegasikan tepat dapat mengurangi stres karyawan, menumbuhkan perasaan positif terhadap pemimpin dan tim, serta menciptakan kepercayaan sekaligus pemahaman saat terdapat efisiensi fasilitas.

Melibatkan dalam pengambilan keputusan

Tak ada salahnya melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan di tengah pandemi. Cara itu dapat menambah kepercayaan diri mereka.

Misal memberikan kesempatan untuk menangani salah satu proyek kepada anggota tim. Namun pastikan proyek tersebut sesuai dengan pengalaman dan keterampilannya.

Sehingga ia mampu mengambil keputusan dengan tepat. Ketika evaluasi, ia dapat menunjukkan hasil kerja dan menghargai proses kerja tersebut.

Memperhatikan kesehatan fisik dan mental

Pemimpin Redaksi Harvard Business School Working Knowledge, Sean Silverthorne, berpendapat pandemi sebagai titik balik untuk menciptakan nilai, protokol, dan tujuan baru dalam penerapan WFH.

Selain itu, ia menegaskan pentingnya memperhatikan kesehatan fisik dan mental karyawan. Karena itu adalah aspek penting dari manajemen risiko.

Ia merekomendasikan pemberi kerja untuk mengebangkan enam C, yakni Calm, Confidence, Communication, Collaboration, Compassion, dan Cash yang berguna dalam memerhatikan kesehatan fisik dan mental.

Penutup

Evaluasi kehadiran karyawan adalah pekerjaan yang tidak mudah. Baik sebelum maupun ketika pandemi atau tidak adanya sistem evaluasi yang efisien hingga jumlah karyawan terlalu banyak.

Meski demikian evaluasi ini harus diterapkan pada semua karyawan dan berdasarkan tugas kerja. Sehingga karyawan dapat memperbaiki kinerjanya.

Comment