Saat kita bekerja di sebuah perusahaan, tentu kita sering mendengar kata payroll.

Secara garis besar, payroll merupakan sistem pembayaran gaji karyawan yang dimiliki oleh perusahaan dan dikelola oleh human resource department (HRD).

Berbeda halnya apabila kita bekerja dalam tempat usaha skala kecil, pembayaran gaji tidak menggunakan sistem payroll, melainkan langsung dikelola oleh pemilik usaha.

Untuk mengetahui penjelasan lebih jelas mengenai payroll, simak rangkuman HR Note Indonesia mengenai apa itu payroll, proses pengelolaan, manfaat, dan metode penghitungan di dalam payroll itu sendiri.

Apa Itu Payroll?

Payroll adalah skema pembayaran gaji atau sistem pembayaran gaji yang dilakukan oleh perusahaan kepada setiap karyawannya dalam periode yang sudah ditentukan.

Penggunaan payroll sebagai sistem pembayaran gaji atau upah ini memberikan kemudahan dalam administrasi bagi perusahaan dalam mengelola pembayaran gaji kepada karyawan.

Hal ini dikarenakan sistem yang terdapat di dalam payroll mampu secara otomatis menghitung dan menentukan jumlah besaran gaji yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawannya.

Ini membuat sistem payroll dianggap efisien dan tidak perlu membuang waktu saat periode pembayaran gaji.

Terdapat beberapa komponen untuk bisa menentukan besaran gaji di dalam payroll yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawannya, di antaranya yaitu:

• Kehadiran
• Lembur
• Bonus Target
• Potongan Hutang atau Denda
• Pendidikan
• Golongan Jabatan
• Masa Kerja

Free download:

Proses Payroll

Banyak komponen yang mempengaruhi pembayaran gaji terhadap karyawan. Terdapat juga beberapa proses dalam pengelolaan payroll. Lebih jelasnya simak penjelasan berikut ini.

Pre-Payroll

Langkah pertama dalam menentukan sistem penggajian di dalam payroll yaitu menentukan kebijakan mengenai cuti, lembur, tunjangan, dan kehadiran.

Selain itu, pada dasarnya setiap perusahaan yang berada di Indonesia harus menaati Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku dalam melaksanakan payroll, seperti pemberian jaminan sosial BPJS dan perhitungan PPh 21.

Selanjutnya dalam tahap ini yang harus dilakukan oleh HRD adalah mengumpulkan data karyawan guna diolah ke dalam perhitungan gaji.

Setelah proses pengumpulan data, bidang HRD wajib melakukan validasi atas data yang diterima, hal ini bertujuan untuk memastikan data yang diterima sesuai dengan aturan kebijakan perusahaan.

Payroll

Setelah HRD selesai memvalidasi data karyawan, data tersebut dimasukan ke dalam sistem untuk menghitung besaran gaji bersih yang diterima oleh karyawan.

Namun, besaran gaji bersih tersebut harus sudah menyesuaikan dengan besaran pajak serta pengurangan lainnya seperti utang atau denda ketidakhadiran kerja.

Post-Payroll

Langkah terakhir yang berada di dalam proses payroll yaitu HRD harus memilih metode pembayaran gaji kepada karyawan.

Metode tersebut bisa dilakukan dengan cara membayarkan secara tunai atau transfer melalui bank.

Dalam proses yang terakhir ini, HRD akan berkoordinasi dengan bidang keuangan untuk melakukan pencatatan transaksi saat proses pembayaran gaji karyawan.

Proses pembayaran gaji ini juga harus disertai dengan memberikan slip gaji kepada setiap karyawan.

Hal tersebut agar pemberian gaji oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berada di dalam Pasal 17 ayat 2 Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan yang mengatakan setiap pengusaha atau perusahaan wajib menyertakan slip pembayaran gaji yang terdapat rincian terhadap karyawannya.

4 Manfat Menggunakan Payroll

Selanjutnya kita akan mengetahui manfaat yang akan didapatkan oleh perusahaan apabila menggunakan payroll dalam sistem pembayaran gaji kepada karyawan.

Simak penjelasan berikut.

1. Meningkatkan keamanan

Banyaknya karyawan di suatu perusahaan tentu bukan hal yang mudah untuk dikelola oleh perusahaan, terutama saat periode pembayaran gaji.

Hal ini dikarenakan terkadang ada beberapa karyawan yang menanyakan besaran gaji yang diterima dirasa tidak sesuai.

Namun dengan penggunaan payroll dalam sistem pembayaran gaji dapat menjamin transparansi atas penggajian yang diterima karyawan.

Selain itu, penggunaan payroll juga dapat menjamin kerahasiaan dan keamanan data masing-masing karyawan.

2. Terhindar dari kesalahan

Besaran nominal gaji yang harus dibayarkan oleh perusahaan tentu sangat besar jumlahnya.

Apabila tidak menggunakan payroll dalam sistem pembayaran gaji karyawan, besar kemungkinan akan terdapat kesalahan atas besaran nominal yang dibayarkan oleh perusahaan.

Kesalahan penghitungan pembayaran tersebut tentu saja dapat merugikan perusahaan atau bahkan karyawan itu sendiri.

3. Memudahkan perpajakan

Menggunakan payroll dapat membantu perusahaan dalam membuat pembuatan formulir pajak atas potongan pajak atau PPh 21.

Sistem yang terdapat di dalam payroll akan menyesuaikan dengan potongan pajak tersebut berdarkan besaran gaji yang diterima oleh karyawan.

4. Penggunaan resource lebih baik

Manfaat yang terakhir tentu dirasakan oleh HRD yang bertanggung jawab mengelola segala hal yang berkaitan dengan SDM dalam hal ini pembayaran gaji karyawan.

Pasalnya, payroll mampu menghemat waktu dan beban kerja HRD agar lebih efisien, serta dapat membantu perusahaan dalam membuat laporan pembayaran gaji setiap periodenya.

Metode perhitungan payroll

Setiap periode pembayaran gaji tentu harus sesuai dengan penghitungan yang telah dilakukan oleh HRD melalui sistem payroll.

Dalam hal ini, perusahaan harus menggunakan beberapa metode untuk menentukan bisa menentukan besaran nilai dari penghitungan gaji yang akan dibayarkan kepada masing-masing karyawan.

Terdapat tiga metode yang bisa diterapkan oleh perusahaan seperti berikut ini.

Metode Netto

Metode netto merupakan metode pembayaran gaji yang diterima karyawan sudah dilakukan pemotongan pajak penghasilan atau PPh 21, serta potongan atas iuran jaminan sosial seperti BPJS.

Dalam hal ini perusahaan diharuskan untuk menghitung besaran pajak serta membayar iuran jaminan sosial setiap karyawan.

Karyawan tidak perlu menghitung kembali besaran pajak atau iuran jaminan sosial yang harus dibayarkan.

Metode Gross

Selanjutnya metode gross, di mana dalam metode ini setiap karyawan wajib melakukan penghitungan sendiri dalam menentukan pembayaran atas jumlah besaran pajak dan iuran jaminan sosial yang harus dibayarkan.

Metode Gross Up

Metode yang terakhir yaitu metode gross up, di mana perusahaan akan memberikan tunjangan terhadap gaji yang diterima oleh karyawan.

Besaran nilai dari tunjangan tersebut disesuaikan dengan besaran nominal jumlah pajak dan iuran jaminan sosial.

Maka dapat disimpulkan bahwa di dalam metode ini, perusahaan akan menanggung besaran nominal biaya pajak dan biaya iuran jaminan sosial dengan memberikan tunjangan.

Tetapi, masing-masing karyawan diwajibkan untuk membayarkan sendiri kewajiban pajak dan iuran jaminan sosialnya lalu memberikan laporan terhadap perusahaan.

Penutup

Pada dasarnya sistem payroll dapat menunjang berbagai kebutuhan dalam mengelola karyawan tentu sistem payroll sangat dibutuhkan oleh perusahaan.

Hal ini dikarenakan perusahaan yang menggunakan sistem payroll dalam pembayaran gaji karyawan akan lebih fokus untuk mengembangkan bisnis dan terhindar dari kerugian akibat kesalahan pembayaran gaji karyawan.

Demikian penjelasan mengenai sistem payroll dari mulai pengertian, proses, manfaat, dan metode penghitungan yang sudah dijelaskan oleh HR Note Indonesia jelaskan di atas.

Semoga bermanfaat!